MWST Buchhaltung: Anforderungen bei der Mehrwertsteuer

Einleitung zur MWST Buchhaltung 

Hauptaufgabe der MWST Buchhaltung ist es, der steuerpflichtigen Person (aber auch einem Revisor) jederzeit einen zuverlässigen Überblick über ihre finanzielle Situation zu ermöglichen. Daneben sollen aus der Buchhaltung Verbindlichkeit (Steuerschuld) oder Guthaben (Vorsteuerüberschuss) gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) möglichst aktuell und rasch festgestellt werden können. Die MWST Buchhaltung bildet somit auch die Grundlage für die periodische Abrechnung der MWST. Im Falle einer Prüfung durch die ESTV bildet die Buchhaltung zudem Grundlage und Gegenstand der Steuerrevision. Nicht ordnungsgemäss geführte Bücher können im Falle von Revisionen zu Ermessenseinschätzungen der ESTV und zu unerwünschten Aufrechnungen führen. Es empfiehlt sich daher, eine saubere und lückenlose MWST Buchhaltung zu führen, um unangenehme monetäre Überraschungen zu vermeiden. Im Folgenden soll ein Überblick über die verschiedenen Arten der Buchhaltung und ihre Bedeutung für die MWST gegeben werden.

Mehrwertsteuerliche Buchführungsvorschriften

Jede mehrwertsteuerpflichtige Person hat gemäss Art. 70 Abs. 1 MWSTG ordnungsgemässe Geschäftsbücher zu führen. Das Vorliegen von ordnungsgemässen Geschäftsbüchern ist auch ein wesentliches Erfordernis zur Durchführung effizienter Steuerrevisionen.

Fehlende oder nicht ordnungsgemäss, sprich lückenhaft oder unvollständig und nicht chronologisch geführte Geschäftsbücher haben häufig Ermessenseinschätzungen der ESTV zur Folge (Art. 79 MWSTG).

Grundsätzlich gilt für die MWST – wie für die anderen Steuern auch – das Massgeblichkeitsprinzip. Das bedeutet, dass die Buchhaltung nach den Richtlinien des Handelsrechts (insb. Art. 957 Abs. 1 OR) zu erstellen ist und – vorbehältlich punktueller Korrekturen – auch für mehrwertsteuerliche Belange massgebend ist.

Gemäss Art. 70 Abs. 1 MWSTG sind die Geschäftsbücher nach handelsrechtlichen Grundsätzen zu führen, die eine so genannte Prüfspur ermöglichen. Darunter ist die – auch stichprobenweise – Verfolgung der Geschäftsfälle vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis hin zur MWST-Abrechnung und umgekehrt zu verstehen. Die Prüfspur muss ohne Zeitverlust gewährleistet sein. Sichergestellt wird eine Prüfspur durch:

• einen übersichtlichen Aufbau der Geschäftsbücher,
• verständliche Buchungstexte in der Buchhaltung und in Journalen,
• informative Vermerke auf den Belegen (Kontierung, Angaben über Zahlungen),
• eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Belege und Geschäftsbücher.

Anforderungen an die Buchhaltung

Die Sicherstellung dieser Prüfspur stellt folgende Anforderungen an die Buchhaltung einer steuerpflichtigen Person:

• Lückenlose und detaillierte Aufzeichnung:
  • aller ausgeführten Leistungen sowie der auf diese Leistungen entfallenden Steuern,
  • des gesamten Aufwandes und der abziehbaren Vorsteuern.
• Chronologische Eintragung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben (und der erforderlichen Buchungstexte) in Kassa-, Postcheck- und Bankbüchern resp. -konten; fortlaufende Addition und periodische Saldierung dieser Aufzeichnungen; regelmässiger Vergleich der Saldi mit den effektiven Beständen gemäss Bank- und Postcheckkontoauszügen resp. Kassa- Bestandskontrollen.
• Vermerk der folgenden Angaben auf allen Debitoren- und Kreditorenrechnungen, sofern keine individuellen Debitoren- oder Kreditorenkonten geführt werden:
  • Art der Zahlung (bar, Bank, Post), Datum der Zahlung,
  • bezahlter Betrag.
• Erstellung der nachfolgenden Unterlagen auf das Ende jedes Geschäftsjahres:
  • detailliertes Inventar der Warenvorräte
  • detailliertes Verzeichnis der Debitoren und Kreditoren
  • detaillierte Aufstellung über die angefangenen Arbeiten und Dienstleistungen
  • detaillierte Aufstellung über die erhaltenen und geleisteten Vorauszahlungen
• Aufzeichnung aller Buchhaltungsdaten in einer Form, die für das menschliche Auge sichtbar gemacht werden kann. Beim Einsatz von EDV kann die Darstellung der Daten entweder auf einem Bildschirm oder auf einem Ausdruck erfolgen, wobei beide Möglichkeiten gegeben sein sollten.
• Führen der Buchhaltung als Bruttorechnung. Das bedeutet, dass die Verrechnung von Aktiven und Passiven unzulässig ist und dass Aufwands- und Ertragspositionen auf separaten Konten erfasst werden müssen.
• Aufbewahrung sämtlicher Buchhaltungsunterlagen (Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere etc.) während
  • zehn Jahren bei beweglichen Gegenständen,
  • 20 Jahren bei unbeweglichen Gegenständen (bzw. 26, siehe unten),
  • bis zum Ablauf der Verjährungsfrist, sofern die Steuerforderung, auf die sich die Buchhaltungsunterlagen beziehen, noch nicht verjährt ist.

In Papierform (Original) sind mindestens Bilanz und Erfolgsrechnung aufzubewahren, welche unterzeichnet sein müssen.

Im Zusammenhang mit dem Risiko/der Möglichkeit einer (späteren) Vorsteuerkorrektur (Eigenverbrauch aber auch Einlageentsteuerung) bei Nutzungsänderungen von Liegenschaften empfiehlt sich die sorgfältige Aufbewahrung der Unterlagen über die vorerwähnte Frist hinaus (26 Jahre (= 20 Jahre plus 5 Jahre Verjährungsfrist plus 1 Jahr für eine allfällige Revision)).

Bezüglich der Beweiskraft von E-Rechnungen (elektronisch oder in vergleichbarer Weise übermitteltes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird) sowie deren Archivierung sei an dieser Stelle auf den WEKA-Artikel “E-Rechnung: Beweiskraft von elektronischen Kreditorenrechnungen” vom Februar 2014 von Claudio Fischer und Urs Kipfer verwiesen. Sind die vorstehenden Erfordernisse nicht oder nur teilweise erfüllt (es ist auf die oben erwähnte Lückenhaftigkeit, Unvollständigkeit und fehlende Chronologie zu verweisen), kann dies zu Ermessenseinschätzungen durch die ESTV im Rahmen von Art. 79 MWSTG und damit zu unangenehmen Folgen und Kosten führen.