Planungsprozess: Planung und Simulation mit Excel
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Excel sollte nicht als Schatten-IT-System genutzt werden, sondern sinnvoll in Ergänzung zu den vorhandenen IT-Systemen (z.B. Abacus, SAP u.v.m.). Viele Unternehmen setzen für die Planung spezialisierte Tools (z.B. Corporate Planner, LucaNet, Valsight u.v.m.) ein und verwenden zunehmend Verfahren der Predictive Analytics und künstlichen Intelligenz. In Abhängigkeit vom Geschäftsmodell, der Treiber für die Planung und der Granularität der Daten, kann Excel natürlich auch für die Jahresplanung eingesetzt werden. Dies wird erschwert durch die zunehmende Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (VUKA) in der Umwelt von Unternehmen, die einhergeht mit einer hohen Veränderungsgeschwindigkeit in den Prozesse. Dies führt in einigen Geschäftsmodellen zu immer kürzeren Lebenszyklen von Produkten und Dienstleistungen und zu einem grösseren Datenvolumen, das für die Planung verarbeitet werden muss. Das bedingt höhere Anforderungen an das Management, die Qualität, die Konsistenz und die Sicherheit von Daten. Diese Abbildung hier veranschaulicht den Controlling-Regelkreis. Kann Excel dabei noch «mithalten»?
Planung und Simulation
Business Intelligence ist schon seit vielen Jahren ein wichtiges Werkzeug im Management und wird durch verschiedene Business Warehouses sowie OLAP-Tools unterstützt. SAP/HANA ermöglicht z.B. mit seiner InMemory-Technik Datenverarbeitung in Echtzeit. Controller werden mit den zunehmenden Datenvolumina zum Data Scientists und versuchen verborgene Informationen aus grossen und unstrukturierten Datenmengen mit analytischen Methoden zu generieren. Predictive Analytics ermöglicht die Analyse von «historischen» Daten, Muster darin zu erkennen und so zukünftige Entwicklungen «vorherzusagen». So kann die Expertise von Controllern, ergänzt um analytische, mittels Algorithmen von IT-Systemen generierten Prognosen genutzt werden. Controller sollten also die notwendigen mathematisch-statistischen Kompetenzen erwerben, um zur Entwicklung von Algorithmen beitragen zu können.
Excel unterstützt viele dieser Methoden mit zahlreichen Funktionalitäten und kann zur Unterstützung des Planungsprozesses
- in einem agilen Umfeld, in dem Prozesse und Standards (noch) nicht existieren, und
- für die Berechnung von Business Cases am Besten eingesetzt werden.
Dieser Beitrag soll eine Orientierung über die vorhandenen Techniken geben. Der Leser möge sich diese Techniken dann in einem selbst gewählten Weg anneignen und ausprobieren. Hier werden einige Beispiele konkretisiert dargestellt.
Planung
Nach einer Studie der Hochschule Aalen mit Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz (2021) ist das Gegenstomverfahren das am meisten eingesetzte Planungsverfahren. Damit wird eine Studie von Deloitte mit der Hochschule Heilbronn aus dem Jahr 2019 bestätigt, die zu einem ähnlichen Ergebnis kommt.
Mit welchen Excel-Features und -Funktionen kann dieser Bottom-up-/Top-down-Planungsansatz unterstützt werden? Hier sind hauptsächlich die Features
- Power Query,
- Szenario-Manager und
- Solver
hilfreich.
Use Case Upload-Liste für SAP FICO erstellen
Im Planungsprozess (siehe Abbildung hier) eines Industrieunternehmens werden aus SAP FICO für jede Kostenstelle Excel-Dateien mit Vorjahres- und Istwerten exportiert und den Kostenstellenverantwortlichen per SharePoint zur Verfügung gestellt. Diese Dateien müssen zu einem definierten Termin um Planzahlen ergänzt und in einem bestimmten Ordner gespeichert werden. Mithilfe von Power Query werden die gewünschten Daten extrahiert, zu einer Liste zusammengestellt und in SAP FICO eingelesen. In einem automatisierten Prozess wird mittels Power Query täglich geprüft, wer Daten unvollständig, fehlerhaft oder nicht termingerecht bereitgestellt hat, und dem Konzern-Controlling mittels einer automatisch generierten Liste ermöglicht, die Verantwortlichen zu kontaktieren.
Jeder, der mithilfe von Excel schon einmal solch einen Prozess gestaltet hat, weiss, wie viel Zeit für die Umsetzung mit Excel (und wie viel VBA-Code!) benötigt wird. Mit Power Query nimmt die Entwicklung der Lösung gerade mal einige Stunden, schlimmstenfalls einen halben Tag in Anspruch. Und dabei wird von Power Query automatisch jeder einzelne Schritt dokumentiert!
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