Aufbewahrungsfristen: Compliance-Anforderungen an die Geschäftsunterlagen
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch leitet das Departement Business Analytics & Technology an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich sowie das dazu gehörende Center for Accounting & Controlling. Er ist daneben Dozent an verschiedenen Bildungseinrichtungen und für WEKA als Herausgeber sowie Autor mehrerer Fachbücher tätig.
Aufbewahrungsfristen – Die wichtigsten Rechtsquellen
Die wichtigsten Rechtsquellen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind das Obligationenrecht (OR), die Geschäftsbücherverordnung (GebüV), das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), das Strafgesetzbuch (STGB).
Handelsrechtliche Vorschriften
Für die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten aus dem Bereich der Buchführung und des Rechnungswesens gelten die Rechtsvorschriften des Obligationenrechts, 32. Titel (Kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung). Diese betreffen sowohl Unternehmen, die gemäss Art. 727 Abs. 1 OR zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet sind, als auch diejenigen, die lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen müssen. Zu Letzteren gehören neben Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500 000.– Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr auch Vereine und Stiftungen ohne Verpflichtung zur HR-Eintragung sowie Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind.
Für die genannten Unternehmen gilt, dass die Art der Aufbewahrung grundsätzlich ordnungsgemäss sein muss (Art. 957 Abs. 3 OR). Mit Bezug zu den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung hat die Aufbewahrung daher vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch, nachweislich mittels Beleg, klar, zweckmässig und nachprüfbar zu sein.
Die im Rechnungslegungsrecht verankerte Aufbewahrungsvorschrift beginnt jeweils mit dem Ablauf des Geschäftsjahres und sieht Folgendes vor:
| Rechtsquelle | Zweck | Aufbewahrungsobjekt | Inhalt der Regelung |
|---|---|---|---|
| Art. 958f Abs. 1 OR | Dauer der Aufbewahrung | Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht | mind. 10 Jahre beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahrs Unterscheidung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege: Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise Geschäftsbericht und Revisionsbericht: schriftlich (Papier) und unterzeichnet |
| Art. 3 GeBüV | Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) | Geschäftsbücher (Hauptbuch und Nebenbücher) | Aufbewahrung so, dass keine Änderung möglich ist, ohne dass sich dies feststellen lässt |
| Art. 5 GeBüV | Sorgfaltspflicht | Geschäftsbücher und Buchungsbelege | Aufbewahrung sorgfältig, geordnet und geschützt vor äusseren Einwirkungen |
| Art. 6 GeBüV | Verfügbarkeit und Einsichtnahme | Geschäftsbücher und die Buchungsbelege | Aufbewahrung so, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können |
| Art. 7 GeBüV | Anforderungen an die Organisation | archivierte Informationen und Daten | Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen. Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren Zugriff innert nützlicher Pflicht möglich |
| Art. 8 GeBüV | Anforderungen an das Archiv | archivierte Informationen | Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger. |
| Art. 9 GeBüV | Regelung der zulässigen Informationsträger | archivierte Unterlagen | Unveränderbare Informationsträger (Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger) sind immer zulässig und veränderbare Informationsträger sind unter bestimmten Bedingungen zulässig. |
| Art. 10 GeBüV | Überprüfung und Datenmigration | Informationsträger und Daten | Pflicht zur regelmässigen Prüfung auf Integrität und Lesbarkeit Voraussetzungen für die Datenmigration |
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Gesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG)
Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz verweist hinsichtlich der Führung der Geschäftsbücher und Aufzeichnungen auf die bereits im Handelsrecht existierenden Grundsätze (z.B. Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung). Zugleich wird darauf verwiesen, dass darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten im Ausnahmefall durch die Eidgenössische Steuerverwaltung erlassen werden können (Art. 70 Abs. 1).
| Rechtsquelle | Zweck | Aufbewahrungsobjekt | Inhalt der Regelung | |
|---|---|---|---|---|
| Art. 70 Abs. 2 MWSTG in Verbindung mit Art. 42 Abs. 6 MWSTG | Art und Dauer der Aufbewahrung | Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen |
| |
| Art. 70 Abs. 3 MWSTG | Dauer der Aufbewahrung | Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung (Art. 32 Abs. 1 MWSTG) und des Eigenverbrauchs (Art. 31 MWSTG) von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden | Aufbewahrungsdauer von 20 Jahren |
Sonderregelung zur Geschäftskorrespondenz
Mit dem zum 1.1.2013 in Kraft getretenen revidierten Rechnungslegungsrecht gilt neu keine explizite Aufbewahrungspflicht mehr für Geschäftskorrespondenz, soweit diese keinen Erkenntniswert für die Buchführung und Rechnungslegung besitzt.
Sobald dagegen die Geschäftskorrespondenz im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall und/oder einer Buchung steht und kein sonstiger Beleg als Buchungsbeleg zur Verfügung steht, wird die Geschäftskorrespondenz somit zugleich zum Buchungsbeleg und ist somit wie diese aufbewahrungspflichtig.
Praxisfälle, in denen diese Situation zumeist eintritt, können im Zusammenhang mit Offerten, Gutachten sowie jeglicher schriftlichen oder elektronischen Korrespondenz (E-Mails) mit Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Versicherungen, Banken, Rechtsanwälten oder anderen Geschäftspartnern vorkommen. Stets einbezogen werden finanzrelevante Korrespondenz und Dokumente in Zusammenhang mit dem Personal (z.B. Lohnzahlungen, Sozialversicherungen), mit Kunden (z.B. solche der Debitorenbewirtschaftung) sowie mit wesentlichen Verträgen.
Grundsätzlich muss ein Unternehmen im jeweiligen Einzelfall entscheiden, ob schriftliche und/oder elektronische Geschäftskorrespondenz den Charakter eines Buchungsbelegs bekommt. Es ist allerdings zu vermuten, dass die Unternehmen somit die Geschäftskorrespondenz überwiegend über die sonst gültige Zehnjahresfrist archivieren und speichern werden, da die Einzelfallbeurteilung vergleichsweise zeitaufwendig und fehleranfällig ist.
Sonstige Aufbewahrungsfristen
Im Zusammenhang mit der Buchführung und Rechnungslegung ist ausserdem die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Personalakten, Unterlagen der Sozialversicherungen und Lohndeklarationen zu beachten. Auch diese können im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall stehen und somit indirekt zum Buchungsbeleg mutieren.
Die Aufbewahrung kann nach herrschender Lehre und Rechtsprechung bei Erfüllung der nachstehenden Kriterien auch rein elektronisch erfolgen, ohne die Originale zu behalten:
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alle als mögliche Beweismittel dienlichen Dokumente sind aufzubewahren, bevor sie ausgehändigt oder vernichtet werden.
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Grundsätzlich sind die Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten, weshalb eine Einsichtsmöglichkeit für Unberechtigte und eine Aufbewahrung nicht notwendiger Unterlagen mit höchstpersönlichen Daten ausgeschlossen sind.
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Im Falle einer Verwendung als Beweismittel sollten die betreffenden Dokumente auf Papier reproduziert werden können
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allfällige Kontrollbehörden müssen in benötigte Unterlagen auch vor Ort Einsicht nehmen können (für Arbeitsverhältnisse eindeutig geregelt in Art. 46 ArG i.V.m. Art. 73 ArGV1)
Per 1. Januar 2020 trat in der Schweiz eine Änderungen im Haftungsrechts rmit Art. 128a OR in Kraft, wonach bei Spätschäden durch Asbestbelastung neu eine absolute Verjährungsfrist von 20 Jahren gilt, wenn Forderungen auf Schadenersatz oder Genugtuung aus vertragswidriger Körperverletzung oder Tötung eines Menschen geltend gemacht werden. Diese Rechtsänderung ist damit auch für Unternehmen relevant und sollte bei der Festsetzung der Aufbewahrungspflichten beachtet werden.
