MWST-Kontrolle: So erzielen Sie eine gute Vorbereitung
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Eidgenössische Steuerverwaltung prüft MWST-Deklarationen stichprobenweise und kann Kontrollen vor Ort durchführen. Eine proaktive Vorbereitung mit lückenlosen Unterlagen der letzten fünf Jahre, korrekten Umsatz- und Vorsteuerabstimmungen sowie der Klärung von Unstimmigkeiten vor der Revision ist entscheidend. Unternehmen, die ihre Buchhaltung nach dem Bruttoprinzip führen und eine klare Prüfspur gewährleisten, können den Aufwand während der Kontrolle deutlich reduzieren.
Die wichtigsten Punkte:
- Die ESTV hat nach schriftlicher Ankündigung 360 Tage Zeit für die Kontrolle.
- Unterlagen der letzten fünf Jahre müssen lückenlos und systematisch aufbereitet sein.
- Eine Vorsteuerplausibilisierung hilft, Abweichungen vor der Revision zu erkennen.
- Bei komplexen Transaktionen sollte frühzeitig eine verbindliche Auskunft der ESTV eingeholt werden.
- Unstimmigkeiten sollten im informellen Dialog vor der Einschätzungsverfügung geklärt werden.
Marc Nideröst
LL.M. UZH International Tax Law, dipl. Steuerexperte und dipl. Betriebsökonom FH. Marc Nideröst ist Leiter der Sparte Steuerberatung bei der Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner und spezialisierte sich in den vergangenen Jahren im Bereich des Steuerwesens, vornehmlich für regionale, nationale und internationale Unternehmungen sowie in der MWST.
Passende Arbeitshilfen
Wie können sich Schweizer Unternehmen optimal auf eine MWST-Kontrolle der ESTV vorbereiten?
MWST-Kontrolle: Gute Vorbereitung lohnt sich
Zuerst kontaktiert der ESTV-Steuerrevisor den Steuerpflichtigen oder dessen Steuervertreter (z.B. Treuhandbüro) telefonisch, um Datum, Ort und Dauer der MWST-Kontrolle zu vereinbaren. Dann folgt die schriftliche Ankündigung. Mit ihr beginnt eine Frist von 360 Tagen, innerhalb derer die ESTV ihre Kontrolle durchführen und abschliessen muss. Zudem unterbricht die Kontrollankündigung die Festsetzungsverjährung.
Zur Vorbereitung einer MWST-Revision durch die ESTV sollten diese Unterlagen bereitgestellt werden:
- Jährliche Umsatzabstimmungen und Vorsteuerplausibilisierung (Finalisierung)
- MWST-Abrechnungen einschliesslich Korrektur- und Berichtigungsabrechnungen
- Zollamtliche Exportnachweise
- Debitorenrechnungen
- Vorsteuerbelege einschliesslich Einfuhrdokumenten
- Berechnungsunterlagen zu Vorsteuerkorrekturen
Die relevanten Unterlagen sind für die gesamte Revisionsperiode (in der Regel die letzten fünf Jahre) lückenlos zusammenzutragen. Allfällige Bereinigungen und Unstimmigkeiten sind spätestens jetzt zu klären.
Die Umsatz- und Vorsteuerabstimmung als Basis
Ausgangsbasis einer korrekten Umsatzabstimmung bildet der Ertrag gemäss Erfolgsrechnung. Ausgehend von diesem Ertrag müssen die darin enthaltenen zeitlichen Abgrenzungen (wie z.B. angefangene Arbeiten, Delkredere-Veränderung, Vorauszahlungen von Kunden, Rückstellungen usw.) eliminiert werden, um zum deklarationspflichtigen Betrag zu gelangen. Im Weiteren unterliegen auch Verkäufe von Anlagevermögen, die normalerweise über Bilanzkonten verbucht werden, in der Regel der Mehrwertsteuer, weshalb auch die Bilanz auf mehrwertsteuerpflichtige Umsätze überprüft werden muss. Damit eine Umsatzabstimmung ohne grossen Zeitaufwand möglich ist, sollte das Bruttoprinzip beim Führen der Geschäftsbücher konsequent eingehalten werden. So sollte vermieden werden, dass Erträge als Minderungen auf Aufwandkonten verbucht werden. Ansonsten müssen diese anlässlich der Umsatzabstimmung identifiziert und dokumentiert werden. Auch kann es sinnvoll sein, Erlöskonti bereits getrennt nach Steuersatzkategorien zu führen, beispielsweise Inlandumsatz/Auslandumsatz oder Normalsatz/reduzierter Satz. In der Regel sind aber solche nach steuerlichen Gesichtspunkten aufgeteilte Ertragskonti nur bei kleineren Betrieben möglich.
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