Meeting moderieren: 4 Tipps, wie Sie Ihre Infos erfolgreich visuell darstellen
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Beim Meeting moderieren geht es nicht nur um die Lenkung der Diskussion, sondern vor allem darum, wichtige Informationen für alle Teilnehmer sichtbar zu machen. Durch den Einsatz von Flipcharts, Stichworten und einfachen Grafiken wird der Überblick gewahrt und das Kurzzeitgedächtnis der Gruppe entlastet. Wer Informationen visuell darstellt, fokussiert die Gedanken, vereinfacht komplexe Inhalte und kann die Moderation gezielter steuern, ohne dass wichtige Punkte verloren gehen.
Die wichtigsten Punkte:
- Visuelle Darstellungen sorgen für Durchblick in der Informationsflut.
- Stichworte und einfache Diagramme entlasten das Kurzzeitgedächtnis der Teilnehmer.
- Druckbuchstaben und klare Strukturen erhöhen die Lesbarkeit der Notizen.
- Zahlen und Abläufe lassen sich durch Skizzen und Symbole besser vermitteln.
- Visuelle Festhalten ermöglicht es, bei «ausufernden» Diskussionen gezielt zurückzulenken.
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Wie moderiere ich ein Meeting erfolgreich und stelle Informationen visuell dar?
Ein Meeting moderieren mit Unmengen an Informationen
In jedem Meeting fallen sie an: Daten, Fakten, Ideen und Unmengen an Meinungen. Denn ein Wort führt bekanntlich zum anderen. Und in der Fülle der Informationen ist es schnell geschehen.
Die Teilnehmer wissen nicht mehr,
- welche Punkte geklärt wurden.
- welche Fragen aufgekommen sind.
- über was abgestimmt werden soll.
- welche Informationen welchem Sachverhalt zuzuordnen sind.
- auf was sich geeinigt wurde.
Kurzum: Der Überblick geht verloren. Beim Meeting moderieren ist es jedoch Ihre Aufgabe hier nicht allein gegenzusteuern, sondern vorzubeugen. Halten Sie Wichtiges unbedingt fest.
Informationen visuell darstellen: Die Vorteile überwiegen
Informationen zu notieren, ist stets eine anspruchsvolle Aufgabe. Während eines Meetings wird Sie zur Herausforderung. Denn nicht allein heisst es, blitzschnell und spontan Wichtiges aus dem Gehörten herauszufiltern, sondern auch noch diese Fakten für alle Teilnehmer visuell verständlich darzustellen. Kein Wunder also, wenn diese Aufgabe manches Mal (gerne) vernachlässigt wird.
Deshalb verankern Sie die vielen Vorteile, die das visuelle Darstellen Ihnen – und Ihren Kollegen – beschert:
- Überblick der Informationen. Stichworte, Diagramme oder MindMaps sorgen für den notwendigen Durchblick.
- Vereinfachung der Inhalte. Informationen knapp festzuhalten, fokussiert die Gedanken aller Beteiligten.
- Kurzzeitgedächtnis entlasten. Ohne visuelle Darstellung werden bis zu 80% der Inhalte vergessen.
- Moderation gezielter lenken. Sie halten fest, was Sie oder die Gruppe für wichtig halten. An diese Punkte können Sie jederzeit anknüpfen oder zu ihnen wieder zurückführen, falls die Diskussion «ausufert».
- Teilnehmer einbeziehen. Wollen Sie Entscheidungen in der Gruppe herbeiführen, nützt das visuelle Darstellen der unterschiedlichen Positionen. Bitten Sie dann beispielsweise die Teilnehmer, sich zwischen zweien Positionen zu entscheiden – z.B. durch die «Ein-Punkt-Abfrage».
4 Tipps, wie Sie Informationen beim Meeting moderieren visuell darstellen
Übung macht den Meister, auch beim Meeting moderieren. Auch wenn es darum geht, Informationen visuell darzustellen. Deshalb machen Sie sich mit den folgenden Tipps vertraut. Gerne können Sie auch auf dem «Trockenen» üben, also vor und nach jedem Meeting. Sei es, die Lesbarkeit Ihrer Notizen zu verbessern. Oder sich mit Methoden der Darstellung vertrauter zu machen. Denn eins ist gewiss: Die Methoden müssen Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen sein, damit Sie diese mühelos während des Meetings abrufen und einsetzen können.
Tipp 1: Den Einstieg finden
Legen Sie sofort los. Warten Sie nicht auf die ersten Meinungsbeiträge. Nutzen Sie den Beginn des Meetings bereits als Einstieg für Ihre visuellen Aufzeichnungen. Denn dieser Einstieg ist so leicht und einfach: Schreiben Sie auf das Flipchart-Papier dick und gross
- das Problem: «Kundenabwanderung» oder «Reklamationen sind gestiegen»
- die Frage: «Wie können wir unsere Zusammenarbeit besser koordinieren?»
- die Aufgaben und Projekte: «Kundenanfragen individualisieren» oder «Projekt TULA»
Tipp 2: In der Kürze liegt die Würze
Für lange schriftliche Ausführungen fehlt Ihnen die Zeit. Sie wollen nicht die Diskussion bremsen. Deshalb fassen Sie Inhalte kurz zusammen. Am besten mit einigen Stichworten «geringer Entscheidungsrahmen bei Reklamationen» oder einem Schlagwort «Kundenhotline».
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Tipp 3: Lesbarkeit erhöhen
Jeder Teilnehmer soll Ihre Aufzeichnungen lesen können. Schreibschrift ist deshalb meist ungeeignet. Verwenden Sie Druckbuchstaben, die sich schnell notieren lassen. Erhöhen Sie zusätzlich die Lesbarkeit, indem Sie
- die Schreibgrösse variieren.
- die Stichstärke durch unterschiedliches Aufsetzen des Edding-Stiftes verändern.
- unterschiedliche Farben einsetzen. Aber Vorsicht: Zu bunt darf es auch nicht sein.
- mit Linien Aussagen verbinden oder voneinander trennen.
- Symbole geschickt einsetzen. Ob Smileys, Herzen, Sonne, Yin-Yang oder was auch immer, vieles lässt sich durch ein universelles Symbol darstellen.
Checkliste
- Flipchart-Papier und dicke Marker in verschiedenen Farben bereithalten.
- Den Einstieg sofort festlegen: Problem, Frage oder Projektname gross schreiben.
- Entscheidung treffen, ob Stichworte oder kurze Sätze besser passen.
- Druckbuchstaben üben, um die Lesbarkeit für alle Teilnehmer zu sichern.
- Symbole wie Pfeile oder Kreise für Verbindungen und Abläufe vorbereiten.
- Grafikelemente wie Skalen oder Trichter für Zahlen und Prozesse im Kopf haben.
- MindMap-Struktur oder Metaplantechnik für komplexe Diskussionen planen.
- Farben bewusst einsetzen, ohne das Flipchart zu überfrachten.
- Zeit für Zusammenfassungen und Schlussfolgerungen einplanen.
- Nach dem Meeting die Notizen digitalisieren und verteilen.
Tipp 4: Zahlen, Abläufe und Co optimal darstellen
Keine Frage, alles lässt sich einfach auf das Flipchart schreiben. Ob einzelne Zahlen oder zusammengehörenden Daten. Aber Sie wollen mehr, als «nur» notieren. Sie wollen Zusammenhänge veranschaulichen. Sie wollen Grössenordnungen sichtbar machen. Sie wollen für eine Übersichtlichkeit sorgen. In all diesen Fällen greifen Sie zu Elementen der Illustration, die Ihnen aus Word und vor allem PowerPoint bekannt sind. Dabei geht es weniger darum, exakte Grafiken zu malen. Vielmehr erstellen Sie auf der Pinnwand oder dem Flipchart skizzenhaft ein Bild.
Visualisierung von Zahlen, Abläufen und Co
| Schwerpunkt der Darstellung | Elemente der Illustrationen |
|---|---|
| Zahlen, Mengen und Grössenordnungen |
|
| Gliederungen und Beziehungen |
|
| Abläufe und Prozesse |
|
| Komplexe Strukturfelder |
|
FAQ: Meeting moderieren
Warum ist eine visuelle Darstellung im Meeting wichtig?
Sie sorgt für den notwendigen Überblick, entlastet das Kurzzeitgedächtnis der Teilnehmer und hilft, komplexe Informationen verständlich und fokussiert zu vermitteln.
Welche Schriftart eignet sich am besten für Flipchart-Notizen?
Druckbuchstaben sind ideal, da sie schnell zu schreiben und für alle Teilnehmer gut lesbar sind, im Gegensatz zur oft schwer lesbaren Schreibschrift.
Wie kann ich Zahlen und Daten im Meeting veranschaulichen?
Nutzen Sie einfache grafische Elemente wie Säulendiagramme, Skalen, Matrizen oder Trichter, um Grössenordnungen und Zusammenhänge skizzenhaft darzustellen.
Was tun, wenn die Diskussion vom Thema abkommt?
Verweisen Sie auf die bereits visuell festgehaltenen Kernpunkte am Flipchart, um die Gruppe zurück zum Wesentlichen zu führen.
Kann ich auch ohne zeichnerische Begabung visualisieren?
Ja, es geht nicht um perfekte Kunstwerke, sondern um klare Symbole, Linien und Strukturen, die Sie mit etwas Übung mühelos während des Meetings erstellen.
