Sitzungen leiten: Schwierige Situationen in Meetings meistern
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Eine erfolgreiche Sitzungsleitung beruht auf einer gründlichen Vorbereitung, um Konfliktpotenziale frühzeitig zu minimieren. Anstatt die Verantwortung für das Klima und die Ergebnisse allein zu tragen, ist es entscheidend, sozialkompetente Teammitglieder einzubinden, die als ausgleichende Autoritäten wirken können. Durch gezielte Methoden wie Einzelabfragen, Kartenabfragen oder die Einrichtung eines «Themen-Parkplatzes» lassen sich Diskussionen strukturieren und von unnötigen Abschweifungen befreien.
Die wichtigsten Punkte:
- Vorbereitung ist der Schlüssel zur Minimierung von Konflikten vor der Sitzung.
- Nutzen Sie das Team: Weisen Sie Aufgaben zur Gesprächskultur an vertrauenswürdige Personen.
- Strukturieren Sie wirre Diskussionen mit visuellen Methoden wie Karten oder Flipcharts.
- Lenken Sie abgewichene Themen auf einen «Sammeltopf», um den Fokus zu wahren.
- Unterbrechen Sie bei Eskalation, fassen Sie zusammen und klären Sie das weitere Vorgehen.
Stefan Fritz
Stefan Fritz, geb. 1960, ist Inhaber der «FRITZ AG Strategie- und Führungsberatung» in Zürich und Mitglied der Netzwerke «Höschgasse Consultants» und «Executive Coach», beide in Zürich. Er schult und begleitet Persönlichkeiten mit Führungsverantwortung, insbesondere in Familienunternehmen und Verwaltungen. Organisationen unterstützt er in Strategieprozessen, in Generationenwechseln und durch Verwaltungsratsmandate.
Wie kann man schwierige Situationen beim Leiten von Sitzungen effektiv meistern?
Keine Sitzungsleitung soll alleine für das Klima und die Ergebnisse verantwortlich sein
In jeder Gruppe gibt es sozialkompetente Menschen, die mit ihrer Art Zusammenhalt und Sachlichkeit bewirken können. Natürliche, ruhige Autoritäten können entsprechende Aufgaben übernehmen und ihre positive Wirkung entfalten.
Diese Pünkte müssen Sie beim Sitzungen leiten beachten
Hier geben wir ein paar Ratschläge beim Sitzungen leiten als Anregung, die allerdings nicht als allgemeingültige Rezepte für jede Situation verstanden werden sollen:
- Einzelabfragen: Droht, eine Diskussion zu entgleiten (Abschweifen, lange Voten, Wiederholungen), kann die Sitzungsleitung rundum Voten einholen, allenfalls mit der Bitte, nur noch Nichtgesagtes einzubringen. Allenfalls kann eine zweite ergänzende Umfrage gemacht werden. Diese Methode eignet sich auch gut für Video- und Telefonkonferenzen.
- Kartenabfrage: In wirren, langfädigen Teams können die Teilnehmenden gebeten werden, ihre Gedanken in Stichworten auf eine oder wenige Karten aufzuschreiben. Diese werden dann z. B. an einer Pinn-Wand aufgehängt. Diese Methode eignet sich auch, um Gedanken zu sammeln und zu strukturieren (was zusammengehört).
- Abstimmung: Nicht vergessen beim Sitzungen leiten: Bringen engagierte Diskussionen nichts Neues und keinen Konsens, eignet sich meist eine Abstimmung.
- Charge «Gesprächskultur/Einhaltung der Vereinbarungen/Ausgewogenheit»: Darauf haben wir bereits hingewiesen. Eine Person mit der entsprechenden Charge kann eingreifen, so dass respektvoll diskutiert wird, man sich nicht dreinredet, sich kurz und klar ausdrückt, über Dinge und Wirkungen anstatt über Personen spricht etc.
- Konkret nachfragen: Killerphrasen sind Behauptungen, die nicht begründet werden, allgemein formuliert sind, Personen generell hinterfragen, Ideen oder Lösungsansätze als unmöglich abtun. Oft sind sie nicht auf die Schnelle zu widerlegen und sie können auch einen wahren Kern enthalten. Ihn herauszuschälen kann auch wertvoll sein. Hier lohnen sich konkrete Rückfragen, wie z. B.:
- «Ich habe nicht ganz verstanden, wie meinen Sie ...?»
- «Was meinen Sie genau, wenn Sie von einer unbrauchbaren Lösung sprechen?»
- «Was schlagen Sie für Alternativen / Lösungswege / Vorgehensweisen vor?»
- «Diese Situation scheint Sie zu verärgern. Können Sie uns erklären warum?»
- «Was meinen die anderen dazu?»
Passende Produkt-Empfehlungen
Sammeltopf/Themen-Parkplatz: Bei engagierten Diskussionen, die aber vom Thema abgewichen sind, hat sich die Einrichtung eines «Sammeltopfes» bewährt. Man kann dafür z. B. ein Flipchart-Blatt aufhängen. Hier werden Themen festgehalten, die (jemandem) wichtig sind, aber nicht an dieser Sitzung behandelt werden (können/sollen). Am Schluss der Sitzung soll man darauf zurückkommen und festlegen, wie man damit umgeht (nächste Sitzung, bilateral lösen etc.).
Checkliste
- Konfliktpotenziale im Vorfeld analysieren und Strategien definieren.
- Unterstützungspersonen im Team identifizieren und für ausgleichende Aufgaben benennen.
- Bei drohendem Abschweifen eine strukturierte Einzelabfrage einleiten.
- Gedankensammlung mittels Kartenabfrage auf einer Pinnwand organisieren.
- Bei blockierenden Diskussionen eine klare Abstimmung herbeiführen.
- Eine Person mit der Charge «Gesprächskultur» zur Einhaltung der Regeln einsetzen.
- Killerphrasen durch konkrete Nachfragen («Was meinen Sie genau?») entkräften.
- Abgewichene Themen auf einem «Themen-Parkplatz» festhalten und später behandeln.
- Bei Eskalation die Sitzung unterbrechen und Einzelgespräche führen.
- Den Status Quo visualisieren und das weitere Vorgehen gemeinsam festhalten.
- Unterbrechen, notfalls vertagen: Beim Sitzungen leiten kann man die Sitzung in einer besonders schwierigen Phase auch unterbrechen. In der Pause können kurze Einzelgespräche geführt werden und weitere Teilnehmende um Unterstützung gebeten werden. In jedem Fall lohnt sich folgendes Vorgehen:
- Zusammenfassen des bisher Besprochenen / Erreichten
- Festhalten der Punkte, wo Einigkeit herrscht
- Festhalten der Punkte, wo keine Einigkeit herrscht
- Festhalten, was an der Sitzung noch erreicht werden soll
- Alles visualisieren (Flipchart)
- Weiteres Vorgehen diskutieren und festhalten
FAQ: Sitzungen leiten
Wie gehe ich mit Killerphrasen in einer Sitzung um?
Killerphrasen sind oft unbegründete Behauptungen. Statt sie direkt zu widerlegen, sollten Sie konkrete Rückfragen stellen, wie beispielsweise: «Was meinen Sie genau?» oder «Welche Alternativen schlagen Sie vor?». So schälen Sie den wahren Kern heraus und bringen die Diskussion zurück auf die Sachebene.
Was tun, wenn eine Diskussion vom Thema abschweift?
Richten Sie einen «Sammeltopf» oder «Themen-Parkplatz» ein, zum Beispiel auf einem Flipchart. Notieren Sie die wichtigen, aber abwegigen Punkte dort und vereinbaren Sie eine Behandlung zu einem späteren Zeitpunkt, um den Fokus der aktuellen Sitzung zu wahren.
Wie kann ich verhindern, dass ich als Sitzungsleiter allein für das Klima verantwortlich bin?
Binden Sie sozialkompetente Teammitglieder aktiv ein. Weisen Sie einer Person die Rolle der «Gesprächskultur» zu, die darauf achtet, dass respektvoll diskutiert wird und sich niemand dreinredet. So verteilen Sie die Verantwortung für ein positives Meeting-Klima.
Wann ist eine Unterbrechung der Sitzung ratsam?
Eine Unterbrechung ist sinnvoll, wenn die Diskussion in eine besonders schwierige Phase gerät oder emotional eskaliert. Nutzen Sie die Pause für kurze Einzelgespräche, fassen Sie das Erreichte zusammen und visualisieren Sie die offenen Punkte, bevor Sie das weitere Vorgehen diskutieren.
