01.06.2021

Risikofrüherkennung: Wie Sie Risiken rechtzeitig erkennen

In einer Zeit, in der betriebliche Leistungs- und Supportprozesse immer komplexer werden und Kundenanforderungen sich ständig ändern, können Führungskräfte nicht mehr nur auf die monatlichen Ergebnisberichte warten, sondern benötigen vielmehr tagesaktuelle Kennzahlen, um schneller zu reagieren. Hier beginnt, was auch als Dashboard bezeichnet wird und die Entscheidungsfindung der Führungskräfte unterstützt.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch leitet das Departement Business Analytics & Technology an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich sowie das dazu gehörende Center for Accounting & Controlling. Er ist daneben Dozent an verschiedenen Bildungseinrichtungen und für WEKA als Herausgeber sowie Autor mehrerer Fachbücher tätig.

Risikofrüherkennung

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Dashboard zur Risikofrüherkennung

Auch im Rahmen einer Risikofrüherkennung geht es darum, die für ein Unternehmen relevanten zukünftigen Trends und potenziellen zukünftigen Chancen und Risiken mithilfe wesentlicher Indikatoren bzw. Kennzahlen zu erfassen und im Rahmen eines Dashboards übersichtlich und transparent darzustellen. Mit dem für Zwecke der Risikofrüherkennung konzipierten Dashboard sollen Geschäftsleitung und Verwaltungsrat ein Steuerungsinstrument zur Verfügung haben, mit welchem sich die Gesamtsituation betreffend Risiken und Chancen im jeweiligen Unternehmen aggregiert und ganzheitlich erfassen lässt. Darüber hinaus kann ein solches Dashboard für das Reporting der Risiken und Chancen entlang des Risikomanagementkreislaufs erfolgen.

Der vorliegende Beitrag zeigt, wie ein Dashboard zur Risikofrüherkennung als Instrument des Controllings gestaltet und umgesetzt werden kann.

Risikofrüherkennung als Aufgabenfeld des Controllings

Ein Risiko oder eine Chance kann grundsätzlich als mögliche Abweichung von Plan- respektive Prognosewerten bezeichnet werden. Bei einem Risiko handelt es sich um eine potenziell negative Planungsabweichung, während eine Chance eine Möglichkeit für eine positive Abweichung von den Plandaten darstellt.

Unter Risikomanagement können die Hauptaufgaben Identifikation, Quantifizierung, Aggregation, Überwachung und Steuerung von Risiken definiert werden. Ein wichtiger Bestandteil, insbesondere im Hinblick auf die Risikofrüherkennung, ist die Aggregation von Risiken. Durch die Aggregation verschiedener Risiken kann der Umfang des Gesamtrisikos für ein Unternehmen bestimmt werden. Kombinationseffekte durch mehrere Einzelrisiken können so berücksichtigt werden. Die Abbildung der Gesamtrisikosituation ist von zentraler Bedeutung, damit existenziell bedrohliche Entwicklungen frühzeitig erfasst und mit den entsprechenden Gegenmassnahmen entschärft oder optimalerweise in Chancen umgewandelt werden können. Ziel des Risikomanagements ist die nachhaltige Sicherung der Unternehmensexistenz bei Minimierung der Risikokosten (Gleissner & Klein, 2017, S. 23–25).

Insbesondere im Hinblick auf den Frühwarneffekt stehen die Identifikation und die Analyse von Risiken und Chancen im Vordergrund. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist dabei die systematische und vollständige Erfassung aller Gefahrenquellen inklusive deren Abhängigkeiten und Beziehungen. Dabei sind unternehmensinterne sowie unternehmensexterne Daten iterativ zu analysieren und regelmässig aufzuarbeiten.

Um Risiken und Chancen zu identifizieren, gibt es zahlreiche Instrumente, welche angewendet werden können. Sollen Risiken möglichst frühzeitig erfasst werden, so ist es sinnvoll, sich auf die strategischen Risiken zu fokussieren. Ein bewährtes Instrument sind Unternehmens- und Umweltanalysen anhand von SWOT-Analysen. Im Vergleich zum Wettbewerb werden dabei die Stärken (strengths), Schwächen (weaknesses), Chancen (opportunities) und Gefahren (threats) in einer Matrix abgebildet. Die entstehenden Stärken-Schwächen-Profile können somit transparent aufgezeigt werden (Gleissner & Klein, 2017).

Um Risiken systematisch aus der Unternehmensumwelt abzuleiten und zu erfassen, eignet sich die Branchenstrukturanalyse nach Porter. Dabei können die Gefahren und Chancen, welche durch die Beziehungen zu Kunden, der Konkurrenz, den Lieferanten und den auf dem Markt angebotenen Dienstleistungsprodukten entstehen, optimal als Grundlage für eine SWOT-Analyse dienen.

Eine Abbildung, die die vorgenannten Hinweise zum Vorgehen nochmals grafisch zusammenfasst, finden Sie hier.

Risikosteuerung und -berichterstattung

Die kontinuierliche Überwachung der relevanten Risiken ist eine weitere Kernaufgabe des Risikomanagements. Damit die identifizierten Risiken effektiv gesteuert werden können, müssen diese klar dokumentiert sein, inklusive der dazugehörigen Verantwortlichkeiten. Anhand einer Risikomatrix, in welcher die Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmass eingeordnet werden, lässt sich das aktuelle Risikoportfolio übersichtlich darstellen. Somit erhält der Betrachter schnell einen Überblick über die Gesamtrisikosituation des Unternehmens und erkennt transparent, ob noch zusätzlicher Handlungsbedarf besteht (Gleissner & Klein, 2017).

Da sich die Unternehmen und deren Umfeld kontinuierlich verändern, müssen die Reports regelmässig und mit angemessenem Zeitaufwand aktualisiert werden können. Es ist entsprechend sinnvoll, die Aufbereitung der Reports mit geeigneten IT-Lösungen zu unterstützen. So lässt sich beispielsweise die Risikoidentifikation und anschliessende Quantifizierung in beträchtlichem Umfang automatisieren. Im abschliessenden Risiko-Dashboard können anschliessend der aggregierte Gesamtrisikoumfang, die Entwicklungsverläufe der Risiken im Vergleich zu Vorperioden sowie die empfohlenen Gegenmassnahmen aufgezeigt werden. Das Gesamtrisiko kann dabei beispielsweise im Eigenkapitalbedarf und einer Insolvenzwahrscheinlichkeit aufgezeigt werden.

Frühwarnindikatoren für die Risikofrüherkennung

Damit sich eine potenzielle Unternehmenskrise erkennen lässt, sind verschiedene Ebenen der Frühaufklärung von Bedeutung. Durch die Analyse der unternehmensinternen Daten können anhand von finanziellen Kennzahlen aus dem Rechnungswesen Prognosen erstellt werden. Werden die Ist-Daten mit den Soll-Kennzahlen verglichen, lassen sich Abweichungen erkennen. Durch die Abweichungen in ertrags- oder liquiditätsorientierten Kennzahlen lassen sich zukünftige, problematische Situationen frühzeitig aufzeigen. Empfehlenswert ist die Definition von Grenzwerten für die Soll-Ist-Abweichungen dieser Kennzahlen, bei welchen automatisierte Warnungen ausgelöst werden und Gegenmassnahmen angezeigt sind (Gleissner & Klein, 2017, S. 75).

Die oben erwähnten Kennzahlen basieren auf strukturierten Daten. Diese sind meist mit einem hohen Automatisierungsgrad vorhanden und können mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand ausgewertet und rapportiert werden. Die Abweichungsanalysen können eine zu erwartende Krise oder ein erhöhtes Gesamtrisiko für ein Unternehmen oft relativ klar darlegen. Problematisch ist hier die Vorlaufzeit bis zum tatsächlichen Eintreten der Krise. Sobald sich ein erhöhtes Gesamtrisiko für ein Unternehmen in den Ertragskennzahlen abzeichnet, bleibt oft nicht mehr viel Zeit, um mit den notwendigen Massnahmen darauf reagieren zu können. Diese Vorlaufzeit bei der Früherkennung von Risiken und Chancen ist bei den Liquiditätskennzahlen noch kritischer (Gleissner & Klein, 2017).

Damit Frühwarnindikatoren definiert werden können, welche genügend Vorlaufzeit für Reaktionen bieten, sind insbesondere die schwachen Signale von Bedeutung. Unternehmensstrategie und Unternehmensumwelt stehen hier im Fokus. Bei den schwachen Signalen handelt es sich jedoch hauptsächlich um qualitative und meist unstrukturierte Daten. Daher ist es oft schwierig, diese Daten zu erfassen und in nützlicher Form zu aggregieren und aufzubereiten. Die Daten stammen oft aus unterschiedlichen Quellen und allenfalls IT-Systemen. Die Auswirkungen sowie die Relevanz von schwachen Signalen sind für das Unternehmen anfänglich oft nicht eindeutig erkennbar.

Durch die Analyse der Entwicklung dieser Signale über einen gewissen Zeitraum werden die Auswirkungen jedoch deutlicher. Identifiziert werden die schwachen Signale mithilfe des Scanning-Prozesses. Dabei wird die Unternehmensumwelt systematisch abgetastet. Ziel ist es, Strukturbrüche in der Umweltentwicklung zu erkennen und deren Relevanz und mögliche Auswirkungen für das Unternehmen zu identifizieren. Ein zentraler Aspekt ist hier das Erfassen von Trends dieser schwachen Signale. Diese Trends müssen kontinuierlich geprüft werden. Die relevanten Entwicklungen können dann quantifiziert und in die aktuellen Prognosen und Plandaten miteinbezogen werden. Werden die Planungsannahmen variiert und mit Abweichungsanalysen kombiniert, so lassen sich die Risikofaktoren anhand von Umsatz- und Gewinnentwicklungen quantitativ in Szenarien aufzeigen (Gleissner & Klein, 2017).

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Balanced Scorecard als Rahmenkonzept für ein Risikofrüherkennungs-Dashboard

Damit der Unternehmenswert nachhaltig gesteigert werden kann, ist es zentral, die dafür verantwortlichen Werttreiber im Unternehmen zu kennen und eine wertorientierte Strategie konsequent zu verfolgen. Ein etabliertes Instrument zur Abbildung und Kommunikation der Strategie ist der Ansatz der Balanced Scorecard. Die Balanced Scorecard stellt eine ganzheitliche Betrachtung der Strategie dar und verhindert einen isolierten Fokus auf die finanzielle Perspektive.

Die Balanced Scorecard berücksichtigt im Wesentlichen die vier Perspektiven Finanzen, Kunden, Prozesse und Potenziale. Durch die verschiedenen Perspektiven wird berücksichtigt, dass der finanzielle Erfolg des Unternehmens auf dem Angebot für die Kunden mit den dazugehörigen Produkten und Dienstleistungen basiert. Damit das Angebot in der gewünschten Qualität und Wirtschaftlichkeit erstellt werden kann, sind die entsprechenden Prozesse notwendig. Diese wiederum können nur bestehen, wenn dafür die richtigen Ressourcen beziehungsweise die richtigen Potenziale ausgeschöpft werden. Für die jeweiligen Bereiche können nun Kennzahlen für die Erfolgsmessung definiert werden. Somit generiert die Balanced Scorecard ein ausgewogenes Kennzahlensystem für die Strategie des Unternehmens (Horvath & Partners, 2016, S. 25–27).

Der Ansatz der Balanced Scorecard kann um die Risikoperspektive erweitert werden. So wird die systematische Berücksichtigung von Risikoaspekten aus allen Bereichen sichergestellt. In den vier definierten Perspektiven aus dem BSC-Grundmodell werden entsprechend zusätzlich die erfassbaren Risiken und Chancen abgebildet. Mit der risikoadjustierten Balanced Scorecard wird somit eine Unternehmenssteuerung ermöglicht, welche sich an der Unternehmensstrategie inklusive einer integrierten Risikobetrachtung orientiert. Anhand der definierten Kennzahlen in der Balanced Scorecard können Zielabweichungen erfasst und die dafür verantwortlichen Risiken oder auch Chancen aufgezeigt werden. Durch die Zuweisung der Chancen und Risiken zu den jeweiligen Perspektiven sind die Verantwortlichkeiten klar definiert, was den Aufwand für die Implementierung der Risikoperspektive in einer bereits etablierten Balanced Scorecard relativ gering hält (Gleich, 2012).

Eine Abbildung, die ein Lösungsansatz für eine Risikofrüherkennungs-Scorecard zur Übernahme in ein Dashboard-gestütztes Reporting dargestellt, finden Sie hier.

Dadurch, dass die Balanced Scorecard die strategische Ebene des Unternehmens betrachtet, ist dieses Konzept insbesondere für die Früherkennung geeignet. Abweichungen von den strategischen Zielen können in den Kennzahlenentwicklungen aus allen Perspektiven der Finanzen, Kunden, Prozesse und Potenziale identifiziert werden. Vor allem die Abweichungen bei den nicht monetären Kennzahlen aus den verschiedenen Perspektiven können frühzeitige Erkenntnisse liefern. Die schwachen Signale können gedeutet und Massnahmen können eingeleitet werden, bevor sich diese Risiken bereits kritisch in den Finanzkennzahlen niederschlagen und nur noch wenig Reaktionszeit bleibt.

Konzeptioneller Aufbau eines Risikofrüherkennungs-Dashboards

Der Fokus des Early Risk Dashboards liegt auf der Früherkennung und Abbildung von Risiken und Chancen. Der Bereich der Risikoanalyse soll folglich den Hauptbestandteil des Dashboards darstellen. Die Gesamtsituation des Unternehmens im Hinblick auf Chancen und Risiken soll dabei möglichst klar aus dem Report erfassbar sein. Ebenfalls sollen jedoch auch die wesentlichen Einzelrisiken möglichst klar erkennbar sein. Trotz Fokus auf die Früherkennung mit den jeweiligen Indikatoren soll das Dashboard auch die wichtigsten Bestandteile aus der Risikosteuerung und der Risikoüberwachung abbilden. Dadurch wird es der Geschäftsleitung ermöglicht, sich schnell einen Gesamtüberblick über die Risikosituation zu verschaffen. Gleichzeitig kann sie aber auch erkennen, welche Risiken bereits in der Steuerung und Überwachung berücksichtigt sind. Somit wird im Dashboard der gesamte Risikomanagementkreislauf abgebildet.

Das zentrale Element eines Early Risk Dashboards stellt eine risikoadjustierte Balanced Scorecard wie oben beschrieben dar.

Die einzelnen Bereiche Finanzen, Kunden, Prozesse und Potenzial werden separat aufgeführt und mit den wichtigsten Kennzahlen beziehungsweise Frühwarnindikatoren dargestellt. In einer Matrix werden die KPIs dann jeweils nach Relevanz, Auswirkung und ihrer Beeinflussbarkeit eingeordnet. Somit kann eine übersichtliche Rangfolge definiert werden. Den KPIs sollen zusätzlich jeweils deren Trends mitgegeben werden. So ist auf einen Blick für die Geschäftsleitung erkennbar, ob der Indikator neu ist oder ob sich dieser positiv oder negativ gegenüber der Vorperiode entwickelt hat. Das Dashboard soll auf monatlicher Basis geführt werden. Um längerfristige Trends, insbesondere bei den schwachen Signalen, zu erfassen, kann das Dashboard auch auf eine Jahr bisher- Betrachtung eingestellt werden.

Damit das Dashboard aussagekräftig und zur Unternehmenssteuerung eingesetzt werden kann, muss dieses rasch mit aktuellen Daten aufbereitet werden können. Entsprechend sollten die Daten aus der Risikoidentifikation als auch aus der Risikobewertung und -steuerung der Risiken möglichst automatisiert erfasst und aufbereitet werden können. Insbesondere die Aufbereitung der unstrukturierten, weichen Daten im Zusammenhang mit der Risikoidentifikation ist eine Herausforderung, welche komplexe IT-Systeme voraussetzen. Insgesamt gilt die Datenqualität deshalb als wichtiger Erfolgsfaktor für die Akzeptanz des Dashboards. Ebenso stellt die Erfassung von Information aus der Unternehmensumwelt eine Schwierigkeit dar. Die notwendigen Daten müssen zunächst identifiziert, erfasst und in die gewünschte Struktur gebracht werden, um sie in der Dashboard-Lösung zu verarbeiten.

Fazit

In der Zukunft werden die Datenmengen generell zunehmen. Weiterentwickelte IT-Systeme bieten immer mehr Möglichkeiten, Daten einfach zu erfassen und diese aufzubereiten. Somit können interne, risikorelevante Daten voraussichtlich immer umfangreicher aufgearbeitet und analysiert werden.

Der Fokus der Frühidentifikation von Risiken und Chancen liegt jedoch zu einem grossen Teil in der Unternehmensumwelt. Durch den Einsatz von Big-Data-Technologien werden zukünftig auch hier immer mehr Daten erfasst und ausgewertet werden können. Dies betrifft hauptsächlich unstrukturierte Daten aus der Unternehmensumwelt, die sich beispielsweise in der E-Mail-Korrespondenz mit Kunden oder in Social Media finden. Zukünftig werden somit immer aussagekräftigere Scanning-Analysen im Risikomanagement durchgeführt werden können.

Vor dem Erstellen und dem Einsatz eines Early Risk Dashboards sind also die notwendigen IT-Systeme aufzubauen und zu etablieren. Erst wenn die richtigen Daten kombiniert werden, entsteht durch die Nutzung der Dashboard-Lösung ein grosses Potenzial für das gesamte Risikomanagement im Unternehmen.

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