MWST abrechnen: Wie fülle ich die MWST-Abrechnung korrekt aus?
Christoph Drexl
Christoph Drexl ist Partner bei der Primetax AG. Er ist spezialisiert auf den Bereich Mehrwertsteuer und berät Kunden bei komplexen Fragestellungen des nationalen und internationalen Mehrwertsteuerrechts.
Beneditct Rykart
Benedict Rykart, Bachelor of Science HES-SO in Business Administration, MAS MWST/LL. M. VAT; Senior Consultant im Indirect Tax Team bei EY in Bern. Benedict Rykart berät lokale und internationale Kunden aus verschiedenen Industriesektoren im Bereich indirekte Steuern. Zu seinen Schwerpunktthemen gehören die elektronischen Dienstleistungen sowie die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung.
Umsatz
Dieser Teil befasst sich mit Abschnitt I vom MWST abrechnen einer effektiv nach vereinbarten Entgelten abrechnenden steuerpflichtigen Person.
Ziffer 200: Total der vereinbarten bzw. vereinnahmten Entgelte, inkl. optierte Leistungen, Entgelte aus Übertragungen im Meldeverfahren sowie aus Leistungen im Ausland (weltweiter Umsatz)
In Ziff. 200 hat die steuerpflichtige Person, die mittels der effektiven Methode und nach vereinbarten Entgelten abrechnet, sämtliche in Rechnung gestellten Entgelte, Zahlungseingänge ohne Rechnungsstellung sowie entgeltliche Leistungen an das Personal (z.B. Privatanteil für Geschäftsfahrzeuge) zu deklarieren. Vor Einführung der RTV-Abgabe1) war die Frage, ob der weltweite Umsatz (d.h. sowohl Leistungen im Inland als auch im Ausland) genau zu deklarieren war, aus erhebungstechnischer Sicht zweitranging. Da die Ziff. 200 seit dem 1. Januar 2019 nun als Bemessungsgrundlage für die Berechnung der RTV-Abgabe herangezogen wird, müssen Unternehmen mit Sitz im Inland sicherstellen, dass der gesamte weltweite Umsatz deklariert wird, um zu verhindern, dass die ESTV die falsche Deklaration allenfalls als Abgabenverkürzung qualifiziert.
Ziffer 205: Von der Steuer ausgenommene Leistungen, für die optiert wird
In Ziff. 205 sind von der Steuer ausgenommene Umsätze zu deklarieren, die freiwillig versteuert werden, d.h. für welche optiert wird. Die optierten Umsätze sind ebenfalls in Ziff. 200 zu deklarieren, da sie zur Berechnung der Steuerschuld herangezogen werden.
Durch die Teilrevision des MWSTG per 1. Januar 2018 wurde der Ziff. 205 zudem eine «neue» Funktion beigemessen. So kann die steuerpflichtige Person eine Option auch ohne Bekanntgabe derselben an den Leistungsempfänger in der Rechnung durch reine Deklaration in der Ziff. 205 vornehmen.
Beispiele:
- Schulungsleistungen (z.B. Musikunterricht).
- Eintritte für kulturelle Anlässe.
- Vermietung von Geschäftsräumlichkeiten.
Abzüge
Ziffer 220: Von der Steuer befreite Leistungen
Die Ziff. 220 dient zur Deklaration von Leistungen, die von der Steuer befreit sind (Art. 23 MWSTG). Unter die Entgelte für von der Steuer befreite Leistungen fallen Umsätze aus der Lieferung von Waren ins Ausland (Exporte) oder für Lieferungen von Gegenständen, die nachweislich unter Zollüberwachung standen. Auf den entsprechenden Entgelten ist keine MWST abzurechnen, und diese Leistungen berechtigen zum vollen Vorsteuerabzug. Leistungen an institutionelle Begünstigte (z.B. diplomatische Missionen, internationale Organisationen) können unter gewissen Voraussetzungen steuerbefreit erbracht werden. Dienstleistungen mit Ort der Leistung im Ausland sind nicht in Ziff. 220, sondern in Ziff. 221 (siehe nachfolgend) zu deklarieren.
Im Mehrwertsteuerrecht gilt der Grundsatz, dass Steuerpflichtige, welche steuermindernde Tatsachen (z.B. Befreiung von der MWST) geltend machen wollen, für das Vorliegen dieser Tatsachen beweispflichtig sind. Bei Exporten sind dies idealerweise die Ausfuhrbelege der EZV, bei Leistungen an institutionelle Begünstige die dafür vorgesehenen Formulare. Wenn das Vorliegen von steuermindernden Tatsachen nicht bewiesen werden kann, sind erbrachte Leistungen zum Normalsatz zu versteuern.
Ziffer 221: Leistungen im Ausland
In Ziff. 221 sind sämtliche Umsätze aus Lieferungen und Dienstleistungen zu deklarieren, bei denen sich der Ort der Leistung im Ausland befindet. Dazu gehören Ausland-Ausland- oder Dienstleistungen, deren Empfänger ihren Sitz im Ausland haben. Leistungen, die im Ausland erbracht wurden und für die im Inland keine Möglichkeit zur freiwilligen Versteuerung besteht (z.B. Versicherungs- oder Finanzleistungen), sind nicht in Ziff. 221, sondern in Ziff. 230 zu deklarieren. Analog zu den Entgelten in Ziff. 220, ist ein entsprechender Nachweis bezüglich der steuermindernden Tatsache (Ort der Leistung im Ausland) zu erbringen.
Beispiele:
- Lieferung von Waren aus einem Lager in Frankreich an einen italienischen Kunden.
- Erbringung von Werbeleistungen an einen in Österreich ansässigen Kunden.
- Verkauf einer Software an einen in Deutschland ansässigen Kunden.
Ziffer 225: Übertragung im Meldeverfahren
Werden Aktiven unter Anwendung des Meldeverfahrens übertragen (Umstrukturierungen nach Fusionsgesetz oder Übertragungen von Gesamt- oder Teilvermögen), sind die entsprechenden Werte sowohl in einem separaten Formular 764 als auch in Ziff. 200 und 225 der MWST-Abrechnung durch die übertragende Person zu deklarieren. Die Meldung hat im Rahmen vom MWST abrechnen für diejenige Periode zu erfolgen, in der die Vermögensübertragung bewirkt worden ist.
Beispiel:
- Wert der an die übernehmenden Gesellschaften übertragenen Liegenschaften, Warenvorräte und Maschinen.
Ziffer 230: Von der Steuer ausgenommene Inlandleistungen (Art. 21 MWSTG), für die nicht optiert wird (Art. 22 MWSTG)
Durch die Deklaration von Entgelten in Ziff. 230 wird der ESTV derjenige Anteil am Umsatz bekannt gegeben, für den das Recht auf Vorsteuerabzug nicht gegeben ist bzw. von einer freiwilligen Versteuerung nicht Gebrauch gemacht wird. Werden Vorsteuerkorrekturen i.Z.m. ausgenommenen Umsätzen anhand der von der ESTV publizierten Pauschalen berechnet, und werden die jeweiligen Grenzen, die eine Korrektur notwendig machen, nicht erreicht, so ist der entsprechende Umsatz zu deklarieren, obwohl keine (weitere) Vorsteuerkorrektur zu deklarieren ist.
Beispiele:
- Zinserträge aus Darlehen.
- Mieterträge von Wohnliegenschaften.
Ziffer 235: Entgeltsminderungen
Gewährt die steuerpflichtige Person ihren Kunden Rabatte und Skonti, können diese sogenannten Entgeltsminderungen in Ziff. 235 vom steuerbaren Umsatz in Abzug gebracht werden. Des Weiteren können Debitorenverluste auf Umsätze, die in einem Vorquartal bereits versteuert wurden, in Ziff. 235 abgezogen werden. Werden Debitorenverluste im Zusammenhang mit Umsätzen, die von der Steuer ausgenommen sind und für die eine Vorsteuerkorrektur vorgenommen wurde, in Ziff. 235 deklariert, kann ebenfalls eine Anpassung der Vorsteuerkorrektur vorgenommen werden.
Ziffer 280: Diverses
In Ziff. 280 können alle sonstigen Beträge aufgeführt werden, die nicht zu versteuern und nicht den Ziff. 220–235 zugeordnet werden können, sofern sie ebenfalls in Ziff. 200 deklariert wurden.
Beispiel:
- Wert des Bodens beim Verkauf einer Liegenschaft
Aus der Summe der in den Ziff. 220–280 deklarierten Entgelte ergibt sich der vom steuerbaren Umsatz abzugsfähige Betrag. Der verbleibende Betrag stellt die Bemessungsgrundlage der Steuerschuld dar, die in Teil II des MWST-Abrechnungsformulars berechnet wird.
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Steuerberechnung
Im Teil II des MWST-Abrechnungsformulars hat die steuerpflichtige Person, die nach der effektiven Methode abrechnet, die MWST aus den durch Sie erbrachten steuerbaren sowie aus dem Bezug von der Bezugsteuer unterliegenden Leistungen zu berechnen.
Ziffer 303 bzw. 302 (Normalsatz)
In den Ziff. 303 bzw. 302 sind sämtliche Umsätze zu deklarieren, die zum entsprechenden Zeitpunkt dem Normalsatz unterliegen. Bei der Abgrenzung, ob eine Leistung dem «alten» Steuersatz von 7,7 % oder dem seit dem 1. Januar 2024 geltenden Steuersatz von 8,1 % unterliegt, ist nicht das Datum der Rechnungsstellung massgebend, sondern der Zeitpunkt der Leistungserbringung.
Ziffer 313 bzw. 312 (reduzierter Satz)
In den Ziff. 313 bzw. 312 sind sämtliche Umsätze zum reduzierten Steuersatz von 2,6 % bzw. 2,5 % zu deklarieren. Art. 25 Abs. 2 MWST zählt abschliessend die Leistungen auf, die dem reduzierten Steuersatz unterliegen. Darunter fallen unter anderem Lebensmittel, Medikamente, Wasser aus Leitungen, gedruckte Medien. Der reduzierte Satz soll insbesondere die Konsumgüter des täglichen Bedarfs entlasten.
Ziffer 343 bzw. 342 (Beherbergungssatz)
In den Ziff. 343 bzw. 342 sind Umsätze zu deklarieren, die im Zusammenhang mit der Erbringung von Beherbergungsleistungen stehen. Als Beherbergungsleistung gilt die Gewährung von Unterkunft einschliesslich der Abgabe eines Frühstücks, auch wenn dieses separat in Rechnung gestellt wird. Mit dem Vermerk der separaten Berechnung von Leistungen zielt der Gesetzgeber auf Leistungen ab, die eng mit der Beherbergung verbunden sind (z.B. Reinigung der Zimmer, Zurverfügungstellung von Bettwäsche und weitere Serviceleistungen). Würden solche Leistungen separat betrachtet, so wären sie grundsätzlich zum Normalsatz steuerbar. Damit Leistungen zum reduzierten Steuersatz erbracht bzw. in Rechnung gestellt werden können, muss es sich gemäss Lehre beim Leistungserbringer um einen Hotelbetrieb, einen Kurbetrieb oder um einen Parahotelleriebetrieb (z.B. Vermieter von Ferienhäusern und Campingplätzen und SAC-Hütten) handeln. Diesbezüglich haben sich Eigentümer von Ferienhäusern- oder Wohnungen die Frage hinsichtlich einer allfälligen obligatorischen Steuerpflicht zu stellen, da sie grundsätzlich eine steuerbare Leistung in der Schweiz erbringen, die ab einem Umsatz von CHF 100 000.– pro Jahr zu einer obligatorischen Steuerpflicht führt. Der Beherbergungssatz liegt seit 1. Januar 2024 bei 3,8 %.
Ziffer 383 bzw. 382
Die Ziff. 383 bzw. 382 dienen zur Berechnung der Bezugsteuer. Die steuerpflichtige Person hat der Bezugsteuer unterliegende Leistungsbezüge quartalsweise abzurechen. Der Bezugsteuer unterliegen Dienstleistungen von im Ausland ansässigen und nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragenen Leistungserbringer, bei denen sich der Ort der Leistung nach Art. 8 Abs. 1 MWSTG in der Schweiz befindet. Der in der Ziff. 383/382 deklarierte Steuerbetrag, kann in derselben MWST-Abrechnung in der Ziff. 400 (Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand) in Abzug gebracht werden. Wichtig ist es dabei zu beachten, dass der Vorsteuerabzug nur im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit geltend gemacht werden darf. D.h. werden Leistungen bezogen, die im Zusammenhang mit von der Steuer ausgenommenen Leistungen stehen, darf die Bezugsteuer nicht in Abzug gebracht werden. Da es sich bei der Bezugsteuer nicht um einen Umsatz, sondern um einen Aufwand handelt, ist der entsprechende Betrag nicht im 1. Teil der MWST-Abrechnung (Ziff. 200) zu deklarieren.
Die Abgrenzung, zu welchem Steuersatz eine Leistung zu versteuern ist, muss selbstverständlich bereits vor Rechnungsstellung bzw. Verbuchung erfolgen. Des Weiteren empfiehlt es sich, für sämtlich Steuersätze sowie für die Bezugsteuer einen separaten Steuercode im ERP-System aufzusetzen, um eine möglichst klare Abgrenzung zu ermöglichen und das periodische MWST abrechnen und Umsatzabstimmungen – im Rahmen der Finalisierung – korrekt erstellen zu können.
Vorsteuerabzug und andere Mittelflüsse
Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie andere Mittelflüsse beim MWST abrechnen deklarieren, Vorsteuern und Nicht-Entgelte ein, wobei die Vorsteuern sind grundsätzlich Bestandteil von Teil II der MWST-Abrechnung sind.
Ziffer 400 (Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand)
Die steuerpflichtige Person hat das Recht, ihr in Rechnung gestellte MWST im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit in Abzug zu bringen. Im Gegensatz zu einigen Jurisdiktionen im Ausland, gilt in der Schweiz der Grundsatz, dass die Vorsteuer auch dann in Abzug gebracht werden darf, wenn sie vom Leistungserbringer fälschlicherweise in Rechnung gestellt wurde. Um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, muss die steuerpflichtige Person mit geeigneten Mitteln nachweisen, dass sie zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und die Vorsteuer bezahlt hat.
In Ziffer 400 sind sämtliche Vorsteuern zu deklarieren, die direkt dem laufenden Betrieb zuzuordnen sind.
Beispiele:
- Auslagen für den Einkauf von Rohmaterialien.
- Auslagen für den Bürobedarf.
- In der Ziffer 383/382 deklarierte Bezugsteuer.
- Bezahlte Einfuhrsteuer, sofern die steuerpflichtige Person als berechtigter Importeur qualifiziert.
Ziffer 405 (Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand)
In Ziffer 405 ist grundsätzlich Vorsteuer zu deklarieren, die im Zusammenhang mit Aufwendungen steht, die in der Buchhaltung aktiviert wurden.
Beispiele:
- Vorsteuern im Zusammenhang mit der Erstellung von Bauwerken.
- Vorsteuern im Zusammenhang mit dem Erwerb von Betriebsinfrastruktur (z.B. Maschinen, IT).
- Vorsteuern auf Geschäftsfahrzeuge.
Ziffer 410 (Einlageentsteuerung)
Treten die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nachträglich ein, so kann die steuerpflichtige Person den Vorsteuerabzug im Zeitpunkt des Eintritts der Voraussetzungen nachträglich geltend machen. Der entsprechende Betrag ist in Ziffer 410 zu deklarieren.
Beispiel:
Eine Liegenschaft wurde bis anhin im von der Steuer ausgenommen Bereich genutzt (z.B. für Wohnzwecke). Neu soll die Liegenschaft für steuerbare Zwecke (z.B. Büros) genutzt werden. Während den vergangenen 10 Jahren wurden wertvermehrende Investitionen getätigt und die entsprechenden Vorsteuern nicht in Abzug gebracht. Aufgrund der Nutzungsänderung besteht nun die Möglichkeit, nicht in Abzug gebrachte Vorsteuer nachträglich – unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben zur Abschreibung – in Abzug zubringen. Der entsprechende Betrag ist in Ziffer 410 zu deklarieren.
Ziffer 415 (Vorsteuerkorrekturen gemischte Verwendung und Eigenverbrauch)
Verwendet die steuerpflichtige Person Gegenstände, Teile davon oder Dienstleistungen auch ausserhalb ihrer unternehmerischen Tätigkeit oder innerhalb ihrer unternehmerischen Tätigkeit für Leistungen, die sowohl zum Vorsteuerabzug berechtigen als auch vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind, so liegt eine sog. gemischte Verwendung vor und der Vorsteuerabzug ist in diesem Verhältnis zu korrigieren. Die berechnete Korrektur ist in Ziffer 415 zu deklarieren.
In Ziffer 415 ist ebenfalls der sog. Eigenverbrauch zu deklarieren. D.h., fallen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachträglich weg, so ist der Vorsteuerabzug im Zeitpunkt des Wegfalls zu korrigieren.
Beispiel:
Eine Liegenschaft wurde bis anhin im steuerbaren Bereich genutzt. Neu soll die gesamte Liegenschaft für von der Steuer ausgenommenen Zwecke genutzt werden. Während den vergangenen 10 Jahren wurden wertvermehrende Investitionen und der entsprechende Vorsteuerabzug getätigt. Aufgrund der Nutzungsänderung hat die steuerpflichtige Person die in Abzug gebrachten Vorsteuern– unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben zur Abschreibung – zu korrigieren. Der entsprechende Betrag ist in Ziffer 415 zu deklarieren und verringert somit den in Abzug zu bringenden Vorsteuerbetrag.
Ziffer 420 (Vorsteuerkürzung)
Die steuerpflichtige Person hat für den Fall, dass Sie Subventionen bezieht (siehe entsprechende Erläuterungen nachstehend), wie im Bereich der ausgenommenen Umsätze, eine Korrektur bzw. Kürzung der Vorsteuer vorzunehmen.
Beispiele:
- Ein Gemeinwesen möchte ein Forschungsprojekt finanziell unterstützen. Zu diesem Zweck wird einer Hochschule ein Beitrag an den Lohn eines Assistenten ausgerichtet. Sie will mit dieser Massnahme das Forschungsprojekt als Ganzes unterstützen, weshalb die Unterstützung als Betriebsbeitrag gilt. Der Vorsteuerabzug ist deshalb verhältnismässig zu kürzen.
- Ein Sportzentrum erhält Subventionen der Gemeinde für den Neubau einer Schwimmhalle. Das steuerpflichtige Sportzentrum hat die Vorsteuern, die im Zusammenhang mit dem Neubau anfallen verhältnismässig (Baukosten/Subvention) zu kürzen.
Ziffern 500/510 (zu bezahlender Betrag/Guthaben der steuerpflichtigen Person)
In den Ziffern 500/510 deklariert das steuerpflichtige Unternehmen ihre aus der MWST-Abrechnung resultierende Steuerschuld oder das entsprechende Steuerguthaben.
Die Steuerschuld ist grundsätzlich zum gleichen Zeitpunkt wie die Einreichung der MWST-Abrechnung bei der ESTV fällig (d.h. 60 Tage nach Ablauf des entsprechenden Quartals). Danach beginnt der Verzugszins (ab 1. Januar 2024 4.75 % p.a.) zu laufen. Im Falle eines Guthabens erstattet die ESTV den entsprechenden Betrag neuerdings innerhalb von 30 Tagen. Kommt die ESTV dem nicht nach, beginnt ein entsprechender Guthabenzins zu laufen.
Ziffer 900 (Subventionen)
In Ziffer 900 hat die steuerpflichtige Person erhaltene Subventionen zu deklarieren. Als Subventionen qualifizieren allgemein Zahlungen, die von der öffentlichen Hand ausgerichtet werden, bei der der Beitragszahler keine konkrete Gegenleistung erhält und die grundsätzlich auf Basis einer gesetzlichen Grundlage ausgerichtet werden. Die in Ziffer 900 deklarierten Subventionen sind nicht in Ziffer 200 zu melden.
Beispiele:
- Geldzahlungen einer Gemeinde an eine lokale gemeinnützige Organisation.
- Gewährung von Vorzugsbedingungen bei Darlehen (z.B. Darlehen ohne oder mit einem nicht marktüblichen Zins) durch den Bund.
- Einräumung von Baurechten ohne oder mit einem reduzierten Baurechtszins.
Ziffer 910 (Spenden, Dividenden, Schadenersatz)
Im Gegensatz zu den Subventionen haben die Vereinnahmung von Spenden, Dividenden und Schadenersatz für die steuerpflichtige Person keine Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug, weshalb die Ziffer 910 rein deklaratorischer Natur ist. Unter Ziffer 200 sind sie jedoch nicht aufzuführen. Im Zusammenhang mit Spenden muss beachtet werden, ob der erhaltenen Zahlung effektiv keine Leistung gegenübersteht bzw. es sich allenfalls um eine Sponsoringleistung handelt, die steuerbaren Umsatz darstellt.
