11.07.2014

Projektleiter: Tipps für den Projektstart und die Projektplanung

In diesem Beitrag soll Ihnen ein kurzer und prägnanter Überblick über die wichtigsten Themen vom Projektstart bis zum Ende der Planung gegeben werden. Zu jedem angeschnittenen Thema werden die häufigsten Fehler herausgestellt sowie Tipps aus der Praxis gegeben. Wenn Sie Einzelheiten über die angesprochenen Themen und die detaillierte Erklärungen zu den Fehlern wissen wollen.

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Projektleiter

Ziele des Projektleiters

Zieldefinition

Alle Erfahrung zeigt, dass die schwerwiegendsten Fehler im Projektmanagement nicht während der zeitlich längsten Periode der Projektdurchführung gemacht werden, sondern ganz zu Beginn, also bei Projektstart. Die Zieldefinition wird häufig schlampig formuliert, vom Projektleiter und Projektteam ungeprüft akzeptiert und beim unvermeidlichen Misserfolg schliesslich zulasten des Projektleiters und seines Teams ausgelegt.

 Achtung: Das Ziel stellt einen zukünftigen Zustand dar, den es zu erreichen gilt. Genau hier liegt der Knackpunkt: Projektleiter sowie Auftraggeber und Kunde müssen genau wissen, wie dieser Zustand aussehen soll, und sie müssen Einigkeit darüber herstellen. Das heisst nichts anderes, als dass der Projektleiter exakt wissen muss, was er zu liefern hat und dass Auftraggeber und/oder Kunde exakt wissen müssen, was sie zu erwarten haben.

Projektstrukturierung

Die Projektstrukturierung dient dazu, einen Überblick über eine komplexe Aufgabe zu erhalten. Die Projektstrukturierung bricht das unübersichtliche Projekt auf in Phasen, Teilziele und Arbeitspakete sowie Meilensteine. Das so strukturierte Projekt ist einer sehr viel detaillierteren Planung und Steuerung zugänglich als ein nur in mehr oder weniger groben Umrissen bekanntes Vorhaben.

Aufwandsschätzung

Den Gesamtaufwand für ein Projekt zu schätzen ist in frühen Projektphasen meist sehr schwierig und mit hoher Unsicherheit behaftet. Wenn dann die Planung Gestalt annimmt – wenn die Strukturierung durchgeführt wurde –, kann der Aufwand auf der Grundlage der Arbeitspakete ermittelt werden. Damit werden die Basisdaten für die Kosten- und Terminplanung zur Verfügung gestellt. Stellen sich diese später als nicht tragfähig heraus, liegt die Ursache oft in der Aufwandsschätzung.

Ablauf- und Terminplanung

Projektmanagement wird gerade auch deshalb eingesetzt, um eine höhere Termintreue zu gewährleisten. Termine sind wichtig, an ihnen hängt die Zahlung des Kunden, ein verspäteter Markteintritt kann ein Produkt zum Flop werden lassen und vieles mehr. Dass auch bei der Terminplanung gravierende Fehler nicht nur möglich sind, sondern auch überreichlich gemacht werden, zeigt die lange Liste verspäteter Projekte.

Kostenplanung

Die Kostenplanung erfordert von Projektleiter zum einen die Feststellung, welche Kosten pro Arbeitspaket zu erwarten sind. Zum anderen sind diese Projektkosten über die Projektlaufzeit zu verteilen, um als Richtschnur für die Projektsteuerung dienen zu können. Die Probleme kumulieren sich beim ersten Punkt, ein Beispiel soll dafür genügen.

Je nach Projekt können diese Kosten einen grossen Anteil am Projektbudget ausmachen. Gerne werden diese Kosten unterschätzt oder sogar völlig vergessen, mit den entsprechenden Konsequenzen für die Kostenplanung. Es kommt wieder zu einer Situation, in der das Team einem Ziel hinterher jagt, das nicht erreichbar ist. Das Vertrackte daran ist, dass der Projektleiter bei der Projektsteuerung oft gar nicht bemerkt, dass der Grund für Abweichungen die unzureichende Kostenbasis ist.

Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung ist der diffizilste Planungsteil. Der Projektleiter ist hierbei meist auf die Mitwirkung der Vorgesetzten der Teammitglieder angewiesen. Deren Kooperation wird nicht zuletzt durch eigene Interessen sowie die Bedürfnisse anderer Projektleiter bestimmt.

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