20.06.2018

Mahnung: So kommen Sie zu Ihrem Geld

Als Mahnung bezeichnet man eine Zahlungserinnerung, welche eine eindeutige Aufforderung eines Gläubigers an seinen Schuldner darstellt, die geschuldete Leistung zu erbringen. Die Mahnung ist somit eine Mitteilung, mit der ein Gläubiger seinen fälligen Zahlungsanspruch explizit geltend macht und den Schuldner auf seine Nichtleistung hinweist. Lesen Sie in diesem Beitrag mehr zu der Mahnung und profitieren Sie von unserer Arbeitshilfe zum Sofort-Download.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch  DruckenTeilen 

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

Der Begriff Mahnung

Das Mahnwesen stellt den Bereich im Unternehmen dar, der sich mit der Überwachung der Zahlungsfristen und der Erfassung der Kundenzahlungen im Unternehmen beschäftigt. Er wird zumeist als Teilbereich der Debitorenbuchhaltung zugeordnet.

Das Mahnwesen ist in der Schweiz gesetzlich nicht geregelt, weil eine Mahnung eine freiwillige Zahlungserinnerung darstellt, denn es ist gesetzlich gar nicht notwendig eine Mahnung zu versenden. Das heisst, ein Unternehmen kann gegen einen Schuldner nach Ablauf der festgelegten Zahlungsfrist direkt die Betreibung bzw. Schuldbetreibung einleiten. Allerdings ist die Betreibung nicht nur mühsam, sondern auch mit Kosten verbunden, da der Gläubiger für die Betreibung einen Kostenvorschuss leisten muss, von dem er nicht weiss, ob er ihn vom Schuldner zurückholen kann. Insofern ist es ein sinnvoller Schritt eine offene Forderung zunächst zu mahnen. Offen bleibt, wie viele Mahnschritte bzw. Mahnschreiben ergehen. In der Schweiz werden von vielen Unternehmen bis zu 3 Mahnungen (bzw. Mahnungsschreiben) versendet, bevor es zur Einleitung der Betreibung kommt.

Zahlungsmoral

Die Zahlungsmoral in der Schweiz wird im internationalen Vergleich zwar stets gelobt, allerdings ist es aus nationaler Sicht empfehlenswert, ausstehende Forderungen zeitnah zu mahnen. In der Regel sollte eine erste Mahnung nicht später als zehn Tage nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist dem Kunden zugehen. Zwischen den folgenden Mahnungen sollten anschliessend nicht mehr als 10 bis maximal 20 Tage vergehen, zumal es sich regelmässig um ein zinsloses Darlehen an den säumigen Kunden handelt. Empfehlenswert ist daher die Aussendung einer Mahnung unmittelbar nach Ablauf der Zahlungsfrist als Zahlungserinnerung (1. Mahnung). Aus Beweisgründen wird hier ausserdem generell empfohlen, jede Mahnung per Briefpost zu versenden.

Die Erhaltung der Kunden ist ein wichtiges Ziel, weshalb es empfehlenswert ist, die erste Zahlungserinnerung zwar bestimmt aber zugleich freundlich zu verfassen. Eine zweite Mahnung darf im Vergleich dazu dann bereits distanzierter formuliert sein, während die dritte und letzte Mahnung dem säumigen Kunden unmissverständlich klar machen muss, dass Sie als Leistungserbringer eine Betreibung einleiten, wenn die Rechnung durch den Kunden nicht beglichen wird. Erfolgreich hat sich in der Praxis erwiesen, den Kunden vor Einleitung einer Betreibung noch telefonisch zu kontaktieren. Mündliche Mahnungen sind zumeist wirkungsvoller und erfolgreicher. Ausserdem könnte mündlich auch eine Teilzahlungs- bzw. Ratenzahlungsvereinbarung getroffen werden. Dabei empfiehlt es sich, solche mündlich getroffenen Vereinbarungen nachträglich immer noch schriftlich bestätigen zu lassen. Wird die mündliche Kontaktaufnahme zur Zahlung bzw. Ratenzahlung führen, spart sich ein Unternehmen in jedem Fall die Kosten für die Schuldenbetreibung.

In der Praxis ist es vor allem aus Beweisgründen wichtig, die dritte Mahnung eingeschrieben zu versenden. Es ist jedoch in keinem Falle vorgeschrieben, dass der Gläubiger eine Mahnung eingeschrieben versenden muss.

Formulierung einer Mahnung

Für die Formulierung einer Mahnung gilt im Weiteren, dass davon abgesehen werden sollte, dem säumigen Kunden ernsthafte Nachteile anzudrohen, weil dieses als Straftatbestand gemäss Art. 181 StGB gewertet werden könnte, wodurch sich ein Gläubiger sogar strafbar machen kann:

Wer jemanden durch Gewalt oder Androhung ernstlicher Nachteile oder durch andere Beschränkung seiner Handlungsfreiheit nötigt, etwas zu tun, zu unterlassen oder zu dulden, wird mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe bestraft.

Es ist durchaus üblich, dass Unternehmen dem säumigen Kunden für Ihre Mühe und den Zinsausfall Verzugszinsen und Mahnspesen berechnen.

Hierzu sagt das Obligationenrecht folgendes (Art. 104 OR):

Haben die Parteien keine besondere Vereinbarung über die Höhe des Verzugszinssatzes getroffen, beträgt er grundsätzlich 5%, auch wenn die vertragsmässigen Zinsen tiefer sind.

Somit kann ein höherer Zinssatz nur berechnet werden, wenn dies bereits bei Vertragsabschluss vereinbart worden ist und beispielsweise dem Kunden durch die allgemeinen Geschäftsbestimmungen bekannt gemacht wurde. Für Mahnspesen gilt dasselbe, denn auch diese dürfen nur bei einer vorherigen, vertraglichen Vereinbarung erhoben werden. Die Zinsberechnung beginnt in der Praxis ab dem Augenblick, wenn der Zahlungsbefehl dem Schuldner zugestellt wird.

Die Erhebung von Zinseszins auf Verzugszinsen ist gemäss Art. 105 OR nicht zulässig, jedoch gilt dieses Verbot nur dann, wenn zwischen den Parteien nichts anderes vereinbart wurde (z.B. im Rahmen von allgemeinen Geschäftsbedingungen). Anderenfalls wäre es möglich, bereits fällige Zinsen der Zahlungsschuld zuzuschlagen und die gesamte Verzinsung auch auf den Zins-Anteil anzuwenden, wobei ein solches Vorgehen aus Beweisgründen immer schriftlich geregelt sein sollte.

Darüber hinaus ist ein Schadensersatz durch den Schuldner möglich, wenn sich dieser im Verzug befindet (Art. 103 OR):

Befindet sich der Schuldner im Verzuge, so hat er Schadenersatz wegen verspäteter Erfüllung zu leisten und haftet auch für den Zufall.

Ein solcher Schadenszins kann aus Sicht des Gläubigers den Nachteil ausgleichen, der ihm durch die fehlende Nutzungsmöglichkeit des Kapitals entstanden ist. Im Unterschied zum Verzugszins setzt ein Schadenszins dabei weder eine Mahnung des Gläubigers noch den Verzug des Schuldners voraus

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