23.07.2019

Prozesscontrolling: Prozesse verbessern und weiterentwickeln

Jede Sach- und Dienstleistung von Unternehmen wird in Prozessen erzeugt. Diese Prozesse stellen eine zweckbezogene Verknüpfung von betrieblichen Aktivitäten dar, an deren Ende ein bestimmtes Resultat erreicht wird. Dabei ist der Einsatz von Ressourcen und die Einhaltung vorgegebener Anforderungen notwendig. Ob das erzielte Ergebnis (Output) eines solchen Prozesses dann für den internen oder externen Kunden wertschöpfend ist oder nicht, spielt ebenso eine Rolle wie die im Rahmen des Prozessablaufs eingesetzten Ressourcen (Zeit, Kosten).

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch  DruckenTeilen 

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich und seit Januar 2019 Leiter des Departments Business Analytics & Technology sowie Mitglied der Schulleitung. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

Prozesscontrolling

HINWEIS: Dies ist ein kostenloser Auszug aus dem Produkt « Planung & Unternehmens- steuerung». Sie möchten von umfangreichen Fachbeiträgen und Tools für das gesamte Controlling-Spektrum profitieren? Jetzt abonnieren und unverbindlich testen.

Kein Wunder, ist die Optimierung von Prozessen in vielen Unternehmen eine zentrale und kontinuierliche Herausforderung, die oft vom Controlling begleitet wird, weil sich Letzteres als Unterstützungsfunktion bzw. Business-Partner vor allem um die Prozesstransparenz und -qualität kümmert. Ein kontinuierliches Prozesscontrolling kann hier zusätzliche Informationen und einen grossen Mehrwert bieten.

Analyse der existierenden Prozesslandschaft durch Prozesscontrolling

Das Prozesscontrolling sollte sich aus Sicht des Rechnungswesens mit allen End-to-End-Prozessen eines Unternehmens befassen, die dem Ziel der bestmöglichen Erfüllung der Kundenanforderungen dienen und die sich im Rechnungswesen zahlenmässig abbilden. Die folgende Aufzählung zeigt eine Übersicht über die wichtigsten End-to-End-Prozesse mit direktem Bezug zum Rechnungswesen.

End-to-End-Prozesse

  • Order-to-Cash (d.h. vom Angebot bzw. von der erhaltenen Bestllung bis zum Zahlungseingang.
  • Purchase-to-Pay (d.h. von der aufgegebenen Bestllung bis zum Zahlungsausgang)
  • Record-to-Report (d.h. vom Buchungsbeleg bis zum intern oder extern verwendeten Bericht)
  • Plan-to-Forecast (von der Planung über den Ist-Abgleich hin zur Prognose)

Die folgenden Fragen sind im Rahmen einer Analyse der vom Rechnungswesen betroffenen Prozesse relevant und daher zu klären:

  • Können Prozesselemente vereinfacht und standardisiert werden?
  • Können Prozesselemente automatisiert werden?
  • Kann die Reihenfolge der Aktivitäten optimiert werden?
  • Können Prozesselemente fehlbehandlungssicher gestaltet werden?
  • Können nicht wertschöpfende Elemente eliminiert werden?
  • Kann die Arbeitsteilung zwischen Prozesskunden und -lieferanten optimiert werden?

Messung der Prozesseffizienz am Beispiel des Jahresabschlussprozesses

Die Messung der Prozessleistung ist für viele Unternehmen eine zentrale Herausforderung, um ihre Wertschöpfungsketten und ihre Prozesslandschaft zu gestalten und umzusetzen.

Einen für jedes Rechnungswesen im Unternehmen wichtigen Prozess stellt der Jahresabschlussprozess dar, welcher die folgenden Prozessphasen umfasst.

  1. Abschluss lfd. Buchhaltung
  2. Abschlusserstellung
  3. Abschlussprüfung
  4. Berichterstattung
  5. Formeller Abschluss (Generalversammlung)

Für das Prozesscontrolling liegen bei diesem Prozess die Herausforderungen einerseits bei der Herstellung der Prozesstransparenz im Hinblick auf die Fragen:

  • Wer erledigt was, wann, wie?
  • Wer bekommt was, wann, von wem, wie?
  • Wer genehmigt Buchungen, Abstimmungen, Verfahrensweisen, Zwischenergebnisse etc.?
  • Wo sind interne Kontrollen wie z.B. ein Vieraugenprinzip oder andere notwendig?

Zum anderen können durch die Querschnittsfunktion des Rechnungswesens vor allem beim Jahresabschluss zahlreiche Prozessbeteiligte identifiziert werden, die sich zum grossen Teil ausserhalb des Rechnungswesens befinden, wie in den Bereichen Einkauf, Verkauf, Lager, Personal oder auch Geschäftsleitung.

Vor allem im Hinblick auf das Ziel der Prozesseffizienz ist es wichtig zu erheben, wie viel Zeit für die zum Prozess zugehörigen Arbeitsabläufe (Workflows) benötigt wird, sodass allfällige "Zeitfresser" nicht nur identifiziert, sondern auch bewertet werden können. Das folgende Beispiel soll ein mögliches Effizienz-Monitoring aufzeigen.

 

ProzessphaseAktivitätDurchgeführt vonVorgabezeit (Std.)Benötigte Zeit (Std.) Gründe für Zeitabweichung
AbschlusserstellungAbstimmung Bankbestätigung mit Bankkonten-Saldi (einschl. Fremdwährung) und Zinsaufwand in der BuchhaltungHr. Meier2.04.0ungeplante Störungen durch
AbschlusserstellungInventurbewertungFr. Müller18.030.0fehlende Zähllisten aus Abt. Fertigwaren-Lager
......    

Auf der Basis zusammengestellter Ineffizienzen durch Zeitverluste sollte vom Rechnungswesen für die nächste Durchführung bzw. für allfällige weitere noch nicht abgeschlossene Prozesse Folgendes überdacht werden:

  • Die Verantwortung für die Qualität liegt grundsätzlich bei der Datenquelle, weshalb die Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Fachstellen im Unternehmen von hoher Bedeutung ist.
  • Gerade bei Zulieferungen aus anderen Bereichen ist zwingend der erwartete Servicelevel festzulegen und zu vereinbaren (z.B. welche Analysetiefe ist vorgesehen?).
  • Empfehlenswert erscheint es daher, die Schnittstellen zu vorgelagerten Bereichen genau zu definieren (Wer liefert/erhält was, wann, von wem, in welcher Qualität und Form?).

Ein effizient organisierter Jahresabschluss führt zu einer neuen Strukturierung der Aufgaben in allen Bereichen, in denen Zahlen für das Rechnungswesen bis hin zur Berichterstattung erfasst und verarbeitet werden. Relevante Bereiche für eine Optimierung finden sich in der Praxis z.B. durch die bewusste Bündelung oder Zentralisierung von Aktivitäten bei einer Funktion sowie einer konsequenten Qualitätssicherung über die einzelnen Aktivitäten. Hierbei gilt es,

  • personelle Engpässe zu vermeiden,
  • bestehende Aktivitäten inhaltlich zu hinterfragen, um nicht einfach das Gleiche nur schneller durchzuführen,
  • zusammenhängende Aktivitäten über Abteilungsgrenzen genau zu planen,
  • enge interne Koordination zwischen den Funktionen im Rechnungswesen und extern (z.B. mit der Revisionsstelle) zu gewährleisten,
  • Lösungswege zusammen zu erarbeiten.

Seminar-Empfehlung

Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

Planung, Budgetierung und Forecast

Durch Planung Mehrwert generieren

Kurze Planungshorizonte stellen hohe Anforderungen an Ihre Budgetierung. Mithilfe von Forecasts erkennen Sie Veränderungen rechtzeitig. So planen Sie Ihre Budgets schnell und verlässlich!<br…

Nächster Termin: 04. September 2019

mehr Infos

Produkt-Empfehlungen

  • Excel-Toolbox für Finanz- und Rechnungswesen

    Excel-Toolbox für Finanz- und Rechnungswesen

    Professionelle Excel-Vorlagen für Ihre Finanztätigkeit aus

    ab CHF 148.00

  • Controller Leitfaden

    Controller Leitfaden

    Das Standardwerk für wirksames Controlling und eine effektive Controller-Tätigkeit.

    Mehr Infos

  • Jahrbuch Finanz- und Rechnungswesen 2019

    Jahrbuch Finanz- und Rechnungswesen 2019

    Hochkarätige Autoren informieren Sie über die aktuellen Trends im Finanz- und Rechnungswesen.

    Mehr Infos

Seminar-Empfehlungen

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Kennzahlencockpit für Finanzverantwortliche

    Eigenes Kennzahlensystem richtig aufbauen und das Unternehmen zielgerichtet steuern

    Nächster Termin: 23. Oktober 2019

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Management-Berichte mit Wirkung

    Texte, Diagramme und Tabellen professionell einsetzen

    Nächster Termin: 29. Oktober 2019

    mehr Infos

  • Fachkongress, 1 Tag, Technopark, Zürich

    Rechnungswesen und Steuern 2019

    Aktuelles und Neuerungen aus dem Finanz- und Steuerbereich

    Nächster Termin: 19. November 2019

    mehr Infos

Um unsere Website laufend zu verbessern, verwenden wir Cookies. Durch die Nutzung dieser Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Mehr Infos