Abrechnung MWST: Vorteile der neuen Jahresabrechnung
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Seit dem 1. Januar 2025 können MWST-pflichtige KMU mit einem Jahresumsatz von maximal CHF 5'005'000.– auf Antrag die Mehrwertsteuer jährlich statt vierteljährlich oder halbjährlich abrechnen. Diese freiwillige Option ist an die Bedingung geknüpft, dass in den vorangegangenen drei Steuerperioden alle Abrechnungen fristgerecht eingereicht und Steuern vollständig bezahlt wurden. Die jährliche Abrechnung ist mit Ratenzahlungen verbunden, die auf Basis der letzten Steuerperiode festgelegt werden, und reduziert den administrativen Aufwand für Unternehmen und Treuhänder erheblich.
Die wichtigsten Punkte:
- Umsatzgrenze von CHF 5'005'000.– (brutto) in der vergangenen Steuerperiode
- Vollständige und fristgerechte Einreichung sowie Bezahlung der Steuern der letzten drei Jahre
- Antragstellung im ePortal der ESTV bis spätestens 28. Februar 2025 für das Jahr 2025
- Verpflichtung zu Ratenzahlungen (3 Raten bei effektiver Methode, 1 Rate bei Saldosteuersatzmethode)
- Möglichkeit zur Anpassung der Ratenhöhe bis zehn Tage vor Fälligkeit im ePortal
Wie funktioniert die neue jährliche MWST-Abrechnung für KMU ab 2025 und welche Vorteile bietet sie?
Einleitung Abrechnung MWST
Seit 2020 läuft das Projekt der Teilrevision des MWSTG. Das nMWSTG ist unterdessen definitiv bekannt. Der Autor hat über die geänderten Themen bereits früher geschrieben.1 Am 21. September 2024 wurde die nMWSTV definitiv veröffentlicht und wird per 1. Januar 2025 in Kraft gesetzt.
Eine der konkreten Änderungen, die wohl in der Praxis viele KMU und deren Treuhänder betrifft, ist die freiwillige Möglichkeit zur jährlichen MWST-Abrechnung. Bisher waren MWST-Abrechnungen in der Regel vierteljährlich einzureichen und zu bezahlen, bei Anwendung der Saldosteuersatzmethode2 halbjährlich. Unter gewissen Bedingungen stellt die ESTV neu viertel- oder halbjährlich Akontorechnungen.
Der Autor stellt die schon bekannten Änderungen dar. Aktuell3 liegen die überarbeiteten Praxispublikationen von der ESTV dazu noch nicht vor. Diese können daher im vorliegenden Beitrag noch nicht berücksichtigt werden.
Konkrete Änderungen
Bisher MWST-Pflichtige: Die ESTV gewährt den Wechsel zur jährlichen MWST-Abrechnung auf Antrag hin. Dies ist freiwillig. Die ESTV hat unterdessen bekannt gegeben,4 dass dieser Antrag für 2025 ab Januar 2025 im ePortal gestellt werden kann bzw. bis zum 28. Februar 2025 dort erfolgen muss. Die zu erfüllenden Bedingungen dafür sind gemäss Art. 76b nMWSTV (kumulativ zu erfüllen):
- Die Umsatzgrenze in der vergangenen Steuerperiode, welche auch für die Anwendung der Saldosteuersatzmethode gilt, wurde nicht überschritten. Diese wird aktuell mit CHF 5 005 000.– angegeben.5 Diese Umsatzgrenze sollte brutto, also inkl. MWST, zu verstehen sein.
- Der MWST-Pflichtige hat in den vorangegangenen drei Steuerperioden oder, wenn die MWST-Pflicht weniger lang besteht, seit Beginn der Steuerpflicht alle Abrechnungen fristgerecht eingereicht und alle Steuerforderungen vollumfänglich und fristgerecht bezahlt. Beantragte und gewährte Fristverlängerungen werden dabei für fristgerechte Einreichung und Bezahlung der MWST-Abrechnung akzeptiert.6
Die jährliche Abrechnung MWST ist verbunden mit der Verpflichtung zu Ratenzahlungen. Bei MWST-Pflichtigen, die effektiv abrechnen, werden drei Raten in Rechnung gestellt. Bei MWST-Pflichtigen, die nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen, wird eine Raten in Rechnung gestellt. Zusätzlich erfolgt jeweils die Zahlung der Differenz basierend auf der eingereichten MWST-Abrechnung für das ganze Jahr bzw. für die ganze Steuerperiode. Die ESTV legt die Höhe der Raten anhand der Steuerforderung der letzten Steuerperiode fest, wobei die Mindestratenhöhe bei der effektiven und der Pauschalsteuersatzmethode CHF 500.– und bei der Saldosteuersatzmethode CHF 1000.– beträgt. Die steuerpflichtige Person hat die Möglichkeit, die Höhe der Rate bis zehn Tage vor Fälligkeit im ePortal nach oben oder nach unten anzupassen. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn grössere Umsatzänderungen auftreten.
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HINWEIS
Laut einer informellen Aussage der ESTV sind rund 94% aller MWST-pflichtigen KMU in diesem Sinne und haben demzufolge grundsätzlich Anrecht auf die jährliche Abrechnungsart.
Ergänzende Anmerkungen für Fiskalvertretungsmandate (ausländische Unternehmen, die in der Schweiz nur für MWST registriert sind): Der Autor ist der klaren Meinung, dass die oben erwähnte Umsatzgrenze in diesen Fällen nur den Schweizer Umsatz, nicht den weltweiten Umsatz, berücksichtigen darf. Dies ergibt sich aus dem Verständnis der Tat- sache, dass solche MWST-Pflichtige nur den Schweizer Umsatz deklarieren müssen.7 Aber ob die ESTV diese Ansicht teilt, bleibt abzuwarten.
Neu, also wohl ab dem 1. Januar 2025, MWST-Pflichtige: Solche müssen die jährliche MWST-Abrechnung bei der ESTV beantragen. Dieser Antrag muss gemäss Art. 76a Abs. 1 nMWSTV «spätestens 60 Tage nach Zustellung der Mehrwertsteuernummer» erfolgen. Auch hierzu sind gewisse praktische Aspekte noch nicht geregelt. Die ESTV bewilligt die jährliche MWST-Abrechnung, wenn der erwartete Umsatz in den ersten zwölf Monaten die oben erwähnte Umsatzlimite nicht überschreitet.
Auch bei der jährlichen Abrechnung MWST können wie bisher Korrekturabrechnungen, Jahresabstimmungen eingereicht und Fristverlängerungen beantragt werden. Die jährliche Abrechnung muss jeweils bis Ende Februar des folgenden Jahres eingereicht und bezahlt werden. Fristverlängerungen sind dabei weiterhin möglich.
Ende der jährlichen Abrechnung MWST: MWST-Pflichtige, die freiwillig aus der jährlichen MWST-Abrechnung aussteigen wollen, müssen dies spätestens bis 28. Februar des Jahres, in dem der Ausstieg erfolgen soll, melden. Die ESTV widerruft die Genehmigung zur jährlichen Abrechnung MWST für gewisse, in Art. 76c Abs. 2 nMWSTV abschliessend erwähnte Situationen.
Checkliste
- Prüfen, ob der Jahresumsatz der letzten Steuerperiode die Grenze von CHF 5'005'000.– nicht überschritten hat
- Überprüfen, ob in den letzten drei Jahren alle MWST-Abrechnungen fristgerecht eingereicht wurden
- Sicherstellen, dass alle Steuerforderungen der letzten drei Jahre vollständig und pünktlich bezahlt wurden
- Beachten, dass beantragte und gewährte Fristverlängerungen als fristgerecht gelten
- Antrag im ePortal der ESTV bis zum 28. Februar 2025 für das Steuerjahr 2025 stellen
- Höhe der Ratenzahlungen basierend auf der letzten Steuerperiode berechnen
- Ggf. Ratenhöhen im ePortal anpassen, falls grössere Umsatzänderungen erwartet werden
- Jahresabrechnung bis Ende Februar des Folgejahres einreichen und Differenz zahlen
- Bei Ausstieg aus dem System Meldung bis spätestens 28. Februar des betreffenden Jahres tätigen
- Kunden über die neuen Zahlungsmodalitäten und die mögliche Verschiebung der Buchhaltungsarbeiten informieren
Empfehlungen
Der Autor geht davon aus, dass der Mehrzahl aller Unternehmen bzw. Mandate, die aktuell viertel- oder halbjährlich abrechnen, eine Umstellung auf jährliche MWST-Abrechnung empfohlen werden kann. Gewisse Arbeiten und Kosten können dadurch eingespart werden. Die Hauptarbeit eines Buchhalters oder Treuhänders wird weiterhin das saubere Verbuchen der Geschäftsfälle sein. Diese Arbeit bildet die Basis für die Abrechnung MWST. Ist diese Basis sauber und vollständig erarbeitet, ist der Zusatzaufwand für Erstellen und Einreichen einer Abrechnung MWST nicht mehr übermässig. Buchhalter und Treuhänder werden aufgrund ihrer Arbeitsbelastung froh sein, regelmässig nachbuchen zu können, solche Arbeiten also nicht auf Anfang Jahr konzentrieren zu müssen. Zahlungen erfolgen wohl in der Mehrzahl der Fälle weiterhin viertel- oder halbjährlich. In der Praxis gibt es leider ausnahmsweise einige «Pappenheimer», die quartalsmässig die Belege schon nicht rechtzeitig liefern. In solchen Fällen machen weitere zeitliche Verzögerungen die Arbeiten des Treuhänders nicht unbedingt einfacher. Potenziell weitere mögliche unangenehme Situationen können für Treuhänder entstehen, wenn deren Kunden dadurch grössere Kosteneinsparungen erwarten, der Treuhänder aber gar nicht viel weniger Arbeit hat. Auch können Rückfragen und Korrekturen bei quartalsmässiger Deklaration rascher angegangen werden, was die praktische Arbeit erleichtern kann. All dies soll hier nur erwähnt werden, es soll keinesfalls als grundsätzliche Kritik an dieser Möglichkeit verstanden werden. Denn der Autor begrüsst diese freiwillige Erleichterung.
Fussnoten
1 Vgl. WEKA MWST Newsletter 04 April 2022, S. 2–5 sowie 05 Mai 2022, S. 5–6.
2 Vgl. zu den Änderungen in diesem Bereich den Artikel des Autors in WEKA MWST Newsletter 10 November 2024, S. 2–4.
3 Der Autor konnte die Entwicklung bis 6. November 2024 berücksichtigen.
4 Vgl. Publikation der ESTV vom 14. Oktober 2024 unter www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/mwst-abrechnen/mwst-aenderungen-2025/mwst-jaehrliche-abrechnung-ab-2025.html.
5 Diese Limite stimmt nicht mit der Umsatzlimite, welche ab 1.1.2024 aufgrund der MWST-Satzerhöhung für die Anwendung der Saldosteuersatzmethode gilt, überein. Ob dies ein gesetzgeberisches Versehen war, erschliesst sich dem Autor nicht.
6 Vgl. Erläuterungen zu den Änderungen der Mehrwertsteuerverordnung vom 21. August 2024, EFD, zu Art. 76b Abs. 2.
7 Vgl. MWST-Info 22, Ausländische Unternehmen, Ziffer 3.2.
FAQ: Abrechnung MWST
Wer kann die jährliche MWST-Abrechnung ab 2025 beantragen?
MWST-pflichtige Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal CHF 5'005'000.–, die in den letzten drei Jahren alle Abrechnungen fristgerecht eingereicht und Steuern vollständig bezahlt haben. Dies gilt für bestehende und neu registrierte Pflichtige.
Wie hoch sind die Ratenzahlungen bei der jährlichen Abrechnung?
Die ESTV legt die Raten basierend auf der Steuerforderung der letzten Steuerperiode fest. Die Mindestratenhöhe beträgt CHF 500.– bei der effektiven und Pauschalsteuersatzmethode sowie CHF 1'000.– bei der Saldosteuersatzmethode. Die Höhe kann bis zehn Tage vor Fälligkeit angepasst werden.
Bis wann muss der Antrag für die jährliche Abrechnung gestellt werden?
Für das Jahr 2025 muss der Antrag im ePortal bis spätestens 28. Februar 2025 gestellt werden. Für neu MWST-pflichtige Unternehmen muss der Antrag spätestens 60 Tage nach Zustellung der Mehrwertsteuernummer erfolgen.
Kann man wieder aus der jährlichen Abrechnung aussteigen?
Ja, der freiwillige Ausstieg muss bis spätestens 28. Februar des Jahres, in dem der Ausstieg erfolgen soll, der ESTV gemeldet werden. Die ESTV kann die Genehmigung auch in bestimmten gesetzlich definierten Situationen widerrufen.
Gibt es Unterschiede für ausländische Unternehmen mit Fiskalvertretung?
Es wird erwartet, dass die Umsatzgrenze nur den Schweizer Umsatz berücksichtigt, da diese Unternehmen nur den Schweizer Umsatz deklarieren müssen. Ob die ESTV diese Ansicht teilt, bleibt jedoch abzuwarten, da dies noch nicht abschliessend geregelt ist.
