Powerpoint-Präsentation: Erzählen Sie statt aufzuzählen

Informations-Overload führt zur Blockade im Kurzzeitgedächtnis

Konventionelle PowerPoint-Präsentationen führen zu einer Informationsüberflutung. Der Zuhörer sieht sich bei jeder PowerPoint-Folie mit einer Unmenge an Informationen konfrontiert: Dem Titel der Folie, langen Aufzählungen kombiniert mit Grafiken, Diagrammen oder Bildern. Allein diese Informationsfülle überfordert die Aufnahmekapazität des Kurzzeitgedächtnisses. Nur zu all diesen Informationen steuern Sie ja selbst weitere hinzu. Sie führen das Thema der Präsentation weiter aus – mit Argumenten, Erläuterungen und Fakten. Mit der Folge:

• Ihr Publikum lernt nichts. Denn das Kurzzeitgedächtnis kann mit dieser Fülle an Informationen nicht umgehen.
• Ihr Publikum wird sich nur fragmentiert erinnern. Vielleicht ist es ein Aufzählungspunkt auf der vierten Folie oder auch eine Grafik, die sich im Gedächtnis des Zuhörers verankern.
• Ihre PowerPoint-Präsentation wird zu Ihrem Konkurrenten. Ihr Zuhörer muss sich entscheiden, welchen Informationen er folgen wird. Da Visuelles schneller anspricht, fliesst die Aufmerksamkeit des Zuhörers wohl eher zu Ihren Folien. Sie konkurrieren somit mit Ihrer Präsentation.

Ihre PowerPoint-Präsentation am Kurzzeitgedächtnis orientieren

Experten zum Thema Kurzzeitgedächtnis gehen davon aus, dass das menschliche Gehirn mühelos drei bis vier Informationen auf einmal aufnehmen kann. Ihr Publikum hat somit eine beschränkte Aufnahmekapazität. Ein Fakt, den Sie nicht allein verinnerlichen sollten, sondern unbedingt bei der Erstellung zukünftiger Präsentationen berücksichtigen müssen. Schliesslich wollen Sie wichtige Informationen vermitteln, Kaufargumente liefern und/oder einen Lernprozess bei Ihrem Zuhörer initiieren. Ändern Sie deshalb – ein wenig – Ihr Konzept, indem Sie

• eine logische Struktur in Ihrer Präsentation bieten.
• einen Hauptpunkt pro Folie präsentieren.
• kleine, überschaubare Informations-Einheiten liefern.
• Bilder auswählen, die Aussagen wirklich illustrieren und nicht dekorativ untermauern.
• erzählen statt aufzuzählen, d.h. halten Sie eine Präsentation, bei der Sie allein die Fakten liefern – und Ihre PowerPoint-Folien ausschliesslich Ihre Kernaussagen hervorheben.

Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, wie Sie Ihre PowerPoint-Präsentation auf das Kurzzeitgedächtnis des Zuhörers ausrichten.

Erfolgreiche PowerPoint-Präsentation: 3 Tipps, wie Sie erzählen, statt aufzuzählen

Verankern Sie eins: Sie stehen im Mittelpunkt – nicht länger Ihre PowerPoint-Folien. Denn Ihre Folien unterstützen ab heute Ihren Vortrag. Ein wenig Umdenken ist dafür erforderlich.

Tipp 1: Mit der Einleitung den Weg weisen

Liefern Sie dem Publikum erst einmal einen Einstieg. Geben Sie mit den ersten fünf Folien einen Überblick über Ihre Präsentation. So stellen Sie sicher, dass der Zuhörer weiss, um was es geht und welchen Inhalt Sie präsentieren werden.

So gehen Sie vor:

• Einleitung auf 5 Folien. Mit den ersten fünf Folien liefern Sie einen Überblick über Ihren Vortrag. Mit jeder Folie beantworten Sie fünf wichtige Fragen, die sich jeder Zuschauer stellt:
  • Das «Wo» und das «Wann» auf der ersten Folie. Dabei steht das «Wo» für einen gedanklichen Ort wie ein Problem und das «Wann» für den Zeitraum, seitdem das Problem existiert. Formulieren Sie aus diesen beiden Fakten eine Kernaussage – beispielsweise «Unser neues Produkt (der mentale Ort) erscheint in fünf Monaten (das Wann) auf dem Markt».
  • Das «Wer» auf der zweiten Folie. Auf der zweiten Folie definieren Sie die Rolle, die das Publikum einnimmt – beispielsweise «Unser Ziel: Wir ziehen bei der Markteinführung alle an einem Strang».
  • Das «Warum» auf der dritten Folie. Ihr Publikum muss sich aufgrund des Problems einer Herausforderung stellen – und zwar als logische Folgerung der ersten beiden Folien. Schildern Sie also ein (mögliches) Zukunftsszenario – beispielsweise «Legen wir unsere Querelen nicht bei, werden wir dieses Ziel nicht erreichen.»
  • Das «Was» auf der vierten Folie. Schaffen Sie einen positiven Ausblick. Fokussieren Sie «Was wollen wir erreichen?»– beispielsweise «Wir wollen wieder als ein Team agieren, das Synergieeffekte freisetzt.»
  • Das «Wie» auf der fünften Folie. Präsentieren Sie den Lösungsansatz. Vertrauen Sie Ihrem Publikum an, wie es die Herausforderung bewältigen kann – beispielsweise «Geht aufeinander zu. Lasst uns miteinander reden – dann schaffen wir es.»

Tipp 2: Logische Struktur bieten

Keine Frage: Jede Ihrer Präsentationen verfügt bereits jetzt über eine Struktur. Nur – leider – ist diese für das Publikum oftmals schwer nachzuvollziehen. Es fällt schwer, Ihre Hauptaussagen von den Details zu unterscheiden. Denn die Folien gleichen sich, ob in der Farbe, der Gestaltung oder durch die Aufzählungen.

So gehen Sie vor:

• Argumente in sichtbarer Hierarchie. Im Anschluss an Ihre Einleitung vertiefen Sie Ihre Kernaussagen. Gliedern Sie dafür Ihre Aussagen in drei Bausteine: 1. Argumente, 2. Erklärungen und 3. Details.
• Hierarchie farblich aufzeigen. Wählen Sie für jeden Baustein eine andere Farbabstufung – beispielsweise das Argument in dunklem Grün, die Erklärung in Lindgrün und das Detail in Hellgrün. So kann der Zuhörer mühelos zwischen den einzelnen Punkten unterscheiden – und dies erhöht unweigerlich das Verständnis.

Tipp 3: Erzählen Sie ohne Blackouts

Zweifelsfrei hatte das «alte» Konzept der PowerPoint-Präsentation etwas für sich. Denn auf den Folien standen alle wichtigen Informationen. Für Sie als Redner boten diese eine enorme Gedächtnisstütze. Ein Blackout beim Reden konnte so kaum entstehen – muss aber mit der neuen Präsentations-Strategie auch nicht auftreten.

So gehen Sie vor:

• Stichworte notieren. Wählen Sie aus Ihren Unterlagen alles aus, was Sie «erzählen» wollen.
• Funktion «Notizenseite» nutzen. PowerPoint macht es Ihnen als Redner einfach. Auf der Registerkarte Ansicht in der ersten Rubrik Präsentationsansichten klicken Sie auf die Funktion Notizenseite. Tragen Sie dort alle Ihre Stichworte ein. Denn diese Notizenseiten sind nur für Sie, während Ihrer Präsentation, sichtbar.