Termin für Kontrolle/benötigte Unterlagen
Ein Steuerexperte der ESTV (nachfolgend "Prüfer") nimmt mit der steuerpflichtigen Person telefonisch Kontakt auf und bespricht mit ihr die Details der geplanten MWST-Prüfung (Zeitpunkt, Revisionsort, Kontrollperiode, die ungefähre Revisionsdauer usw.). Anschliessend wird die Kontrolle schriftlich bestätigt. Auf Antrag kann die Kontrolle bei einem Treuhänder vorgenommen werden. In diesem Fall ist jedoch sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente am Sitz des Treuhänders bereitgestellt sind und zudem gewährleistet ist, dass die zuständigen und auskunftspflichtigen Personen im Bedarfsfall anwesend sein können. Während der Kontrolle werden insbesondere folgende Unterlagen benötigt:
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Buchhaltung und Jahresabschlüsse
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Buchhaltungsbelege (Kreditoren- und Debitorenrechnungen)
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Jahresendlisten über Debitoren, Kreditoren, Wareninventare angefangene Arbeiten
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Lohnbücher
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Einfuhr- und Ausfuhrdokumente
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Kauf- und Leasingverträge usw.
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Kopie der Mehrwertsteuerabrechnungen mit Details
Ablauf einer Kontrolle
Der Prüfer wird zuerst nach allgemeinen Informationen über das Unternehmen fragen, wie z.B. genaue Tätigkeit und Besonderheiten des Unternehmens, die verantwortlichen Personen in Bezug auf die Geschäftsführung, Buchhaltung und MWST-Abrechnung. Anhand der Buchhaltung wird dann kontrolliert, ob alle Umsätze (inklusive Bezugsteuer, Nichtentgelte, Verrechnungen usw.) deklariert wurden. Aus diesem Grund werden auch die formelle und materielle Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung überprüft. Werden Mängel in der Buchhaltung festgestellt, kann die ESTV die Umsätze anhand von Vergleichszahlen einschätzen (Art. 79 MWSTG).
Neben den deklarierten Umsätzen werden auch die Vorsteuern der Prüfung unterzogen. Im Falle von Vorsteuerkorrekturen bzw. Vorsteuerkürzungen wird überprüft, ob den Berechnungen sachgerechte Schlüssel zugrunde liegen. Zudem wird kontrolliert, ob weitere Tatbestände, welche steuerliche Auswirkungen haben können, richtig deklariert wurden. Zu diesen gehören u.a. Leistungsaustausch mit eng verbundenen Personen, Eigenverbrauchstatbestände, gemischte Verwendung, Privatanteile und Naturalbezüge aus dem eigenen Betrieb, inkl. Personalverpflegung.
Kontrollergebnis
Prüfergebnisse, die vom Prüfer als Falschdeklarationen gewertet werden, werden in der Regel im Verlaufe einer MWST-Prüfung fortlaufend mit der steuerpflichtigen Person besprochen, um ihr Einblick in die Korrekturpositionen zu gewähren. Dadurch kann zu den Korrekturen Stellung bezogen werden, allfällige Abklärungen können rechtzeitig veranlasst oder weiterführende Informationen (z.B. Verträge etc.) bereits während der Kontrolle hervorgebracht werden. Die vom Prüfer im Ergebnis festgestellten Korrekturen werden in aller Regel in einem Kontrollergebnis zusammengefasst, welches der geprüften Person am Ende des Vor-Ort-Termins übergeben wird. Um nachzuweisen, dass die Korrekturen besprochen wurden, ist ein ausgedrucktes Exemplar von der steuerpflichtigen Person zu unterzeichnen. Nach der Besprechung des Kontrollergebnisses mit dem Steuerpflichtigen werden die korrigierten Positionen ESTV-intern validiert, und basierend darauf wird die Einschätzungsmitteilung ausgefertigt.
Einschätzungsmitteilung zugunsten der ESTV
Als Abschluss der MWST-Prüfung wird dem Steuerpflichtigen eine Einschätzungsmitteilung zugestellt. Die Einschätzungsmitteilung ist von Gesetzes wegen innerhalb von 360 Tagen seit der schriftlichen Ankündigung des Kontrolltermins zuzusenden (Art. 78 Abs. 4 MWSTG).
Ist die steuerpflichtige Person mit den zugunsten der ESTV vorgenommenen Korrekturen nicht einverstanden, kann sie eine Verfügung gemäss Art. 82 MWSTG verlangen. Diese Verfügung kann dann angefochten werden. Der Rechtsmittelweg ist der folgende: Einsprache an die ESTV, Rekurs ans Bundesverwaltungsgericht und schliesslich ans Bundesgericht. Die aufgerechnete Steuerforderung gegenüber der ESTV sollte nur unter Vorbehalt beglichen werden, um die Verzugszinskonsequenzen zu minimieren. Ein entsprechender Zahlungsvorbehalt ist schriftlich bei der ESTV einzureichen. Der Verweis "Zahlung unter Vorbehalt" in der Bankanweisung selbst ist ebenfalls empfehlenswert. Bei vorbehaltloser Zahlung erwächst die aufgerechnete Steuerforderung in definitive Rechtskraft und kann von der steuerpflichtigen Person nicht mehr angefochten werden.
Ist der Steuerpflichtige mit der Einschätzungsmitteilung einverstanden, kann er mit vorbehaltloser Zahlung die Rechtskraft dieser herbeiführen.
Einschätzungsmitteilung zugunsten des Steuerpflichtigen bzw. Einschätzungsmitteilung zu null
Führt die Kontrolle zu keiner Nachbelastung oder zu einer Gutschrift, kann die Rechtssicherheit durch Inkrafttreten nur durch die schriftliche Anerkennung erreicht werden. Ohne eine solche Anerkennung besteht für den Steuerpflichtigen wie auch für die ESTV noch zwei Jahre lang die Möglichkeit, auf die kontrollierte Steuerperiode zurückzukommen.
