MWST Buchhaltung: Anforderungen bei der Mehrwertsteuer
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Eine saubere MWST-Buchhaltung dient als Fundament für die korrekte Abrechnung und ermöglicht es Steuerpflichtigen sowie Revisoren, jederzeit die finanzielle Situation und die Steuerschuld oder den Vorsteuerüberschuss gegenüber der ESTV zu ermitteln. Sie bildet die Basis für die periodische Abrechnung und ist im Falle einer Steuerprüfung zentraler Gegenstand der Revision. Werden Bücher nicht ordnungsgemäss geführt, riskieren Unternehmen Ermessenseinschätzungen der Behörde und unerwünschte Aufrechnungen.
Die wichtigsten Punkte:
- Ordnungsgemässe Geschäftsbücher sind gemäss Art. 70 Abs. 1 MWSTG zwingend erforderlich.
- Die Buchhaltung muss eine lückenlose Prüfspur vom Einzelbeleg bis zur Abrechnung gewährleisten.
- Eine Vermischung von Umsatz- und Vorsteuerkennzeichen ist strikt zu vermeiden.
- Belege und Geschäftsbücher sind grundsätzlich während 10 Jahren aufzubewahren.
- Das Massgeblichkeitsprinzip verknüpft handelsrechtliche Buchführung mit der MWST.
Dr. iur. Florian Hanslik
Dr. iur. Florian Hanslik, LL.M., DAS in MWST, war am Europa Institut an der Universität Zürich, im Europäischen Parlament in Brüssel (Belgien) und in der Österreichischen Wirtschaftskammer in Wien tätig, bevor er vor über 15 Jahren in das Fachgebiet der indirekten Steuern wechselte. Er ist Partner bei der VATastic AG in Zürich.
Welche Anforderungen muss die MWST-Buchhaltung in der Schweiz erfüllen?
Einleitung zur MWST Buchhaltung
Hauptaufgabe der MWST Buchhaltung ist es, der steuerpflichtigen Person (aber auch einem Revisor) jederzeit einen zuverlässigen Überblick über ihre finanzielle Situation zu ermöglichen. Daneben sollen aus der Buchhaltung Verbindlichkeit (Steuerschuld) oder Guthaben (Vorsteuerüberschuss) gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) möglichst aktuell und rasch festgestellt werden können. Die MWST Buchhaltung bildet somit auch die Grundlage für die periodische Abrechnung der MWST. Im Falle einer Prüfung durch die ESTV bildet die Buchhaltung zudem Grundlage und Gegenstand der Steuerrevision. Nicht ordnungsgemäss geführte Bücher können im Falle von Revisionen zu Ermessenseinschätzungen der ESTV und zu unerwünschten Aufrechnungen führen. Es empfiehlt sich daher, eine saubere und lückenlose MWST Buchhaltung zu führen, um unangenehme monetäre Überraschungen zu vermeiden. Im Folgenden soll ein Überblick über die verschiedenen Arten der Buchhaltung und ihre Bedeutung für die MWST gegeben werden.
Art der MWST Buchhaltung
Die meisten Unternehmen sind heute dazu übergegangen, ihre Buchhaltung elektronisch zu führen. Dies einerseits deshalb, weil zahlreiche EDV-Lösungen immer einfacher und bequemer zu handhaben sind, und weil heute andererseits auf dem Markt gute und kostengünstige Lösungen erhältlich sind, welche in der Regel folgenden Aspekten Rechnung tragen:
- Korrekte Berücksichtigung der MWST-Aspekte in den Bereichen:
- Debitorenbuchhaltung
- Kreditorenbuchhaltung
- Finanzbuchhaltung
- Anwendung der Netto-Methode unter Verwendung von Steuerkennzeichen, welche direkt mit den jeweiligen Steuersätzen verknüpft sind.
- Sichtbarmachung der verwendeten Steuerkennzeichen auf den jeweiligen Kontenblättern der Anlage-, Vorauszahlungs-, Aufwands-, Aufwandsminderungs-, Erlös- und Erlösminderungskonten.
- Errechnung der Steuer aus allen Buchungen.
- Möglichkeit des jederzeitigen Ausdrucks mehrwertsteuerlich relevanter Daten.
- Möglichkeit des Ausdrucks der MWST-Abrechnung (so genannte MWST-Verprobung).
Obwohl heute bei zahlreichen Programmen diese Möglichkeiten gegeben sind und dadurch vieles automatisch abläuft, ist eine sorgfältige Prüfung der einzelnen Belege unerlässlich. Unbedingt vermieden werden muss eine Vermischung von Umsatz- und Vorsteuerkennzeichen. Dadurch wird eine Umsatzabstimmung, insbesondere wenn die verwendeten Steuerkennzeichen auf den Kontenblättern nicht ersichtlich sind, praktisch verunmöglicht.
Manuelle Buchhaltung
Diese Art der Buchhaltung ist – nicht zuletzt auch wegen der MWST – nur bei gut überschaubaren Verhältnissen empfehlenswert. Dennoch ermöglichen auch solche Buchhaltungen ein korrektes Erstellen der MWST-Abrechnung, wenn
- separate MWST-Konten geführt werden oder
- in den Journalen entsprechende Spalten für die MWST eingerichtet werden.
Einfache Aufzeichnungen
Zunächst gilt es festzuhalten, dass eine solche Buchführung nur für Unternehmen zulässig ist, für welche nach geltendem Handelsrecht keine kaufmännische Buchführungspflicht besteht (z.B. freie Berufe, Kleinbetriebe bis CHF 100 000.– Umsatz). Ist diese Bedingung erfüllt, steht dem Erstellen von einfachen Aufzeichnungen grundsätzlich nichts entgegen. Für die Belange der MWST muss sichergestellt sein, dass die relevanten Daten dennoch rasch und zuverlässig ermittelt werden können.
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Mehrwertsteuerliche Buchführungsvorschriften
Jede mehrwertsteuerpflichtige Person hat gemäss Art. 70 Abs. 1 MWSTG ordnungsgemässe Geschäftsbücher zu führen. Das Vorliegen von ordnungsgemässen Geschäftsbüchern ist auch ein wesentliches Erfordernis zur Durchführung effizienter Steuerrevisionen.
Fehlende oder nicht ordnungsgemäss, sprich lückenhaft oder unvollständig und nicht chronologisch geführte Geschäftsbücher haben häufig Ermessenseinschätzungen der ESTV zur Folge (Art. 79 MWSTG).
Grundsätzlich gilt für die MWST – wie für die anderen Steuern auch – das Massgeblichkeitsprinzip. Das bedeutet, dass die Buchhaltung nach den Richtlinien des Handelsrechts (insb. Art. 957 Abs. 1 OR) zu erstellen ist und – vorbehältlich punktueller Korrekturen – auch für mehrwertsteuerliche Belange massgebend ist.
Gemäss Art. 70 Abs. 1 MWSTG sind die Geschäftsbücher nach handelsrechtlichen Grundsätzen zu führen, die eine so genannte Prüfspur ermöglichen. Darunter ist die – auch stichprobenweise – Verfolgung der Geschäftsfälle vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis hin zur MWST-Abrechnung und umgekehrt zu verstehen. Die Prüfspur muss ohne Zeitverlust gewährleistet sein. Sichergestellt wird eine Prüfspur durch:
- einen übersichtlichen Aufbau der Geschäftsbücher,
- verständliche Buchungstexte in der Buchhaltung und in Journalen,
- informative Vermerke auf den Belegen (Kontierung, Angaben über Zahlungen),
- eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Belege und Geschäftsbücher.
Checkliste
- Führen Sie lückenlose und detaillierte Aufzeichnungen aller Leistungen und Aufwände.
- Sorgen Sie für eine chronologische Eintragung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben.
- Vermerken Sie auf Rechnungen Art und Datum der Zahlung sowie den bezahlten Betrag.
- Erstellen Sie zum Jahresende detaillierte Inventare und Verzeichnisse für Debitoren, Kreditoren und Vorauszahlungen.
- Stellen Sie sicher, dass Buchhaltungsdaten für das menschliche Auge sichtbar (Bildschirm oder Ausdruck) sind.
- Führen Sie die Buchhaltung als Bruttorechnung ohne Verrechnung von Aktiven und Passiven.
- Bewahren Sie Geschäftsbücher und Belege mindestens 10 Jahre lang auf.
- Sichern Sie Unterlagen zu Liegenschaften für 26 Jahre bei Nutzungsänderungen.
- Vermeiden Sie die Vermischung von Umsatz- und Vorsteuerkennzeichen in der Software.
- Überprüfen Sie regelmässig die Saldi mit den effektiven Bank- und Kassenbeständen.
Anforderungen an die Buchhaltung
Die Sicherstellung dieser Prüfspur stellt folgende Anforderungen an die Buchhaltung einer steuerpflichtigen Person:
- Lückenlose und detaillierte Aufzeichnung:
- aller ausgeführten Leistungen sowie der auf diese Leistungen entfallenden Steuern,
- des gesamten Aufwandes und der abziehbaren Vorsteuern.
- Chronologische Eintragung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben (und der erforderlichen Buchungstexte) in Kassa-, Postcheck- und Bankbüchern resp. -konten; fortlaufende Addition und periodische Saldierung dieser Aufzeichnungen; regelmässiger Vergleich der Saldi mit den effektiven Beständen gemäss Bank- und Postcheckkontoauszügen resp. Kassa- Bestandskontrollen.
- Vermerk der folgenden Angaben auf allen Debitoren- und Kreditorenrechnungen, sofern keine individuellen Debitoren- oder Kreditorenkonten geführt werden:
- Art der Zahlung (bar, Bank, Post), Datum der Zahlung,
- bezahlter Betrag.
- Erstellung der nachfolgenden Unterlagen auf das Ende jedes Geschäftsjahres:
- detailliertes Inventar der Warenvorräte
- detailliertes Verzeichnis der Debitoren und Kreditoren
- detaillierte Aufstellung über die angefangenen Arbeiten und Dienstleistungen
- detaillierte Aufstellung über die erhaltenen und geleisteten Vorauszahlungen
- Aufzeichnung aller Buchhaltungsdaten in einer Form, die für das menschliche Auge sichtbar gemacht werden kann. Beim Einsatz von EDV kann die Darstellung der Daten entweder auf einem Bildschirm oder auf einem Ausdruck erfolgen, wobei beide Möglichkeiten gegeben sein sollten.
- Führen der Buchhaltung als Bruttorechnung. Das bedeutet, dass die Verrechnung von Aktiven und Passiven unzulässig ist und dass Aufwands- und Ertragspositionen auf separaten Konten erfasst werden müssen.
- Aufbewahrung sämtlicher Buchhaltungsunterlagen (Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere etc.) während
- zehn Jahren bei beweglichen Gegenständen,
- 20 Jahren bei unbeweglichen Gegenständen (bzw. 26, siehe unten),
- bis zum Ablauf der Verjährungsfrist, sofern die Steuerforderung, auf die sich die Buchhaltungsunterlagen beziehen, noch nicht verjährt ist.
In Papierform (Original) sind mindestens Bilanz und Erfolgsrechnung aufzubewahren, welche unterzeichnet sein müssen.
Im Zusammenhang mit dem Risiko/der Möglichkeit einer (späteren) Vorsteuerkorrektur (Eigenverbrauch aber auch Einlageentsteuerung) bei Nutzungsänderungen von Liegenschaften empfiehlt sich die sorgfältige Aufbewahrung der Unterlagen über die vorerwähnte Frist hinaus (26 Jahre (= 20 Jahre plus 5 Jahre Verjährungsfrist plus 1 Jahr für eine allfällige Revision)).
Bezüglich der Beweiskraft von E-Rechnungen (elektronisch oder in vergleichbarer Weise übermitteltes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird) sowie deren Archivierung sei an dieser Stelle auf den WEKA-Artikel “E-Rechnung: Beweiskraft von elektronischen Kreditorenrechnungen” vom Februar 2014 von Claudio Fischer und Urs Kipfer verwiesen. Sind die vorstehenden Erfordernisse nicht oder nur teilweise erfüllt (es ist auf die oben erwähnte Lückenhaftigkeit, Unvollständigkeit und fehlende Chronologie zu verweisen), kann dies zu Ermessenseinschätzungen durch die ESTV im Rahmen von Art. 79 MWSTG und damit zu unangenehmen Folgen und Kosten führen.
FAQ: MWST Buchhaltung
Was versteht man unter der Prüfspur in der MWST-Buchhaltung?
Die Prüfspur ermöglicht die stichprobenweise Verfolgung eines Geschäftsfalls vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung und umgekehrt, ohne Zeitverlust.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Buchhaltungsunterlagen?
Grundsätzlich beträgt die Frist 10 Jahre bei beweglichen Gegenständen. Bei unbeweglichen Gegenständen (Liegenschaften) und bei nicht verjährten Steuerforderungen können Fristen von bis zu 26 Jahren oder länger gelten.
Gilt das Massgeblichkeitsprinzip auch für die Mehrwertsteuer?
Ja, die Buchhaltung ist nach den Richtlinien des Handelsrechts zu erstellen und ist – vorbehaltlich punktueller Korrekturen – auch für mehrwertsteuerliche Belange massgebend.
Was sind die Folgen einer nicht ordnungsgemässen Buchhaltung?
Lückenhafte oder unvollständige Bücher können zu Ermessenseinschätzungen der ESTV gemäss Art. 79 MWSTG führen, was oft unerwünschte Aufrechnungen und höhere Kosten zur Folge hat.
Ist eine manuelle Buchhaltung für MWST-Zwecke erlaubt?
Ja, sie ist bei gut überschaubaren Verhältnissen empfehlenswert, erfordert jedoch separate MWST-Konten oder entsprechende Spalten in den Journalen, um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten.
