Debitoren: Rentabilität, Liquidität und Sicherheit
Raoul Egeli
Raoul Egeli, geboren 1968, ist Präsident des Schweizerischen Verbandes Creditreform, Präsident von Creditreform International, Geschäftsführer der Creditreform Egeli Gesellschaften in Basel, St.Gallen und Zürich. Zudem war er von 2009 bis 2013 Zentralpräsident von TREUHAND|SUISSE. Raoul Egeli studierte an der Fachhochschule für Wirtschaft in St.Gallen und ist Autor mehrerer Fachbücher.
Kredit- und Debitorenmanagement
Die Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen diesen Bereich vernachlässigen – nicht selten mit fatalen Folgen. Deshalb ist es wichtig, sich die existenzielle Bedeutung vor Augen zu führen. Die 3 zentralen Punkte sind:
- Sichern der Liquidität
- Vermeiden unnötiger Debitorenverluste
- Vermeiden unnötiger Zinskosten (infolge Kapitalbindung)
Die Anwendung von erprobten Standards hilft, Forderungsverluste zu minimieren, gebundenes Kapital zu lösen und so dem Unternehmen die lebenswichtige Liquidität zu garantieren. Dank wenigen, aber konsequent angewendeten Massnahmen werden unternehmerische Risiken – die es immer gibt – kalkulierbar. Ziel ist eine ausgewogene Balance zwischen Rentabilität, Liquidität und Sicherheit.
Grundwissen zu den Debitoren
Schuldner, die zu spät oder gar nicht zahlen, leben auf Kosten der anderen. Im günstigsten Fall kann man die Kosten aus der Nichtbezahlung auf die guten Kunden abwälzen. Meist aber gehen die Einbussen direkt vom eigenen Gewinn ab.
Unternehmen müssen ihre Risiken kennen und rechtzeitig Massnahmen ergreifen, um Forderungsausfälle zu minimieren. Aber Achtung: Risiken gehören zum unternehmerischen Alltag – nur bekannt müssen sie sein. Das heisst auch, ein Unternehmen muss wissen, wie viel Verlust es im schlimmsten Fall verkraften kann (Risikotragfähigkeit).
Abbildung: Konkurse, Zahlungsbefehle und Zahlungsmoral von 2017 bis 2019
Rechtliches
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) müssen aktuell sein. Sonst können sie vor Gericht nicht durchgesetzt werden. Weiter ist wichtig, dass die aktuellen AGB vom Kunden anerkannt werden.
Folgende Punkte gehören in die AGB, um offene Forderungen effizient geltend zu machen:
Mahngebühren: Durch Nichtbezahlung der Rechnung fallen Kosten an. Der Kunde kann hier in die Verantwortung genommen werden. Empfehlung: Kontoauszug CHF 20.00; Letzte Mahnung CHF 40.00.
Verzugszinsen: Der vom Gesetzgeber festgelegte Verzugszins beträgt mindestens 5%. Vertragsparteien können davon abweichende Regelungen vereinbaren. Ein Verzugszins von 8 bis 10% ist angemessen.
Zahlungskonditionen: Kurze Zahlungsfristen zeigen, dass die Firma es ernst meint. Positiver Nebeneffekt: Auch Reklamationen werden schneller angebracht und können besser behandelt werden.
Austausch von Zahlungserfahrungen: Diese Massnahme schützt sehr wirksam vor Verlusten. Aufgrund des Datenschutzgesetztes muss der Kunde aber seine Einwilligung geben. Die entsprechende Formulierung in den AGB lautet beispielsweise: «Informationen über die Zahlungsabwicklung können an den Schweizerischen Verband Creditreform weitergeleitet werden.»
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Verkauf
Der Verkauf hat nicht dieselben Interessen wie die Buchhaltung. Er will beispielsweise bei der Gewährung von Lieferantenkrediten möglichst grosszügig sein – nichts soll einem Vertragsabschluss im Weg stehen. Anders der Finanzverantwortliche. Für ihn zählt nicht der Umsatz, sondern allein das Ergebnis unter dem Strich – der tatsächliche Gewinn. Deshalb ist es wichtig, den Verkauf für das Gesamtwohl des Unternehmens zu sensibilisieren.
Folgende Massnahmen sind hilfreich:
Kundenwert: Der Verkauf muss die Kreditlimite des Kunden kennen (Basis ist die Einteilung der Kunden in Kundensegmente). Damit weiss der Verkauf genau, wie viel der Kunde «wert» ist. Wird die Limite überschritten, ist eine erneute Bonitätsprüfung fällig bzw. der Vorgesetzte einzuschalten. Das schützt vor unliebsamen Überraschungen.
Rückprovisionierung: Der Verkauf sollte seine Bemühungen nur in «gute» Kunden investieren. Konkret heisst das: Ein nicht realisierbarer Umsatz hat die volle oder die teilweise Rückprovisionierung der Verkaufsprovision zur Folge.
Informationsfluss: Der Verkauf und die Verantwortlichen für das Mahnwesen stehen direkt im Kundenkontakt. Aus diesem Grund sollten beide Zugriff auf die Kundendaten haben. Sonst laufen sie Gefahr, gegeneinander ausgespielt zu werden. Bereits ein einfaches Customer Relation Management (CRM) stellt den Informationsfluss sicher und verhindert, dass der Eindruck der Inkompetenz entsteht.
Entscheidungskompetenz: Klar geregelte Abläufe (Credit Policy) vermindern Leerläufe und nehmen Druck von den Beteiligten. Jeder weiss, was er in einer bestimmten Situation zu tun hat. Ausnahmefälle werden besser sichtbar und können ihrem «Wert» entsprechend behandelt werden.
Verkaufserfahrung: Durch den regelmässigen Kontakt zum Kunden erfährt der Verkauf oft sehr früh von Veränderungen. Werden diese Informationen wieder direkt in das CRM eingespeist, wird sichergestellt, dass präventive Massnahmen (z. B. eine erneute Bonitätsprüfung) rechtzeitig erfolgen.
Akquisition
Das Credit- und Debitorenmanagement sollte den Verkauf aktiv unterstützen. Damit sichert es die Werthaltigkeit der Neu- und Bestandeskunden. Die positive Folge sind weniger Zahlungsausfälle. Zudem wird das Mahnwesen entlastet.
Potenzielle Kunden: Der Aussendienstmitarbeiter braucht klare Richtlinien für die Akquisition von Neukunden. Am besten sind Kunden, die keine negativen Zahlungsmerkmale verfügen. Nichts ist frustrierender für den Verkauf als der Bescheid, dass der Neukunde vom Debitorenverantwortlichen abgelehnt wird.
Zweifelsfreie Identifikation: Werden Kunden nicht eindeutig identifiziert, so kann es zu Mehrfacherfassungen kommen. Die Folgen sind gravierend. Es drohen Falschbeurteilungen der Bonität oder die Kumulation von Kreditlimiten bei ein und demselben Kunden. Auch der allfällige Forderungseinzug wird durch eine schlampige Identifikation erschwert.
Kundenstammdaten: Das Anlegen von Kundendaten gehört nicht in die Kompetenz des Aussendienstmitarbeiters. In diesem Bereich sollte der Verkauf entlastet werden. Die Stammdatenbewirtschaftung ist Sache des Credit- und Debitorenmanagements.
Entscheider: Schnell abrufbare Grundinformationen unterstützen den Verkauf, damit er die unterschriftsberechtigten Personen nicht nur sicher, sondern auch rechtzeitig findet.
Vertragsabschluss: Nicht korrekt unterzeichnete Verträge können fatale Auswirkungen haben und werden von den Gerichten oft nicht geschützt. Im schlimmsten Fall können die Forderungen rechtlich nicht durchgesetzt werden. Das gilt selbst für einfache Rechtsöffnungen.
Bonitätsprüfung: Oft wird die Bonität erst nach der Vertragsunterzeichnung geprüft. Dann kann es zu spät sein. Deshalb gilt: Es ist klar zwischen der Akquisition (Kundensuche) und der Prävention (Schadenverhinderung) zu unterscheiden.
