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Prozesscontrolling: Prozesse verbessern und weiterentwickeln

Jede Sach- und Dienstleistung von Unternehmen wird in Prozessen erzeugt. Diese Prozesse stellen eine zweckbezogene Verknüpfung von betrieblichen Aktivitäten dar, an deren Ende ein bestimmtes Resultat erreicht wird. Dabei ist der Einsatz von Ressourcen und die Einhaltung vorgegebener Anforderungen notwendig. Ob das erzielte Ergebnis (Output) eines solchen Prozesses dann für den internen oder externen Kunden wertschöpfend ist oder nicht, spielt ebenso eine Rolle wie die im Rahmen des Prozessablaufs eingesetzten Ressourcen (Zeit, Kosten).

23.07.2021 Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prozesscontrolling

Kein Wunder, ist die Optimierung von Prozessen in vielen Unternehmen eine zentrale und kontinuierliche Herausforderung, die oft vom Controlling begleitet wird, weil sich Letzteres als Unterstützungsfunktion bzw. Business-Partner vor allem um die Prozesstransparenz und -qualität kümmert. Ein kontinuierliches Prozesscontrolling kann hier zusätzliche Informationen und einen grossen Mehrwert bieten.

Analyse der existierenden Prozesslandschaft durch Prozesscontrolling

Das Prozesscontrolling sollte sich aus Sicht des Rechnungswesens mit allen End-to-End-Prozessen eines Unternehmens befassen, die dem Ziel der bestmöglichen Erfüllung der Kundenanforderungen dienen und die sich im Rechnungswesen zahlenmässig abbilden. Die folgende Aufzählung zeigt eine Übersicht über die wichtigsten End-to-End-Prozesse mit direktem Bezug zum Rechnungswesen.

End-to-End-Prozesse

  • Order-to-Cash (d.h. vom Angebot bzw. von der erhaltenen Bestllung bis zum Zahlungseingang.
  • Purchase-to-Pay (d.h. von der aufgegebenen Bestllung bis zum Zahlungsausgang)
  • Record-to-Report (d.h. vom Buchungsbeleg bis zum intern oder extern verwendeten Bericht)
  • Plan-to-Forecast (von der Planung über den Ist-Abgleich hin zur Prognose)

Die folgenden Fragen sind im Rahmen einer Analyse der vom Rechnungswesen betroffenen Prozesse relevant und daher zu klären:

  • Können Prozesselemente vereinfacht und standardisiert werden?
  • Können Prozesselemente automatisiert werden?
  • Kann die Reihenfolge der Aktivitäten optimiert werden?
  • Können Prozesselemente fehlbehandlungssicher gestaltet werden?
  • Können nicht wertschöpfende Elemente eliminiert werden?
  • Kann die Arbeitsteilung zwischen Prozesskunden und -lieferanten optimiert werden?

Messung der Prozesseffizienz am Beispiel des Jahresabschlussprozesses

Die Messung der Prozessleistung ist für viele Unternehmen eine zentrale Herausforderung, um ihre Wertschöpfungsketten und ihre Prozesslandschaft zu gestalten und umzusetzen.

Einen für jedes Rechnungswesen im Unternehmen wichtigen Prozess stellt der Jahresabschlussprozess dar, welcher die folgenden Prozessphasen umfasst.

  1. Abschluss lfd. Buchhaltung
  2. Abschlusserstellung
  3. Abschlussprüfung
  4. Berichterstattung
  5. Formeller Abschluss (Generalversammlung)

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