05.07.2016

Workshop gestalten: So moderieren Sie erfolgreich

Ein Workshop ist kein Allzweckmittel. Wird das Instrument jedoch zielgerichtet eingesetzt, können gemeinsam neue Ideen und Lösungen für Probleme entwickelt werden. Wer einen Workshop gestalten will, sollte die Herausforderungen kennen. Trainerin Heike Berger zeigt typische Probleme und ihre Lösungen bei der Veranstaltung von Workshops auf.

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Workshops gestalten und Resultate erzielen

«Wir haben es probiert - hat nicht funktioniert.» Das ist häufig der Schluss, den Personaler, Führungskräfte oder Projektleiter aus bereits durchgeführten Workshops ziehen. Viele kennen dieses Problem: Ein Workshop wird extra gestartet, um die Mitarbeiter zu beteiligen. Und was passiert? Alle sind unzufriedener als vorher. Häufig kommt kein eindeutiges Ergebnis zustande. Die Mitarbeiter beteiligen sich nicht genug - gerade die, die sich immer mehr Beteiligung wünschen. Manchmal sind auch die Gräben zwischen verschiedenen Meinungen nach dem Workshop tiefer als zuvor. Die Teilnehmer und Leiter wissen, was alles nicht geht, nicht aber, wie es denn klappen könnte. Viele richten dann den Blick auf die unwilligen Mitarbeiter. Allerdings gibt es klassische Fehler, die eher auf der Seite der Durchführenden liegen. Nutzen Sie die nachfolgenden Tipps um erfolgreich Workshops zu gestalten.

Ziel genau klären

«Und als sie das Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten sich ihre Anstrengungen», sagte schon Mark Twain. Und deswegen ist die wichtigste Regel für den Workshop gestalten: Ziel und Focus des Workshops bestimmen, nicht das Ergebnis! Für eine Zielklärung können sinnvolle Fragen zum Beispiel sein: Was soll mit dem Workshop erreicht werden? Woran werden wir erkennen, dass die Zeit sinnvoll investiert wurde? Was genau soll nach dem Workshop anders sein? Angenommen, es läuft nicht so gut: Was ist das Minimalziel des Workshops?

Gut vorbereiten und einen erfolgreichen Workshop gestalten

Bei unzureichender Vorbereitung kann es sein, dass die falschen, zu viele, zu wenige Teilnehmer im Workshop sitzen, die falschen Fragen und Arbeitsanweisungen zu unzureichenden Ergebnissen führen oder Sie im Workshop feststellen, dass ein anderer Moderator geeigneter gewesen wäre. Machen Sie sich Gedanken, wer die geeigneten Teilnehmer sind. Fragen Sie sich, wer ist betroffen, wer muss beteiligt werden, wer ist Multiplikator? Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, dass der Chef, der Projektleiter, ein externer Moderator, ein Moderator aus dem Unternehmen, aber aus einer anderen Abteilung den Workshop leitet? Neben der Zeitplanung ist es wichtig, einen möglichst günstigen Zeitpunkt und eine passende Umgebung zu finden. Hilfreich ist es, einen groben Ablaufplan zu erstellen, mögliche Fragestellungen und Arbeitsanweisungen vorab zu formulieren, Diskussionsverläufe zu kreieren und geeignete Interventionen für schwierige Situationen im Werkzeugkoffer zu haben.

Zeitplan darf nicht zu straff sein

Die Anwärmphase dient dazu, die Gruppe bereit zu machen, miteinander zu arbeiten. Sie beschreiben die Ziele, betonen die Wichtigkeit des Themas (auch für die Teilnehmer), stellen den Zeitplan vor, initiieren gegebenenfalls eine Vorstellungsrunde und vereinbaren Spielregeln, wie zum Beispiel: «Nichts gesagt, bedeutet einverstanden sein.» Oder: «Jeder ist für die Zielerreichung wichtig und mitverantwortlich.» Vielleicht ist auch eine Stimmungs- und Erwartungsabfrage sinnvoll.

Planen Sie genug kurze Pausen ein und sorgen Sie mit Spielen für Bewegung und gute Laune. Zeit ist Geld, aber wir sind keine Maschinen und selbst die müssen zwischendurch mal geölt werden. Nutzen Sie die reichhaltigen Tipps aus der Fachliteratur und packen Sie ein ausprobiertes Repertoire in Ihren Werkzeugkoffer. Sorgen Sie mit kreativen Vorstellungsrunden für eine angeregte Atmosphäre und verhindern Sie das Mittagskoma mit Bewegungsspielen, die drinnen und draussen durchgeführt werden können.

Rollen- und Aufgaben müssen klar definiert sein

Der Workshopleiter mischt sich häufig zu sehr in die Diskussionen mit seiner eigenen Meinung ein. Wichtig beim Workshop gesatlten ist aber: Er sollte aber nur aktiver Dienstleister der Gruppe sein. Er hat Prozessverantwortung und nimmt eine fragende, keine behauptende Haltung ein. Der Moderator muss die eigene Meinung zurückstellen oder aber den Rollenwechsel deutlich machen. Zu den typischen Aufgaben des Durchführenden gehört es, die Ziele zu klären, den Ablaufplan zu erstellen und ein tragfähiges Arbeitsklima zu schaffen. Er muss ausserdem den Lösungsprozess steuern und dabei Denkprozesse anleiten, diese immer wieder sortieren, strukturieren, konkretisieren und die Ergebnisse sichern. Nicht zuletzt muss der Workshopleiter stille Gesprächsteilnehmer aktivieren sowie dominante bremsen und im Verlauf der Diskussion Nebenkriegsschauplätze aufzeigen und zum Thema zurückführen.

Fragestellungen optimieren beim Workshop gestalten

Fragen lenken das Denken! Wenn Sie fragen: «Woran liegt es, ...?» oder «Wer ist schuld?», dann führen Sie ins Problem. Gehen Ihre Fragen in Richtung «Wie könnte die Lösung aussehen?» oder «Jetzt weiss ich, was alles schlecht ist. Was wäre denn besser?», so lenken Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf mögliche Lösungen. Hilfreich sind hier auch hypothetische Fragen: «Angenommen, wir hätten Zeit, Geld et cetera, was wäre dann anders?» oder «Sie können sich drei Dinge wünschen, welche wären das?»

Ablaufplan für Ihren Workshop

  • Anwärmphase: ankommen, kennenlernen, auftauen.
  • Orientierungsphase: Ziele, Ablauf, Zeiten, Regeln klären und vereinbaren.
  • Einstiegsphase: fürs Thema sensibilisieren, Unterthemen sammeln, Prioritäten setzen, Arbeitsaufträge erteilen.
  • Bearbeitungsphase.
  • Bewertungs-, Verdichtungsphase.
  • Gegebenenfalls Massnahmenplanung für die Zukunft.
  • Abschlussphase: Zusammenfassung auf der Sach- und der Beziehungsebene, besprechen, was hilfreich war, was verändert werden sollte, Dank und Verabschiedung.

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