MWST-Finalisierung: Korrekturen und Finalisierung in der MWST
Manuèle Stoercklé
Manuèle Valérie Stoercklé, Bachelor of Science in Wirtschaftsrecht mit Vertiefung in Steuern, ist Consultant im Indirect Tax Team bei EY in Zürich. Manuèle Valérie Stoercklé berät lokale und internationale Kunden aus verschiedenen Sektoren im Bereich indirekte Steuern.
Passende Arbeitshilfen
Einführung
Im Rahmen der sogenannten Finalisierung der Steuerperiode (Gesamtheit der Kontrollarbeiten bei Jahresabschluss) ist die steuerpflichtige Person verpflichtet, die von ihr eingereichten MWST-Abrechnungen mit dem Jahresabschluss abzugleichen und auf Fehler hin zu überprüfen. Häufig unterschätzen die steuerpflichtigen Unternehmen hierbei die Komplexität der Umsatzabstimmung oder vergessen wichtige Bestandteile der Finalisierung.
Der Begriff «Finalisierung» bedeutet, dass die steuerpflichtige Person im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses die eingereichten MWST-Abrechnungen auf Fehler überprüfen muss. Entdeckt das steuerpflichtige Unternehmen anlässlich dieser Kontrolle Unstimmigkeiten zwischen der finalen Jahresrechnung und der gegenüber der ESTV abgerechneten MWST, so muss es diese Mängel korrigieren.
Aufgrund der Finalisierung entdeckte Mängel in den MWST-Abrechnungen muss die steuerpflichtige Person in derjenigen Abrechnungsperiode korrigieren, in welche der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahrs fällt. Die formelle Deklaration der Mängel gegenüber der ESTV hat mittels Formular «Jahresabstimmung» (auch Berichtigungsabrechnung genannt) zu erfolgen. Die steuerpflichtige Person hat dabei 60 Tage Zeit, das Formular einzureichen. Werden keine Mängel festgestellt, ist eine Deklaration nicht notwendig. Wird trotz Mängeln keine Jahresumsatzabstimmung eingereicht, geht die ESTV davon aus, dass die bisher eingereichten MWST-Abrechnungen fehlerfrei und periodengerecht sind.
Beispiel:
Während des Jahresabschlusses merkt die Buchhaltung der Maschinen AG, dass sie zu wenig Vorsteuern geltend gemacht hat, und möchte dies nun mit der Jahresabstimmung nachmelden. Da das Geschäftsjahr der Maschinen AG per 31. Dezember 2022 geendet hat, muss sie die Jahresabstimmung bis spätestens Ende August 2023 bei der ESTV einreichen. Wird keine Jahresabstimmung eingereicht, geht die ESTV davon aus, dass die von der Maschinen AG gemeldeten Umsätze und Vorsteuern in den MWST-Abrechnungen 2022 korrekt waren und keiner Korrektur bedürfen.
Umsatzabstimmung
Die Umsatzabstimmung verfolgt den Zweck, die Übereinstimmung der in der Steuerperiode deklarierten Umsätze, unter Berücksichtigung der einzelnen Steuersätze (bzw. Saldo- oder Pauschalsteuersätze), mit der finalen (statutarischen) Jahresrechnung ersichtlich zu machen. Dieser Anforderung kann das steuerpflichtige Unternehmen genügen, indem es die relevanten MWST-Abrechnungen mit dem MWST-relevanten Kontenkreis vergleicht und zusätzlich nicht oder nicht MWST-konform verbuchte Leistungen evaluiert und berücksichtigt (z.B. geldwerte Leistungen, verrechnete Leistungen etc.). Durch diesen Vorgang gelingt es, mögliche Differenzen zwischen buchhalterisch und mehrwertsteuerlich vollständiger Erfassung und korrekter Qualifikation der MWST-relevanten Leistungen zu erkennen. Beispiele, die zu solchen Differenzen führen können, sind die fehlende bzw. eine falsche Hinterlegung des dem Geschäftsvorgang entsprechenden MWST-Codes im ERP-System oder die aufgrund der Verbuchung fehlende Berücksichtigung von MWST-relevanten Umsätzen. Die Praxis zeigt denn auch, dass automatisierte MWST-Auszüge aus dem ERP-System vielfach für eine korrekte Umsatzabstimmung nicht ausreichend Gewähr bieten. Die damit betraute Person muss über detaillierte Kenntnisse der Unternehmenstätigkeiten, des unternehmenseigenen ERP-Systems und der MWST verfügen, um eine vollständige und korrekte Umsatzabstimmung durchführen zu können.
Für die Festlegung des relevanten Kontenkreises sollten folgende Leitpunkte standardmässig berücksichtigt werden:
- Erfassung sämtlicher Ertragskonti mit anschliessender Aussortierung nicht MWST-relevanter Konti
- Berücksichtigung von Aufwandkonti, welche MWST-relevante Umsätze enthalten (z.B. Aufwandminderungen, Rabatte, für den Lohnausweis relevante Vorteile zugunsten des Personals etc.)
- Erfassung von Bilanzkonti mit MWST-relevanten Buchungen (z.B. aufgrund Veräusserung von Sachanlagen und übrige Desinvestitionen, Anzahlungen von Kunden ohne Rechnungsstellung etc.)
- Erfassung sämtlicher grundsätzlich nicht MWST-relevanter Bilanz- und Erfolgskonti, sofern diese fälschlicherweise MWST-codierte Buchungen enthalten
- Berücksichtigung nicht oder nicht zu Drittpreisen verbuchter geldwerter Leistungen
- Überprüfung der materiell korrekten MWST-Codierung hinsichtlich der zugeordneten Geschäftsvorgänge im ERP-System
Zwecks Gewährleistung von Kontinuität und Vollständigkeit empfehlen wir dem steuerpflichtigen Unternehmen für die Praxis, eine unternehmensspezifische Checkliste für die Umsatzabstimmung zu erarbeiten. Letztlich stellt die Umsatzabstimmung längst nicht mehr nur die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht oder die Zweckerfüllung mit Blick auf das Einverlangen der Unterlagen durch die ESTV ausserhalb oder anlässlich einer Revision dar. Vielmehr dient die Umsatzabstimmung auch unternehmerischen Interessen, wie beispielsweise der Berichtigung von Fehlern zugunsten des Unternehmens, der Verifikation von falschen Vorgängen im ERP-System oder der Effizienzüberprüfung interner Kontrollmechanismen.
Vorsteuerabstimmung
Als Bestandteil der MWST-Finalisierung bezweckt die Vorsteuerabstimmung den Nachweis, dass die in der Jahresrechnung verbuchten Vorsteuern mit den in den MWST-Abrechnungen der Steuerperiode deklarierten Vorsteuern abgestimmt worden sind. Nach dem Wortlaut der MWST-Verordnung ist eine eigentliche Vorsteuerplausibilisierung – d.h. die Hochrechnung der Vorsteuern aufgrund der getätigten Investitionen und Aufwendungen gemäss einzelner Konti der Buchhaltung und Vergleich mit den deklarierten Vorsteuern – nicht mehr explizit notwendig. Demgegenüber verpflichtet aber das Mehrwertsteuergesetz, das der Verordnung vorgeht, die steuerpflichtigen Unternehmen zur Korrektur sämtlicher Mängel in den Steuerabrechnungen. Dazu gehört auch die Vorsteuerdeklaration, denn diese ist unerlässlich zur Bestimmung der korrekten Steuerzahllast. Ungeachtet dessen empfehlen wir bereits aus unternehmerischer Sicht die Vornahme einer Vorsteuerplausibilisierung zwecks Minimierung von Risiken bzw. Nachteilen (z.B. zur Erkennung von systematisch falscher oder unvollständiger MWST-Codierung etc.).
Korrektur innerhalb der Steuerperiode
Werden bereits Differenzen vor dem Jahresabschluss festgestellt, und wurden die MWST-Abrechnungen bereits eingereicht, können die Änderungen mittels Korrekturabrechnung bei der ESTV eingereicht werden.
Fazit zur MWST-Finalisierung
Für das steuerpflichtige Unternehmen ist das Bewusstsein wichtig, dass die MWST-Finalisierung mit den Teilelementen Umsatzabstimmung und Vorsteuerplausibilisierung ebenfalls Bestandteil der MWST-Deklaration gegenüber der ESTV ist. Mit Ablauf der Finalisierungsfrist äussert sich das steuerpflichtige Unternehmen in jedem Fall gegenüber der ESTV – sei es mittels Berichtigungsabrechnung oder implizit durch das Nichttätigwerden. Aus unternehmerischer Sicht ist die MWST-Finalisierung zudem eine gute Gelegenheit, systematische Mängel in den unternehmensinternen Prozessen erkennen und korrigieren zu können. Hierbei dient die Finalisierung nicht nur der Vermeidung von nachträglichen MWST-Aufrechnungen, Verzugszinsen oder gar steuerstrafrechtlichen Konsequenzen als Folge nicht oder falsch deklarierter Umsätze. Vielmehr hat das steuerpflichtige Unternehmen auch die Chance, unbemerkte Deklarationsnachteile zu seinen Lasten wie z.B. vergessen gegangene Vorsteuerabzüge festzustellen.
