28.03.2017

Sitzungsführung: So führen Sie Sitzungen erfolgreich und effizient durch

Es ist allgemein bekannt, dass die Effizienz und Effektivität von Sitzungen viel zu gering ist. Es liegt auf der Hand, dass man damit enorme finanzielle und personelle Ressourcen vernichtet. Was aber mindestens so wichtig und den meisten Führungsleuten zu wenig bewusst ist: Sitzungsführung ist nichts weniger als gelebte Führungs- und Firmenkultur. Gerade in der heutigen Welt mit vielen virtuellen Kontakten und elektronischen Kommunikationsmitteln ist die Sitzung noch eine der letzten Bastionen, wo sich Menschen bei der Arbeit direkt begegnen. Es ist also von grosser Bedeutung, wie überzeugt und zufrieden die Betroffenen die Sitzung verlassen.

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Sitzungsführung

Fünf Fragen

Nach jeder Sitzung sollten mindestens folgende Fragen positiv beantwortet werden können:

  • Kannten am Anfang der Sitzung alle die Sitzungsziele?
  • Wurde die geplante Zeit eingehalten?
  • Waren alle gut vorbereitet und während der Sitzung präsent und aktiv?

  • Waren alle überzeugt, dass die Sitzung für die Organisation wertvoll war?
  • War am Schluss allen klar, was erreicht wurde und wer bis wann was zu erledigen hat?

Praxisbeispiel

An einem Vortrag vor 160 CEO, Verwaltungsräten und Revisoren: Laut eigenen Angaben absolvieren sie durchschnittlich etwa 100 Sitzungen pro Jahr. Im Saal waren also quasi 16 000 Sitzungen vertreten. Es wurde die Frage an das Publikum gestellt, an wie vielen Sitzungen ALLE oben erwähnten fünf Fragen mit «ja» beantwortet werden konnten: Es waren gerade mal zwei (also 0,0125%)! Zum Glück wissen das die entsprechenden Aktionäre nicht.  

Es lohnt sich also, sich die Fähigkeiten anzueignen, in positiver Stimmung mit vereinten Kräften effiziente und wirkungsvolle Sitzungen durchzuführen.

Typische Sitzungsprobleme

Zahlreiche Probleme führen zu schlechten Sitzungen. Zum Beispiel:

  • Späte Einladungen
  • Ungenaue Einladung
  • Fehlende Ziele über die Sitzung und die einzelnen Besprechungspunkte
  • Ungenügende Vorbereitung aller Beteiligten
  • Fehlende oder mangelhafte Entscheidungsgrundlagen
  • Schlechte Disziplin, Geringschätzung (Unpünktlichkeit, Benutzung elektronischer Mittel, Dreinreden, persönliche Gespräche mit dem Sitznachbarn, persönliche Verpflegung etc.)
  • Den roten Faden verlieren, Zerstreuung, vom Thema abweichen, Unklarheiten
  • Zeitplan überschreiten (falls vorhanden), allgemein zu lange Sitzungen
  • Passivität, Desinteresse, Aggression, Selbstdarstellung, Unsachlichkeit, Machtkämpfe
  • Unklarheit am Schluss darüber, was erreicht wurde und was zu tun ist
  • Nicht Einhalten der getroffenen Vereinbarungen, nicht Erfüllen der Aufträge
  • Zu späte Erfüllung von Aufgaben nach der Sitzung
  • Ungünstige Räumlichkeiten und Möblierungen, fehlende oder nicht funktionierende Hilfsmittel
  • Schlechte Beleuchtung, zu wenig Sauerstoff

Gibt es aus diesen Beispielen etwas, was Ihnen bekannt vorkommt? Gemäss Umfrage treffen offenbar mindestens drei Viertel der oben erwähnten Probleme jeweils zu.

Ursachen ungenügender Sitzungsausbildung

Es ist ein interessantes Phänomen: Für Sitzungsführung gab es bislang keine fundierten Ausbildungen. Schon gar nicht solche, die grundsätzlich im Stundenplan von Kaderausbildungen integriert sind. Wenn man aber bedenkt, dass Führungsleute durchschnittlich bis ein Drittel ihrer Zeit an Sitzungen verbringen, ist das zu Unrecht ein vernachlässigtes Thema. Insbesondere, weil man als Führungskraft bei Sitzungen viel Glaubwürdigkeit gewinnen oder verlieren kann!

Aus verschiedenen Gründen ist dieses Thema in der Ausbildung bisher vernachlässigt worden. An den Ausbildungsstätten geht es zunächst um das Vermitteln von konkretem Fachwissen. Dabei steigen die Anforderungen in rasantem Tempo. Es wird immer mehr Breite und Tiefe verlangt. In immer kürzerer Zeit soll immer mehr geleistet werden, selbstverständlich ohne Qualitätseinbusse. Auch die Arbeitsweise hat sich mit der Globalisierung und mit den neuen Kommunikationsmitteln grundlegend verändert. Früher ist man sich bei der täglichen Arbeit ständig persönlich begegnet, während man sich heute vielfach nur noch an Sitzungen gezielt persönlich trifft – falls überhaupt. Die Art und Weise der Führung hat sich ebenso verändert. Die Kraft aus einem Team gezielt zu nutzen, ist heute selbstverständlich, hierarchische Methoden werden verwässert. Die Fluktuation hat sich erhöht und Teilzeitstellen sind üblich geworden. Kurzfristige Erwartungen sind gestiegen und das Tempo hat sich generell erhöht. Dazu kommt, dass es für namhafte Institute und Professoren nicht sehr attraktiv erscheint, sich vertieft mit Sitzungsführung zu befassen. Themen wie z. B. Strategie oder Marketing strahlen grössere Attraktivität und Bedeutung aus.

Wenn man neu die Verantwortung in einer Führungsposition übernimmt, genügt es längst nicht mehr, Sitzungen einfach so weiterzuführen, wie es der Vorgänger oder die Vorgängerin tat. Auch renommierte Führungscracks können durchaus im stillen Kämmerlein hinterfragen, ob sie ihre Kompetenz bei der Führung von Sitzungen steigern können. Bisher haben wir an jeder Sitzungsausbildung aus allen Stufen und Altersschichten persönliche Rückmeldungen erhalten, dass man Verschiedenes dazugelernt habe und es künftig anwenden werde.

Zudem sind wir Menschen Gewohnheitstiere und wachsen schrittweise in Aufgaben hinein, die wir meistens nicht hinterfragen. So übernehmen wir das Bisherige stillschweigend. Und wenn keine  plötzlichen Katastrophen eintreten, gewöhnt man sich an Störendes und arrangiert sich damit. Die Massenbewegung hilft einem dabei.

Erkenntnisse aus dem «Frösche kochen»

An einem Vortrag der Risk-Managerin einer global tätigen Grossfirma wurde über das bekannte (und brutale) Experiment «Frog boiling» berichtet: Wirft man einen Frosch ins kochende Wasser, springt er sofort heraus und überlebt (hoffen wir jedenfalls). Bei einem Schock reagiert er sofort mit allen Kräften. Setzt man ihn aber in kaltes Wasser, das man auf der Kochplatte erwärmt, arrangiert er sich stufenweise mit der Erwärmung und reagiert nicht. Schliesslich verändert sich sein Eiweiss auf tödliche Weise. Er überlebt also nicht.

Genauso funktionieren wir Menschen. Bei wachsenden, chronischen Problemen gewöhnen wir uns daran und greifen tendenziell nicht korrigierend ein. Bei rasch eintretenden Katastrophen ist das Gegenteil der Fall. Wieviele Menschen hatten schon monatelang Bauchschmerzen ohne den Arzt aufzusuchen und starben dann an einer tödlichen Krankheit, die man bei frühzeitiger Diagnose mit guten Erfolgschancen hätte bekämpfen können? Hingegen bei einem Unfall mit gebrochenen Knochen lassen sich alle unverzüglich zum Arzt bringen. Genauso passiert es leider auch im Geschäftsleben im Allgemeinen und bei Sitzungsführung im Speziellen. Chronisch ungesunde / ungenügende Sitzungsführungen werden stillschweigend toleriert und wiederholt.

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