Aufbewahrungsfristen: Compliance-Anforderungen an die Geschäftsunterlagen
Inhalt
- Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Geschäftsunterlagen in der Schweiz und welche Rechtsquellen sind massgeblich?
- Aufbewahrungsfristen – Die wichtigsten Rechtsquellen
- Handelsrechtliche Vorschriften
- Gesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG)
- Sonderregelung zur Geschäftskorrespondenz
- Sonstige Aufbewahrungsfristen
- Rechtsfolgen einer Nichteinhaltung der Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
- FAQ: Aufbewahrungsfristen
KURZ ZUSAMMENGEFASST
In der Schweiz unterliegen Unternehmen strengen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen, die primär durch das Obligationenrecht (OR) und die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt werden. Die Standardfrist beträgt zehn Jahre für Geschäftsbücher, Belege und den Geschäftsbericht, beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Ausnahmen gelten für bestimmte MWST-Unterlagen mit 20 Jahren sowie für spezielle Haftungsfälle wie Asbestschäden. Die Aufbewahrung muss jederzeit lückenlos, unveränderbar und für Berechtigte prüfbar erfolgen, wobei auch elektronische Archivierung zulässig ist, sofern die Integrität gewahrt bleibt.
Die wichtigsten Punkte:
- Standard-Aufbewahrungsfrist für Buchführung und Rechnungslegung: 10 Jahre.
- Massgebliche Rechtsquellen: OR, GeBüV, MWSTG und STGB.
- Elektronische Archivierung ist erlaubt, muss aber die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung erfüllen.
- Geschäftskorrespondenz wird zum Beleg, wenn sie keinen anderen Beleg ersetzt.
- Besondere Frist von 20 Jahren für MWST-Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Geschäftsunterlagen in der Schweiz und welche Rechtsquellen sind massgeblich?
Aufbewahrungsfristen – Die wichtigsten Rechtsquellen
Die wichtigsten Rechtsquellen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind das Obligationenrecht (OR), die Geschäftsbücherverordnung (GebüV), das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), das Strafgesetzbuch (STGB).
Handelsrechtliche Vorschriften
Für die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten aus dem Bereich der Buchführung und des Rechnungswesens gelten die Rechtsvorschriften des Obligationenrechts, 32. Titel (Kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung). Diese betreffen sowohl Unternehmen, die gemäss Art. 727 Abs. 1 OR zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet sind, als auch diejenigen, die lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen müssen. Zu Letzteren gehören neben Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500 000.– Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr auch Vereine und Stiftungen ohne Verpflichtung zur HR-Eintragung sowie Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind.
Für die genannten Unternehmen gilt, dass die Art der Aufbewahrung grundsätzlich ordnungsgemäss sein muss (Art. 957 Abs. 3 OR). Mit Bezug zu den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung hat die Aufbewahrung daher vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch, nachweislich mittels Beleg, klar, zweckmässig und nachprüfbar zu sein.
Die im Rechnungslegungsrecht verankerte Aufbewahrungsvorschrift beginnt jeweils mit dem Ablauf des Geschäftsjahres und sieht Folgendes vor:
| Rechtsquelle | Zweck | Aufbewahrungsobjekt | Inhalt der Regelung |
|---|---|---|---|
| Art. 958f Abs. 1 OR | Dauer der Aufbewahrung | Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht | mind. 10 Jahre beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahrs Unterscheidung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege: Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise Geschäftsbericht und Revisionsbericht: schriftlich (Papier) und unterzeichnet |
| Art. 3 GeBüV | Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) | Geschäftsbücher (Hauptbuch und Nebenbücher) | Aufbewahrung so, dass keine Änderung möglich ist, ohne dass sich dies feststellen lässt |
| Art. 5 GeBüV | Sorgfaltspflicht | Geschäftsbücher und Buchungsbelege | Aufbewahrung sorgfältig, geordnet und geschützt vor äusseren Einwirkungen |
| Art. 6 GeBüV | Verfügbarkeit und Einsichtnahme | Geschäftsbücher und die Buchungsbelege | Aufbewahrung so, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können |
| Art. 7 GeBüV | Anforderungen an die Organisation | archivierte Informationen und Daten | Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen. Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren Zugriff innert nützlicher Pflicht möglich |
| Art. 8 GeBüV | Anforderungen an das Archiv | archivierte Informationen | Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. |
| Art. 9 GeBüV | Regelung der zulässigen Informationsträger | archivierte Unterlagen | Unveränderbare Informationsträger (Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger) sind immer zulässig und veränderbare Informationsträger sind unter bestimmten Bedingungen zulässig. |
| Art. 10 GeBüV | Überprüfung und Datenmigration | Informationsträger und Daten | Pflicht zur regelmässigen Prüfung auf Integrität und Lesbarkeit Voraussetzungen für die Datenmigration |
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Gesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG)
Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz verweist hinsichtlich der Führung der Geschäftsbücher und Aufzeichnungen auf die bereits im Handelsrecht existierenden Grundsätze (z.B. Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung). Zugleich wird darauf verwiesen, dass darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten im Ausnahmefall durch die Eidgenössische Steuerverwaltung erlassen werden können (Art. 70 Abs. 1).
| Rechtsquelle | Zweck | Aufbewahrungsobjekt | Inhalt der Regelung | |
|---|---|---|---|---|
| Art. 70 Abs. 2 MWSTG in Verbindung mit Art. 42 Abs. 6 MWSTG | Art und Dauer der Aufbewahrung | Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen |
| |
| Art. 70 Abs. 3 MWSTG | Dauer der Aufbewahrung | Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung (Art. 32 Abs. 1 MWSTG) und des Eigenverbrauchs (Art. 31 MWSTG) von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden | Aufbewahrungsdauer von 20 Jahren |
Checkliste
- Prüfen, ob alle Geschäftsbücher und Buchungsbelege für die letzten 10 Jahre vorliegen.
- Sicherstellen, dass der Geschäftsbericht und Revisionsbericht schriftlich und unterzeichnet archiviert sind.
- Überprüfen, ob MWST-relevante Unterlagen zu Immobilien für 20 Jahre gesichert sind.
- Kontrollieren, ob Geschäftskorrespondenz als Beleg fungiert und entsprechend 10 Jahre aufbewahrt wird.
- Gewährleisten, dass archiviertes Material unveränderbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt ist.
- Sicherstellen, dass eine systematische Inventarisierung und ein schneller Zugriff möglich ist.
- Regelmässig die Lesbarkeit und Integrität elektronischer Datenträger prüfen.
- Datenmigrationspläne erstellen, um die Lesbarkeit bei Formatänderungen zu garantieren.
- Personalakten und Lohnunterlagen ebenfalls für die zehnjährige Frist archivieren.
- Bei Asbestbelastung die 20-jährige Verjährungsfrist im Haftungsrecht beachten.
Sonderregelung zur Geschäftskorrespondenz
Mit dem zum 1.1.2013 in Kraft getretenen revidierten Rechnungslegungsrecht gilt keine explizite Aufbewahrungspflicht mehr für Geschäftskorrespondenz, soweit diese keinen Erkenntniswert für die Buchführung und Rechnungslegung besitzt.
Sobald dagegen die Geschäftskorrespondenz im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall und/oder einer Buchung steht und kein sonstiger Beleg als Buchungsbeleg zur Verfügung steht, wird die Geschäftskorrespondenz somit zugleich zum Buchungsbeleg und ist somit wie diese aufbewahrungspflichtig.
Praxisfälle, in denen diese Situation zumeist eintritt, können im Zusammenhang mit Offerten, Gutachten sowie jeglicher schriftlichen oder elektronischen Korrespondenz (E-Mails) mit Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Versicherungen, Banken, Rechtsanwälten oder anderen Geschäftspartnern vorkommen. Stets einbezogen werden finanzrelevante Korrespondenz und Dokumente in Zusammenhang mit dem Personal (z.B. Lohnzahlungen, Sozialversicherungen), mit Kunden (z.B. solche der Debitorenbewirtschaftung) sowie mit wesentlichen Verträgen.
Grundsätzlich muss ein Unternehmen im jeweiligen Einzelfall entscheiden, ob schriftliche und/oder elektronische Geschäftskorrespondenz den Charakter eines Buchungsbelegs bekommt. Es ist allerdings zu vermuten, dass die Unternehmen somit die Geschäftskorrespondenz überwiegend über die sonst gültige Zehnjahresfrist archivieren und speichern werden, da die Einzelfallbeurteilung vergleichsweise zeitaufwendig und fehleranfällig ist.
Sonstige Aufbewahrungsfristen
Im Zusammenhang mit der Buchführung und Rechnungslegung ist ausserdem die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Personalakten, Unterlagen der Sozialversicherungen und Lohndeklarationen zu beachten. Auch diese können im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall stehen und somit indirekt zum Buchungsbeleg mutieren.
Die Aufbewahrung kann nach herrschender Lehre und Rechtsprechung bei Erfüllung der nachstehenden Kriterien auch rein elektronisch erfolgen, ohne die Originale zu behalten:
- alle als mögliche Beweismittel dienlichen Dokumente sind aufzubewahren, bevor sie ausgehändigt oder vernichtet werden.
- Grundsätzlich sind die Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten, weshalb eine Einsichtsmöglichkeit für Unberechtigte und eine Aufbewahrung nicht notwendiger Unterlagen mit höchstpersönlichen Daten ausgeschlossen sind.
- Im Falle einer Verwendung als Beweismittel sollten die betreffenden Dokumente auf Papier reproduziert werden können
- allfällige Kontrollbehörden müssen in benötigte Unterlagen auch vor Ort Einsicht nehmen können (für Arbeitsverhältnisse eindeutig geregelt in Art. 46 ArG i.V.m. Art. 73 ArGV1)
Per 1. Januar 2020 trat in der Schweiz eine Änderungen im Haftungsrechts rmit Art. 128a OR in Kraft, wonach bei Spätschäden durch Asbestbelastung neu eine absolute Verjährungsfrist von 20 Jahren gilt, wenn Forderungen auf Schadenersatz oder Genugtuung aus vertragswidriger Körperverletzung oder Tötung eines Menschen geltend gemacht werden. Diese Rechtsänderung ist damit auch für Unternehmen relevant und sollte bei der Festsetzung der Aufbewahrungspflichten beachtet werden.
Rechtsfolgen einer Nichteinhaltung der Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Die Rechtsfolgen einer Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen werden in den unterschiedlichen Gesetzen geregelt. Diese Auflistung der geltenden Strafbestimmungen verschafft hierzu einen Überblick.
FAQ: Aufbewahrungsfristen
Wie lange müssen Geschäftsbücher und Belege in der Schweiz aufbewahrt werden?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 10 Jahre, beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind.
Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für E-Mails und Geschäftskorrespondenz?
Ja, sofern die Korrespondenz keinen sonstigen Buchungsbeleg ersetzt und Erkenntniswert für die Buchführung hat, gilt sie als Beleg und unterliegt der 10-jährigen Frist.
Darf ich Unterlagen rein elektronisch archivieren?
Ja, eine rein elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (Integrität, Lesbarkeit, Schutz vor Manipulation) eingehalten werden.
Welche Unterlagen haben eine Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren?
MWST-Unterlagen im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen sowie Unterlagen bei Asbest-Haftungsfällen müssen 20 Jahre aufbewahrt werden.
Was passiert bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen?
Die Nichteinhaltung kann strafrechtliche Konsequenzen nach dem StGB sowie zivilrechtliche Haftungsrisiken nach sich ziehen, da Beweise für steuerliche oder rechtliche Auseinandersetzungen fehlen.
