Jährliche MWST-Abrechnung: Aufwand gezielt reduzieren
Christoph M. Meier
Christoph M. Meier, lic. oec. publ., Mehrwertsteuer-Experte FH, Meier MWST- und Zollberatung, Of-Counsel für profi tax ag, Avanta-Gruppe (ehemals auch GHM Partners AG, Treureva AG). Er ist seit dem Jahr 2000 in der Steuerberatung tätig, unterdessen fokussiert auf MWST und Zoll (schweiz-, europa- und weltweit). Während dieser Zeit hat er in grossen und kleinen Beratungsgesellschaften, Treuhandunternehmen, einer Anwaltskanzlei sowie inhouse gearbeitet. Weiter ist er als Referent und Dozent tätig und Prüfungsexperte bei den eidg. Steuerexperten-Prüfungen.
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Einleitung jährliche MWST-Abrechnung
Seit Anfang 2025 besteht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von höchstens CHF 5'005'000 die Möglichkeit, die Mehrwertsteuer auf Wunsch nur noch einmal pro Jahr abzurechnen. Gegenüber der bisherigen quartalsweisen oder halbjährlichen Abrechnung bedeutet dies einen spürbar geringeren administrativen Aufwand und erlaubt eine schlankere Abwicklung.
Damit ein Unternehmen von dieser Möglichkeit Gebrauch machen kann, müssen die MWST-Abrechnungen der letzten drei Jahre termingerecht eingereicht und vollständig beglichen worden sein. Dies muss auch in Zukunft so gehandhabt werden. Das Gesuch ist über das ESTV-Portal zu stellen, und zwar innerhalb von 60 Tagen nach Beginn der Steuerperiode, also bis spätestens Ende Februar. Neu mehrwertsteuerpflichtige Personen haben ab Erhalt der MWST-Nummer ebenfalls 60 Tage Zeit, den Antrag über das ESTV-Portal zu stellen.
An der Deklaration selbst ändert sich durch die jährliche Abrechnung nichts. Berichtigungsabrechnungen, Jahresabstimmungen sowie Fristverlängerungen bleiben weiterhin möglich. Die Jahresabrechnung ist jeweils bis Ende Februar des Folgejahres einzureichen und zu bezahlen.
Mit der jährlichen Abrechnung verbunden ist die Pflicht, unterjährig Raten zu leisten. Diese werden von der ESTV festgelegt und stehen ab April im ePortal bereit. Bei der effektiven Methode und der Pauschalsteuersatzmethode sind drei Raten fällig, jeweils am 30. Mai, 30. August und 30. November. Bei der Saldosteuersatzmethode ist nur eine einzige Rate zu bezahlen, fällig am 30. August. Werden Raten oder die Jahresabrechnung verspätet bezahlt, fallen Verzugszinsen an.
Bemessungsgrundlage für die Ratenhöhe ist die Steuerforderung der vorangegangenen Steuerperiode. Die Mindesthöhe pro Rate liegt bei CHF 500 (effektive und Pauschalsteuersatzmethode) bzw. CHF 1'000 (Saldosteuersatzmethode). Bis zehn Tage vor Fälligkeit lässt sich die Ratenhöhe im ESTV-Portal nach oben oder unten korrigieren.
Die jährliche Abrechnung endet in folgenden Fällen:
- Das Unternehmen zieht den Antrag selbst zurück. Dies ist bis Ende Februar nach Beginn der jeweiligen Steuerperiode über das ePortal möglich.
- Die ESTV beendet die jährliche Abrechnung auf die nächste Steuerperiode hin, sofern die Umsatzgrenze in drei aufeinanderfolgenden Steuerperioden überschritten wurde.
- Die ESTV beendet die jährliche Abrechnung auf die übernächste Steuerperiode hin, sofern die Abrechnung verspätet eingereicht, nicht fristgerecht oder unvollständig bezahlt oder die Raten zu tief angesetzt wurden. Als zu tief gelten Raten dann, wenn sie bei der effektiven und der Pauschalsteuersatzmethode weniger als 50 % bzw. bei der Saldosteuersatzmethode weniger als 35 % der gesamten Steuerforderung ausmachen.
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HINWEIS
Laut einer informellen Aussage der ESTV sind rund 94% aller MWST-pflichtigen KMU in diesem Sinne und haben demzufolge grundsätzlich Anrecht auf die jährliche Abrechnungsart.
Ergänzende Anmerkungen für Fiskalvertretungsmandate (ausländische Unternehmen, die in der Schweiz nur für MWST registriert sind): Der Autor ist der klaren Meinung, dass die oben erwähnte Umsatzgrenze in diesen Fällen nur den Schweizer Umsatz, nicht den weltweiten Umsatz, berücksichtigen darf. Dies ergibt sich aus dem Verständnis der Tatsache, dass solche MWST-Pflichtige nur den Schweizer Umsatz deklarieren müssen. Aber ob die ESTV diese Ansicht teilt, bleibt abzuwarten.
Auch bei der jährlichen Abrechnung können wie bisher Korrekturabrechnungen, Jahresabstimmungen eingereicht und Fristverlängerungen beantragt werden. Die jährliche Abrechnung muss jeweils bis Ende Februar des folgenden Jahres eingereicht und bezahlt werden. Fristverlängerungen sind dabei weiterhin möglich.
Ende der jährlichen MWST-Abrechnung: MWST-Pflichtige, die freiwillig aus der jährlichen MWST-Abrechnung aussteigen wollen, müssen dies spätestens bis 28. Februar des Jahres, in dem der Ausstieg erfolgen soll, melden. Die ESTV widerruft die Genehmigung zur jährlichen MWST-Abrechnung für gewisse, in Art. 76c Abs. 2 MWSTV abschliessend erwähnte Situationen.
Empfehlungen
Der Autor geht davon aus, dass der Mehrzahl aller Unternehmen bzw. Mandate, die aktuell viertel- oder halbjährlich abrechnen, zur jährlichen Abrechnung berechtigt wären. Ob aus praktischen Überlegungen eine Umstellung auf jährliche MWST-Abrechnung dann wirklich empfohlen werden soll, ist eine ganz andere Frage. Gewisse Arbeiten und Kosten können je nach Einzelfall allenfalls dadurch eingespart werden. Die Hauptarbeit eines Buchhalters oder Treuhänders wird weiterhin das saubere Verbuchen der Geschäftsfälle sein. Diese Arbeit bildet die Basis für die MWST-Abrechnungen. Ist diese Basis sauber und vollständig erarbeitet, ist der Zusatzaufwand für Erstellen und Einreichen einer MWST-Abrechnung nicht mehr übermässig. Buchhalter und Treuhänder werden aufgrund ihrer Arbeitsbelastung froh sein, regelmässig nachbuchen zu können, solche Arbeiten also nicht auf Anfang Jahr konzentrieren zu müssen. Zahlungen erfolgen wie oben dargestellt weiterhin sowieso in allen Fällen viertel- oder halbjährlich. In der Praxis gibt es leider ausnahmsweise einige «Pappenheimer», die quartalsmässig die Belege schon nicht rechtzeitig liefern. In solchen Fällen machen weitere zeitliche Verzögerungen die Arbeiten des Treuhänders sicher nicht einfacher. Potenziell weitere mögliche unangenehme Situationen können für Treuhänder entstehen, wenn deren Kunden dadurch grössere Kosteneinsparungen erwarten, der Treuhänder aber gar nicht viel weniger Arbeit hat. Auch können Rückfragen und Korrekturen bei quartalsmässiger Deklaration rascher angegangen werden, was die praktische Arbeit erleichtern kann. All dies soll hier ebenfalls erwähnt werden.
Solche praktischen Probleme betreffen ja nicht die ESTV, sondern diejenigen Beteiligten, welche die MWST als sogenannte «Selbstveranlagungssteuer» umsetzen und korrekt und rechtzeitig deklarieren müssen. Es soll nicht als grundsätzliche Kritik an dieser Möglichkeit verstanden werden. Denn der Autor begrüsst diese freiwillige Erleichterung, muss aber gleichzeitig anmerken, dass es im Bereich der MWST noch viel grössere Umsetzungsprobleme für MWST-Pflichtige und deren Treuhänder oder Berater gibt, die noch überhaupt nicht angepackt sind. Der Autor hat auch nur wenig Erfahrung mit MWST-Pflichtigen, die die jährliche Abrechnung überhaupt gewählt hätten. Hingegen weiss er von vielen Treuhändern, die dies aus den oben dargelegten Gründen für ihre Mandanten gar nicht akzeptieren.
