Buchhaltungssysteme: Offene Posten vs. Kreditoren und Debitoren
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Wahl des Buchhaltungssystems hängt von der Grösse und Komplexität des Unternehmens ab. Bei der Offene-Posten-Buchhaltung werden Zahlungen erst bei der tatsächlichen Leistung verbucht, was Einzelkonti überflüssig macht und Arbeitszeit spart. Die Kreditoren-Debitoren-Buchhaltung führt hingegen für jeden Partner ein eigenes Konto, bietet mehr Transparenz über Forderungen und Verbindlichkeiten, erfordert aber einen höheren Verwaltungsaufwand.
Die wichtigsten Punkte:
- Offene Posten (OP) verzichtet auf Einzelkonti und verbucht erst bei Zahlungseingang.
- Kreditoren-Debitoren-Buchhaltung führt detaillierte Konten für jeden Kunden und Lieferanten.
- Die Entscheidung sollte sich nach der Anzahl Belege und der Unternehmensgrösse richten.
- Beide Systeme müssen den gesetzlichen Anforderungen gem. Art. 957 OR genügen.
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Welches Buchhaltungssystem passt zu meinem Unternehmen: Offene Posten oder Kreditoren und Debitoren?
Einleitung zum Thema Buchhaltungssysteme
Eine effiziente und rechtskonforme Buchhaltung bildet die Grundlage jeder wirtschaftlich geführten Organisation. Sie dient der Dokumentation von Geschäftsvorfällen, der finanziellen Steuerung sowie der Kommunikation mit externen Anspruchsgruppen wie Steuerbehörden, Investoren oder Banken. Im Zentrum stehen dabei unterschiedliche Buchhaltungssysteme, die je nach Unternehmensgrösse, Branche und Anforderungen variieren. Besonders relevant ist die Unterscheidung zwischen der Offene-Posten-Buchhaltung (kurz OP) und der Kreditoren-Debitoren-Buchhaltung. Diese beiden Prinzipien stehen für unterschiedliche Herangehensweisen an die Erfassung und Verwaltung von Zahlungen und Forderungen. Die Wahl des geeigneten Systems wirkt sich direkt auf die Transparenz, Effizienz und Aussagekraft der Finanzberichterstattung eines Unternehmens aus.
Die Übersicht der offenen Posten
Sie können Ihre Buchhaltung nach dem OP-Prinzip (offene Posten) oder aber mittels Führung der Hilfsbuchhaltung Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung führen.
Ein kleinerer KMU-Betrieb kennt seine Kunden und Lieferanten, und die offenen Kreditoren- resp. Debitorenrechnungen sind überblickbar. Somit kann auch auf eine sofortige Verbuchung beim Ausstellen oder Eintreffen der Rechnung verzichtet werden. Welches der beiden Buchhaltungssysteme gewählt wird, hängt also im Wesentlichen von der Anzahl der Belege sowie von der Grösse und Komplexität der Unternehmung an.
Gleichzeitig muss man bedenken, dass gem. Art. 957 OR diejenigen Bücher geführt werden müssen, welche nach Art und Umfang nötig sind, um die mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse festzustellen.
Es kommt also bei der Entscheidung für eines der beiden Buchhaltungssysteme auf die Verhältnismässigkeit an.
Buchhaltungssysteme: Offene-Posten-Buchhaltung
Die OP-Buchhaltung ist eine Buchhaltungsform, bei der man einen Debitoren- oder Kreditoren-Geschäftsvorfall (Eingangs-, Ausgangsrechnung) erst bei der Bezahlung verbucht. Die Führung der einzelnen Debitoren- und Kreditoren-Einzelkonti entfallen, was zu einer Arbeitsersparnis führt. Dadurch sinkt die Zahl der Buchungen und die Gefahr von Falschbuchungen.
Bei der Führung der Buchhaltung nach der OP-Methode sind nachfolgende Handlungen unumgänglich:
- Periodische, kurzfristige Abstimmungen der OP-Posten.
- Der korrekten Belegsablage ist unbedingt sehr grosse Sorgfalt zu widmen.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Führung der einzelnen Debitoren- u. Kreditorenkonti wegfallen, was jedoch ein vermehrter Aufwand für Abstimmarbeiten mit sich bringt. Zudem muss ein korrekter Nachweis über die noch ausstehenden Debitoren- resp. Kreditorenzahlungen geführt werden.
OP-Buchhaltung ist geeignet für viele Kunden/Lieferanten mit wenig Bewegungen wie z.B. in einem Versandshaus, Einzelhandel, Handwerksbetriebe, Strom- resp. Energieversorger usw.
Buchhaltungssysteme: Debitoren/Kreditoren
Für jeden einzelnen Debitor/Kreditor wird in der Hilfsbuchhaltung ein Debitoren-/Kreditorenkonto geführt. Auf diesen Konti werden die Fakturen, Gutschriften, Rücksendungen, Rabatte und Zahlungen verbucht. Der Übertrag in das Hauptbuch erfolgt mit Sammelbuchungen, meist automatisch von der Software unterstützt. Auf den Konten Debitoren bzw. Kreditoren ist jeweils nur der gesamte Umsatz ersichtlich, die Gegenbuchungen werden auf den bei der Verbuchung eingegebenen Konti automatisch verbucht.
Checkliste
- Analyse der durchschnittlichen Anzahl monatlicher Belege und Rechnungen.
- Einschätzung der Komplexität der Kunden- und Lieferantenstruktur.
- Prüfung, ob Einzelkonten für die Finanzsteuerung notwendig sind.
- Beurteilung des verfügbaren Personalaufwands für Abstimmungen.
- Sicherstellung der korrekten Belegsablage bei OP-Systemen.
- Überprüfung der gesetzlichen Konformität gem. Art. 957 OR.
- Evaluation der Softwareunterstützung für Sammelbuchungen.
- Planung von Verfall-Listen und Mahnprozessen bei Debitoren.
- Kontrolle der Skontoabzüge bei Kreditoren.
- Ermittlung des Liquiditätsbedarfs durch Cash-Management.
Debitorenbewirtschaftung/Kreditorenbewirtschaftung
Der Bewirtschaftung der Debitoren ist grösste Beachtung zu schenken. Es sind Verfall-Listen zu erstellen resp. auszudrucken. Mahnungen sind auszufertigen und zu verschicken. Bei der Bewirtschaftung der Kreditoren ist darauf zu achten, dass allfällige Skontoabzüge in Anspruch genommen werden können, und die Kreditoren fristgemäss bezahlt werden, damit Mahnungen oder gar Betreibung vermieden werden.
Ein entsprechendes Cash-Management und Überwachung der Liquidität ist anzustreben.
Hinweis: Im Beitrag «Forderungsmanagement: Hilft die Kapitalbindung zu reduzieren» können Sie mehr zum Thema Forderungsmanagement lesen und weitere Beiträge rund um Mahnungen und allfällig nötige Betreibungen finden Sie im Themenbereich «Mahnwesen und Inkasso».
FAQ: Buchhaltungssysteme
Wann ist die Offene-Posten-Buchhaltung sinnvoll?
Die OP-Buchhaltung eignet sich besonders für Unternehmen mit vielen Kunden oder Lieferanten, aber wenigen Bewegungen pro Konto, wie etwa im Einzelhandel, in Versandhäusern oder bei Handwerksbetrieben.
Welche Nachteile hat die Offene-Posten-Buchhaltung?
Der Hauptnachteil ist der vermehrte Aufwand für periodische Abstimmungen und die strikte Notwendigkeit einer korrekten Belegsablage, da keine Einzelkonten die Übersicht bieten.
Was sind die Vorteile der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung?
Sie bietet eine hohe Transparenz über den gesamten Umsatz und die Forderungs- bzw. Verbindlichkeitslage pro Partner, unterstützt automatisierte Sammelbuchungen und erleichtert das Cash-Management.
Gibt es eine gesetzliche Vorgabe für die Wahl des Systems?
Gemäss Art. 957 OR müssen die Bücher so geführt werden, dass Schuld- und Forderungsverhältnisse feststellbar sind. Die Wahl des Systems ist frei, muss aber der Art und dem Umfang des Geschäftsbetriebs entsprechen.
Wie wichtig ist das Mahnwesen bei der Debitorenbuchhaltung?
Die Bewirtschaftung der Debitoren ist kritisch; es müssen Verfall-Listen erstellt und Mahnungen fristgerecht verschickt werden, um Kapitalbindung zu reduzieren und Betreibungen zu vermeiden.
