29.05.2018

Personalkostenplanung: So berechnen Sie die Personalkosten

Die Personalkostenplanung ist für viele Unternehmen der wichtigste Teilplan innerhalb des Gesamtbudgets. Der Grund dafür ist vor allem in der hohen Bedeutung der Personalkosten für viele Branchen zu sehen, die häufig die vergleichsweise höchsten Kosten innerhalb der Gesamtkostenstruktur bilden. Um die Personalkostenplanung mit hinreichender Genauigkeit zu planen, ist neben der Zusammensetzung der Personalkosten auch das Kostenverhalten zu berücksichtigen.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch  DruckenTeilen 

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich und seit Januar 2019 Leiter des Departments Business Analytics & Technology sowie Mitglied der Schulleitung. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

Personalkostenplanung

Grundlagen

Für das Personalcontrolling sind dabei vor allem die Darstellungsformen der Personalkosten z.B. in Form des Personalkostenbudgets sowie der Ist-Kosten von Interesse. Es zählen aber nicht nur Planwerte oder die vergangenheitsorientierten Ist-Personalkosten, sondern vielmehr die zukunftsorientierte Steuerung dieser Kosten. Heute bereits bekannte resp. zukünftig zu erwartende Abweichungen sind zu berücksichtigen. Dieser zukunftsorientierte Fokus ist besonders wichtig, da die Personalkosten zumeist nur ansteigen, während sie nach unten keine Flexibilität aufweisen.

Die Abgrenzung zwischen Personalaufwand und Personalkosten ist wichtig, um nachfolgend auf die Personalplanung und Personalkostenplanung einzugehen.

Personalaufwand

Aus Sicht des externen Rechnungswesens (Finanzbuchhaltung) wird die Abgeltung für die geleistete Arbeit des Personals als Personalaufwand definiert. Dabei kann der Personalaufwand wie folgt gegliedert werden (Gerlach, 2009, S. 155):

  • Löhne und Gehälter (dazu gehören Arbeitsentgelte, Nebenbezüge, Sachwerte, Abfindungen, die einem Mitarbeiter aufgrund des bestehenden Dienstverhältnisses in einem Geschäftsjahr vergütet werden).
  • Soziale Abgaben (beinhalten Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung, Beiträge an Berufsgenossenschaft, Beiträge für Insolvenzsicherung an Pensionssicherungsvereine).
  • Aufwendungen für die Altersvorsorge (Pensionszahlungen, Pensionsrückstellungen, Zahlungen an Versorgungsträger wie beispielsweise Pensions- und Unterstützungskassen).

Somit kann zusammenfassend festgestellt werden, dass unter dem Begriff Personalaufwand sämtliche Personalausgaben einschliesslich der Sozialversicherungsbeiträge und Weiterbildungskosten verstanden werden.

Personalkosten

Aus Sicht des internen Rechnungswesens (Kostenrechnung) wird die geleistete Arbeit des Personals als Personalkosten definiert (Henselek, 2004, S. 1555). Unter dem Begriff sind also die Kosten für die Bereitstellung und den Einsatz der menschlichen Arbeitskraft zu verstehen. Hentze und Kammel unterscheiden zwischen Personalkosten im engeren Sinne und Personalkosten im weiteren

Sinne wie folgt (Hentze/Kammel, 1993, S. 143):

Personalkosten im engeren Sinne:

  • Löhne und Gehälter (Lohnkosten)
  • Zusatzleistungen (Personal- oder Lohnzusatzkosten)
  • Sozialabgaben (Personal- oder Lohnnebenkosten)

Personalkosten im weiteren Sinne:

  • Löhne und Gehälter (Lohnkosten)
  • Zusatzleistungen (Personal- oder Lohnzusatzkosten)
  • Sozialabgaben (Personal- oder Lohnnebenkosten)
  • Übrige Aufwendungen (diese fallen bei der Ausführung der personalwirtschaftlichen Funktion an).

Personalkosten beruhen auf vertraglichen, tariflichen und gesetzlichen Bestimmungen. Gerade deshalb unterscheiden sich die Personalkosten häufig von anderen Kostenarten. Sie können relativ schwer und vor allem in der Regel nur auf lange Sicht hin beeinflusst werden, dies beispielsweise im Hinblick auf die gesetzlichen Kündigungsfristen.

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Personalplanung

Die Personalplanung bezeichnet die Absicht, Personalressourcen in der geforderten Qualität zur richtigen Zeit, auf bestimmte oder unbestimmte Dauer am entsprechenden Ort des Bedarfs zu berücksichtigen. Mit einer Personalplanung werden demzufolge die personellen Ressourcen einer Unternehmung einerseits sichergestellt, andererseits auch festgelegt. Zur Personalbedarfsplanung informiert der Artikel «Personalbedarfplanung: Qualitativ und quantitativ».

Personalkostenplanung

Als Folge der Personalplanung, in der die marktorientierte Kapazitätsvorgabe berechnet wird, resultiert die Personalkostenplanung. Die zu erwartenden Aufwendungen können durch die vorgegebenen Kapazitäten errechnet werden. Es kann aber auch vorkommen, dass keine marktorientierte Planung möglich ist. Dies ist der Fall, wenn der Kostenaufwand die Kapazitäten bestimmt und somit auch nicht mehr die gewünschte Aufbringungsmenge produziert werden kann. In der Literatur wird dann von einer restriktiven Planung gesprochen, welche bei schlechter Konjunkturlage vorkommen kann.

Die Personalkostenplanung verfolgt das Ziel, die Kosten des Faktoreinsatzes Personal in einem Unternehmen zu optimieren. Allerdings wäre es ein Trugschluss zu denken, dass das Ergebnis der Personalplanung nur eine Auswirkung auf die Personalkosten hat. Betroffen sind ebenso der zukünftige Personalbestand sowie die Personalarbeit.

Personalkosten können in der Regel nur auf relativ lange Sicht hin beeinflusst werden. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, bei der Personalkostenplanung eine vorausschauende und langfristige Denkweise einzunehmen.

Damit die Personalplanung und Personalkostenplanung einen sinnvollen Beitrag zur Wertschöpfungssteigerung leisten können, muss der Prozess standardisiert, die einzelnen Prozessschritte hinsichtlich Terminen, Zuständigkeiten etc. präzise definiert werden, unterstützende Dokumente erarbeitet sowie die Verantwortlichkeiten genau geklärt werden.

Fazit

Die Personalkostenplanung verfolgt gemäss Literatur das Ziel, die Kosten des Faktoreinsatzes Personal in einem Unternehmen zu optimieren. Eine nicht zu unterschätzende, wichtige Aufgabe ist dabei die Ermittlung der Planwerte.

Eine Herausforderung hierbei stellt das Thema der Leistungsverrechnung und die Berücksichtigung derselben bei der Erstellung einer Personalkosten-Prognose (Forecast), da in Unternehmen die Teilbereiche und Abteilungen zunehmend vernetzt arbeiten.

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