Jährliche MWST-Abrechnung: Aufwand gezielt reduzieren
Christoph M. Meier
Christoph M. Meier, lic. oec. publ., Mehrwertsteuer-Experte FH, Meier MWST- und Zollberatung, Of-Counsel für profi tax ag, Avanta-Gruppe (ehemals auch GHM Partners AG, Treureva AG). Er ist seit dem Jahr 2000 in der Steuerberatung tätig, unterdessen fokussiert auf MWST und Zoll (schweiz-, europa- und weltweit). Während dieser Zeit hat er in grossen und kleinen Beratungsgesellschaften, Treuhandunternehmen, einer Anwaltskanzlei sowie inhouse gearbeitet. Weiter ist er als Referent und Dozent tätig und Prüfungsexperte bei den eidg. Steuerexperten-Prüfungen.
Einleitung jährliche MWST-Abrechnung
Seit 2020 läuft das Projekt der Teilrevision des MWSTG. Das nMWSTG ist unterdessen definitiv bekannt. Der Autor hat über die geänderten Themen bereits früher geschrieben. Am 21. September 2024 wurde die nMWSTV definitiv veröffentlicht und wurde per 1. Januar 2025 in Kraft gesetzt.
Eine der konkreten Änderungen, die wohl in der Praxis viele KMU und deren Treuhänder betrifft, ist die freiwillige Möglichkeit zur jährlichen MWST-Abrechnungen. Bisher waren in der Regel vierteljährlich einzureichen und zu bezahlen, bei Anwendung der Saldosteuersatzmethode halbjährlich.
Konkrete Änderungen
Bisher MWST-Pflichtige: Die ESTV gewährt den Wechsel zur jährlichen MWST-Abrechnung auf Antrag hin. Dies ist freiwillig. Die ESTV hat bekannt gegeben, dass dieser Antrag für 2025 ab Januar 2025 im ePortal gestellt werden konnte bzw. bis zum 28. Februar 2025 dort hätte erfolgen müssen. Bereits MWST-Pflichtige können aktuell erst wieder einen Antrag zur jährlichen MWST-Abrechnung mit Wirkung ab 2026 stellen.
Die zu erfüllenden Bedingungen dafür sind gemäss Art. 76b nMWSTV (kumulativ zu erfüllen):
- Die Umsatzgrenze in der vergangenen Steuerperiode (aktuell 2025), welche noch bis Ende 2024 für die Anwendung der galt, wurde nicht überschritten. Diese wird aktuell mit CHF 5 005 000.– angegeben.
- Der MWST-Pflichtige hat in den vorangegangenen drei Steuerperioden (aktuell konkret 2022–2024) oder, wenn die MWST-Pflicht weniger lang besteht, seit Beginn der Steuerpflicht alle Abrechnungen fristgerecht eingereicht und alle Steuerforderungen vollumfänglich und fristgerecht bezahlt. Beantragte und gewährte Fristverlängerungen werden dabei für fristgerechte Einreichung und Bezahlung der MWST-Abrechnung akzeptiert.
Die jährliche MWST-Abrechnung ist verbunden mit der Verpflichtung zu Ratenzahlungen. Bei MWST-Pflichtigen, die effektiv abrechnen, werden drei Raten in Rechnung gestellt. Bei MWST-Pflichtigen, die nach der Saldosteuersatzmethode abrechnen, wird eine Raten in Rechnung gestellt. Zusätzlich erfolgt jeweils die Zahlung der Differenz basierend auf der eingereichten MWST-Abrechnung für das ganze Jahr bzw. für die ganze Steuerperiode. Die ESTV legt die Höhe der Raten anhand der Steuerforderung der letzten Steuerperiode fest, wobei die Mindestratenhöhe bei der effektiven und der Pauschalsteuersatzmethode CHF 500.– und bei der Saldosteuersatzmethode CHF 1000.– beträgt. Gemäss aktueller Praxis der ESTV erhebt die ESTV diese Raten in jedem Fall, also auch dort, wo die Steuerzahllast deutlich kleiner oder null beträgt oder sogar ein Vorsteuerüberhang besteht. Eine Begründung für diese Praxis kann der Autor bisher nicht erkennen. Die Wirkung dieser sonst schon kleinen Vereinfachung wird dadurch weiter verkleinert. MWST-Pflichtige müssen daher statt wie bisher sich quartalsweise (halbjährlich bei Abrechnung mittels Saldosteuersatzmethode) um MWST-Abrechnungen kümmern, neu in den gleichen Intervallen sich um Zahlungen kümmern. Ob dadurch noch viel Arbeit in der Praxis eingespart werden kann, wird fraglich. Jedenfalls hat die ESTV damit gegenüber der Politik ein Projekt umgesetzt, dass sie als Vereinfachung und Bürokratieabbau verkaufen kann. Die bisherigen Erfahrungen des Autors zeigen, dass sich dies sehr in Grenzen hält.
Die steuerpflichtige Person hat die Möglichkeit, die Höhe der Rate bis zehn Tage vor Fälligkeit im ePortal nach oben oder nach unten anzupassen. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn grössere Umsatzänderungen auftreten. Dabei muss nochmals erwähnt werden, dass diese nicht auf null reduziert werden können.
Neu MWST-Pflichtige: Bei der MWST-Registrierung kann, sofern erwartet wird, dass die oben erwähnten Bedingungen erfüllt sind, die jährliche MWST-Abrechnung beantragt werden. Dieser Antrag muss gemäss Art. 76a Abs. 1 nMWSTV «spätestens 60 Tage nach Zustellung der Mehrwertsteuernummer» erfolgen. Die ESTV bewilligt die jährliche MWST-Abrechnung, wenn der erwartete Umsatz in den ersten zwölf Monaten die oben erwähnte Umsatzlimite nicht überschreitet.
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HINWEIS
Laut einer informellen Aussage der ESTV sind rund 94% aller MWST-pflichtigen KMU in diesem Sinne und haben demzufolge grundsätzlich Anrecht auf die jährliche Abrechnungsart.
Ergänzende Anmerkungen für Fiskalvertretungsmandate (ausländische Unternehmen, die in der Schweiz nur für MWST registriert sind): Der Autor ist der klaren Meinung, dass die oben erwähnte Umsatzgrenze in diesen Fällen nur den Schweizer Umsatz, nicht den weltweiten Umsatz, berücksichtigen darf. Dies ergibt sich aus dem Verständnis der Tatsache, dass solche MWST-Pflichtige nur den Schweizer Umsatz deklarieren müssen. Aber ob die ESTV diese Ansicht teilt, bleibt abzuwarten.
Neu, also wohl ab dem 1. Januar 2025, MWST-Pflichtige: Solche müssen die jährliche MWST-Abrechnung bei der ESTV beantragen. Dieser Antrag muss gemäss Art. 76a Abs. 1 nMWSTV «spätestens 60 Tage nach Zustellung der Mehrwertsteuernummer» erfolgen. Auch hierzu sind gewisse praktische Aspekte noch nicht geregelt. Die ESTV bewilligt die jährliche MWST-Abrechnung, wenn der erwartete Umsatz in den ersten zwölf Monaten die oben erwähnte Umsatzlimite nicht überschreitet.
Auch bei der jährlichen Abrechnung können wie bisher Korrekturabrechnungen, Jahresabstimmungen eingereicht und Fristverlängerungen beantragt werden. Die jährliche Abrechnung muss jeweils bis Ende Februar des folgenden Jahres eingereicht und bezahlt werden. Fristverlängerungen sind dabei weiterhin möglich.
Ende der jährlichen MWST-Abrechnung: MWST-Pflichtige, die freiwillig aus der jährlichen MWST-Abrechnung aussteigen wollen, müssen dies spätestens bis 28. Februar des Jahres, in dem der Ausstieg erfolgen soll, melden. Die ESTV widerruft die Genehmigung zur jährlichen MWST-Abrechnung für gewisse, in Art. 76c Abs. 2 nMWSTV abschliessend erwähnte Situationen.
Empfehlungen
Der Autor geht davon aus, dass der Mehrzahl aller Unternehmen bzw. Mandate, die aktuell viertel- oder halbjährlich abrechnen, zur jährlichen Abrechnung berechtigt wären. Ob aus praktischen Überlegungen eine Umstellung auf jährliche MWST-Abrechnung dann wirklich empfohlen werden soll, ist eine ganz andere Frage. Gewisse Arbeiten und Kosten können je nach Einzelfall allenfalls dadurch eingespart werden. Die Hauptarbeit eines Buchhalters oder Treuhänders wird weiterhin das saubere Verbuchen der Geschäftsfälle sein. Diese Arbeit bildet die Basis für die MWST-Abrechnungen. Ist diese Basis sauber und vollständig erarbeitet, ist der Zusatzaufwand für Erstellen und Einreichen einer MWST-Abrechnung nicht mehr übermässig. Buchhalter und Treuhänder werden aufgrund ihrer Arbeitsbelastung froh sein, regelmässig nachbuchen zu können, solche Arbeiten also nicht auf Anfang Jahr konzentrieren zu müssen. Zahlungen erfolgen wie oben dargestellt weiterhin sowieso in allen Fällen viertel- oder halbjährlich. In der Praxis gibt es leider ausnahmsweise einige «Pappenheimer», die quartalsmässig die Belege schon nicht rechtzeitig liefern. In solchen Fällen machen weitere zeitliche Verzögerungen die Arbeiten des Treuhänders sicher nicht einfacher. Potenziell weitere mögliche unangenehme Situationen können für Treuhänder entstehen, wenn deren Kunden dadurch grössere Kosteneinsparungen erwarten, der Treuhänder aber gar nicht viel weniger Arbeit hat. Auch können Rückfragen und Korrekturen bei quartalsmässiger Deklaration rascher angegangen werden, was die praktische Arbeit erleichtern kann. All dies soll hier ebenfalls erwähnt werden.
Solche praktischen Probleme betreffen ja nicht die ESTV, sondern diejenigen Beteiligten, welche die MWST als sogenannte «Selbstveranlagungssteuer» umsetzen und korrekt und rechtzeitig deklarieren müssen. Es soll nicht als grundsätzliche Kritik an dieser Möglichkeit verstanden werden. Denn der Autor begrüsst diese freiwillige Erleichterung, muss aber gleichzeitig anmerken, dass es im Bereich der MWST noch viel grössere Umsetzungsprobleme für MWST-Pflichtige und deren Treuhänder oder Berater gibt, die noch überhaupt nicht angepackt sind. Der Autor hat auch nur wenig Erfahrung mit MWST-Pflichtigen, die die jährliche Abrechnung überhaupt gewählt hätten. Hingegen weiss er von vielen Treuhändern, die dies aus den oben dargelegten Gründen für ihre Mandanten gar nicht akzeptieren.
