Kreditlimite: Wie viel Risiko darf ich bei meinem Kunden eingehen?
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein effektives Kreditlimiten-Management geht über die reine Systemunterstützung im ERP hinaus und erfordert aktuelle Bonitätsinformationen vor Vertragsabschluss. Unternehmen müssen Neukunden prüfen und Bestandeskunden regelmässig überwachen, um Informationslücken durch Drittinformationen wie Handelsregisterauszüge oder Zahlungserfahrungen zu schliessen. Eine Anpassung der Kreditlimite ist notwendig, sobald sich die Bonität verändert, wobei eine frühzeitige Prävention verhindert, dass bei Zahlungsverzug bereits zu spät reagiert wird.
Die wichtigsten Punkte:
- Kreditlimiten müssen vor Offertabgabe oder Auslieferung feststehen, nicht erst bei Rechnungsstellung.
- Bezahlte Rechnungen garantieren keine gute Bonität, da Kunden weniger wichtige Lieferanten priorisieren können.
- Handelsübliche ERP-Systeme bieten oft keine integrierten Bonitätsdaten und benötigen externe Dienstleister.
- Regelmässiges Monitoring bei Bestandeskunden ist essenziell, um Veränderungen frühzeitig zu erkennen.
- Die Integration von Drittinformationen schliesst kritische Informationslücken bei Neukunden und bestehenden Kunden.
Raoul Egeli
Raoul Egeli, geboren 1968, ist Präsident des Schweizerischen Verbandes Creditreform, Präsident von Creditreform International, Geschäftsführer der Creditreform Egeli Gesellschaften in Basel, St.Gallen und Zürich. Zudem war er von 2009 bis 2013 Zentralpräsident von TREUHAND|SUISSE. Raoul Egeli studierte an der Fachhochschule für Wirtschaft in St.Gallen und ist Autor mehrerer Fachbücher.
Wie lege ich eine sichere Kreditlimite fest und vermeide Zahlungsausfälle?
Kreditlimiten-Management
Der vorliegende Beitrag gibt Antworten auf relevante Fragen und zeigt auf, warum die Vernachlässigung einer Kreditlimite im Geschäftsalltag riskante Situationen schafft. Im Zentrum steht der Umgang mit Informationen, die für eine Bonitätsbeurteilung und die Festlegung einer seriöser Kreditlimite relevant sind.
Im Zusammenhang mit dem Kreditlimiten-Management kommt dem Zeitfaktor eine zentrale Rolle zu. In der Regel müssen alle Fakten für die Beurteilung spätestens vor Abgabe der Offerte, in Einzelfällen auch erst vor der Auslieferung vorliegen. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig ein anderes Bild. Viele Unternehmen prüfen die Bonität erst nach Rechnungstellung beziehungsweise bei Zahlungsverzug. Dies im Irrglauben, man könne dann noch etwas erreichen. Dann aber ist es in den allermeisten Fällen bereits zu spät. Die Folge sind ärgerliche Verluste..
Die beste Prävention sind aktuelle Bonitätsauskünfte. Sie helfen, gefährliche Informationslücken zu schliessen. Das gilt zunächst einmal im Fall von Neukunden, bei denen gar keine Informationen vorliegen. Doch auch bei Bestandeskunden fehlen diese oft. Zumal erste Anzeichen für Bonitätsprobleme ohne Einbezug von Drittinformationen kaum zu erkennen sind. Häufiger Fall: Ein Kunde mit Zahlungsschwierigkeiten bezahlt die Rechnung seines wichtigsten Lieferanten immer noch pünktlich, während er die Rechnungen weniger wichtiger Lieferanten bereits offen lässt (hier kann er den Anbieter noch «problemlos» wechseln). Bezahlte Rechnungen sind also noch keine Garantie für eine gute Bonität!
Und schliesslich muss die Bonität der Kunden regelmässig überwacht werden. Veränderungen können immer auftreten, was eine Anpassung der Kreditlimite notwendig macht – auch gegen oben.
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Einflussfaktoren auf Kreditlimite
Folgende Faktoren haben einen grossen Einfluss auf die Kreditlimite:
Ausgangslage: Das Kreditlimiten-Management ist keine Kernfunktion von ERP-Lösungen. Die Systemunterstützung beschränkt sich meist auf einige wenige Funktionen:
- Warnmeldung bei Überschreiten der Kreditlimite
- Anzeigen der Kreditlimite bei verschiedenen Auswertungen
- Verfügen eines Lieferstopps für noch offene Aufträge
Schwächen: Bonitätsrelevante Informationen sind nicht integriert. Zudem sind die zur Verfügung stehenden Datenfelder oft über verschiedene Module verteilt und unterstützen den Arbeitsablauf nur unbefriedigend.
Wer mehr Funktionen nutzen möchte, muss spezifische Softwarelösungen dazukaufen, sogenannte Kreditrisikomanagement-Applikationen. Diese sind aber derart spezialisiert, dass sich der Einsatz für die meisten Unternehmen nur schon aus Kostengründen nicht lohnt.
Bezug von Drittinformationen: Für die Festlegung von kundenindividuellen Kreditlimiten sind aktuelle und fundierte Bonitätsinformationen erforderlich. Diese fehlen bei Neukunden immer. Bei Bestandeskunden ist die Aussagekraft der vorhandenen Informationen abhängig von der Dauer und der Intensität der Kundenbeziehung. Informationslücken müssen in jedem Fall durch den Bezug von Drittinformationen sowie dem Austausch von Zahlungserfahrungen (vgl. Einbezug von Primärinformationen) geschlossen werden.
Informationsquellen: Die sichere Bonitätsbeurteilung stützt sich auf viele externe Quellen. Zu diesen zählen Grunddaten aus dem Handelsregister, aber auch Auszüge aus dem Betreibungsregister sowie – ganz zentral für die Prävention – der Austausch von Zahlungserfahrungen. Handelsübliche ERP-Lösungen erlauben keinen Zugriff auf diese Daten. Das wäre auch nicht sinnvoll. Die strukturierte Recherche ist mit grossem personellem und technischem Aufwand verbunden und kann nur durch professionelle Dienstleister wie die Creditreform sichergestellt werden.
Automatisierung: Bei Neukunden steht die Initialprüfung im Vordergrund, bei Bestandeskunden die Überwachung von Bonitätsveränderungen (Monitoring). Da nicht jeder Kunde individuell überwacht werden kann, sind bedarfsgerechte Lösungen gefragt. Unternehmen müssen heute sehr flexibel und rasch auf veränderte Markbedürfnisse reagieren können.
Checkliste
- Prüfen Sie die Bonität jedes Neukunden vor der ersten Offerte oder Auslieferung.
- Sichern Sie aktuelle Bonitätsauskünfte für alle Bestandeskunden ein.
- Nutzen Sie externe Datenquellen wie Handelsregister und Betreibungsregister.
- Tauschen Sie sich über Zahlungserfahrungen mit anderen Lieferanten aus.
- Richten Sie automatische Warnmeldungen bei Überschreiten der Kreditlimite ein.
- Definieren Sie klare Prozesse für Lieferstopps bei offenen Aufträgen.
- Führen Sie regelmässige Überprüfungen der bestehenden Kreditlimiten durch.
- Passen Sie die Kreditlimite sofort an, wenn sich die Bonität verschlechtert.
- Erwägen Sie eine Anpassung der Limite nach oben bei verbesserter Bonität.
- Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten zentral und aktuell verfügbar sind.
Rahmenbedingungen
Unternehmen benutzen verschiedene Applikationen zur Unterstützung ihrer Prozesse. Im Zentrum steht die finanzielle Führung des Unternehmens (siehe Abbildung 1).
Die Applikationen aus dem gesamten ERP-Angebot variieren von Anbieter zu Anbieter. Eine effiziente Lösung im Bereich Kreditlimiten-Management muss demzufolge unabhängig sein. Zugleich gilt es aber Medienbrüche auf ein Minium zu reduzieren, da sich der Einsatz eines spezialisierten Kreditrisikomanagement-Systems in der Regel nicht rechnet. Diesen zwei Aspekten in einer Lösung gerecht zu werden, stellte eine grosse Herausforderung dar.
Wichtige Kriterien für eine optimale Lösung sind eine gute Integrationsfähigkeit sowie ein hoher Grad der Automatisierung. Beides fördert auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden, was für den Erfolg mitentscheidend ist.
Weiter ist zentral, dass die Unternehmen jederzeit Zugriff auf die Kreditlimite haben und die Aktualität der Kreditlimite sichergestellt ist. Dies bildet die Kernfunktion des Kreditlimiten-Management (siehe Abbildung 2).
Das Kreditlimiten-Management der Creditreform ist einzigartig und bildet die Grundlage für eine effiziente Systemanbindung mit minimalem Aufwand. Die Verbindung zwischen Bonitätsdaten, einer bonitätsabhängigen Kreditlimiten-Steuerung und dem Kundensystem ist unkompliziert. Sie erfolgt direkt über die Kundennummer oder über die Crefo-Nummer (Identifikationsschlüssel), die von der Creditreform zur Verfügung gestellt wird.
FAQ: Kreditlimite
Wann muss die Bonität eines Kunden geprüft werden?
Die Prüfung muss spätestens vor Abgabe der Offerte erfolgen. In Einzelfällen ist eine Prüfung vor der Auslieferung noch möglich, aber eine spätere Prüfung nach Rechnungsstellung ist oft zu spät, um Verluste zu vermeiden.
Reicht es aus, wenn ein Kunde seine Rechnungen pünktlich bezahlt?
Nein. Ein Kunde kann zwar wichtige Lieferanten pünktlich bezahlen, während er weniger wichtige offen lässt. Bezahlte Rechnungen sind daher keine alleinige Garantie für eine gute Bonität.
Warum genügen die Daten im eigenen ERP-System nicht?
ERP-Lösungen bieten meist nur Warnmeldungen und einfache Auswertungen. Bonitätsrelevante externe Informationen wie Betreibungsregisterauszüge oder Zahlungserfahrungen sind dort nicht integriert und müssen durch Drittinformationen ergänzt werden.
Wie oft sollte die Kreditlimite angepasst werden?
Die Kreditlimite muss regelmässig überwacht und bei Veränderungen der Bonität angepasst werden. Dies gilt sowohl für eine Verschlechterung (Limite senken) als auch für eine Verbesserung (Limite erhöhen).
Was sind die wichtigsten externen Informationsquellen?
Zu den zentralen Quellen gehören Grunddaten aus dem Handelsregister, Auszüge aus dem Betreibungsregister sowie der Austausch von Zahlungserfahrungen mit anderen Lieferanten, oft durch professionelle Dienstleister wie die Creditreform.
