Finalisierung MWST: Diese Punkte gilt es zu beachten

Wie führe ich die Finalisierung MWST korrekt durch und welche Fristen sind einzuhalten?

Was wird bei der Finalisierung MWST verlangt?

Das Mehrwertsteuergesetz sieht vor, dass die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) zusätzliche Unterlagen von der steuerpflichtigen Person verlangen kann. Dazu gehört unter anderem auch die mehrwertsteuerliche Jahresabstimmung, welche ein Revisor im Rahmen einer MWST-Revision meist als erstes ansehen möchte. Seit Einführung der Unternehmensabgabe für Radio und TV (RTVG) legt die ESTV zudem noch mehr Wert auf eine korrekte und vollständige Deklaration, da der in Ziffer 200 der MWST-Abrechnungen deklarierte Gesamtumsatz (abzüglich den Entgeltsminderungen) für die Berechnung dieser Gebühr massgebend ist.

Zur Jahresabstimmung gehören die folgenden beiden Elemente:

• Umsatzabstimmung: Die eingereichten MWST-Abrechnungen sind mit dem definitiven Jahresabschluss in Übereinstimmung zu bringen. Insbesondere soll aufgezeigt werden, wie sämtliche Einnahmen gemäss Jahresrechnung auf steuerbare, von der Steuer ausgenommene und befreite Umsätze oder auf Umsätze aus Leistungen im Ausland aufzuteilen sind. Die steuerbaren Umsätze sind zudem den verschiedenen Steuersätzen zuzuordnen.
• Vorsteuerabstimmung: Die Abstimmung der Vorsteuern legt dar, dass die verbuchten mit den deklarierten Vorsteuern übereinstimmen. Dies kann mit Hilfe der Vorsteuerkonten oder sonstiger Aufzeichnungen dokumentiert werden. Ferner ist es empfehlenswert, eine Plausibilitätskontrolle der geltend gemachten Vorsteuern mit der Buchhaltung (Aufwandkonten) durchzuführen. Im Rahmen der Vorsteuerabstimmung sind zudem dringed allfällige Vorsteuerkorrekturen zu prüfen.

Was geht bei der Finalisierung MWST oft vergessen?

Die MWST-Verordnung listet in Art. 128 Abs. 2 einige Punkte auf, die bei der mehrwertsteuerlichen Jahresabstimmung zu berücksichtigen sind, insbesondere:

• Erträge, die auf Aufwandkonten verbucht wurden (z.B. Untervermietung, Weiterverrechnung);
• Konzerninterne Verrechnungen, die nicht im Betriebsumsatz enthalten sind;
• Verkäufe von Betriebsmitteln;
• Vorauszahlungen (Leistungsgutscheine!);
• Geldwerte Leistungen;
• Erlösminderungen und Debitorenverluste.

Generell kann in Bezug auf die Umsätze dem Grundsatz gefolgt werden, dass jeder Franken (oder andere Währung), der in die Gesellschaft hineinfliesst, irgendwo in der MWST-Deklaration berücksichtigt werden muss – wenige Ausnahmen vorbehalten (z.B. Rückzahlung eines Darlehens).

Bis wann muss die Finalisierung MWST gemacht werden?

Art. 72 Abs. 1 MWSTG schreibt vor, dass die steuerpflichtige Person Mängel in den eingereichten MWST-Abrechnungen, die sie im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses feststellt, spätestens in der Abrechnung über jene Abrechnungsperiode korrigieren muss, in die der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres fällt.

Aus dem oben erwähntem Artikel ergeben sich – etwas einfacher formuliert – die folgenden Pflichten:

• Steuerpflichtige Personen haben ihre MWST-Abrechnungen mit dem Jahresabschluss abzustimmen (sog. Finalisierung).
• Unternehmen, deren Geschäftsjahr per 31. Dezember 2025 endete, müssen die festgestellten Differenzen mit der Berichtigungsabrechnung (Formular 550 „Jahresabstimmung“) bis 31. August 2026 korrigieren. Differenzen zu Gunsten der ESTV sind direkt auf ihr Konto zu überweisen. Guthaben der Steuerpflichtigen werden zurückerstattet.
• Unternehmen, deren Geschäftsjahr an einem anderen Tag im Jahr endet, haben die gleiche Frist von 240 Tagen ab Ende des Geschäftsjahres, um die Finalisierung vorzunehmen. 

Werden bei der Abstimmung keine Mängel festgestellt, muss keine zusätzliche Abrechnung eingereicht werden.

Die Finalisierungsfrist ist abgelaufen und die Mängel wurden somit verspätet entdeckt - Was nun?

Hat das Unternehmen nach Ablauf von 240 Tagen seit Ende des Geschäftsjahres keine Berichtigungsabrechnung abgeliefert, geht die ESTV davon aus, dass die eingereichten MWST-Abrechnungen vollständig und korrekt sind und die Steuerperiode finalisiert ist. Ab diesem Zeitpunkt ist es grundsätzlich möglich, dass ein Unternehmen aufgrund von fehlerhaften Abrechnungen zu Lasten der ESTV wegen Steuerhinterziehung strafbar gemacht wird.

Erkennt das steuerpflichtige Unternehmen allfällige Mängel der MWST-Abrechnungen erst in einem späteren Zeitpunkt, ist trotz Ablauf der Finalisierungsfrist eine Korrektur vorzunehmen, solange die Steuerforderungen der entsprechenden Steuerperiode noch nicht in Rechtskraft erwachsen oder verjährt sind. Die Korrektur von weiter zurückliegenden Steuerperioden kommt einer Selbstanzeige gleich. Sofern die ESTV noch keine Kenntnis von den Mängeln hatte, wird – auch im Wiederholungsfall – von einer Strafverfolgung abgesehen, wenn das Unternehmen die ESTV bei der Festsetzung der geschuldeten oder zu erstattenden Steuer unterstützt und sich ernstlich um die Bezahlung der Steuer bemüht.

FAQ: Finalisierung MWST

Was versteht man unter der Finalisierung MWST?

Die Finalisierung MWST ist die mehrwertsteuerliche Jahresabstimmung, bei der die eingereichten Quartalsabrechnungen mit dem definitiven Jahresabschluss abgeglichen werden müssen, um sicherzustellen, dass alle Umsätze und Vorsteuern korrekt deklariert sind.

Bis wann muss die Finalisierung für das Jahr 2025 erfolgen?

Unternehmen mit einem Geschäftsjahresende am 31. Dezember 2025 müssen festgestellte Differenzen spätestens bis zum 31. August 2026 (180. Tag nach Jahresende) korrigieren.

Was passiert, wenn die Frist von 240 Tagen überschritten wird?

Nach Ablauf der Frist geht die ESTV von einer korrekten Abrechnung aus. Werden danach Fehler entdeckt, die zu Lasten der ESTV gehen, kann dies als Steuerhinterziehung strafrechtlich verfolgt werden, es sei denn, es erfolgt eine Selbstanzeige.

Muss immer eine Berichtigungsabrechnung eingereicht werden?

Nein, wenn bei der Abstimmung keine Mängel festgestellt werden, ist keine zusätzliche Abrechnung erforderlich. Eine Berichtigungsabrechnung (Formular 550) ist nur bei Abweichungen zwischen Abrechnung und Jahresabschluss nötig.

Welche Punkte werden bei der Jahresabstimmung oft vergessen?

Häufig werden Erträge auf Aufwandkonten, konzerninterne Verrechnungen, Verkäufe von Betriebsmitteln, Vorauszahlungen (Leistungsgutscheine), geldwerte Leistungen sowie Erlösminderungen und Debitorenverluste übersehen.