Buchführungspflicht: Diese Anforderungen gelten nach OR
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Unternehmen in der Schweiz müssen ihre Buchhaltung gemäss Art. 957 ff. OR ordnungsgemäss führen, was bedeutet, dass alle Geschäftsfälle vollständig, wahr, klar und systematisch erfasst werden. Die Einhaltung dieser Grundsätze ist unabdingbar, sobald eine Buchhaltung geführt wird, unabhängig davon, ob eine explizite Pflicht zur Buchführung besteht. Zudem verlangen die GeBüV und das Strafrecht lückenlose Dokumentation und Nachprüfbarkeit, um die Buchungsunterlagen als rechtsgültige Urkunden zu sichern.
Die wichtigsten Punkte:
- Die Buchführung muss vollständig, wahr, klar, à jour und systematisch sein.
- Jede Buchung benötigt einen Beleg; Änderungen müssen nachweisbar sein.
- Geschäftsbücher und Belege gelten als Absichtsurkunden im Sinne des StGB.
- Die Organisation muss interne Kontrollen und Funktionentrennung gewährleisten.
- Differenzen zwischen Finanz- und Lohnbuchhaltung müssen dokumentiert und bereinigt werden.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Welche Anforderungen gelten für die ordnungsmässige Buchführung nach OR?
Warum eine Buchführungspflicht notwendig ist
Nach Art. 957 OR (Buchführungspflicht) sind Unternehmen verpflichtet, Bücherordnungsgemäss zu führen und aufzubewahren, und zwar abhängig von Art und Umfang des Geschäftes. Art.959 OR spricht von allgemein anerkannten kaufmännischen Grundsätzen denen eine Bilanz entsprechend muss. Die Lehre geht davon aus, dass zwischen diesem und dem in Art. 957 OR verwendeten Ausdruck eine weitgehende Übereinstimmung besteht, eine Definition der Ordnungsmässigkeit findet sich in Art. 957 bis 963 OR jedoch nicht. Es wurde der Praxis überlassen, den Begriff näher zu bestimmen.
«Keine Buchung ohne Beleg» dürfte wohl die bekannteste Vorschrift sein. Diese und weitere im Schweizer Rechnungslegungsrecht festgehaltenen Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung werden allgemein als Anforderungen für jede Art der kaufmännischen Buchhaltung betrachtet. Zugleich wurden mit Einführung der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) weitere Voraussetzungen an die Finanzbuchhaltung formuliert. Für revisionspflichtige Unternehmen bedeutet dies, dass sie mit einer ordnungsgemässen Buchführung und einem zugehörigen internen Kontrollsystem die Basis für eine revisionskonforme Erfassung, Verarbeitung und Dokumentation aller Geschäftsfälle schaffen, so dass verlässliche Informationen für die Revision bereitgestellt werden können.
Eine ordnungsgemässe Buchführungspflicht erfüllt folgende Kriterien.
- vollständig: Alle buchungspflichtigen Tatbestände und Ereignisse der Erfolgsermittlung und Vermögensfeststellung sind zu erfassen.
- wahr: Alle buchungspflichtigen Tatbestände und Ereignisse müssen in den Konten und Auswertungen sachgemäss zum Ausdruck kommen.
- klar: Die Buchhaltung muss für den systemkundigen Leser mühelos verständlich sein.
- à jour: Die Buchhaltung muss laufend nachgeführt sein.
- systematisch angelegt: Ordnungsprinzipien wie Chronologie, Kontenplan, Buchungsanweisungen sind einzuhalten.
- zweckmässig organisiert: Zweckmässige interne Kontrollen sind einzubauen (IKS).
- nachprüfbar: Es ist ein lückenloser Zusammenhang von der Erfassung der Buchungstatbestände bis zur Bilanz und Erfolgsrechnung herzustellen.
Unwesentlich ist, ob eine Pflicht zur Buchführung besteht. Sobald eine Buchhaltung geführt wird, hat diese gemäss den Bestimmungen von OR 957 ff. zu entsprechen.
Für das Bundesgericht stellt im Strafrecht die kaufmännische Buchhaltung mit ihren Bestandteilen, also auch den Buchungsbelegen, eine Urkunde gemäss Art. 110 Ziff. 5 und Art. 251 StGB dar. Die kaufmännische Buchführung und ihre Bestandteile (Belege, Bücher, Buchhaltungsauszüge über Einzelkonten, Bilanzen oder Erfolgsrechnungen) gelten als Absichtsurkunden kraft Gesetzes (Art. 957 OR) und sind bestimmt und geeignet, Tatsachen von rechtlicher Bedeutung bzw. die in ihr enthaltenen Tatsachen zu beweisen.
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