05.07.2017

Forderungsmanagement: Hilft die Kapitalbindung zu reduzieren

Der Lieferantenkredit gilt seit langem als ein bedeutendes Mittel, um eine Geschäftsbeziehung aufzubauen und zu erhalten. Allerdings führt dieser bei den Kreditgewährenden Unternehmen zwangsläufig zu entsprechenden Forderungsbeständen, die Kapital bzw. Liquidität binden, was für die eigene Zahlungsfähigkeit von hoher Relevanz ist. Daher zeigt sich, dass ein effektives Forderungsmanagement für die kurz- bis mittelfristige Liquidität eines Unternehmens enorm wichtig ist.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen   Kommentieren  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

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Forderungsmanagement

Liquiditätsengpässe

Dies wird vor allem dann deutlich, wenn sich der Forderungsbestand bei Unternehmen zu einem erheblichen Teil als uneinbringlich erweist und zu entsprechenden Liquiditätsengpässen führt. Somit ist die Gewährung von Lieferantenkrediten stets auch mit einem Risiko verbunden, namentlich das Risiko eines Forderungsausfalls und Zahlungsverzugs. Dieses Risiko steigt dabei mit steigendem Umfang an gewährten Lieferantenkrediten.  

Aufgaben des Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement bildet einen wichtigen Baustein der finanziellen Unternehmensführung, innerhalb derer es die Aufgaben der Sicherung, Bearbeitung und des Einzugs der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen des Unternehmens übernimmt. Ziel des Forderungsmanagements ist dabei nicht nur die Vermeidung von Forderungsausfällen, sondern ebenso die planmässige Realisierung der Forderungen, und damit verbundene Zahlungseingänge, welche direkt die Liquidität bzw. den Cash Flow des Unternehmens beeinflussen.  

Die folgenden Teilaufgaben werden dem Forderungsmanagement zugerechnet:  

  • Ordnungsmässige und zeitnahe Fakturierung.
  • Festlegung der eigenen Kredit- und Inkassopolitik.
  • Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistungsunternehmen.
  • Festlegung von Zahlungs- und Lieferkonditionen.
  • Beschaffung von Informationen zur Realisierung der Forderungen.
  • Überwachung der Kreditlimite und des Zahlungsverhaltens der Kunden.
  • Konkrete Ausgestaltung des Mahn- und Inkassowesens.  

In einer engeren Begriffsauslegung wird als Forderungsmanagement primär die Forderungsbearbeitung verstanden, die ihrerseits unterteilt wird in die Debitorenbuchhaltung und in das Mahnwesen und Inkasso. In der Praxis wird neben der Forderungsbearbeitung zumeist auch das kundenbezogene Kreditmanagement als ein zentraler Bestandteil des Forderungsmanagement gesehen, welches zeitlich regelmässig vor der Forderungsbearbeitung einsetzt. So gehört zum kundenbezogenen Kreditmanagement vor allem die Bonitätsprüfung im Rahmen der Anlage eines Neukunden sowie die Vertragsgestaltung. In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage danach, welche Stelle im Unternehmen die Hauptverantwortung für das Forderungsmanagement übernimmt. Dies ist im Hinblick auf die Forderungsbearbeitung regelmässig die Debitorenbuchhaltung und – sofern dieses nicht zur Debitorenbuchhaltung gehört – auch das Mahn- und Inkassowesen. Die Forderungsbearbeitung reicht damit von der ordnungsmässigen Erfassung und Verwaltung bis zur Überwachung der Forderungen des Unternehmens.  

Kreditlimitierung und Bonitätsprüfung

Die Funktion der Kreditlimitierung führt zur Festlegung des jeweiligen Kreditrahmens für einen Kunden, welcher alle finanziellen Leistungsverpflichtungen umfasst, die sich aus der Geschäftsbeziehung ergeben. Ziel der Kreditlimitierung ist es dabei zu helfen, die finanziellen Risiken, die im Zusammenhang geschäftlicher Beziehungen zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden entstehen, zu begrenzen. Zur Beurteilung der Angemessenheit eines beantragten oder bestehenden Kreditlimits braucht es eine Bonitätsprüfung, die – in Abhängigkeit von der Risikobereitschaft der Unternehmensführung – entsprechende Bonitätsanforderungen auf ihre Existenz prüft. Dies ist in der Praxis oftmals eine Art Spagat, da bei der Festlegung der Bonitätsanforderungen mit einer Wechselwirkung zwischen Risikobereitschaft und Gewinnmöglichkeit gerechnet werden muss. Das heisst, dass strenge Bonitätsanforderungen zwar das Zahlungsausfallrisiko sinken lassen, zugleich aber auch potenzielle Geschäfte mit neuen und/oder bestehenden Kunden verhindern können. Die Bonitätsprüfung übernimmt allgemein die Aufgabe sowohl das Terminrisiko, welches auf den Zahlungsverzug zurück zu führen ist, als auch das Forderungsausfallrisiko zu reduzieren, in dem Kunden mit einer unzureichenden Bonität im Vorhinein erkannt und beispielsweise nur gegen Vorkasse beliefert werden. Wichtige Informationen zur Bonitätsbewertung liefert z.B. die Kontenanalyse, mit der das Zahlungsverhalten von Bestandskunden aus dem eigenen Datenbestand der Buchhaltung ausgewertet wird, um so Hinweise auf das Forderungsausfallrisiko bzw. die Bonität des Kunden zu erhalten. Zeigt die Analyse des bisherigen Zahlungsverhaltens, dass ein Kunde seine Zahlungsziele häufig überschritten hat, regelmässig wegen einer Prolongation von Zahlungsfristen anfragt, seine Bankverbindung häufig ändert oder auf Mahnungen schleppend reagiert, so sind all dies Indikatoren für ein höheres Risiko. Diese Angaben liegen regelmässig in der eigenen (Debitoren-)Buchhaltung vor und können ebenso wie Informationen vom Aussendienst, der durch ständigen Kontakt und Besuche beim Kunden dessen Zustand häufig sehr gut kennt, wichtige Erkenntnisse zum Zahlungsverhalten eines Kunden liefern. Zu den wichtigsten externen Informationsquellen über die Bonität eines Kunden zählen vor allem Auskunfteien. Diese ermitteln, sammeln und bewerten regelmässig betriebswirtschaftlich relevante Informationen über die wirtschaftliche Situation und die geschäftlichen Beziehungen von Unternehmen und veräussern die daraus ableitbaren Aussagen zur Kreditwürdigkeit bzw. Bonität gegen Entgelt an interessierte Unternehmen.  

Forderungsmanagement beginnt nicht erst mit der Verwaltung der Forderungen, sondern bereits bei der Bonitätsprüfung und Vertragsgestaltung, d.h. noch bevor die Forderung entstanden ist. Hier kann oftmals schon frühzeitig Schaden durch Forderungsausfall vom Unternehmen abgewendet werden, wenn es gelingt, die Kunden mit schlechter Bonität zu identifizieren. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die eigene Liquidität und sollte daher im Interesse jedes Unternehmens sein.  

Aufgabe des Debitorenmanagements

Zentrale Aufgabe des Debitorenmanagements ist es sicherzustellen, dass der Rechnungsteller für seine erbrachte Leistung entschädigt wird. Demzufolge ist es im Debitorenmanagement erforderlich, dass die ausstehenden Forderungen überwacht und eingehende Zahlungen verbucht werden. Für den Fall der Nichteinhaltung von Zahlungsfristen durch die Kunden des Unternehmens werden Mahnungen generiert.  

In Unternehmen ist es vor allem die Debitorenbuchhaltung, die nach erfolgter Rechnungserstellung das Forderungsmanagement – angefangen von der Prüfung der Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen (z.B. Zahlungskonditionen) bis hin zur Zahlungseingangskontrolle – übernimmt. Sie ist es auch, in deren Verantwortungsbereich das Mahnwesen und Inkasso fällt, falls es zu Störungen der Forderungsabwicklung kommt.

Einflussmöglichkeiten des Forderungsmanagement auf die Kapitalbindung

Fakturierung

Wichtig ist bereits im Zusammenhang mit der Fakturierung, dass die Rechnung zeitnah erstellt wird, denn erst mit dem Datum der Rechnungsstellung beginnt der Fristenlauf und erst mit Ablauf der Zahlungsfrist bzw. Überschreiten des Zahlungsziels tritt der Schuldnerverzug ein. Hieraus folgt, dass eine verzögerte Rechnungsausstellung die Zeitspanne der Vorfinanzierung verlängert und somit die Kapitalbindung negativ beeinflusst. Um allfällige Missverständnisse zu vermeiden, sollten somit Zahlungsbedingungen und Zahlungsform klar aus der Rechnung hervorgehen, wobei vor allem die Skontoregelung und das Zahlungsziel zu den Zahlungsbedingungen gehört.  

Im Rahmen der Rechnungserstellung bzw. Fakturierung werden dem Kunden – vorausgesetzt die Bonitätsprüfung ergibt ein positives Ergebnis – eine oder mehrere Zahlungsformen angeboten. Hierbei kann zwischen elektronischen Zahlungsarten (z.B. Kreditkarte, Lastschriftverfahren) oder konventionellen Zahlungsarten (Einzahlungsschein, Nachnahme) unterschieden werden. Übliche Zahlungsformen bei Verkäufen gegen Rechnung sind die Überweisung und das Lastschriftverfahren.  

Leider lässt sich gerade in Kleinunternehmen beobachten, dass sowohl Rechnungen oft erst sehr spät erstellt als auch Zahlungseingänge nur unregelmässig kontrolliert werden. Da solche Nachlässigkeiten geradezu einladend auf Schuldner wirken, ihre Zahlungen zu verzögern, ist ein straffes und kontinuierliches Forderungsmanagement auch ein Weg, seine Kunden gewissermassen zu pünktlichem Zahlungsverhalten zu erziehen.  

Zahlungseingangskontrolle

Voraussetzung für eine effiziente Zahlungseingangskontrolle ist eine genaue Überwachung der Zahlungstermine und Zahlungseingänge im betrieblichen Rechnungswesen. Vor allem eine zeitnahe Kontrolle der Zahlungseingänge bildet die Voraussetzung für die Feststellung des Schuldnerverzugs und somit auch für die Einleitung von Inkasso-Massnahmen bei einer Zahlungszielüberschreitung. In diesem Zusammenhang ist auch der korrekte Skontoabzug rechnerisch zu kontrollieren. Ebenso sollten Rechnungskürzungen aufgrund von Produkt- und/oder Leistungsmängeln umgehend überprüft werden. Insbesondere bei unberechtigter Kürzung des Rechnungsbetrags durch Kunden ist es wichtig, mittels Mahnschreiben zu reagieren. Zudem ist ein termingerechter Zahlungseingang von erheblicher Bedeutung für die Liquiditätsplanung des Unternehmens.

Massnahmen im Zusammenhang mit Mahnwesen und Inkasso

Beim Mahnwesen und Inkasso wird regelmässig der direkte Kontakt mit den Kunden gesucht, die sich als säumige Zahler erweisen. Hierbei gilt generell, aber vor allem wenn es sich um langjährige Kunden handelt, dass mit Takt und Einfühlungsvermögen kommuniziert werden muss, da ansonsten eine schnelle Begleichung der überfälligen Forderung auf Kosten der Geschäftsbeziehung erreicht wird. Auch aus diesem Grund werden in der Praxis Mahnungen und Inkasso-Massnahmen nicht unmittelbar nach Ablauf der Zahlungsfrist gestartet, sondern es wird zunächst eine gewisse Kulanzfrist gewährt.  

Wenn Mahnungen nicht zum gewünschten Erfolg geführt haben, sollte nicht länger gezögert werden gegebenenfalls auch professionelle externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Zahlt ein Kunde auch nach mehrfacher Mahnung nicht, sollte in einem nächsten Schritt ein professionelles Inkasso in Auftrag gegeben werden.  

Wechselwirkungen zwischen Forderungsmanagement und Liquidität

Ein gut organisiertes Forderungsmanagement sichert die Existenz des Unternehmens, denn Zahlungsverzögerungen und Forderungsverluste können zu empfindlichen kurzfristigen Liquiditätsproblemen mit der Notwendigkeit der Zwischenfinanzierung führen. Selbst leistungsfähige Unternehmen können dadurch in eine für sie bedrohliche Liquiditätsfalle geraten.  

Es empfiehlt sich daher, dass Unternehmen bei Ihrer Liquiditätsplanung die zukünftigen Einzahlungen aus Kundenforderungen nicht zu optimistisch planen. Ein möglicher Ansatz sieht daher vor, die durchschnittliche Zahlungsfrist der eigenen Forderungen zu ermitteln und diese dann bei der kurzfristigen Finanzplanung zu berücksichtigen.  

Daneben ergeben sich teils konträre Einflüsse und Aspekte aus den einzelnen Unternehmensbereichen, d.h. zumeist aus dem Vertrieb und Aussendienst einerseits und der Finanzabteilung anderseits. Während der Vertrieb ein unbelastetes Verhältnis zum Kunden wünscht, liegt der Finanzabteilung an effizienten Inkassomassnahmen um die Liquidität des Unternehmens zu sichern. So sind oftmals im Management beide Interessen gegeneinander abzuwägen, bevor im Unternehmensinteresse über geeignete Massnahmen des Forderungsmanagements entschieden wird.  

Outsourcing des Forderungsmanagements im Wege des Factoring

Nicht wenige Unternehmen entscheiden sich dafür, die Bearbeitung der offenen Forderungen Dritten anzuvertrauen, was auch als Factoring bezeichnet wird. Beim Factoring tritt ein Unternehmen seine Aussenstände an einen Factor bzw. eine Factor-Bank ab, die anschliessend ihrerseits alle offenen Forderungen bei den Schuldnern eintreiben. Da der Factor allerdings die Forderungen des Unternehmens übernimmt und (im Voraus) bezahlt, trägt dieser somit auch allein das Bonitäts- und Zahlungsausfallrisiko, was sich dieser allerdings auch bezahlen lässt.  

Im Rahmen seiner Finanzierungsfunktion werden durch Factoring regelmässig kurzfristige Forderungen unmittelbar nach ihrer Entstehung in unmittelbar verfügbare Liquidität umgewandelt. Der hiermit verbundene, genau berechenbare Liquiditätszufluss gibt dem Unternehmen die notwendige Flexibilität bei seinen eigenen Planungsentscheidungen.  

Literatur: Kokalj, L./Pfaffenholz, G./Schröer, E.: Zahlungsverzug und Forderungsmanagement im mittelständischen Unternehmen.

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