Lean Controlling: Erhöhung der Effektivität und Effizienz
Inhalt
- Wie lässt sich die Effektivität und Effizienz im Controlling durch Lean Controlling steigern?
- Beurteilung der Controlling-Effizienz
- Beurteilung der Controlling-Effektivität
- Lean Controlling als Optimierung der Controlling-Effizienz
- Technologische Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung des Controllings
- Lean Controlling als Optimierung der Controlling-Effektivität
- FAQ: Lean Controlling
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Lean Controlling zielt darauf ab, Informationsleistungen empfängergerecht auszurichten und den dafür notwendigen Aufwand zu minimieren. Dabei geht es nicht nur um die Automatisierung von Routinetätigkeiten durch IT-Systeme, sondern vor allem um eine kritische Selbstreflexion: Welche Berichte schaffen echten Mehrwert und welche sind reine Überproduktion? Nur durch die Trennung von Effizienz («richtig tun») und Effektivität («das Richtige tun») können Controller ihre Kapazitäten auf wertschöpfende Analysen konzentrieren.
Die wichtigsten Punkte:
- Ziel ist die Reduktion des Erstellungsaufwands bei gleichzeitiger Steigerung des Informationsnutzens.
- Effizienz lässt sich über Kennzahlen messen, Effektivität hingegen über die wahrgenommene Nützlichkeit.
- IT-Lösungen wie Cloud und KI unterstützen die Automatisierung, ersetzen aber nicht die Prozessoptimierung.
- Jeder Report muss regelmässig auf seine Sinnhaftigkeit und Nachfrage geprüft werden.
- Standardprozesse sollten idealerweise an Shared Service Einheiten ausgelagert werden.
Prof. Dr. Ulrich Krings
Prof. Dr. Ulrich Krings ist Diplom-Kaufmann der Universität zu Köln und hat zudem an der Pennsylvania
State University und an der HSG studiert. Seine Promotion schloss er an der Universität Bern ab.
Nach mehrjähriger Tätigkeit als Prokurist bei Ernst & Young in Zürich wurde er Professor am Institut
für Finanzmanagement der Fachhochschule Nordwestschweiz. Er leitet dort den Executive MBA Studiengang
mit Schwerpunkt Controlling & Consulting. Prof. Krings führt zudem öffentliche Seminare und Firmenschulungen
im Bereich Controlling und Unternehmensorganisation durch.
Gutaj Njomza
Gutaj Njomza ist Unternehmensberaterin für Finanztransformationen bei der Deloitte Consulting in der Schweiz. Sie verfügt über zwölf Jahre Berufserfahrung in der Beratung sowie in verschiedenen Managementpositionen in Linienfunktionen mit Fokus auf Optimierung der Controllingabteilung. Sie arbeite vorwiegend für international tätige Konzerne in der Financial Services Branche und hat zahlreiche Finanztransformationsprojekte im Bereich Kennzahlenentwicklung und Performance Reporting sowie Prozessoptimierung erfolgreich begleitet. Sie hat einen Bachelor in Betriebswirtschaft mit Vertiefung in Accounting und Controlling und tritt regelmässig als Referentin an Fachveranstaltungen auf.
Wie lässt sich die Effektivität und Effizienz im Controlling durch Lean Controlling steigern?
Beurteilung der Controlling-Effizienz
Im Rahmen des Lean Controlling geht es bei der Beurteilung der Controlling-Effizienz grundsätzlich um das Verhältnis zwischen dem Leistungs-Output des Controllings und den damit verbundenen objektiven Aufwand hinsichtlich Zeit und Kosten. Effizienz im Sinne, etwas «richtig zu tun», lässt sich wie beim Financial Accounting relativ problemlos über Kennzahlen messen. Wie man bei der Finanzbuchhaltung beispielsweise die Kosten des Jahresabschlusses in Relation zum Umsatz (cost-revenue ratio) respektive zum EBIT (cost-income ratio) oder die Kosten für eine Buchung berechnen kann, lassen sich auch zur Messung der Controlling-Effizienz entsprechende Lean Controlling Performance Kennzahlen berechnen.
So zum Beispiel die Kosten des internen Reportings im Verhältnis zum Umsatz, die Dauer des Budgetierungsprozesses oder ähnliches. Benchmarking-Analysen sind jedoch diesbezüglich mit grosser Vorsicht vorzunehmen, da die Ausgestaltung und der Umfang eines Management Accounting wesentlich unternehmensspezifischer sind als dies beim Financial Accounting der Fall ist.
Beurteilung der Controlling-Effektivität
Die Beurteilung der Controlling-Effektivität ist ungleich schwieriger vorzunehmen, da es hier darum geht, die Wirksamkeit des Controlling («das Richtige tun») anhand des wahrgenommenen Nutzens zu messen, welcher hochgradig subjektiv ist und daher schon ex definitione unterschiedlich beurteilt wird. Während ein und der gleiche Report von Empfänger A als sehr informativ und wertvoll wahrgenommen wird, kann ihn Empfänger B im Extremfall als überflüssig und wertlos empfinden, wohingegen Empfänger C gar nicht von seiner Existenz Kenntnis hat.
Da es beim Controlling im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung keine gesetzliche Verpflichtungen und Reglementierungen gibt, sind hier die für das Controlling Verantwortlichen gefordert, auf den entgangenen Nutzen hinzuweisen, die dem Informations-Empfänger bei Nicht-Beachtung der Information entsteht. Gelingt dies nicht überzeugend, so ist auf die Wahrnehmung der Informationsempfänger abzustellen und der Report als ineffektiv einzustufen.
Lean Controlling als Optimierung der Controlling-Effizienz
In einem ersten Schritt sollte für jeden Report der jeweilige Informationserstellungs- und -verteilungsprozess aufgenommen und visualisiert werden. So können Problembereiche wie z.B. Ressourcenengpässe oder IT-Inkompatibilitäten identifiziert und im Idealfall beseitigt oder zumindest überdacht werden. In vielen Fällen kann durch den Einsatz von entsprechenden IT-Systemlösungen der Zeitbedarf für Routinetätigkeiten durch Prozess-Standardisierung und –Automatisierung erheblich reduziert werden. Ziel aller Massnahmen des Lean Controlling ist es, durch eine schlankere Prozessgestaltung die Prozessdurchlaufzeit und damit den Controlling-Aufwand deutlich zu reduzieren.
Eng mit der Prozessoptimierung verbunden ist die Überlegung, ab einer bestimmten Unternehmensgrösse, Standard-Controlling Prozesse an Shared Service Organisationseinheiten auszulagern, um über optimierte Personalkostenstrukturen die Gesamtkosten des Controlling deutlich abzusenken.
Die Optimierung von Dienstleistungsprozessen und organisatorische Auslagerung von Standardtätigkeiten entlasten den Stammhaus-Controller von seinen wenig wertschöpfenden Routinetätigkeiten (wie bspw. die Aufbereitung, Korrektur und Distribution von Informationen), so dass die frei gewordenen Zeitkapazitäten es ermöglichen, sich auf Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung (wie bspw. die Analyse und Kommentierung von Planabweichungen) zu konzentrieren.
Checkliste
- Bestehende Report-Prozesse vollständig aufnehmen und visualisieren.
- Ressourcenengpässe und IT-Inkompatibilitäten in den Abläufen identifizieren.
- Die Dauer des Budgetierungsprozesses als Effizienz-Kennzahl definieren.
- Kosten des internen Reportings im Verhältnis zum Umsatz analysieren.
- Jeden einzelnen Report auf seine Notwendigkeit und den Nutzen für den Empfänger hinterfragen.
- Unnötige Datenballaste konsequent aus dem Berichtswesen entfernen.
- Prüfen, ob fehlende Daten für die Entscheidungsträger von Bedeutung sind.
- Möglichkeiten zur Auslagerung von Standardtätigkeiten an Shared Service Centres bewerten.
- Einsatzmöglichkeiten von cloudbasierten Lösungen und Datenvisualisierungstools prüfen.
- Potenziale von KI-Technologien wie Natural Language Generation für automatisierte Kommentare评估ieren.
Technologische Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung des Controllings
Auch wenn die Digitalisierung momentan von vielen Unternehmen euphorisch per se mit „Effizienzsteigerung“ gleichgesetzt wird, muss dazu jedoch kritisch angemerkt werden, dass eine blosse Digitalisierung nicht zwingend eine Prozesseffizienz hervorruft. Im Zweifel ist das Ergebnis ein ineffizienter digitaler Reportingprozess. Jedoch haben die technologische Fortschritte im IT-Bereich durchaus das Potenzial, die Effizienz des Controllings exponentiell zu steigern. Durch cloudbasierte Lösungen können Datenkapazitäten massiv erhöht und Datenflüsse stark optimiert werden. Dies ermöglicht eine mehrheitlich automatisierte Datenaufbereitung in der gewünschten Frequenz (bis hin zu einem Echtzeit-Reporting) und ermöglicht dem Controller, mehr Zeit für Aufgaben mit höherem Wertschöpfungsgrad, wie z.B. der Datenanalyse und -interpretation. Datenvisualisierungstools erlauben eine ansprechende und fokussierte Darstellung der Kennzahlen sowie eine intuitive Navigierung zum gewünschten Detaillierungsgrad. Sie sind relativ kostengünstig in der Anschaffung und mit vergleichbar wenig Aufwand in die bestehende IT Landschaft integrierbar. Zudem sind die Zugriffsmöglichkeiten vielfältig und auf die Bedürfnisse der Empfänger anpassbar – von statischen wiederkehrenden Reports zu flexiblen Self-Service Reporting-Möglichkeiten, ob klassisch auf dem PC ersichtlich oder mobil auf Tablets und Smartphones aufrufbar. Will man über diese bereits etablierten digitalen Möglichkeiten hinausgehen, erlauben Artifical Intelligence Technologien (cognitive computing) eine beinahe ausschließlich automatisierte Berichterstattung und Entscheidungsunterstützung wie automatisch generierte Kommentierung (durch NLG – Natural Language Generation), Siri-ähnliche Funktionalitäten (durch NLP – Natural Language Processing) sowie intelligente Entscheidungsvorschläge, welche durch machine learing immer präziser und umfänglicher werden, je länger man diese Technologie im Einsatz hat.
Lean Controlling als Optimierung der Controlling-Effektivität
Die Erhöhung der Controlling-Effektivität verfolgt das Ziel, dass die Informationsempfänger das Reporting als nützlicher empfinden und darauf basierend bessere Entscheidungen treffen können. Zum einen sollte versucht werden, das Berichtswesen von unnötigem Datenballast zu befreien. Dazu sollte man die Sinnhaftigkeit aller Reports einer kritischen Überprüfung unterziehen. Ein Informationsangebot ohne Nachfrage ist als nicht wertschöpfende Überproduktion zu werten und einzustellen. Zum anderen geht es darum, zu überprüfen, ob bislang nicht erhobene Daten berücksichtigt werden sollten, wenn diese für die Empfängerseite wichtig sind.
Die optimale Grösse eines Berichtswesen ist nicht etwa dann erreicht, wenn es keinen weitere Kennzahl mehr hinzuzufügen gäbe, sondern vielmehr dann, wenn keine Kennzahl mehr weggelassen werden könnte, ohne dass dadurch der Informationsnutzen für den Empfänger geschmälert würde.
FAQ: Lean Controlling
Was ist der Hauptunterschied zwischen Controlling-Effizienz und -Effektivität?
Effizienz bezieht sich auf das Verhältnis von Output zu Aufwand («etwas richtig tun») und lässt sich objektiv messen. Effektivität hingegen misst den wahrgenommenen Nutzen («das Richtige tun»), der subjektiv ist und von der Zielgruppe abhängt.
Reicht die Digitalisierung allein für ein Lean Controlling aus?
Nein, eine reine Digitalisierung ohne vorherige Prozessoptimierung führt oft zu ineffizienten digitalen Reportingprozessen. Erst die Kombination aus schlanken Prozessen und passender Technologie führt zu nachhaltigen Ergebnissen.
Wie erkennt man, ob ein Report ineffektiv ist?
Ein Report gilt als ineffektiv, wenn er vom Empfänger als überflüssig wahrgenommen wird oder gar nicht beachtet wird. Fehlt ein überzeugender Nachweis des entgangenen Nutzens bei Nichtbeachtung, sollte der Report eingestellt werden.
Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz im Lean Controlling?
KI-Technologien ermöglichen eine nahezu vollautomatisierte Berichterstattung, generieren automatisch Kommentare (NLG) und liefern intelligente Entscheidungsvorschläge, wodurch sich die Datenanalyse und -interpretation deutlich beschleunigen lässt.
