Rechnungsvoraussetzungen: In der Schweiz und in der EU
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Während in der Schweiz die Ausstellung einer Rechnung meist nur auf Verlangen des Empfängers zwingend ist, besteht in der EU eine generelle Pflicht zur Rechnungsstellung. Eine formell korrekte Rechnung ist in beiden Rechtsräumen essenziell, um den Vorsteuerabzug sicherzustellen und Befreiungen geltend zu machen. Die EU-Vorschriften sind deutlich detaillierter und erfordern unter anderem eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie die Angabe der MWST-ID des Leistungserbringers.
Die wichtigsten Punkte:
- In der Schweiz keine zwingende Rechnungsstellungspflicht, in der EU hingegen obligatorisch.
- Elektronische Rechnungen haben in beiden Räumen die gleiche Beweiskraft wie Papierdokumente.
- Bei innergemeinschaftlichen Leistungen ist oft die Angabe «RC» (Reverse Charge) erforderlich.
- Kleinbetragsrechnungen in der EU erlauben eine vereinfachte Darstellung unter Einhaltung bestimmter Mindestangaben.
Christoph Drexl
Christoph Drexl ist Partner bei der Primetax AG. Er ist spezialisiert auf den Bereich Mehrwertsteuer und berät Kunden bei komplexen Fragestellungen des nationalen und internationalen Mehrwertsteuerrechts.
Fiona-Jean Stabinger
Arbeitet seit Anfang 2012 als Senior Consultant Indirect Tax Services bei EY in Zürich. Fiona Stabinger hat breite Erfahrung im Schweizer Mehrwertsteuerrecht und auch in internationalen Mehrwertsteuerfragen. Sie arbeitet schwerpunktmässig an internationalen Supply-Chain-Projekten mit. Fiona Stabinger ist seit 2013 auch Mitglied des EY-internen Zollteams und betreut regelmässig Projekte in diesem Themengebiet. Ausserdem arbeitet sie bei internen und externen Schulungen mit.
Welche Anforderungen gelten für mehrwertsteuerkonforme Rechnungen in der Schweiz versus der EU?
Rechnungsvoraussetzungen
Rechnungen kommen im Geschäftsverkehr eine hohe Bedeutung zu. Befreiungen können an eine formal korrekte Rechnung geknüpft sein und der Vorsteuerabzug versagt werden, wenn die Rechnung nicht den entsprechenden Vorgaben entspricht. Während in der Schweiz eine steuerpflichtige Person nur auf Verlangen des Leistungsempfängers eine Rechnung auszustellen hat, gelten in der EU wesentlich strengere Vorgaben. Eine formell korrekte Rechnung zählt daher nicht zu den zwingenden Rechnungsvoraussetzungen für die Gewährung des Vorsteuerabzugs an den Leistungsempfänger. Gleichwohl ist auch in der Schweiz die formal korrekte Rechnung die für alle Beteiligten einfachste Form, die mehrwertsteuerrelevanten Tatsachen eines Leistungsaustausches zu dokumentieren. Daher sollen hier zunächst die Schweizer Grundlagen dargestellt werden, um anschliessend auf die EU-Vorschriften einzugehen.
Form und Inhalt der Rechnung im Schweizer Mehrwertsteuerrecht
Gestützt auf Art. 26 MWSTG sollte eine Rechnung in der Regel die nachfolgenden Elemente enthalten:
- den Namen und Ort des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis, dass er oder sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, sowie die Nummer, unter der er oder sie eingetragen ist;
- den Namen und Adresse des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt;
- Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen;
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
- das Entgelt für die Leistung;
- den anwendbaren Steuersatz (unterschiedliche Steuersätze sind immer separat auszuweisen) und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes.
Bei Rechnungen, die von automatisierten Kassen ausgestellt werden (z.B. Parking-Tickets), müssen die Angaben über den Leistungsempfänger/in nicht aufgeführt sein, sofern das ausgewiesene Entgelt den Betrag von CHF 400.– nicht übersteigt, diese berechtigen aber nicht zu einer Steuererstattung im Vergütungsverfahren. Das gleiche gilt für Cuopons von Registrierkassen. Bei Gutschriften ist der Gutschriftsempfänger mit allen notwendigen Angaben zu nennen (MWST bzw. UID-Nr.)
Zu beachten ist, dass bei Anwendung des Meldeverfahrens der Hinweis auf die Steuer unzulässig ist, aber der Hinweis auf das Meldeverfahren vorliegen muss.
Gruppeninterne Transaktionen dürfen bei Anwendung der Gruppenbesteuerung keinen Hinweis auf die MWST tragen.
Werden Leistungen erbracht, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, ist für die MWST-Abrechnung eine Steuersatzaufteilung notwendig. Solche Leistungen sind deshalb immer gesondert auszuweisen.
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen, gescannte Papierrechnungen und elektronisch übermittelte PDF z.B. per Mail oder Downloads) haben die gleiche Beweiskraft für die Steuererhebung, Steuerbezug und Vorsteuerabzug wie ein Papierdokument. Der Nachweis des Ursprungs (Identität) und der Unveränderlichkeit der Daten (Authentizität) muss erbracht werden, unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch übermittelt werden.
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Form und Inhalt der Rechnung im EU-Mehrwertsteuerrecht
Die Rechnungsvoraussetzungen in der EU gehen weiter als die der Schweiz. Um weitgehend einheitliche Anforderungen zu schaffen, wurde mittels der MWST-Systemrichtlinie (Richtlinie 2006/112/EG vom 28. November 2006) die Rechnungsstellung in der EU weitgehend harmonisiert. Demnach muss eine Rechnung in der EU grundsätzlich zwingend folgende Angaben enthalten. (Hierbei handelt es sich um die Mindestanforderungen basierend auf der EU-RL. Es ist hierbei aber zu betonen, dass jedes Land weitere Anforderungen an die Rechnunsvorschriften erlassen darf):
- das Ausstellungsdatum;
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer);
- die dem Leistungserbringer oder der Leistungserbringerin erteilte Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer (MWST-ID);
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin sowie des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerin;
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Dienstleistung;
- Datum des Geschäftsabschlusses oder Zahlungsdatum (falls abweichend vom Rechnungsdatum)
- den anzuwenden den Steuersatz;
- zu entrichtender Mehrwertsteuerbetrag;
- Aufschlüsselung des zu entrichtenden Mehrwertsteuerbetrags nach Steuersatz oder -befreiung;
- Preis je Einheit der Ware oder Dienstleistung ohne MWST, Preisminderung oder Erstattung (sofern nicht im Preis je Einheit enthalten);
- im Fall einer Steuerbefreiung: Verweis auf die betreffenden europäischen oder nationalen Rechtsvorschriften, die die Steuerbefreiung begründen;
- wenn der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin SteuerschuldnerIn ist: Angabe «RC» (Reverse Charge - Verlagerung der Steuerschuld);
- Lieferung von Neufahrzeugen innerhalb der EU: Angaben gemäss Art. 2 Abs. 2 lit. b der MWST-Systemrichtlinie (z.B. bei einem Pkw dessen Alter und Tachometerstand);
- Differenzbesteuerung: Verweis auf die betreffenden Sonderregelungen (z.B. «Sonderregelung für Reisebüros»);
- Gutschriftsverfahren (Rechnung wird nicht vom Leistungserbringer ausgestellt, sondern vom Leistungsempfänger); Angabe «Gutschrift»
- Steuerschuldner ist Steuervertreter: dessen MWST-ID, Name und Anschrift
- Leistungserbringer betreibt Kassenbuchführungssystem; Angabe «Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten»
Checkliste
- Name und vollständige Adresse des Leistungserbringers sowie Hinweis auf die UID-Eintragung.
- Name und Adresse des Leistungsempfängers (sofern nicht bei automatisierten Kassen unter CHF 400.–).
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer (in der EU zwingend).
- Art, Gegenstand und Umfang der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware.
- Datum der Leistungserbringung, falls abweichend vom Rechnungsdatum.
- Entgelt für die Leistung ohne Steuer.
- Angabe des anwendbaren Steuersatzes und des geschuldeten Steuerbetrags.
- Bei Steuerbefreiung: Verweis auf die entsprechende Rechtsgrundlage.
- Bei Reverse Charge: Deutlicher Hinweis auf die Verlagerung der Steuerschuld.
Eine vereinfachte Rechnung, die im Wesentlichen der Kleinbetragsrechnung in der EU entspricht, muss folgende Angaben enthalten:
- Ausstellungsdatum
- MWST-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
- Art der gelieferten Ware bzw. erbrachten Dienstleistungen
- zu entrichtender Mehrwertsteuerbetrag – oder die zu dessen Berechnung notwendigen Daten
- genauer und eindeutiger Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und die geänderten Einzelheiten (Gutschrift, Lastschrift oder ein anderes als Rechnung behandeltes Dokument).
Neben den oben aufgeführten Rechnungsoraussetzungen in der MWST-Systemrichtlinie wurden die spezifischen Rechnungsrichtlinien 2001/115/EC sowie 2010/45/EU erlassen, welche weitergehende Informationen zur Rechnungsstellung enthalten. Demnach können in Sonderfällen weitere spezifische Rechnungsvoraussetzungen gelten (z.B. Differenzbesteuerung, Handel mit Kunst und Antiquitäten etc.).Zudem besteht in der EU, im Gegensatz zur Schweiz, gemäss Art. 220 der MWST-Systemrichtlinie die Pflicht zur Rechnungsstellung. Diese Pflicht kann entfallen, wenn nur von der Mehrwertsteuer ausgenommene Leistungen in Rechnung gestellt werden. Zudem ist zu beachten, dass bei innergemeinschaftlichen Sachverhalten, insbesondere wenn der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, gemäss Art. 222 MWST-Systemrichtlinie die Mitgliedstaaten den Steuerpflichtigen entsprechende Fristen für die Ausstellung der Rechnung setzen können.
Elektronische Rechnungen sind Rechnungen auf Papier gleichwertig. Vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers steht es dem Unternehmen frei, elektronische Rechnungen auszustellen. Zu beachten ist, dass die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen künftig obligatorisch sein wird.
Fazit
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die inhaltlichen Anforderungen an mehrwertsteuerkonforme Rechnungen in der EU an strengere Vorgaben geknüpft sind als in der Schweiz. Die MWST-Systemrichtlinie der EU definiert zwar die generellen Rechnungsvoraussetzungen einer mehrwertsteuerkonformen Rechnung. EU-Richtlinien gelten allerdings nicht unmittelbar und müssen daher von den EU-Mitgliedstaaten erst in nationales Recht umgewandelt werden. Daher sind die lokalen Rechnungsvorschriften gemäss lokaler Gesetzgebung relevant.
FAQ: Rechnungsvoraussetzungen
Muss ich in der Schweiz immer eine Rechnung ausstellen?
Nein, in der Schweiz besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Rechnungsstellung, es sei denn, der Leistungsempfänger verlangt sie ausdrücklich. In der EU ist die Ausstellung hingegen zwingend vorgeschrieben.
Gelten elektronische Rechnungen als gültig?
Ja, elektronische Rechnungen (z. B. PDF per E-Mail oder gescannte Originale) haben in der Schweiz und in der EU die gleiche Beweiskraft wie Papierrechnungen, sofern Ursprung und Unveränderlichkeit der Daten nachgewiesen werden können.
Was muss bei Rechnungen für Leistungen innerhalb der EU beachtet werden?
Neben den Schweizer Mindestangaben sind in der EU unter anderem die MWST-ID des Ausstellers, eine fortlaufende Rechnungsnummer und bei Reverse-Charge-Fällen der Hinweis «RC» zwingend erforderlich.
Wie werden Kleinbetragsrechnungen in der EU behandelt?
Für Kleinbetragsrechnungen genügen vereinfachte Angaben wie Ausstellungsdatum, MWST-ID, Art der Leistung und der Steuerbetrag, sofern keine detaillierten Aufschlüsselungen notwendig sind.
