Belege: Keine Buchung ohne Beleg
Inhalt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Jede Buchung in der Schweizer Buchhaltung benötigt einen validen Beleg, sei es eine Rechnung, ein Bankauszug oder ein interner Zusatzbeleg. Diese Dokumente müssen nicht nur den Geschäftsvorfall nachweisen, sondern auch spezifische Angaben wie Datum, Betrag und Belegart enthalten, um die Ordnungsmässigkeit zu gewährleisten. Die Einhaltung der anerkannten kaufmännischen Grundsätze ist dabei zwingend, insbesondere bei der elektronischen Erfassung und der langfristigen Aufbewahrung.
Die wichtigsten Punkte:
- Keine Buchung ohne Beleg: Jeder Geschäftsvorfall muss durch ein Dokument nachweisbar sein.
- Pflichtangaben: Belege müssen Datum, Betrag, Währung, Belegart und Aussteller enthalten.
- Aufbewahrungspflicht: Belege sind gemäss GeBüV so zu archivieren, dass sie unverändert und prüffähig bleiben.
- Kategorien: Unterscheidung zwischen Original-, künstlichen und Eigenbelegen sowie nach Herkunft und Objekt.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Welche Anforderungen müssen Buchungsbelege erfüllen und wie sind sie gemäss GeBüV aufzubewahren?
Anforderungen der Belege
Belege bezeichnen elektronische oder Papier-Dokumente, mit denen finanziell relevante Vorgänge im Unternehmen nachgewiesen (belegt) werden und müssen unter anderem folgenden Angaben enthalten:
- Ausstellungsdatum
- Belegart / Belegtext (Geschäftsvorfall)
- Betrag und Währung
- Kontierungs- u. Verbuchungsvermerk
- Belegnummer
- Visum
- Belegaussteller.
Die Belege können nach weiteren Kriterien unterteilt werden:
Nach Entstehungsart:
- Originalbeleg (Urbeleg)
wie Rechnung, Bankbelastung, Bankgutschriften
- Künstliche Belege (Zusatzbelege) gibt es für Vorgänge
wie Abschreibungen, zeitl. Abgrenzungen, Storni etc.
Nach Objekten:
- Bankbelege
- Kassen-Belege
- Lohnbelege
- Lieferanten-Rechnungen
- Debitoren-Rechnungen
- Quittungen
- Gutschriften
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Nach der Herkunft:
- Internen Geschäftsbelegen (im Unternehmen erstellte Belege)
- Externe Geschäftsbelege (von Dritten erstellte Belege)
- Eigenbelege (Ersatz für Originalbelege).
Zudem kann zwischen
- Einzelbelegen (nur ein Geschäftsvorfall)
- Sammelbelegen (decken mehrere Geschäftsvorfälle ab)
unterschieden werden.
Die Belegverbuchung kann entsprechend dem “EVA-Prinzip” in drei Phasen unterteilt werden, nämlich in
- ... Erfassung der Belege (E),
- ... Verarbeitung der Belege (V),
- ... und Ausgabe der verarbeiteten Daten (A).
Weitere Anforderungen an die Belegerfassung, Verarbeitung und –Aufbewahrung gibt die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV).
Checkliste
- Prüfen Sie, ob jeder Beleg ein eindeutiges Ausstellungsdatum enthält.
- Stellen Sie sicher, dass der Geschäftsvorfall (Belegtext) klar beschrieben ist.
- Verifizieren Sie Betrag und Währung auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
- Überprüfen Sie das Vorhandensein eines Kontierungs- oder Verbuchungsvermerks.
- Bestätigen Sie, dass jede Belegnummer einzigartig und lückenlos ist.
- Sorgen Sie für ein gültiges Visum oder eine Freigabe durch den Verantwortlichen.
- Identifizieren Sie den Belegaussteller (Name und Adresse) eindeutig.
- Trennen Sie zwischen internen und externen Belegen sowie Original- und Zusatzbelegen.
- Erfassen Sie Belege gemäss EVA-Prinzip (Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe) systematisch.
- Sichern Sie die Aufbewahrung gemäss GeBüV gegen Verlust, Veränderung und Beschädigung.
Für die Erfassung der Buchungsbelege sind gemäss Art. 2 Abs. 1 GeBüV die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buchführung). Im Fall einer elektronischen oder in einer vergleichbaren Weise erfolgten Erfassung und Aufbewahrung der Buchungsbelege sind überdies die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten (Art. 2 Abs. 2 GeBüV). Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV). Darüber hinaus sind die Belege so aufzubewahren, wie notwendig ist, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können.
Im Hinblick auf die Aufbewahrung ist zudem sicherzustellen, dass Buchungsbelege sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufbewahrt werden (Art. 5 GeBüV). Andererseits muss es möglich sein, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können (Art. 6 Abs. 1 VeGüV).
FAQ: Belege
Was versteht man unter dem Prinzip «Keine Buchung ohne Beleg»?
Dieses Prinzip besagt, dass jede Buchung in der Buchhaltung durch ein echtes, nachweisbares Dokument (Beleg) gedeckt sein muss. Ohne einen solchen Beleg darf keine finanzielle Transaktion verbucht werden, um die Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit der Bilanz sicherzustellen.
Welche gesetzlichen Vorschriften gelten für die Aufbewahrung von Belegen in der Schweiz?
Massgebend ist die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV). Sie verlangt, dass Belege so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie unveränderbar sind und der Geschäftsvorfall jederzeit nachvollzogen werden kann. Zudem müssen sie geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt sein.
Was sind künstliche Belege und wann werden sie verwendet?
Künstliche Belege (auch Zusatzbelege genannt) sind Dokumente, die für Vorgänge erstellt werden, für die kein externer Originalbeleg existiert. Beispiele hierfür sind Abschreibungen, zeitliche Abgrenzungen oder Stornierungen.
Wie müssen elektronische Belege aufbewahrt werden?
Elektronische Belege müssen gemäss Art. 2 Abs. 2 GeBüV den Grundsätzen der ordnungsgemässen Datenverarbeitung entsprechen. Sie dürfen nicht so gespeichert werden, dass sie unbemerkt verändert werden können, und müssen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist für berechtigte Personen einsehbar sein.
