13.09.2016

Credit Management: Was ist bei der Umsetzung im Unternehmen zu beachten?

Ziel des Credit Managements im Unternehmen sollte die proaktive Bearbeitung der Kundenforderungen sein, um die Liquidität sicherzustellen. Der Bezug des Credit Managements zu den Forderungen des Unternehmens besteht schon deshalb, weil beim Kreditverkauf ein Kunde (Kreditnehmer) von einem Lieferanten (Kreditgeber) eine Lieferung oder Dienstleistung mit einem bestimmten Zahlungsziel bezieht.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen   Kommentieren  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

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Credit Management

Das Zahlungsziel

Dieses Zahlungsziel ist in der Schweiz häufig 30 Tage. Zögert der Kunde die Zahlung über das Zahlungsziel hinaus, so entstehen dem Lieferanten erhebliche Kosten. Im schlechtesten Fall ist die Forderung verloren und muss in voller Höhe wertberichtigt werden. Für das Unternehmen ist deshalb von hoher Bedeutung, sich mit dem Credit Management auseinanderzusetzen, um nicht die eigene Liquidität zu gefährden.

Gründe für ein Credit Management

Die reine Maximierung des Umsatzes unter Vernachlässigung des Risikos, z.B. in Form von Delkredere und Debitorenverlusten, kann für eine Firma zu einem erheblichen Liquiditätsrisiko führen, das bis zum Konkurs führen kann. Schon eine mangelnde Liquidität wirkt sich negativ auf die eigene Bonität und damit auch auf die Refinanzierungskosten aus. Deshalb sind potenzielle Neukunden und auch Bestandskunden zu segmentieren und anhand eines Kundenratings/einer Bonitätsprüfung zu bewerten. Als Folge der Bonitätsbewertung erhält der Kunde anschliessend die entsprechenden Liefer- und Zahlungskonditionen angeboten, die zu seiner Bonitätseinstufung passen. Damit lässt sich vermeiden, dass der Neukundenumsatz gleichzeitig zu Debitorenverlusten führt.

Häufig eröffnet sich im Unternehmen jedoch ein Spannungsfeld bei der Debitorenbewirtschaftung zwischen den beiden Akteuren Verkauf und Finanzen. Der Kunde erhält durch die Festlegung von Zahlungsfristen einen Lieferantenkredit. Dabei ist es bis zum Schluss unklar, ob der Kunde die Rechnung pünktlich oder überhaupt bezahlen wird. So bleibt ein gewisses Risiko für den Kreditgeber. Mit der Preispolitik und den Absatzförderungsinstrumenten wie Entgelt, Rabatte, Skonti und Liefer- und Zahlungskonditionen entsteht eine wichtige Schnittstelle zum Credit Management. Da traditionellerweise die Finanzabteilung eine möglichst tiefe Kapitalbindung anstrebt, müssen sich die beiden genannten Akteure daher besonders gut abstimmen.

Es ist die Regel, dass der Verkauf vor allem am erfolgreichen Vertragsabschluss interessiert ist und dafür das Geschäft mit den ihm zur Verfügung stehenden Marketinginstrumenten vorantreibt. Der Finanzbereich ist aber auch am Geschäftsergebnis interessiert und versucht, Delkredere, Zinskosten und Debitorenverluste zu vermeiden, da diese das Geschäftsergebnis belasten.

Ziele des Credit Managements

Zu den wesentlichen Zielen des Credit Managements gehört es, zu einer Verbesserung von Umsatz und Rentabilität beizutragen. Dies kann durch eine systematische Bonitätsprüfung der Kunden, durch die Minimierung von Forderungs-Wertberichtigungen und den Abschluss von Absicherungsgeschäften (z.B. eine Kreditversicherung) vor allem für Auslandgeschäfte erreicht werden.

Ein weiteres Ziel des Credit Managements ist die Sicherung der Liquidität des Unternehmens. Dies kann beispielsweise durch kurze Zahlungsziele bzw. schnelle Kundenzahlungen sowie eine geringe Zahl von überfälligen Forderungen angestrebt werden.

Darüber hinaus trägt ein funktionierendes Credit Management auch zur Wertsteigerung des Unternehmens bei, indem es tiefe Durchlaufzeiten und einen niedrigen Debitorenbestand begünstigt. Zumindest aber wird die Existenz des Unternehmens gesichert, wenn mittels einer angemessenen Eigenkapitalquote die Risikotragfähigkeit des Unternehmens gestärkt wird.

Um die Ziele des Credit Managements in den Bereichen Rentabilität, Liquidität und Wachstum zu erreichen, braucht es geeignete Konzepte und Massnahmen in den folgenden vier Bereichen:

 

BereichKonzepte und Massnahmen
Kundensegmentierung und Kundenrating
  • Konzept der Kundensegmentierung und Ratingsystem
  • Bonitätsprüfung für Neukunden und Kundenlimite Vergabe
  • Bestandsmonitoring der Debitoren hinsichtlich Bonität und Zahlungsverhalten
Reduzierung der Zahlungsziele
  • Einsatz von Zahlungsanreizen
  • Differenzierung von Liefer- und Zahlungskonditionen
  • Kompetenzregelungen für Spezialkonditionen
Reduzierung überfällige Debitoren
  • Effiziente Fakturierungs-, Mahn- und Inkassoprozesse
  • Forderungscontrolling
Aufbau- und Ablauforganisation
  • Effektive und effiziente Prozesse unter Einsatz von Allgemeinen Kreditvereinbarungen
  • Integration in das Anreizsystem Verkauf
  • Übergeordnete Credit Management Policy

Credit-Management-Prozess

Der proaktive Credit-Management-Prozess beginnt bereits vor der eigentlichen Vertragsunterzeichnung und setzt mit einer präventiven Massnahme wie Bonitätsprüfung und Kundenrating bei den Neukunden an, um daraus Vorschläge für die Zahlungskonditionen und Kreditlimiten festzulegen. Auch Bestandskunden sollten fortlaufend auf Zahlungsverhalten und Einhaltung der Kreditlimiten überprüft werden

Je nach Kundenrisikoanalyse (Risikokategorie) werden die Aktivitäten in unterschiedlichem Ausmass durchgeführt. Die Aufgaben und Kompetenzen sowie der Einsatz von IT-Tools und externen Informationsquellen sind in einem effizienten und effektiven Ablauf festzulegen. Ein wirksames Forderungscontrolling sichert die Ergebnistransparenz.

Ein idealtypischer Ablauf im Credit Management sollte folgende Schritte umfassen:

  1. Der Kunde erhält eine Offerte für die angebotenen Güter und Leistungen, im Rahmen derer bereits vor Vertragsabschluss eine Bonitätsprüfung/ein Kundenrating durchgeführt wird.
  2. Darauf aufbauend werden das Pricing, die Liefer- und Zahlungskonditionen sowie die Kreditlimite definiert und in die Offerte integriert.
  3. Die internen Weisungen wie Kompetenzregelung, Credit Policy sowie das IKS stellen sicher, dass die festgelegten Abläufe und Verantwortlichkeiten eingehalten werden.
  4. Nach einer Qualitätssicherung/Warenabnahme wird die Ware gemäss den vereinbarten Lieferbedingungen geliefert und die Rechnung wird gemäss der zuvor festgelegten Zahlungskonditionen an den Kunden versendet.
  5. Wird das Zahlungsziel nicht eingehalten, so wird die Forderung gemäss dem bestehenden (mehrstufigen) Mahn- oder Inkassoprozess eingefordert, bis die Kundenzahlung eintrifft.
  6. In der Zwischenzeit wird entschieden, ob z.B. eine Liefersperre zum Einsatz kommt und wie die weitere Geschäftsbeziehung aus Credit-Management-Sicht erfolgen soll.
  7. Die Bonität der Bestandskunden wird je nach Kundensegment mindestens einmal pro Jahr überprüft. Die Bonitätsinformation wird um das beobachtbare Zahlungsverhalten erweitert.
  8. Je nach Geschäftsentwicklung und Ratingresultat kann es zu einer Auf- oder Abklassierung des Kunden kommen mit der Konsequenz, dass z.B. neue Zahlungskonditionen (z.B. Wechsel auf Vorauszahlung) oder die Anpassung der Kreditlimite vorgeschlagen werden.

Mit den Zahlungs- und Lieferkonditionen sollen dem Kunden individualisierte und angemessene Anreize gegeben werden, den Forderungsbetrag pünktlich zu begleichen. Dies setzt voraus, dass finanzielle und nichtfinanzielle Kundendaten analysiert und zu einer Entscheidungsgrundlage verdichtet wurden.

Zahlungs- und Lieferkonditionen sind ein wichtiges Marketinginstrument, um den Anforderungen der bestehenden und potenziellen Kunden gerecht zu werden, aber auch um sich gegenüber der Konkurrenz zu differenzieren.

Aus der reinen Finanzperspektive betrachtet fliessen in die Kunden(risiko)analyse insbesondere die folgenden Faktoren ein:

  • Ausfälle
  • Zahlungsverhalten
  • Bonität
  • Kundenumsatz
  • Kunden-Deckungsbeitrag

Diesen Vergangenheitsdaten wird das Kundenpotenzial gegenübergestellt. Damit wird ermittelt, inwieweit das Potential je Kunde abgeschöpft wird. Diese Erkenntnisse sollten sich in einem Vorschlag für die Zahlungs- und Lieferbedingungen niederschlagen (zukunftsorientierte Betrachtung). Damit wird die Nachvollziehbarkeit und die Abstimmung mit der Marketingstrategie sichergestellt. Für die Marketingperspektive spielen sicher unter anderem auch Faktoren wie strategische Absichten, Image sowie Weiterempfehlungspotenzial eine wichtige Rolle.

Insgesamt geht es darum, aus einer Vielzahl von Kriterien einen geeigneten Vorschlag zu unterbreiten, wie Skonto, Rabatte etc. je Kunde eingesetzt werden sollen. Dabei greifen Marketing und Credit Management auch auf die gleiche Datenbasis zu.

Kennzahlen für das Credit Management

Die folgenden Kennzahlen bieten sich an, wenn über die Sinnhaftigkeit des Credit Management, entschieden werden soll:

  • Effektive Forderungsausfälle je Kundensegment und Gutschriften in Relation zum Eigenkapital der Unternehmung
  • Debitorenstruktur (Forderungsbestand, Bestand offene Posten, Altersstruktur der offenen Forderungen)
  • Debitorenumschlag und Debitorenfrist in Tagen
  • Anzahl Neukunden und Anzahl inaktive Kunden
  • Genutzte Skonti/Rabatte/Erlösminderungen je Kunde
  • Prozesskosten der Supportaktivitäten

Beispiel: Debitorenfrist

Abbildung: Berechnung der Debitorenfrist

Die Kennzahl Debitorenfrist gibt an, wie viele Tage sich die Kunden des Unternehmens durchschnittlich Zeit lassen, um die Rechnung zu bezahlen. Somit spiegelt diese Kennzahl direkt die Zahlungsmoral der Kunden in Tagen wider. Jedes Unternehmen sollte sich für diese Kennzahl einen Zielwert überlegen, welcher Branchen-Usanzen oder kundenspezifische Einflussfaktoren berücksichtigt. Die Debitorenfrist sollte jedoch nie länger sein als die Kreditorenfrist.

Die oben genannten Kennzahlen sollten monatlich ermittelt, analysiert und berichtet werden, damit auch die Entwicklung ersichtlich wird. Die Kennzahlen werden idealerweise in das bestehende Berichtswesen und in einen Controllingprozess integriert. Kommt es zu einer Über- oder Unterschreitung der Zielgrössen, so löst diese Abweichung eine Eskalation bei der verantwortlichen Person aus, welche entsprechende Massnahmen einleitet.

Kreditlimite

Die Kreditlimiten gelten als eines der wichtigsten Steuerungselemente des Credit Managements. Sie stellen das Bezugslimit je Kunde dar, bis zu dessen Höhe ein Kunde Güter und Leistungen des Unternehmens beziehen darf. Wird die Limite überschritten, so erscheint im ERP-System eine Warnmeldung und von den betroffenen Kunden werden keine weiteren Bestellungen mehr entgegengenommen. Die Kreditlimite greift aber auch für den Fall, dass die ausstehenden Debitorenforderungen eine bestimmte Höhe erreicht haben, sodass keine Lieferungen mehr möglich sind.

Die Kreditlimite verlangt einen reibungslosen Prozess, damit Kunden, welche die Limite ausgeschöpft haben, rasch mit einer angemessenen Lösung rechnen dürfen. Der Prozess und die Credit-Policy müssen in den folgenden Situationen Lösungen anbieten können:

  • Lieferstopp und keine Warenlieferung
  • Kurzfristige (limitierte) Überschreitung erlauben und Waren ausliefern
  • Vorauszahlung abwarten und Waren ausliefern
  • Offene Debitoren zahlen und Waren ausliefern

Die Kreditlimite ist keine statische Grösse, sondern muss periodisch angepasst werden. Dies erfolgt durch das fortlaufende Monitoring der Kunden. Die Anforderungen verdeutlichen, dass die Aktivität eine hohe Prozessautomatisierung und eine aktive Zusammenarbeit mit dem Vertrieb verlangt. Der Entscheid für die Kreditlimite sollte in der Verantwortung des Credit Managers liegen. Durch das transparente Bewertungsvorgehen und vordefinierten Kriterien sollte es für den Account Manager einfacher sein, den Entscheid nachzuvollziehen. Bei Eskalationssituationen wie Anpassung der KL, Lieferstopp etc. ist eine schnelle und klare Kommunikation mit der Verkaufsabteilung notwendig und entlang des Prozessablaufs sicherzustellen.

Der Entscheid, ob und wie hoch die Kreditlimite ausfällt oder welche Zahlungskonditionen angewendet werden, kann mit gängigen Bewertungsverfahren zu einem definitiven Entscheid führen oder zu einem Vorschlag, welcher mit dem Vertrieb besprochen wird. Letzteres hat den wesentlichen Vorteil, dass die im Investitionsgüterbereich wichtigen persönlichen Erfahrungen des Verkäufers integriert werden und die Kommunikation gefördert wird.

So verwendet beispielsweise die Creditreform als Auskunftei die folgenden Bewertungskriterien:

  • Finanzlage, Geschäftsgang, Geschäftsentwicklung (ca. 30%)
  • Krediturteil (ca. 30%)
  • Zahlungsweise (ca. 25%)
  • Strukturrisiken wie z.B. Rechtsform, Unternehmensalter (ca. 10%)
  • Branchenrisiko (ca. 5%)

Die wesentlichen Vorteile eines Ratings liegen in der Erhöhung der Transparenz des Debitorenportfolios sowie in der Risikoerkennung über den einzelnen Kunden. Damit werden Kreditlimiten-Entscheidungen methodisch, nachvollziehbar und die Zusammenarbeit zwischen Verkauf und Finanzen wird vereinfacht. Risiken können vor Vertragsabschluss erkannt, verstanden und umgesetzt werden.

Fazit

Wie viel ein Unternehmen investieren soll, hängt von der Einschätzung ab, wie sich die Credit-Management-Kosten gegenüber den Ausfallkosten verhalten werden und inwieweit ein Unternehmen Verluste bis zu einer bestimmten Höhe selber tragen kann.

Unternehmen stehen diverse Quellen zur Verfügung, um an Kundeninformationen zu gelangen, die es auszuwerten gilt. So können unternehmensintern z.B. Informationen aus dem Verkauf (Besuchsberichte) oder die Zahlungshistorie des Kunden mittels OP-Listen und anderer Informationen aus der Debi-Buchhaltung gewonnen werden. Externe Bonitätsinformationen können elektronisch beispielsweise durch Ämter, Inkassobüros oder Lieferanten bezogen werden.

Der Informationsbedarf und die Datenverwaltung erfordern zwar einen beachtlichen Ressourceneinsatz, jedoch wird dieser durch den Rückgang bei Forderungs- bzw. Zahlungsausfällen schnell kompensiert.

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