Nachbearbeitung Sitzung: 4 Schritte zur optimalen Nachbearbeitung
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Effizienz von Meetings hängt massgeblich von einer gezielten Nachbearbeitung ab, da nur so Beschlüsse nachhaltig wirken. Viele Aufträge scheitern nicht an mangelnder Kompetenz, sondern an Informationsüberflutung und unklaren Strukturen. Eine systematische Analyse von Abweichungen und Ursachen ermöglicht es Organisationen, Massnahmen abzuleiten und Projekte erfolgreich zu steuern.
Die wichtigsten Punkte:
- Präzise Beschreibung der Abweichung zwischen Ziel und Ist-Zustand.
- Sachliche Ursachenanalyse ohne Schuldzuweisungen.
- Durchführung einer «Crash Analysis» zur Prüfung der Konsequenzen bei Untätigkeit.
- Ableitung von Unterstützungs-Massnahmen oder Neuorientierung bei Bedarf.
Stefan Fritz
Stefan Fritz, geb. 1960, ist Inhaber der «FRITZ AG Strategie- und Führungsberatung» in Zürich und Mitglied der Netzwerke «Höschgasse Consultants» und «Executive Coach», beide in Zürich. Er schult und begleitet Persönlichkeiten mit Führungsverantwortung, insbesondere in Familienunternehmen und Verwaltungen. Organisationen unterstützt er in Strategieprozessen, in Generationenwechseln und durch Verwaltungsratsmandate.
Wie können Unternehmen die Nachbearbeitung von Sitzungen optimieren, um Aufträge konsequent umzusetzen und Verbindlichkeit zu gewährleisten?
Praxisbeispiel
Bei Vorträgen und Ausbildungen frage ich das Publikum jeweils: «Haben Sie schon einmal erlebt, dass Beschlüsse und Aufträge nicht (rechtzeitig) umgesetzt wurden?» Bei dieser Frage wird IMMER gelacht, weil alle wissen, dass Aufträge allzu oft nicht (rechtzeitig) erfüllt werden. Für die Stimmung im Saal ist das zwar erfreulich, wenn gelacht wird. Es ist aber ein schlechtes Zeichen für die heutigen Unternehmens- und Führungskulturen, Strukturen und die Verbindlichkeiten in der Zusammenarbeit.
Weshalb ist das so?
Es ist ja nicht der Fall, dass alle, die an Sitzungen teilnehmen, unfähig oder unwillig sind. Im Gegenteil, meistens sitzen ja Leute am Tisch, die aufgrund ihrer Kompetenzen ausgewählt wurden.
Zunächst sind die meisten Menschen heutzutage überflutet mit Informationen, Aufträgen, Leistungszielen, guten Vorsätzen etc. Gerade deshalb müssen wir uns zunächst Rechenschaft darüber ablegen, welche Sitzungen und welche Traktanden überhaupt sinnvoll, nützlich oder zumutbar sind. Wir müssen also sicher sein, dass die erteilten Aufträge notwendig sind und für die Organisation einen Mehrwert bedeuten. Werden Aufträge dennoch nicht erfüllt, kann folgendes Vorgehen sinnvoll sein:
Abbildung 1: Optimales Vorgehen
Nachbearbeitung Sitzung – Schritt 1:
Der erste Schritt besteht darin, dass rein sachlich möglichst präzis beschrieben wird, worin die Abweichung besteht (Bestandesaufnahme).
Nachbearbeitung Sitzung – Schritt 2:
Dieser Schritt erfordert ein genaues, nüchternes und sachliches Festhalten der Ursache(n), warum das Ziel nicht erreicht oder der Auftrag nicht (rechtzeitig) erfüllt wurde. Schuldzuweisungen sind zu vermeiden.
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Nachbearbeitung Sitzung – Schritt 3:
Nun kann man einmal hinterfragen was passiert, wenn man nichts tut oder anordnet. Das bringt sehr oft verblüffende Resultate hervor. Es ist so eine Art «Crash Analysis». Es kann sein, dass das Projekt trotzdem auf Kurs bleibt und der Rückstand eingeholt wird, oder es zeichnet sich unerwartet eine Veränderung ab.
Checkliste
- Prüfen Sie, ob die getätigten Aufträge noch notwendig sind und einen Mehrwert bieten.
- Dokumentieren Sie Abweichungen von Zielen rein sachlich und präzise.
- Analysieren Sie die Ursachen für nicht erfüllte Aufträge nüchtern und ohne Schuldzuweisungen.
- Führen Sie eine «Crash Analysis» durch: Was passiert, wenn nichts unternommen wird?
- Entscheiden Sie, ob das Projekt neu priorisiert, der Umfang reduziert oder das Vorhaben aufgegeben werden muss.
- Nutzen Sie regelmässige Kontrollen, um Pendenzen und Meilensteine aufs Tapet zu bringen.
- Nutzen Sie den positiven Druck der Gruppe («peer pressure») in Teamsitzungen zur Förderung der Termintreue.
Nachbearbeitung Sitzung – Schritt 4:
Der vierte Schritt schliesslich führt zu (Unterstützungs-)Massnahmen, um die Zielerreichung sicherzustellen, oder zu einer Neuorientierung: Es ist möglich, dass ein Ziel oder ein Projekt neu priorisiert, ein Umfang oder die Realisationsgeschwindigkeit reduziert oder das Vorhaben ganz aufgegeben werden muss. Oft können auch Rückschlüsse auf Mängel in der Struktur oder Führung gemacht werden und im Sinne einer «lernenden Organisation» grundsätzliche Verbesserungsmassnahmen eingeleitet werden.
Es kann nicht genügend betont werden, dass durch diesen Automatismus Pendenzen oder «Meilensteine» von Projekten immer wieder «aufs Tapet» kommen, was «die halbe Miete» bei der Kontrolltätigkeit ist.
Es ist abzuwägen, ob individuelle Pendenzen eher in den Einzelgesprächen oder an der Teamsitzung behandelt werden. Die sogenannte «peer pressure», der Druck der Gruppe, kann auf die Termintreue und Disziplin sehr heilsam oder unterstützend wirken!
Fazit Nachbearbeitung Sitzung
Gesetzte Ziele zu erreichen und Aufträge zu erfüllen, sind für die Organisation und eine glaubhafte Führung zentral. Dazu zwei Ratschläge:
- Weniger ist mehr. Haben Sie den Mut, sich auf die wichtigsten Ziele und Aufträge zu beschränken
- Kontrollieren Sie regelmässig alle getroffenen Ziele und Aufträge und reagieren Sie in jedem Fall bei Abweichungen (z. B. gemäss den vorgeschlagenen 4 Schritten). Nichts ist schlimmer, als chronische «Krankheiten» hinzunehmen.
FAQ: Nachbearbeitung Sitzung
Warum werden Beschlüsse in Unternehmen oft nicht umgesetzt?
Häufig liegt es nicht an mangelnder Kompetenz, sondern an der Informationsüberflutung der Mitarbeiter und unklaren Strukturen, die eine konsequente Umsetzung erschweren.
Was ist der erste Schritt, wenn ein Auftrag nicht erfüllt wurde?
Der erste Schritt ist eine rein sachliche und präzise Bestandesaufnahme, die beschreibt, worin genau die Abweichung vom Ziel besteht.
Wie sollte mit Schuldzuweisungen umgegangen werden?
Schuldzuweisungen sind zu vermeiden. Stattdessen gilt es, die Ursachen für das Scheitern nüchtern und sachlich zu analysieren, um Lösungen zu finden.
Wann sollten individuelle Pendenzen behandelt werden?
Es ist abzuwägen, ob individuelle Punkte eher in Einzelgesprächen oder in der Teamsitzung besprochen werden, wobei der Gruppenzusammenhalt die Termintreue unterstützen kann.
