Erfolgreiches Projektmanagement: Projektphasen und Projektfelder
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Erfolgreiches Projektmanagement basiert auf der strukturierten Aufteilung von Vorhaben in sieben logische Phasen: von der Initiierung über Entwicklung und Durchführung bis hin zu Kontrolle, Abschluss und Evaluation. Parallel dazu müssen neun zentrale Disziplinen wie Kosten-, Zeit- und Risikomanagement aktiv gesteuert werden, da diese Bereiche stark wechselwirken. Ein klar definierter Projektauftrag und eine vollständige Dokumentation bilden dabei das Fundament für die Zielerreichung.
Die wichtigsten Punkte:
- Projektphasen gliedern den Ablauf in planbare und steuerbare Abschnitte mit klaren Meilensteinen.
- Die neun Felder des Projektmanagements (z. B. Budget, Personal, Risiko) müssen koordiniert werden.
- Eine formale Übergabe und Evaluation sichern den Lerneffekt für zukünftige Vorhaben.
- Klarheit im Projektauftrag verhindert Missverständnisse und Konflikte von Beginn an.
Wigbert Boell
Wigbert Boell ist ein internationaler Manager und Kommunikationsexperte, der sich auf strategische Beratung spezialisiert hat. Nach vielfältigen Erfahrungen in und um startups, kleinen und mittleren Unternehmen, sowie mit Gründern in Europa und den USA, konzentriert er sich inzwischen auf die Kreativ-Industrie und den non-profit Bereich. Durch langfristige Verträgen mit einem Deutschen Werbemittel- und Geschenkartikel Hersteller für den Marken-Aufbau in den USA und später in Nord- und Osteuropa hat er Geschäfte in über 50 Ländern durchgeführt. Ebenso hat er auch als Projektmanager und Marketingberater mit den verschiedensten Organisationen und Unternehmen gearbeitet, inklusive z.B. UNDP, GermanTV und Film Festivals. Bereits seit 1998 erforscht Wigbert Boell das Netz, schreibt Online-Beiträge, publiziert Newsletter und Blogs und ist ein früher Nutzer der sozialen Medien. Zur Zeit des ersten Internet-Booms war er Abteilungsleiter Business Development für ein US-Israelisches startup. Wigbert Boell hat ein M.A. in Kommunikationswissenschaften, sowie Kultur- und Medien-Management.
Welche Projektphasen und -felder sind für ein erfolgreiches Projektmanagement in der Schweiz essenziell?
Projektphasen
Initiierung
Die Projektinitiierung reicht von der Projektidee bis zu der Entscheidung, diese Idee auch zu einer bestimmten Zeit mit bestimmten Akteuren umzusetzen. Die Initiierung wird entweder mit dem „Projektauftrag“ abgeschlossen (wenn ein Dienstleister für ein Unternehmen tätig wird) oder mit einer „Projektvereinbarung“, die meistens intern verwendet wird. In jedem Fall ist es wichtig, dass dieses Dokument so klar wie möglich alle Details beschreibt, da sonst Missverständnisse und Konflikte vorprogrammiert sind.
Entwicklung
Ist die Entscheidung für ein Projekt einmal getroffen und schriftlich niedergelegt, beginnt die eigentliche Projektentwicklung, bei der die in der ersten Phase beschriebenen Kriterien hinsichtlich Zeit, Budget, Personal, Ressourcen, etc. überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Gleichzeitig beginnt auch der Anstoss nach aussen, also das Einbinden der notwendigen Dienstleister, Hersteller und anderen Zulieferer. Die Phase endet mit der Benennung aller Personen, Organisationen und Ressourcen, die für die Durchführung notwendig sind.
Durchführung
Die eigentliche Durchführung des Projekts geschieht dann durch die Ausführung von Aufgaben, die zu der Erledigung von Projekt-Schritten führen. Die ständige Abgleichung erfolgt meistens durch verschiedene Hilfsmittel, wie z.B. die „Gantt-Diagramme“ oder die „Kanban-Karten“.
Kontrolle
Essentiell für gutes Projekt Management ist die ständige Kontrolle der Projekt-Schritte, Aufgaben und Prozesse, um möglichst direkt auf eventuelle Probleme oder Konflikte agieren zu können.
Abschluss
Die Bedeutung des Abschluss kann nicht unterschätzt werden. Diese geschieht meistens durch eine formale Übergabe und Vorstellung der Ergebnisse. Zu einem guten Abschluss gehört auch eine vollständige Dokumentation.
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Evaluation
Eine allgemeine Betrachtung des Projekts, der Abläufe, der Schwierigkeiten und der Erfolge im Nachhinein erweist sich oft als wichtige Lernmöglichkeit für zukünftige Projekte. Ebenso ist es sinnvoll, die Meinungen der Beteiligten und Stakeholders einzuholen, um eine möglichst objektive Bewertung des Projekts zu erreichen.
Erfolgreiches Projektmanagement - Felder
Eine kurze Darstellung der Grundlagen des Projektmanagements wäre nicht vollständig ohne eine Übersicht der „9 Felder“. Zwar bewegt sich ein Projektmanager selten gelichzeitig in allen Bereichen, aber die Kenntnis der Unterschiede sind wichtig, da die Aktivitäten des Projektmanagements häufig in Wechselwirkung zueinander stehen, wenn z. B. eine Änderung des Projektbudgets den Zeitplan beeinträchtigt. Erfolgreiches Projektmanagement bedeutet daher, diese Wechselwirkungen zu verstehen und aktiv zu steuern.
Checkliste
- Klären Sie die Projektidee und definieren Sie die Akteure in der Initiierungsphase.
- Erstellen Sie einen schriftlichen Projektauftrag oder eine Projektvereinbarung mit allen Details.
- Überprüfen und korrigieren Sie Kriterien wie Zeit, Budget und Ressourcen in der Entwicklungsphase.
- Binden Sie notwendige Dienstleister und Zulieferer frühzeitig in den Prozess ein.
- Nutzen Sie Hilfsmittel wie Gantt-Diagramme oder Kanban-Karten zur visuellen Steuerung.
- Führen Sie eine ständige Kontrolle der Aufgaben und Prozesse durch, um Probleme sofort zu adressieren.
- Sorgen Sie für eine formale Übergabe und eine vollständige Dokumentation am Projektende.
- Evaluieren Sie den Projektablauf und holen Sie Feedback von allen Stakeholdern ein.
- Integrieren Sie die Erkenntnisse aus der Evaluation in die Planung zukünftiger Projekte.
- Stellen Sie sicher, dass Änderungen im Budget oder Zeitplan die Wechselwirkung der neun Felder berücksichtigen.
Erfolgreiches Projektmanagement kennt die Aktivitäten der einzelnen Disziplinen:
- Integrationsmanagement: Projektauftrag, -abnahme und Abschluss; Sicherstellen einer angemessenen Koordination der verschiedenen Projektelemente. Projektplanung inklusive Änderungsmanagement.
- Inhalts- und Umfangsmanagement: Inhalte, Ziele, Umfang; Sicherstellen, dass das Projekt alle Ziele und Anforderungen enthält, die notwendig sind, um das Projekt erfolgreich abzuwickeln; Projektstrukturplanung
- Terminmanagement: Vorgänge, Meilensteine, Termine; Sicherstellen der termingerechten Fertigstellung des Projektes
- Kostenmanagement: Kosten, Budget; Sicherstellen der Einhaltung des genehmigten Projektbudgets
- Qualitätsmanagement: Qualitätsplanung und –kontrolle; Sicherstellen, dass die Qualitätsanforderungen und Ziele durch angemessene Qualitätssicherungsmaßnahmen erreicht werden
- Personalmanagement: Personalbedarf, Teamentwicklung, Personalmanagement; Sicherstellen eines effektiven Einsatzes des Personals im Projekt
- Informations- und Kommunikationsmanagement: Koordination, Kommunikation,; Sicherstellen einer effizienten Projektkommunikation
- Risikomanagement: Risikobewertung und – management; Sicherstellen, dass Projektrisiken identifiziert und analysiert werden und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden.
- Beschaffungsmanagement: Einkauf, Verträge; Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen für die Projektdurchführung.
Projektmanagement - eine Führungsaufgabe
Erfolgreiches Projektmanagement ist eine komplexe und anspruchsvolle Führungsaufgabe, dessen Bedarf seit dem Beginn des Informationszeitalters stetig gewachsen ist. Heutzutage werden immer mehr Aufgaben in allen Organisationen in Projekte gegliedert. Deswegen hilft das Wissen über die Grundlagen als Einstieg in das Thema. Dem Projektmanager stehen eine Vielzahl von Hilfsmitteln zur Verfügung, von denen einige in den Arbeitshilfen aufgeführt sind. Das Können und Wissen des erfolgreichen Projektmanagers muss aber individuell erworben werden.
FAQ: Erfolgreiches Projektmanagement
Was ist der Unterschied zwischen einem Projektauftrag und einer Projektvereinbarung?
Ein Projektauftrag wird typischerweise verwendet, wenn ein externer Dienstleister für ein Unternehmen tätig wird. Eine Projektvereinbarung hingegen dient meistens der internen Abstimmung zwischen den beteiligten Abteilungen oder Personen.
Warum sind die neun Felder des Projektmanagements wichtig?
Die neun Felder (wie Kosten-, Zeit- und Risikomanagement) stehen in starker Wechselwirkung zueinander. Eine Änderung in einem Bereich, etwa im Budget, beeinflusst oft direkt andere Bereiche wie den Zeitplan. Erfolgreiches Management erfordert das Verständnis und die aktive Steuerung dieser Zusammenhänge.
Was gehört zu einem gelungenden Projektabschluss?
Ein gelungener Abschluss umfasst nicht nur die formale Übergabe der Ergebnisse, sondern auch eine vollständige Dokumentation des Projekts. Zudem ist eine Evaluation mit Feedback der Beteiligten entscheidend, um als Lernmöglichkeit für zukünftige Vorhaben zu dienen.
Welche Hilfsmittel unterstützen die Durchführung eines Projekts?
Für die ständige Abgleichung und Steuerung von Aufgaben eignen sich verschiedene Hilfsmittel, darunter insbesondere Gantt-Diagramme zur Visualisierung des Zeitplans und Kanban-Karten zur Organisation von Arbeitsabläufen.
