28.06.2017

FAQ MWST-Buchführung: Verbuchung der MWST und Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die korrekte Verbuchung der Mehrwertsteuer und die richtige Aufbewahrung von E-Rechnungen werfen rechtlich immer wieder Fragen auf. Sie erhalten von unserem Fachexperten aus der WEKA Online-MWST-Beratung Antworten auf Praxisfragen.

Von: Dr. oec. HSG Manuel Vogel   Drucken Teilen   Kommentieren  

Dr. oec. HSG Manuel Vogel, dipl. Steuerexperte, CAS FH Unternehmensnachfolge

Herr Dr. Manuel Vogel ist Spezialist mit überwiegendem Tätigkeitsgebiet Mehrwertsteuer und verfügt über langjährige Beratungserfahrung in nationalen und internationalen MWST-Fragen. Nach seiner Diplomarbeit auf dem Gebiet des nationalen Mehrwertsteuerrechtes an der Universität St. Gallen hat er eine Dissertation an der Universität St. Gallen auf dem Gebiet des internationalen Mehrwertsteuerrechtes verfasst. Er ist Autor verschiedener Publikationen und Referent an Fachveranstaltungen zur MWST und Co-Autor beim Kommentar der Treuhandkammer zum Mehrwertsteuergesetz sowie Prüfungsexperte an verschiedenen eidg. Prüfungen so etwa zum dipl. Steuerexperten. Dr. Manuel Vogel ist CEO und Seniorpartner bei der a&o accta ortag ag, Baar/Horgen/Zürich. A member of Kreston International, a global network of independent accounting firms.

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FAQ MWST-Buchführung

Verbuchung von Wareneinkäufen

Frage: Müssen wir für Einkäufe/Importe aus Drittländern (Asien) in unser Zentrallager in Deutschland einen speziellen MWST-Code benutzen? Die Ware wird ja mit 0% MWST gebucht und durch unser Aufschubkonto in DE mit EUST versteuert. Importe in unser CH-Lager buchen wir mit dem Code: VST M0 (Vorsteuer 0%). Wie sieht es mit Importen in unser DE-Lager aus? Dürfen wir auch VST M0 benützen oder müssen wir einen neuen Code für die Buchhaltung eröffnen?

Antwort: Sie können grundsätzlich für die Einfuhren, bei denen die Besteuerung durch eine Einfuhrsteuer erfolgt, den MWST-Code «VST M0» verwenden und müssen nicht zwingend einen neuen MWST-Code verwenden. Allerdings wäre es m.E. bei der Vorsteuerabstimmung einfacher, wenn Sie einen separaten Vorsteuercode für bezogene Leistungen (Lieferungen) benützen, bei welchen eine Einfuhrsteuer erhoben wurde. In diesem Fall würden Sie den Code «VST M0» ausschliesslich für jene Transaktionen verwenden, bei welchen der Leistungserbringer keine MWST in Rechnung stellt – etwa weil er nicht mehrwertsteuerpflichtig ist.

Verbuchung der definitiven Debitorenverluste

Frage: Wie sind definitive Debitorenverluste betreffend MWST zu buchen (mit/ohne MWST)? Müssen diese in der Abrechnung separat in Ziff. 235 aufgeführt werden?

Antwort: Debitorenverluste sind buchhalterisch so zu erfassen, dass sie letztendlich den steuerbaren Umsatz reduzieren. Entsprechend sind Debitorenverluste mit dem gleichen MWST-Code zu buchen wie die originäre Forderung.

  • Bei einer «Nettoverbuchung» der Beträge (typischerweise bei der effektiven Abrechnung) führt dies zu einem negativen Ertrag und damit zu einer negativen Buchung im MWST-Konto «geschuldete Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer».
  • Bei einer «Bruttoverbuchung» der Beträge (typischerweise bei der pauschalen Abrechnung) führt dies zu einem negativen Ertrag und findet so Berücksichtigung via Deklaration des dem Saldosteuersatz unterliegenden Umsatzes.

Debitorenverluste sind in der Ziff. 235 der MWST-Abrechnung zu erfassen und führen so letztlich zu einem tieferen zu versteuernden Umsatz.

Ausgebuchte Beträge

Frage: Ich habe bemerkt, dass unser ERP bei einigen Ausbuchungsgründen nicht korrekt eingestellt war (7,6% statt 8% MWST). Ich nehme dies zum Anlass, zwei Ausbuchungstatbestände grundlegend zu hinterfragen:

  1. Ein Kunde bezahlt aufgrund einer Stromrechnung zu viel ein (nicht nur Rundungsfehler) oder bezahlt ohne Rechnung irgendeinen Betrag, den wir nicht zuordnen können. Auf unsere Korrespondenz betreffend Rückzahlung reagiert der Kunde nicht. Der Betrag wird ausgebucht. Wie ist dieser ausgebuchte Betrag aus mehrwertsteuerlicher Sicht zu behandeln?
  2. Ein Kunde hat aufgrund einer Schlussrechnung eine Gutschrift erhalten (unsere Akontorechnung war zu hoch). Der Kunde macht dieses Guthaben nie geltend und reagiert nicht auf unsere Korrespondenz. Der Betrag wird ausgebucht. Wie ist dieser ausgebuchte Betrag aus mehrwertsteuerlicher Sicht zu behandeln?

Antwort: Fall 1: Es handelt sich grundsätzlich um (zusätzliches) Entgelt und ist mit dem Normalsteuersatz zu versteuern.

Fall 2: Es handelt sich grundsätzlich um (zusätzliches) Entgelt und ist mit dem Normalsteuersatz zu versteuern. Ich gehe davon aus, dass Sie bereits mit der Akontorechnung die Steuer verbucht bzw. abgeführt haben, weshalb in diesem Fall kein zusätzlicher Umsatz zu verbuchen ist. Sollte Ihre Schlussabrechnung und der damit ausgewiesenen Schuld von Ihnen an den Kunden aber eine entsprechende Korrektur erfolgt sein, wäre der Umsatz (ausbuchen = zusätzliches Entgelt) aber in der Abrechnung zu berücksichtigen.

Direkte Transfermöglichkeit

Frage: Wir betreuen neu auch die Online-Werbung für einen Kunden und bekommen dafür Geld (ca. CHF 400 000.–) von dessen ehemaliger Mediaagentur. Diese Agentur hat das Geld (DBE = Direktbuchungsentschädigung) ursprünglich von den Lieferanten/Verlagen erhalten und sollte es für den Kunden verwalten. Nun wurde das Geld aber nicht aufgebraucht, sondern soll von der Agentur direkt zu Firma XY transferiert werden. Ich finde das etwas problematisch und bin der Meinung, das Geld sollte dem Kunden ausbezahlt werden. Gibt es eine direkte Transfermöglichkeit, und wenn ja, wie muss ich da korrekt vorgehen?

Antwort: Vorab erlaube ich mir den Hinweis, dass dieses Geld bei Ihnen ja nicht als Umsatz/Einnahme verbucht wird und deshalb diese Transaktion grundsätzlich keine Mehrwertsteuerrelevanz hat. Aus meiner Sicht müssen Sie diesen Betrag als treuhänderisch gehaltenen Betrag behandeln/verbuchen und erst im Zeitpunkt, in welchem Sie z.B. eine Rechnung von Ihnen bezahlen, allenfalls Mehrwertsteuer abführen.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Frage: Wir bekommen immer mehr Rechnungen per Email, haben aber kein EDV-Ablagesystem, sondern drucken die Rechnungen aus und legen diese ab. Ist dies MWST-konform?

Antwort: Elektronisch übermittelte Daten (z.B. Rechnungen), die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, stellen dann einen Beleg dar, wenn der Nachweis des Ursprungs und der Integrität erfüllt ist. Zur Gewährleistung dieser Voraussetzungen sieht die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) die digitale Signatur der übermittelten Daten vor.

Die Anforderungen an elektronische Signaturen im Bereich der MWST entsprechen denen, die von fortgeschrittenen Signaturen erfüllt werden (Art. 2 EIDI-V). Beim Ausdruck von elektronischen Rechnungen gehen diese Eigenschaften verloren. Ungeachtet der Beweismittelfreiheit gilt weiterhin der Grundsatz, dass die Beweispflicht für steuerentlastende Tatsachen der steuerpflichtigen Person obliegt.

Wie oben erwähnt, steht Ihnen jedoch eine Beweismittelfreiheit zu, sodass Sie, wenn Sie belegen können, dass Sie die Leistung für die Unternehmung bezogen haben, diese via Firma bezahlt haben, der Leistungserbringer mehrwertsteuerpflichtig ist und die in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer korrekt ist, können Sie m.E. die Vorsteuern zu Recht zurückfordern. Anzumerken bleibt, dass dieser Sachverhalt bisher gerichtlich nie geprüft wurde, weshalb ein geringes Restrisiko bleibt, dass diese Rechnungen in Ausnahmefällen nicht akzeptiert werden könnten.

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