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Einkaufscontrolling: Im Zeitalter der Digitalisierung

Mit einem lückenlosen, tagesaktuellen 360-Grad-Blick auf die Einkaufsdaten lassen sich zuverlässige Entscheidungen für die Zukunft leichter fällen.

07.02.2024 Von: Tobias Jasinski
Einkaufscontrolling

Einleitung

Die Digitalisierung von Prozessen eröffnet Unternehmen eine Vielzahl von Optimierungspotenzialen. Allerdings liegt der Fokus meist auf Bereichen wie dem Vertrieb, der Produktion oder der Logistik. Der Einkauf steht hintenan, obwohl gerade ein effizientes Beschaffungscontrolling heutzutage massgeblich zum Unternehmenserfolg beiträgt. Dabei gilt: Wer über stets aktuelle und einheitliche Kennzahlen verfügt, der schafft Transparenz und gewinnt fundierte Erkenntnisse für Verbesserungen.

Zentrale Plattform erleichtert Aktualisierungen

Was bedeutet das konkret? Grundsätzlich sind Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung gefordert, eine zentrale Plattform zu schaffen, auf der alle Datenbestände zusammengeführt und konsolidiert bereitgestellt werden. Denn oftmals kursieren diverse Excel-Listen oder Access-Datenbanken, die auf einzelnen, voneinander isolierten Datenbeständen basieren. In der Folge müssen die Daten laufend manuell bereinigt und aktualisiert werden, was nicht nur einen sehr hohen Aufwand bedeutet. Ein solches Vorgehen erhöht auch massiv die Fehlerquote und mindert die Verlässlichkeit der Ergebnisse.

Demgegenüber funktioniert eine zentrale Datenplattform wie ein «Single Point of Truth». Vorhandene Datensilos werden aufgebrochen. Sämtliche Daten und Kennzahlen werden an einem Ort gesammelt, gepflegt und schliesslich einheitlich für alle Unternehmensbereiche ausgespielt. Jeder im Unternehmen arbeitet also mit identischen Zahlen.

Übersicht über alle Prozesse

Die Einkaufskennzahlen werden dann als interaktive Übersichtsseiten – sogenannte Dashboards – automatisiert über die Plattform bereitgestellt. Das heisst: Auch die Zeiten von statischen PDF-Dokumenten oder gar Papierausdrucken gehören endgültig der Vergangenheit an. Vielmehr hat der Nutzer die Möglichkeit, mithilfe moderner Analysewerkzeuge tiefer in die Daten einzutauchen und weitere Erkenntnisse zu gewinnen. Auf dem Dashboard dargestellt werden beispielsweise der Total Spend, das Budget, die Liefertreue sowie Einkaufsumsätze einzelner Warengruppen oder Lieferanten. Ebenso lassen sich Maverick-Buying-Anteile sofort identifizieren. Mit einem Klick können tiefergehende Analysen angestossen und Korrelationen in den Daten aufgezeigt werden – stets bis auf die einzelne Bestelltransaktion hinuntergebrochen. Durch die Anreicherung von externen Drittdaten – etwa aus dem Internet oder von Beratungshäusern – werden sogar Prognosen über Geschäftsentwicklungen ermöglicht.

So erlangen Unternehmen einen lückenlosen Überblick über ihr Geschäft und können faktenbasierte, zuverlässige Entscheidungen für die Zukunft fällen. Dabei ist die Bedieneroberfläche einfach und intuitiv wie bei einem Smartphone. Per se sollten die Daten mobil verfügbar sein. So sind Einkäufer in Lieferantengesprächen direkt aussagefähig.

Digitales Einkaufscontrolling – fit für Einkauf 4.0

Durch Werkzeuge wie Einkaufsreporting oder -controlling schaffen Unternehmen einen weiteren Schritt in das digitale Zeitalter. Die Nutzung von Echtzeitdaten ist einer der grössten Mehrwerte, die die Digitalisierung mit sich bringt. Ist die Datenplattform in der Cloud aufgebaut, dann lassen sich solche Funktionen schnell und effektiv nutzen.

In der Folge sind hohe Einsparungen möglich, denn Datenschätze schlummern in jedem Unternehmen. Durch digitales Einkaufscontrolling wird der strategische Einkauf optimiert und die Wettbewerbsfähigkeit durch verbesserte Verhandlungsführung und optimales Konditionenmanagement langfristig gesichert. So leistet der Einkauf 4.0 einen massgeblichen Beitrag auf dem Weg zur Industrie 4.0.

Fünf wertvolle Tipps für den Weg in das digitale Einkaufscontrolling

  1. Zentrale Datenplattform schaffen
    Vermeiden Sie Datensilos. Sammeln und konsolidieren Sie Ihre Daten an einem zentralen Ort. So gewährleisten Sie eine hohe Datenqualität und unternehmensweit einheitliche Kennzahlen (Hinweis der Redaktion: In der September Ausgabe finden Sie einen Beitrag zum Thema Kennzahlenmanagement mit Excel).
  2. Bestellungen digital erfassen
    Erfassen Sie so viele Bestellungen wie möglich digital. Nutzen Sie Ihre ERPSoftware zur Abwicklung selbst kleinster Aufträge – auch von C-Teilen. Sollten Sie der Ansicht sein, dass sich der Aufwand nicht lohnt und den operativen Einkauf nur belastet: Die Saving- Potenziale, die über den strategischen Einkauf erzielt werden, machen diesen initialen Mehraufwand schnell wett.
  3. Einkaufsabteilung befähigen
    Befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden. Denken Sie in Daten und nehmen Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen die Angst vor neuen Systemen und Lösungen. Bilden Sie Teams, die Spass daran haben, Innovationen voranzutreiben, und investieren Sie in die Ausbildung Ihrer Angestellten.
  4. Stammdaten sauber halten
    «Garbage in, garbage out.» Nur wenn Ihre Stammdaten in den Quellsystemen (ERP, FiBu etc.) sauber und einheitlich sind, geben diese fundierte Auskünfte über Ihr Geschäft. Orientieren Sie sich an aktuellen Normen, erfassen Sie lieber mehr Stammdaten als zu wenig, konzentrieren Sie sich dennoch auf das Wesentliche. Ein System wächst und entwickelt sich weiter. Beobachten Sie es und nehmen Sie Optimierungen vor.
  5. Nach Kennzahlen steuern
    Setzen Sie auf Software-Tools, die Ihnen die Arbeit erleichtern und Transparenz schaffen. Nur so sind Sie in der Lage, Ihr Unternehmen nach Kennzahlen zu steuern und langfristig fit für die Zukunft und Industrie 4.0 zu machen. Seien Sie stets auskunftsfähig und minimieren Sie Risiken.
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