Prozessautomatisierung: Warum KI die Buchhaltung anspruchsvoller macht

KI-Konferenz: Die Zukunft des Finanz- und Rechnungswesens - Live Web Conference

KI gezielt im Finanz- und Rechnungswesen einsetzen

Fachtagung, 1 Tag, Online, Virtueller Seminarraum

Nächster Termin: 22. September 2026

Über alle untersuchten Nachrichten hinweg entfallen rund 49% auf Asking, 40% auf Doing und 11% auf Expressing. Bei arbeitsbezogenen Nachrichten ist Doing stärker. Rund 56% der beruflichen Nutzung besteht darin, dass ChatGPT konkrete Outputs erzeugen soll.

Die Studie findet, dass berufliche Nutzung häufiger bei gut ausgebildeten Nutzerinnen und Nutzern sowie in höher bezahlten professionellen Berufen vorkommt. Zudem hat sich der Geschlechterunterschied stark reduziert. Frühe Nutzer waren überdurchschnittlich männlich, später näherte sich die Nutzung deutlich an. Ausserdem wuchs ChatGPT in Ländern mit tieferem und mittlerem Einkommen besonders stark.

Eine andere Studie von Anthropic aus dem Jahr 2025 zeigt, dass KI vor allem für Softwareentwicklung, Schreiben, Analysen und wissensintensive Aufgaben genutzt wird. Ausserdem wird KI in der Praxis häufiger als Verstärker menschlicher Arbeit eingesetzt als reiner Ersatz. 57% der untersuchten Interaktionen folgen einem augmentativen Muster, das heisst, die KI hilft beim Lernen, Prüfen, Verfeinern oder gemeinsamen Entwickeln eines Ergebnisses. 43% der Interaktionen sind stärker automatisierend geprägt. Die KI erhält einen Auftrag und führt ihn weitgehend direkt aus. Nur etwa 4% der Berufe zeigen KI-Nutzung bei mindestens 75% ihrer Aufgaben. Das heisst, eine umfassende Durchdringung ganzer Berufsbilder ist derzeit selten.

Was bedeuten diese Befunde nun für die Buchhaltung? 

KI wird in der Praxis nicht einfach als Ersatzmaschine für ganze Berufe eingesetzt. Sie wird dort genutzt, wo Menschen Informationen strukturieren, Texte bearbeiten, Fragen klären, Vorschläge prüfen, Wissen einordnen oder Ergebnisse verfeinern. Die OpenAI-Studie zeigt, dass ein grosser Teil der Nutzung auf praktische Anleitung, Informationssuche und Schreiben entfällt. Die Anthropic-Studie ergänzt diesen Befund. 57% der untersuchten Interaktionen folgen einem augmentativen Muster. KI wird also häufiger als Verstärker menschlicher Arbeit genutzt statt als reiner Ersatz.

Gerade für die Buchhaltung ist diese Unterscheidung zentral. Denn in der öffentlichen Debatte wird häufig behauptet, KI werde vor allem Routineprozesse übernehmen. Das klingt plausibel, ist fachlich aber falsch. 

Routineprozesse in der Buchhaltung beruhen meist auf klaren Regeln. Sie folgen einer Wenn-dann-Logik. Wenn eine Rechnung einen bestimmten Betrag überschreitet, wird sie an die zuständige Freigabestelle weitergeleitet. Wenn Referenznummer, Betrag und Debitor übereinstimmen, wird eine Zahlung einem offenen Posten zugeordnet. Wenn eine Mahnfrist abläuft, wird der nächste Mahnschritt ausgelöst. Diese Aufgaben werden nicht durch KI gelöst, sondern durch klassische Prozessautomatisierung. 

KI wird erst relevant, wenn regelbasiert nicht mehr ausreicht. Dies kann bei unstrukturierten Belegen, uneinheitlichen Rechnungsinformationen, neuen Lieferanten, ungewöhnlichen Buchungsmustern, Debitorenrisiken, Prognosen oder fachlichen Einschätzungen der Fall sein. Eine KI kann ein Buchungskonto vorschlagen, eine Abweichung markieren, Zahlungsausfälle früher sichtbar machen oder Vertragsinhalte für die buchhalterische Beurteilung vorstrukturieren. Sie liefert damit aber keine endgültige Entscheidung. Sie liefert eine begründete Arbeitshypothese.

Der Unterschied ist klein in der Sprache, aber gross in der Praxis. Prozessautomatisierung führt Regeln aus und die KI erkennt Muster, bewertet Wahrscheinlichkeiten und bereitet Entscheidungen vor. Gerade weil KI mit Wahrscheinlichkeiten arbeitet, darf sie in der Buchhaltung nicht unkontrolliert entscheiden. Eine Kostenabweichung kann auffällig erscheinen und fachlich erklärbar sein. 

Damit wird KI in der Buchhaltung weder zur Ersatzbuchhalterin noch zum autonomen Entscheidungssystem. Sie kann Daten vorsortieren, Auffälligkeiten sichtbar machen, Vorschläge liefern und Entscheidungsgrundlagen verbessern. Die Verantwortung bleibt jedoch bei den Fachpersonen.

Diese Rollenverteilung klingt zunächst vernünftig. Die Prozessautomatisierung erledigt die regelbasierten Standardfälle, die KI bereitet die unscharfen Fälle auf, die Fachperson urteilt. In der Praxis entsteht daraus jedoch ein Problem, das sich im aktuellen Stellenmarkt widerspiegelt. 

Wer bildet die nächste Generation aus?

Buchhalterische Urteilskraft entsteht nicht aus dem Lehrbuch, sondern aus der wiederholten Auseinandersetzung mit unauffälligen, einfachen, alltäglichen Buchungen. Tausend banale Kreditorenrechnungen kontiert zu haben, ist die Voraussetzung dafür, die tausendunderste Rechnung sofort als ungewöhnlich zu erkennen.