09.08.2017

Reporting: Führungs- und Kontrollinstrument für KMU

Was ist ein Reporting? Reporting heisst nichts anderes als Berichtwesen oder Berichterstattung. Es stellt eine periodische Information des Betriebsinhabers oder der Geschäftsleitung über den laufenden Geschäftsgang sicher. Das Reporting ist aber auch ein einfaches, betriebsbezogenes Frühwarnsystem. Negative Entwicklungstendenzen können so rechtzeitig erkannt und Gegenmassnahmen eingeleitet werden.

Von: Philippe Inderbitzin, René Lüscher   Drucken Teilen   Kommentieren  

Philippe Inderbitzin

 

Philippe Inderbitzin ist Betriebsökonom FH in Controlling & Accounting (BSc), dipl. Wirtschaftsprüfer bei der Gewerbe-Treuhand AG in Luzern. 

 

 

 

 

René Lüscher

 

René Lüscher ist Betriebsökonom FH, dipl. Wirtschaftsprüfer bei der Gewerbe-Treuhand AG in Luzern.

 

 

 

 

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Reporting

Cockpit für die Unternehmenssteuerung

Das Reporting in einem Unternehmen lässt sich mit einem Cockpit vergleichen. Mit der Überprüfung der zurückgelegten Strecke und der Abweichung des aktuellen Standortes vom Zielkurs lassen sich gezielte Korrekturen vornehmen. Die Gegenüberstellung mit den Vorjahreszahlen erlaubt laufend eine Beurteilung der aktuellen Geschäftsentwicklung. Der Vergleich mit den Budgetwerten zeigt den aktuellen Stand der Zielerreichung und stellt einen Frühindikator dar, der Hinweise darüber gibt, wie sich die Wirtschaftslage künftig entwickeln wird.

Diese Betriebsdaten dienen nicht nur der Information der Unternehmensführung, sondern auch zur Orientierung des Verwaltungsrates und als Gesprächsgrundlage mit Banken.

Das Reporting stützt sich so weit wie möglich auf vorhandene Betriebsdaten ab und kann somit mit einem vernünftigen Zeitaufwand erstellt werden. Dies setzt allerdings eine aktuelle Buchführung sowie eine geordnete Administration voraus. Spätestens 15 Tage nach dem Monats- oder Quartalsende, abhängig von der Periodizität des Reportings, müssen die Informationen vorliegen.

Was beinhaltet ein Reporting?

Die Informationen sollen Aufschluss über die finanzielle Situation geben und gleichzeitig über die Entwicklung der wichtigsten Betriebsgrössen orientieren. Anhand des Beispiels der Muster AG, welche ihr Reporting quartalsweise erstellt, lassen sich die wichtigsten Grössen verdeutlichen (vgl. Abbildung). Das Beispiel basiert auf der Buchführung mit einer Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Für eine Offenposten-Buchhaltung sind die Bestände (Debitoren, Kreditoren, Warenlager) entsprechend dem Beispiel quartalsweise zu ermitteln und zu berücksichtigen.

Betriebsleistung: Die Darstellung der Umsätze sowie der Bruttogewinne und Margen nach Bereichen oder Produkten zeigt auf, wie sich die Betriebsleistungen entwickelt haben. Bei der Muster AG werden die Betriebsleistungen bis auf Stufe Bruttogewinn II für das entsprechende Quartal im Vergleich zum Budget und zum Vorjahr analysiert. Werden Umsatz- oder Margenabweichungen festgestellt, werden die Ursachen analysiert und allenfalls Korrekturmassnahmen eingeleitet.

Produktivität: Die Produktivität sagt aus, wie viele geleistete Arbeitsstunden für Kundenaufträge erbracht worden sind. Der Vergleich des Arbeitswertes der geleisteten Arbeitsstunden mit den Quartalsumsätzen liefert Anhaltspunkte zum Stand der Fakturierung. Um das Betriebskapital zu schonen, sollten die angefangenen und nicht abgerechneten Arbeiten so tief wie möglich gehalten werden.

Liquidität: Eine angemessene Liquidität ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um die Existenz zu sichern. Sie wird am Bestand der Barmittel sowie den verfügbaren Kreditlimiten gemessen. Angemessen heisst, dass den Verpflichtungen jederzeit nachgekommen werden kann, aber auch nicht zu viele flüssige Mittel zu schlechten Konditionen angelegt sind. Der Liquiditätsgrad II soll immer mehr als 100% betragen.

Bestände: Die Höhe und Entwicklung der Debitoren-, Kreditoren- und Lagerbestände sowie dem zusammengefassten Netto-Umlaufvermögen geben Hinweise über die Entwicklung der mittelfristigen Zahlungsbereitschaft. Ein hoher Bestand überfälliger Debitoren widerspiegelt die schlechte Zahlungsmoral der Kunden oder weist auf Mängel im Mahnwesen hin. Ein zunehmender Lagerbestand bei gleichzeitig wachsender Verschuldung kann auf eine Überbewertung oder Überkapazität des Lagers hinweisen. Die Entwicklung des Lagers ist genau zu verfolgen.

Trendinformationen: Während der Auftragsbestand Auskunft über die kommende Auslastung gibt, zeigt der Stand ausstehender Offerten die allgemeine Nachfrage am Markt. Wenig ausstehende Offerten müssen nicht zwangsläufig auf eine schlechte Konjunkturphase hindeuten. Eine ungenügende Akquisitionstätigkeit kann ebenso die Ursache dafür sein. Die Qualität ist ein wichtiges Differenzierungsmerkmal bei vielen Produkten. Hohe Ausschussraten oder Qualitätsmängel bei ausgelieferten Produkten können zu dauerhaften Imageschäden führen, die nur langfristig wieder zu korrigieren sind. Auch die Lieferbereitschaft bzw. die Termintreue sind typische Erfolgsfaktoren. Eine nachlassende Lieferbereitschaft kann auf betriebsinterne Probleme hinweisen und ist ein möglicher Krisenindikator. Ausgesuchte Konjunktur- und Branchendaten können ebenfalls nützliche Hinweise für die künftige Betriebsentwicklung geben.

Abbildung 1: Beispiel Muster AG

Worin liegt der Nutzen eines Reportings?

Das Reporting ist ein wichtiges Informations- und Kontrollinstrument. Bei einem vom Unternehmer dominierten Betrieb dient dieses Instrument der Selbstführung. Von essentieller Bedeutung und zur Vervollständigung des Reportings soll das Zahlenmaterial mit Erläuterungen zu den Auffälligkeiten ergänzt werden. Mit dem Reporting wird eine Grundlage geschaffen, die periodisch mit einer Vertrauensperson in der Familie, dem Treuhänder oder mit dem Bankfachmann diskutiert werden kann. Die Erarbeitung des Reportings zwingt den Unternehmer zur Betrachtung des Unternehmensgeschehens aus Distanz. Es lassen sich frühzeitig wichtige Erkenntnisse über die künftige Geschäftsentwicklung gewinnen. Ausserdem dient es der Vertrauensbildung gegenüber den Banken und weiteren Geldgebern oder Bürgen.

Quelle: Dieser Beitrag stammt aus dem Informationsmagazin für KMU «MEMO», Ausgabe 41, der Gewerbe-Treuhand AG. Copyright Abbildung und Artikel Gewerbe-Treuhand AG.

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