Informations-Overload: 7 Tipps, wie Sie Informationen klug präsentieren
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Das Millersche Phänomen
Es war das Jahr 1956. Georg Miller, Psychologe und Professor an der Princeton Universität, veröffentlichte einen bahnbrechenden Artikel über das Kurzzeitgedächtnis. Miller hatte eins festgestellt: Ein Mensch kann gleichzeitig nur 7 ± 2 Informationseinheiten – die sogenannten Chunks – verarbeiten und behalten. Kurzum die Magical Seven oder Millersche Zahl war geboren.
Seitdem sind viele Jahre vergangen, in denen weitere Erkenntnisse über das Kurzzeitgedächtnis gewonnen wurden. Manches Mal liegt die Anzahl der handhabbaren Chunks sogar weit unterhalb der Magical Seven: Nämlich nur bei Vier, abhängig
- vom Inhalt, wie komplex und/oder neu die Fakten sind,
- von der textlichen Sprache, wie die Informationen vermittelt werden,
- von der Kommunikation, wie der Empfänger angesprochen wird,
- von der Interaktion zwischen Sender und Empfänger, wie beide ins Gespräch kommen und sich austauschen,
- von der Aufnahmebereitschaft des Empfängers und Entscheiders, wie interessant und wichtig er die Informationen für sich bewertet.
Aber, ob nun sieben oder vier Informations-Chunks, die überhaupt abgespeichert werden können, sensibilisieren Sie sich für den Informations-Overload.
Informations-Overload nicht unterschätzen
Tagtäglich kommunizieren Sie. Tagtäglich tauschen Sie sich aus. Tagtäglich bieten Sie Ihren Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern eine Unmenge an Informationen. Und natürlich auch umgekehrt. Denn der Informationsfluss fliesst bekanntlich in beide Richtungen.
Gut so. Denn ein reibungsloser Informationsfluss ist entscheidend für eine
- reibungslose Zusammenarbeit,
- gute Aufgabenbewältigung,
- Reduzierung von Fehlern und Konflikten,
- hohe Zufriedenheit beim Kunden,
- bestfunktionierende Zulieferung von Produkten und Dienstleistungen.
Allerdings kommt der Punkt, an dem der Informationsfluss dennoch ins Stocken gerät. Dieser Punkt ist der Informations-Overload. Ihr Gegenüber kann die vielen Daten, Fakten und Informationen weder aufnehmen, noch verarbeiten. All Ihre Daten, Argumente und Schlussfolgerungen verpuffen. Egal, ob Sie diese nun während einer Präsentation mitteilen oder in einem Bericht.
Übung: Informations-Overload wahrnehmen
Sie sind selbst betroffen. Sie werden schliesslich auch mit Informationen „bombardiert“. Rufen Sie sich deshalb einmal einige vergangene Gespräche und/oder Berichte in Erinnerung.
- Welches war der Ausgangspunkt für den Informations-Austausch?
- Um was ging es?
- Welche Daten und Fakten wurden Ihnen wie mitgeteilt?
- Ab welchem Punkt hatten Sie das Gefühl nicht mehr folgen zu können und zu wollen?
- Wie zeigte sich dieser Informations-Overload? Müdigkeit? Unruhe? Genervt-Sein?
- Was haben Sie von diesem Informations-Austausch behalten?
- Was musste deshalb später erneut geklärt und diskutiert werden?
- Welche Entscheidungen wurden getroffen, die später korrigiert werden mussten?
- Welche Fehler und/oder Probleme sind deshalb entstanden?
Sie haben es also selbst erlebt: Es kann immer wieder zu einem Informations-Overload kommen. Oftmals hat dieser Folgen, manches Mal auch fatale. Eine Lösung ist erforderlich. Eine Lösung, die weiterhin den Informationsfluss offenhält, ohne jedoch zu einem Informations-Overload zu führen. Diese Lösung heisst: Anwendung der Magical Seven, d.h. präsentieren Sie zukünftig Ihre Informationen passend für das Kurzzeitgedächtnis.
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Mit der Magical Seven Informationen klug präsentieren: 7 Tipps
Sie haben ein Ziel. Sie wollen Ihre Geschäftspartner, B2B-Kunden, andere Kundengruppen und Mitarbeiter gut und klug informieren. So informieren, dass Sie zu einem Kaufentscheid kommen oder ihre Aufgaben optimal bewältigen können. Deshalb gewöhnen Sie es sich an, Informationen in Chunks – also gut aufnehmbare Einheiten – einzuteilen.
Tipp 1: Kernaussagen bestimmen
Vielleicht wollen Sie eine Präsentation halten. Vielleicht heisst es, einen Bericht über die Kunden-Zielgruppen zu verfassen. Vielleicht bereiten Sie auch Verkaufsgespräch vor. Wie auch immer die Ausgangslage, Sie verfügen über eine Menge an Daten und Fakten, als auch Argumente. Sichten Sie diese. Bündeln Sie die einzelnen Informationen zu Gruppen - es sollten maximal sieben sein. Geben Sie der jeweiligen Gruppe ein passendes Schlagwort, die den Inhalt prägnant zusammenfasst. Bestimmen Sie zu den jeweiligen Gruppen eine Kernaussage, die
- kurz und knapp auf den Punkt kommt
- und vom Empfänger schnell erfasst werden kann.
Tipp 2: Argumentationsketten verschlanken
All Ihre Informationen bieten auch wichtige Argumente. Argumente, die Sie im Meeting einsetzen, um andere für Ihre Idee zu begeistern. Argumente, die Sie den Einwänden des Kunden im Verkaufsgespräch entgegenbringen.
Oft haben Sie für den jeweiligen Gesprächsanlass Argumentationsketten entwickelt. Solche Argumentationsketten haben viele Vorteile:
- Sie haben mehrere Argumente parat, um den Gesprächspartner zu überzeugen.
- Sie können ein Argument nach dem anderen vorbringen.
- Je nach Argumentationskette baut ein Argument auf dem anderen auf.
- Innerhalb der Argumentationskette steigert sich die „Wertigkeit“ der Argumente, d.h. das Beste kommt zum Schluss.
Keine Frage, Argumentationsketten sind Ihnen von grossem Nutzen. Steigern Sie diesen Nutzen, indem Sie bei Ihren Argumentationsketten auf die Magical Seven achten.
Notieren Sie sich deshalb einmal all Ihre Argumente, die Sie vorbringen möchten. Prüfen Sie, wie lange Ihre Argumentationskette ist. Zählen Sie Ihre Argumente. Sollten Sie über der Magical Seven liegen – also über 7 Argumente – beherzigen Sie den nächsten Tipp.
Tipp 3: Streichen und zusammenfassen
Manches Mal ist es – leider – unerlässlich: Sie müssen einige Ihrer Argumente streichen. Dank Ihrer Argumentationskette haben Sie bereits ein Ranking Ihrer Argumente vorliegen. Gehen Sie dieses Ranking in Ruhe durch. Markieren Sie die Argumente, die unbedingt erforderlich sind. Nehmen Sie Argumente, die bestimmte Aussage „nur“ unterstreichen, heraus. Sollte dieses „Streichen“ noch nicht für die Magical Seven ausreichen, fassen Sie einzelne Argumente zusammen. Überlegen Sie,
- welche Argumente miteinander verknüpft werden können,
- wie Sie aus zwei Argumenten ein aussagekräftiges neues Argument formulieren,
- welches neue Ranking innerhalb Ihrer Argumentationskette entsteht.
Streichen und zusammenfassen gilt natürlich auch für Berichte, Anschreiben und/oder Präsentationsfolien. Prüfen Sie, an welchen Stellen Sie Ihren Text kürzen und zusammenfassen können.
Tipp 4: Inhalt in Chunks präsentieren
Entscheidend für das Kurzzeitgedächtnis ist, wie Sie den Text oder die PP-Folien strukturieren und gliedern. Durchbrechen Sie den Fliesstext durch
- Überschriften – maximal 7
- Aufzählungen – maximal 7 in der Liste
- Absätze pro Passage – maximal 7
Gerade PP-Präsentation bieten viele Optionen die Magical Seven umzusetzen. Sie können
- jede Kernaussage auf eine PP-Folie notieren.
- pro Kernaussage Unterfolien einbauen – maximal 7 an der Zahl.
- jedes Argument visuell mit Grafiken oder Bildern unterstützen.
- wichtige einzelne Argumente hervorheben und/oder nur auf einer einzigen PP-Folie aufzeigen.
Seien Sie einfach kreativ und spielerisch. Lassen Sie sich von der Magical Seven inspirieren.
Tipp 5: Festlegen, was unbedingt beim Empfänger im Gedächtnis verankert werden soll
Jede Information ist wichtig. Jede Information ist jedoch nicht gleich wichtig. Deshalb wägen Sie beim Erstellen Ihrer PP-Präsentation oder beim Vorbereiten Ihres Verkaufsgesprächs ab, welche Informationen Sie unbedingt bei Ihrem Gesprächspartner im Gedächtnis verankern wollen. Listen Sie diese für sich auf. Überlegen Sie, wie und wann Sie die jeweiligen Daten mitteilen wollen.
Tipp 6: Entscheidende Infos wiederholen
Kehren Sie immer wieder auf entscheidende Kernaussagen zurück. Wiederholen Sie wichtige Daten. Weisen Sie erneut auf Zusammenhänge hin. Dadurch erleichtern Sie es dem Kurzzeitgedächtnis Ihres Gesprächspartners, Inhalte besser zu verankern.
Tipp 7: Handlungsempfehlungen begrenzen
Viele Informationen bieten nicht allein Fakten und Daten. Sie beinhalten auch Handlungsempfehlungen. Sei es ein Ratschlag. Sei es ein Tipp. Sei es eine Kaufsoption. Damit Ihr Kunde oder Ihr Mitarbeiter nicht überfordert wird, fokussieren Sie bei Ihren Handlungsempfehlungen auch die Magical Seven.
