Mahnung: So kommen Sie zu Ihrem Geld
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein standardisierter Mahnprozess existiert nicht; er muss sich an der Kundenstruktur des Unternehmens orientieren. Während Privatkunden oft erst nach der Lohnzahlung zahlungsbereit sind, erfordern Firmenkunden andere Intervalle. Die Effizienz steigt, wenn Mahnungen strategisch kurz vor dem erwarteten Zahlungseingang versendet werden, anstatt blind nach festem Kalender zu mahnen.
Die wichtigsten Punkte:
- Unterscheidung zwischen Privat- und Firmenkunden als Basis für den Mahnprozess
- Optimale Mahnzeitpunkte bei Privatkunden oft kurz vor der Lohnzahlung
- Vermeidung überflüssiger Mahnungen im Monat bei Privatkunden
- Strukturierte Eskalation von Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung
- Einsatz von Telefoninkasso vor der Abgabe zur Betreibung
Ralph Rochau
Ralph Rochau verfügt über 20 Jahre Praxiserfahrung in Forderungsmanagement und Mahnwesen in unterschiedlichen Branchen (Verlagswesen, Bankwesen, Elektronikindustrie, Grosshandel). Zuletzt leitete er das Forderungsmanagement eines Energieversorgers in der Schweiz. Ralph Rochau ist als Coach und Trainer in Mahnwesen und Forderungsmanagement im In- und Ausland tätig.
Wie plane ich den richtigen Mahnprozess und die passenden Intervalle für Zahlungserinnerungen?
Einleitung zur Mahnung
Generell ist zu berücksichtigen, dass es den "richtigen", oder Standardprozess einer Mahnung nicht gibt. Ein "idealer" Prozess der Mahnung sollte sich vielmehr an Ihrer Kundenstruktur orientieren. Eine Firma, welche hauptsächlich Kunden aus dem Privatsegment beliefert benötigt normalerweise einen anderen Prozess als ein Lieferant welcher ausschliesslich Firmenkunden bedient. Das aufgeführte Modell ist daher als Beispiel zu sehen.
Kundenstruktur und Mahnintervall
Unterscheiden Sie bei der Planung von einer Mahnung immer, ob Sie Privatkunden bedienen oder Firmenkunden. Dies hat einen Einfluss auf einen sinnvollen Mahnintervall und auf das generelle Vorgehen.
Im Privatkundensektor, in welchem Ihre Kunden meist einen einmaligen Zahlungseigang (Lohn) monatlich erhalten, sollten Sie auf den richtigen Zeitpunkt für Ihre Mahnung achten. Eine Mahnung sollte idealerweise immer kurz vor der Lohnzahlung erfolgen, um die Wahrscheinlichkeit einer Berücksichtigung zur Zahlung zu steigern.
Aus Erfahrung ist es daher auch fraglich, ob sich mehrere Mahnungen pro Monat bei Privatkunden auf eine schnellere Zahlung auswirken.
Nachfolgend finden Sie zwei Beispielprozesse für einen Mahnablauf.
Beispiel 1: Prozess bei einem Mahnintervall von 2 Wochen
| Beispiel Datum | ||
|---|---|---|
| Mahnlauf 1 | 05.02.20xx | Zahlungserinnerung |
| Mahnlauf 2 | 20.02.20xx | Mahnung |
| 05.03.20xx | OP-Liste und Abarbeitung Telefoninkasso | |
| Mahnlauf 4 oder 5 | 05.04.20xx | Letzte Mahnung |
| gegebenenfalls nochmals Telefoninkasso vor Abgabe zur Betreibung/Inkasso oder Einleitung Inkassoverfahren |
Beispiel 2: Prozess bei monatlichem Mahnlauf
Mahnläufe jeweils am 20. des Monats
Fälligkeit + 10 Tage
| Beispiel Datum | ||
|---|---|---|
| Mahnlauf 1 | 20.02.20xx | Zahlungserinnerung |
| Mahnlauf 2 | 20.03.20xx | Mahnung |
| 05.04.20xx | OP-Liste und Abarbeitung Telefoninkasso | |
| Mahnlauf 3 | 20.04.20xx | Letzte Mahnung |
| gegebenenfalls nochmals Telefoninkasso vor Abgabe zur Betreibung/Inkasso oder Einleitung Inkassoverfahren |
Checkliste
- Kundenstruktur analysieren: Privat- oder Firmenkunde?
- Zahlungseingänge der Zielgruppe (z. B. Lohnzahlung) ermitteln
- Erste Zahlungserinnerung zum optimalen Zeitpunkt versenden
- Zwischenzeitliche OP-Liste prüfen und Telefoninkasso vorbereiten
- Bei Firmenkunden monatliche Mahnintervalle (z. B. am 20.) festlegen
- Bei Privatkunden Intervalle an den Lohnrhythmus anpassen
- Letzte Mahnung vor der Betreibung klar kommunizieren
- Telefonische Nachfassaktion vor der Weiterleitung an Inkasso durchführen
- Dokumentation aller Mahnschritte und Kommunikation sicherstellen
- Erfolgsquoten der verschiedenen Intervalle regelmässig prüfen
FAQ: Mahnung
Gibt es einen Standardprozess für Mahnungen?
Nein, es gibt keinen universellen Standard. Der Prozess muss sich an der spezifischen Kundenstruktur des Unternehmens orientieren.
Wann sollte ich bei Privatkunden mahnen?
Ideal ist der Versand kurz vor der monatlichen Lohnzahlung, da die Zahlungsbereitschaft dann am höchsten ist.
Lohnt sich mehrmals im Monat mahnen bei Privatkunden?
Erfahrungsgemäss führt dies selten zu schnelleren Zahlungen und kann die Kundenbeziehung unnötig belasten.
Was ist vor der Abgabe zur Betreibung zu tun?
Es wird empfohlen, nochmals Telefoninkasso durchzuführen, um eine letzte Klärung oder Zahlung zu versuchen.
Wie oft sollten Mahnläufe bei Firmenkunden erfolgen?
Ein monatlicher Rhythmus, beispielsweise jeweils am 20. des Monats, hat sich bei Firmenkunden oft bewährt.
