KI in der Buchhaltung: Motive, Anwendungsfälle und Anbieter
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Motive für den Einsatz von KI in der Buchhaltung
Buchhaltung ist geprägt durch repetitive Prozesse
Viele Aufgaben in der Buchhaltung folgen klaren, sich wiederholenden Mustern – von der Rechnungsverarbeitung über die Kontenabstimmung bis hin zur Erstellung von Berichten. Diese regelbasierten Prozesse sind daher bestens geeignet für die Automatisierung durch KI. Im Gegensatz zu menschlichen Buchhaltern kann KI diese Aufgaben schnell und fehlerfrei ausführen. Somit ist die KI hier besonders nützlich, da sie repetitive Aufgaben effizienter bewältigen kann, während menschliche Buchhalter sich auf strategische und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
Fehlerreduktion erhöht die Qualität der Buchhaltung
Buchhaltung erfordert eine hohe Genauigkeit, da selbst kleine Fehler erhebliche Konsequenzen haben können – sei es in der Bilanz oder bei der Steuererklärung. KI-Systeme sind in der Lage, Fehlerquellen frühzeitig zu identifizieren oder zu verhindern, indem sie kontinuierlich lernen und auf Muster reagieren. Vor diesem Hintergrund gilt die KI als besonders vorteilhaft, weil sie nicht nur schneller arbeitet, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern minimiert. Das reduziert wiederum das Risiko von teuren Fehlbuchungen oder Compliance-Verstössen.
Wachsendes Datenvolumen bedingt Automatisierung
In Zeiten zunehmender Digitalisierung generieren Unternehmen immer mehr Daten. Diese Datenflut manuell zu verarbeiten, ist kaum mehr möglich. Da KI vor allem grosse Datenmengen effizient analysiert und in Echtzeit verarbeitet, eröffnet sie die Möglichkeit, auch hohe Datenvolumina schnell zu durchforsten und darin Muster zu erkennen, sodass Entscheidungen in Unternehmen schneller getroffen werden können, wo z.B. rasche Reaktionen aufgrund von Marktänderungen erforderlich sein können.
Proaktive Analysen und Prognosen
KI geht über die blosse Automatisierung hinaus, indem sie auch «predictive analytics», also Analysen und Vorhersagen ermöglicht. Vor allem Buchhaltungsdaten können genutzt werden, um Trends zu erkennen und Finanzprognosen zu erstellen, die Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen in Unternehmen zu treffen. Dies eröffnet zukünftig für die Buchhaltung enorme Chancen, denn KI ermöglicht nicht nur Automatisierung, sondern auch wertvolle Einsichten für eine Chancen- und Risikofrüherkennung, die weit über die traditionelle Rolle der Buchhaltung hinausgehen.
Compliance und gesetzliche Anforderungen
In der Schweiz existieren klare gesetzliche Buchführungspflichten, deren Einhaltung nicht nur handelsrechtlich, sondern auch steuerrechtlich von grosser Bedeutung ist. Die Verletzung dieser Vorgaben durch Unternehmen ist angesichts von Strafen und Bussen aus Compliance-Gründen unbedingt zu vermeiden. In diesem Zusammenhang kann die KI automatisch sicherstellen, dass alle Gesetzesauflagen und anderen Regelungen eingehalten werden, indem sie diese in die Verarbeitung integriert. Der Einsatz von KI zur Überwachung und Einhaltung von Vorschriften ist daher nicht nur eine Erleichterung für Buchhaltungsabteilungen in den Unternehmen, sondern kann auch teure Sanktionen oder Strafen verhindern.
Einsatzpotenziale und Anwendungsbeispiele von KI in der Buchhaltung
Automatisierung von Rechnungs- und Belegverarbeitung
Hier besteht das Problem, dass die manuelle Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Belegen sehr zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Daher können vor allem KI-gestützte Systeme (z.B. OCR-Technologien kombiniert mit Machine Learning) in gescannten bzw. elektronisch vorliegenden Rechnungen und Belegen automatisch relevante Daten extrahieren und sie direkt in das Buchhaltungssystem eines Unternehmens übernehmen. Beispielsweise erkennt ein KI-System automatisch Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Beträge und Zahlungsziele auf einer Eingangsrechnung und verbucht diese in Echtzeit. Damit entfallen nicht nur manuelle Eingaben, sondern auch Fehler werden reduziert. Somit reduziert eine solche KI-gestützte Automatisierung die Arbeitszeit für Belegverarbeitung und minimiert die Notwendigkeit für Personal in der Buchhaltung.
Automatische Kontenabstimmung
Für Buchhalterinnen und Buchhalter sind Kontenabstimmungen oft ein mühsamer und langwieriger Prozess, da manuell überprüft werden muss, ob Buchungen in verschiedenen Konten und Systemen übereinstimmen. Hierfür bieten KI-basierte Tools mittlerweile einen automatischen Kontenabgleich an, durch den Unstimmigkeiten identifiziert und anschliessend zur Überprüfung gemeldet werden können. Dabei erkennt das KI-Tool eine Abweichung zwischen der Buchhaltungssoftware und den Bankkontomitteilungen und schlägt automatische Korrekturen vor, die nur noch freigegeben werden müssen. So kann die Aufgabe der Kontenabstimmung, die früher Stunden in Anspruch nahm, heute in Minuten erledigt werden, was den Personalbedarf für diese Aufgabe deutlich reduziert.
Vorhersage und Erkennung von Anomalien
Anomalien, wie beispielsweise unregelmässige Transaktionen, Transaktionen in ungewöhnlicher Höhe oder potenzielle Betrugsfälle, sind in der Vielzahl täglicher Buchungen nur schwer manuell zu erkennen. Durch Machine-Learning-Algorithmen können jedoch grosse Datenmengen in kurzer Zeit so analysiert werden, dass Muster, Anomalien oder auch potenzieller Betrug sogar in Echtzeit erkannt werden. Dabei überwacht beispielsweise eine KI kontinuierlich Transaktionen und warnt bei ungewöhnlichen Zahlungen, die nicht den typischen Geschäftsmustern oder Beträgen entsprechen. Mit einer frühzeitigen Erkennung von Fehlern oder betrügerischen Aktivitäten können dann erhebliche Kosten für Schadensbegrenzung und Audits eingespart werden.
Automatisierte Erstellung von Finanzberichten
Die Erstellung von Jahresabschlüssen, Monatsberichten oder anderen Finanzberichten ist aufwendig und benötigt darüber hinaus auch viel manuelle Arbeit. Hierbei können generative KI-Modelle anhand von Buchhaltungsdaten automatisch Finanzberichte generieren und an spezifische Anforderungen anpassen. Beispielsweise kann eine KI einen detaillierten Monatsabschluss, einschließlich Bilanz, Erfolgsrechnung und Geldflussrechnung, auf Grundlage der Buchungsdaten des Unternehmens erstellen. Dies hätte eine deutliche Reduktion des Zeitaufwands für die Erstellung und Überprüfung von Berichten zur Folge. Das Reporting würde nicht nur beschleunigt, sondern die Ressourcen können dann für andere wertschöpfende Tätigkeiten freigegeben werden.
Automatisierte Steuerberechnungen und Compliance
Steuerermittlung und die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen erfordern genaue und zeitaufwendige Berechnungen. Mit KI-basierten Systemen können Steuerregelungen analysiert und basierend auf aktuellen Gesetzen und Daten automatisch Steuerbeträge berechnet werden.
Dabei kann eine generative KI auf der Grundlage von Buchhaltungsdaten und den aktuellen Steuerregelungen in der Schweiz die Steuererklärung erstellen und potenzielle Steuerersparnisse aufzeigen. So kann der zuvor notwendige Einsatz von Steuerexperten und -beratern reduziert werden, was in der Folge zu einer Verkürzung der Zeit für die Bearbeitung der Steuererklärung führt.
Insgesamt zeigen die oben genannten Anwendungsbeispiele, dass Schweizer KMU zahlreiche Vorteile aus einem Einsatz der KI in der Buchhaltung realisieren können. Neben der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen (OR, GeBüV u.a.) kann die KI die notwendige Genauigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung sicherstellen und somit zur Compliance beitragen.
Auch wenn es um Ressourceneinsparungen geht, wird deutlich, dass durch die Reduktion manueller Tätigkeiten vor allem Zeit und Kosten eingespart werden können, was die Effizienz der Buchhaltungsabteilungen massgeblich wird steigern können.
Unter dem Begriff der Skalierbarkeit können sich dadurch Vorteile ergeben, dass Unternehmen mit dem Einsatz von KI ihre Buchhaltungsprozesse problemlos ohne den Einsatz von zusätzlichem Personal an veränderte Bedarfe anpassen können.
So können Schweizer Unternehmen durch die Anwendung von KI in der Buchhaltung nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Prozesse beschleunigen und Fehlerquellen minimieren.
Passende Produkt-Empfehlungen
Anbieter von KI-Tools für die Buchhaltung
Vor allem Schweizer Softwareanbieter bieten regelmässig den Vorteil, dass sie die lokalen steuerlichen und regulatorischen Anforderungen der Schweiz genau kennen und ihre Lösungen entsprechend angepasst sind. Zu den bekanntesten Schweizer Anbietern von KI-Tools für die Buchhaltung gehören (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
| Anbieter | bexio |
| Sitz | Rapperswil (SG) |
| Spezialisierung | Cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen und Start-ups |
| KI-Funktionalität | Automatische Zuordnung von Banktransaktionen zu Buchungskonten sowie das Einlesen von Belegen, Integration der OCR-Technologie zur automatischen Erfassung von Rechnungsdaten |
| Sonstige Merkmale | Unterstützung für Mehrwertsteuerabrechnungen, Lohnbuchhaltung und andere nationale Anforderungen |
| Anbieter | Abacus |
| Sitz | Wittenbach (SG) |
| Spezialisierung | ERP-Software mit Schwerpunkt auf Buchhaltung, Finanzen und Personalwesen |
| KI-Funktionalität | Bietet zahlreiche Automatisierungsfunktionen, darunter KI-basierte Rechnungsverarbeitung, automatische Buchungen und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen; Abacus setzt zunehmend auf maschinelles Lernen, um Finanzprognosen zu erstellen und Routineaufgaben zu automatisieren. |
| Sonstige Merkmale | führendes ERP-System in der Schweiz |
| Anbieter | Klara |
| Sitz | Luzern (LU) |
| Spezialisierung | Buchhaltungs- und Lohnsoftware für KMU |
| KI-Funktionalität | Verwendet KI zur Automatisierung von Finanzprozessen, insbesondere in der Rechnungsstellung und im Zahlungsabgleich. Die Plattform bietet einfache Funktionen für das Scannen und automatisierte Buchen von Rechnungen und die automatische Zuordnung von Zahlungen. |
| Sonstige Merkmale | Fokus auf die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen und Selbstständiger in der Schweiz |
| Anbieter | Run my Accounts |
| Sitz | Stäfa (ZH) |
| Spezialisierung | Online-Buchhaltungsdienstleistungen für KMU |
| KI-Funktionalität | Bietet eine Buchhaltungsplattform, die auf OCR-Technologie und Automatisierungen basiert. Belege werden automatisch verarbeitet, Banktransaktionen automatisch verbucht, und das System lernt durch Nutzerinteraktionen, Buchungskonten besser zuzuordnen. |
| Sonstige Merkmale | Fokus auf Buchhaltungsdienstleistungen für den Schweizer Markt mit automatisierten Workflows, die speziell auf die Anforderungen des Schweizer Steuersystems und der Buchführungsstandards zugeschnitten sind. |
| Anbieter | Accounto |
| Sitz | Zürich (ZH) |
| Spezialisierung | Automatisierte Buchhaltung und Backoffice-Services für KMU |
| KI-Funktionalität | Bietet eine Buchhaltungsplattform, die OCR und KI nutzt, um Belege zu scannen, Daten zu extrahieren und Buchungen automatisiert durchzuführen. Zudem unterstützt die Plattform die Erstellung von Steuererklärungen und Finanzberichten |
| Sonstige Merkmale | Fokussiert auf KMU |
| Anbieter | Yokoy |
| Sitz | Zürich (ZH) |
| Spezialisierung | Automatisierte Spesenverwaltung und Kreditorenmanagement |
| KI-Funktionalität | Nutzt KI, um Spesenabrechnungen und die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen zu automatisieren. Die Plattform lernt aus den Eingaben der Nutzer und kann dadurch immer effizientere Vorschläge machen. Die Integration von KI-basierten Betrugserkennungsmechanismen verbessert zudem die Compliance. |
| Sonstige Merkmale | Fokussiert auf Unternehmen, die den manuellen Aufwand bei Spesenabrechnungen und Rechnungsmanagement reduzieren wollen |
Fazit
Die Buchhaltung ist deshalb so interessant für KI, weil sie einerseits stark strukturiert und datengetrieben ist, andererseits aber eine hohe Präzision erfordert, die mit menschlichen Kapazitäten allein oft nicht mehr zu gewährleisten ist. Die Kombination aus Kosteneinsparung, Effizienzsteigerung und Risikominimierung macht den Einsatz von KI besonders attraktiv – und zwar nicht nur in großen Unternehmen, sondern auch für den Mittelstand, der oft unter wachsendem Kostendruck steht.
Daher erscheint es überzeugend, dass KI nicht nur Prozesse optimieren wird, sondern auch die Rolle von Buchhalterinnen und Buchhaltern transformiert: Weg von repetitiven Tätigkeiten hin zu strategischeren Aufgaben verändert KI die Aufgaben und Kompetenzen in der Buchhaltung. So erscheint es wichtig, dass diese zukünftig vor allem im Umgang mit KI-Systemen sowie in der Umsetzung und Interpretation von KI-generierten Analysen qualifiziert sind.
Insgesamt bietet KI enorme Potenziale zur Optimierung der Buchhaltung, von der Automatisierung von Routineaufgaben bis hin zu fortschrittlichen Analysen. Während sie viele Aspekte der Buchhaltung effizienter gestaltet, wird sie menschliche Buchhalter nach heutigem Stand nicht vollständig ersetzen, sondern deren Rolle transformieren und aufwerten.
Quellenhinweise
Abacus: Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung, online: Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung | Abacus Research AG
Kronsbein-Strassenschulte, Tizian: Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung: Diese Anwendungsmöglichkeiten gibt es, online: Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung: Diese Anwendungsmöglichkeiten gibt es (weka.ch)
Finmatics: Revolutionäre KI-Buchhaltung, online: Revolutionäre KI-Buchhaltung: Fünf häufige Mythen erklärt (finmatics.com)
IT-p: Automatisierung durch Künstliche Intelligenz (KI) in der Buchhaltung, online: Automatisierung durch Künstliche Intelligenz (KI) in der Buchhaltung (it-p.de)
Sage: Neues Niveau in der Buchhaltung durch KI, online: Neues Niveau in der Buchhaltung durch KI | Computer Weekly
o.V.: ChatGPT kann jetzt auch Buchhaltung – Neue Version der KI besteht US-Examen zum Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, online: ChatGPT kann jetzt auch Buchhaltung – Neue Version der KI besteht US-Examen zum Wirtschaftsprüfer und Steuerberater – scinexx.de
