Digitalisierung Jahresabschluss: Diese Prozesse können Sie optimieren
Isabelle Weber
Isabelle Weber ist CEO und Founder von Weber CFO Consulting GmbH und im Bereich Digital CFO as a Service tätig. Sie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in diversen Finanzbereichen mit den Schwerpunkten Implementation von Finanzinstrumenten und Modernisierung der Finanzstrukturen und -prozesse.
Abschluss-Checkliste
Checklisten sind bei einem strukturierten Abschluss immer hilfreich, gerade wenn mehrere Mitarbeitende in die Abschlussarbeiten involviert sind. Beim Abschluss handelt es sich meist um nicht alltägliche Tätigkeiten, und die Checkliste hilft dabei, dass nichts vergessen geht und die Prozesse eingehalten werden. Heutzutage werden die klassischen Checklisten durch digitale Verwaltungssoftware ersetzt. In der Regel können in diesen Tools verschiedene Tätigkeiten als Aufgaben erfasst und in die gewünschte Reihenfolge gebracht werden. Ein Vorteil dabei ist, dass Aufgaben direkt an die zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen und mittels Erinnerungen klare Fristen und Deadlines für die einzelnen Teilschritte gesetzt werden können. Ob digital mittels Verwaltungssoftware oder klassisch, mit einer Abschluss-Checkliste vermeidet man Fehler, und Zeitressourcen können eingespart werden.
Beleg zu jeder Buchung eingescannt
Keine Buchung ohne Beleg. Dieser Satz steht in der «Buchhaltungs-Bibel» grossgeschrieben. Die meisten Buchhaltungssysteme bieten die Möglichkeit, die Rechnungen als PDF eingescannt direkt bei jeder Buchung zu hinterlegen. Hat man später mal eine Frage zu einer Buchung und möchte den entsprechenden Beleg einsehen, kann man den Beleg also einfach aufrufen und erspart sich so das mühsame Suchen des Originals in einem physischen Ordner.
Onlinemeldungen Sozialversicherungen
Sobald die Buchhaltung des alten Jahres abgeschlossen ist, muss die Lohnmeldung an das Sozialversicherungsamt vorgenommen werden. Mittels ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) können die Daten direkt aus dem Buchhaltungssystem übermittelt werden. Um davon zu profitieren, müssen alle relevanten Stammdaten für die elektronische Meldung im Buchhaltungssystem hinterlegt sein. Anschliessend können die Meldungen zukünftig mit ein paar wenigen Klicks direkt an das öffentliche Institut übermittelt werden.
Erstellung Jahresbericht
Bei vielen Firmen wird der Jahresbericht immer noch mühsam in Excel erstellt. Dabei sind die digitalen Tools und die Software für den Jahresbericht nicht nur für grosse, börsencodierte Unternehmen geeignet, sondern können auch im KMU-Bereich sehr nützlich sein. Der grosse Vorteil dieser Tools liegt darin, dass die Zahlen nur einmal eingegeben werden müssen und anschliessend für alle Dokumente (Generalversammlung Protokoll, Steuererklärung etc.) übernommen werden können. Die grösste Zeitersparnis liegt darin, dass das System erkennt, wenn eine Zahl nicht aufgeht. Die hinterlegten Validierungsregeln helfen also Fehler zu vermeiden. Auch ein Rechtschreibprogramm ist je nach Software vorhanden. Da der Jahresbericht in den meisten Unternehmen unter Zeitdruck erstellt wird, kann eine solche Software das Arbeiten erleichtern und sehr unterstützend sein.
Vorbereitung und Datenübermittlung an die Revisionsstelle
Kisten voll mit Ordnern an die Revisionsstelle zu übergeben, ist heute glücklicherweise nicht mehr nötig. Die meisten Revisionsstellen bevorzugen eine elektronische Datenbereitstellung, am besten mittels Software. Alternativ können die Daten natürlich auch via Mail oder Cloudlösung versendet oder mittels USB-Stick geteilt werden. Hierbei muss allerdings ein grosses Augenmerk auf die Datensicherheit gelegt werden. Sicherheit geht bei sensiblen Daten vor.
Die Revisionsstelle stellt in der Regel vorab eine Liste mit den benötigten Dokumenten zusammen. Wir übermitteln die gewünschten Daten, und die Revisionsstelle hat somit bereits vor dem Start der eigentlichen Prüfung alle grundlegenden Unterlagen griffbereit. In einem zweiten Schritt müssen somit nur noch weitere einzelne Dokumente angefragt und übermittelt werden.
Dies erleichtert die Arbeit der Revisionsstelle, aber vor allem erleichtert es den Prozess für die zu prüfende Gesellschaft. Mit einem klar definierten Prozess stellen wir sicher, dass alle Dokumente vollständig zur Verfügung stehen, und vermeiden Mehraufwand für Nachfragen und Nachlieferungen von Dokumenten.
Es lohnt sich also allemal, sich frühzeitig mit dem internen Prozess der Abschlussarbeiten auseinanderzusetzen und digitale Tools und Systeme zur Unterstützung zu prüfen.
