16.05.2018

Aufbewahrungsfristen: Compliance-Anforderungen an die Geschäftsunterlagen

Nach dem Verständnis des international bekannten Rahmenwerks COSO Internal Control umfasst ein IKS die Einhaltung aller das Unternehmen betreffenden rechtlichen und sonstigen Vorschriften und Normen, was auch mit dem Begriff der Compliance beschrieben wird. Ein wichtiger gesetzlicher Regelungsbereich, der die Schweizer Unternehmen unabhängig von der Branchenzugehörigkeit oder Unternehmensgrösse betrifft, sind die Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen. Im vorliegenden Beitrag soll ein Überblick über alle für die Buchführung und Rechnungslegung massgeblichen Aufbewahrungsfristen gegeben werden.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen   Kommentieren  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

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Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen  – Die wichtigsten Rechtsquellen

Die wichtigsten Rechtsquellen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind das Obligationenrecht (OR), die Geschäftsbücherverordnung (GebüV), das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), das Strafgesetzbuch (STGB).

 

Handelsrechtliche Vorschriften

Für die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten aus dem Bereich der Buchführung und des Rechnungswesens gelten die Rechtsvorschriften des Obligationenrechts, 32. Titel (Kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung). Diese betreffen sowohl Unternehmen, die gemäss Art. 727 Abs. 1 OR zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet sind, als auch diejenigen, die lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen müssen. Zu Letzteren gehören neben Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500 000.– Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr auch Vereine und Stiftungen ohne Verpflichtung zur HR-Eintragung sowie Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind.

Für die genannten Unternehmen gilt, dass die Art der Aufbewahrung grundsätzlich ordnungsgemäss sein muss (Art. 957 Abs. 3 OR). Mit Bezug zu den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung hat die Aufbewahrung daher vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch, nachweislich mittels Beleg, klar, zweckmässig und nachprüfbar zu sein.

Die im Rechnungslegungsrecht verankerte Aufbewahrungsvorschrift sieht Folgendes vor:

 

RechtsquelleZweckAufbewahrungsobjektInhalt der Regelung
Art. 958f Abs. 1 ORDauer der AufbewahrungGeschäftsbücher, Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht Mind. 10 Jahre beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahrs • Unterscheidung:
  • Geschäftsbücher und Buchungsbelege: Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise
  • Geschäftsbericht und Revisionsbericht: schriftlich (Papier) und unterzeichnet
Art. 3 GeBüVIntegrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit)Geschäftsbücher (Hauptbuch und Nebenbücher)Aufbewahrung so, dass keine Änderung möglich ist, ohne dass sich dies feststellen lässt
Art. 5 GeBüVSorgfaltspflichtGeschäftsbücher und BuchungsbelegeAufbewahrung sorgfältig, geordnet und geschützt vor äusseren Einwirkungen
Art. 6 GeBüVVerfügbarkeit und EinsichtnahmeGeschäftsbücher und die BuchungsbelegeAufbewahrung so, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können
Art. 7 GeBüVAnforderungen an die Organisationarchivierte Informationen und Daten
  • Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen.
  • Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren
  • Zugriff innert nützlicher Pflicht möglich
Art. 8 GeBüVAnforderungen an das Archivarchivierte Informationen
  • Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und
  • Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger.
Art. 9 GeBüVRegelung der zulässigen Informationsträgerarchivierte UnterlagenUnveränderbare Informationsträger (Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger) sind immer zulässig und veränderbare Informationsträger sind unter bestimmten Bedingungen zulässig.
Art. 10 GeBüVÜberprüfung und DatenmigrationInformationsträger und Daten
  • Pflicht zur regelmässigen Prüfung auf Integrität und Lesbarkeit
  • Voraussetzungen für die Datenmigration

Gesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG)

Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz verweist hinsichtlich der Führung der Geschäftsbücher und Aufzeichnungen auf die bereits im Handelsrecht existierenden Grundsätze (z.B. Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung). Zugleich wird darauf verwiesen, dass darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten im Ausnahmefall durch die Eidgenössische Steuerverwaltung erlassen werden können (Art. 70 Abs. 1).

 

RechtsquelleZweckAufbewahrungsobjektInhalt der Regelung
Art. 70 Abs. 2 MWSTG in Verbindung mit Art. 42 Abs. 6 MWSTGArt und Dauer der AufbewahrungGeschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige AufzeichnungenOrdnungsgemässe Aufbewahrung bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung, welche zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist, in jedem Fall verjährt.
Art. 70 Abs. 3 MWSTGDauer der AufbewahrungGeschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung (Art. 32 Abs. 1 MWSTG) und des Eigenverbrauchs (Art. 31 MWSTG) von unbeweglichen Gegenständen benötigt werdenAufbewahrungsdauer von 20 Jahren

Sonderregelung zur Geschäftskorrespondenz

Mit dem zum 1.1.2013 in Kraft getretenen revidierten Rechnungslegungsrecht gilt neu keine explizite Aufbewahrungspflicht mehr für Geschäftskorrespondenz, soweit diese keinen Erkenntniswert für die Buchführung und Rechnungslegung besitzt.

Sobald dagegen die Geschäftskorrespondenz im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall und/oder einer Buchung steht und kein sonstiger Beleg als Buchungsbeleg zur Verfügung steht, wird die Geschäftskorrespondenz somit zugleich zum Buchungsbeleg und ist somit wie diese aufbewahrungspflichtig.

Praxisfälle, in denen diese Situation zumeist eintritt, können im Zusammenhang mit Offerten, Gutachten sowie jeglicher schriftlichen oder elektronischen Korrespondenz (E-Mails) mit Kunden, Lieferanten, Versicherungen, Banken, Rechtsanwälten oder anderen Geschäftspartnern vorkommen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen im jeweiligen Einzelfall entscheiden muss, ob schriftliche und/oder elektronische Geschäftskorrespondenz den Charakter eines Buchungsbelegs bekommt. Es ist allerdings zu vermuten, dass die Unternehmen somit die Geschäftskorrespondenz überwiegend über die sonst gültige Zehnjahresfrist archivieren und speichern werden, da die Einzelfallbeurteilung vergleichsweise zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

Sonstige Aufbewahrungsfristen

Im Zusammenhang mit der Buchführung und Rechnungslegung ist ausserdem die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Personalakten, Unterlagen der Sozialversicherungen und Lohndeklarationen zu beachten. Auch diese können im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall stehen und somit indirekt zum Buchungsbeleg mutieren.

Welche Rechtsfolgen gelten bei einer Nichteinhaltung der Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen?

Erfahren Sie dies in unserem vollständigen Beitrag. Dieser Beitrag stammt aus der Online-Lösung Finanzbuchhaltung.

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