Projektmanagement mit Excel: Effiziente Steuerung und Visualisierung
Einleitung
Um Projektmanagement effektiv durchzuführen, werden oft bestimmte Methoden und Frameworks verwendet, wie z. B. das Wasserfallmodell, agile Methoden wie Scrum oder Kanban, PRINCE2, PMBOK und andere. Diese Ansätze bieten strukturierte Vorgehensweisen und bewährte Verfahren, die den Projekterfolg verbessern sollen. Dabei gilt: Je kleiner Projekte zugeschnitten sind, desto flexibler können sie behandelt werden.
Excel kann dabei für Einzelprojekte, aber auch für ein Multiprojektmanagement eingesetzt werden, indem es dabei hilft,
- Projekte neu zu priorisieren und Ressourcen zuzuordnen,
- ein Ranking aller Projekte zu erstellen,
- den Handlungsbedarf durch ein aussagekräftiges Reporting aufzuzeigen.
Projektplanung
In der Projektplanung werden über einen Projektstrukturplan (Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen) das Gesamtprojekt in Arbeitspakete und Meilensteine zerlegt, Ressourcen und Kapazitäten zugeteilt, ein Projektbudget und ein auf Arbeitspakete/ Meilensteine orientierter Kostenplan erstellt. Dies geschieht über Checklisten, Teilpläne, in Excel-Dateien erfasste Daten, die über Power Query automatisch dem Modell auf dem Basisdatenblatt hinzugefügt werden. Ein erfolgreicher Projektabbruch spart Geld und Ressourcen. Die Kriterien dafür liefern der Projektauftrag und die darin definierten Ziele. Können die nicht erreicht werden, dann sind die nicht erreichten Ziele die Abbruchkriterien. Abbildung 1 zeigt den Stand eines Projektbudgets sowie über Hochrechnungen und Forecasts, dass das Projektbudget wahrscheinlich deutlich überschritten wird. Für die Forecasts und Hochrechnungen von Projektbudgets empfehlen sich die Earned-Value- Methode sowie das Arbeiten mit Szenarien und Simulationen. Für die Abbildung 1 wird ein Säulen-Diagramm mit einem Punkt-(XY-)Diagramm kombiniert und über die Schaltfläche (Kombinationsfeld) mit unterschiedlichen Daten «versorgt».
Projektsteuerung
Für die Projektsteuerung ist die Earned-Value-Methode (EVM) empfehlenswert. Sie ist eine leistungsorientierte Projektmanagementtechnik, die zur Überwachung und Kontrolle der Projektperformance verwendet wird. Sie integriert Kosten, Zeit und Leistung, um einen umfassenden Einblick in den Projektfortschritt zu erhalten und Abweichungen von den ursprünglichen Plänen zu erkennen. EVM zeigt, dass der Wert der geleisteten Arbeit ein besserer Indikator für den Fortschritt eines Projekts ist als nur Zeit oder Kosten.
Dazu vergleicht die EVM die geplante Leistung (geplante Kosten und geplante Arbeit) mit der tatsächlich erzielten Leistung (tatsächliche Kosten und erzielte Arbeit) zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projektverlauf. Hierbei werden drei Schlüsselindikatoren verwendet:
- Der Planned Value (PV) repräsentiert die geplante Kosten- und Arbeitsleistung zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt. Er wird basierend auf dem Budget und dem Zeitplan des Projekts berechnet.
- Der Earned Value (EV) ist der Wert der tatsächlich abgeschlossenen Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt. Er wird anhand der abgeschlossenen Arbeiten bewertet und in Geldeinheiten ausgedrückt.
- Der Actual Cost (AC) stellt die tatsächlich entstandenen Kosten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt dar. Er wird aus den tatsächlich aufgewendeten Ressourcen und Kosten abgeleitet.
Basierend auf diesen Werten werden verschiedene Leistungsindikatoren berechnet, die wichtige Informationen über den Projektfortschritt und mögliche Abrruchkriterien liefern:
- Der Cost Performance Index (CPI) gibt an, ob das Projekt effizient in Bezug auf die Kosten durchgeführt wird. Er wird berechnet, indem der Earned Value durch die tatsächlichen Kosten geteilt wird (CPI = EV / AC). Ein Wert grösser als 1 deutet auf eine effiziente Kostenleistung hin.
- Der Schedule Performance Index (SPI) zeigt an, ob das Projekt im Zeitplan liegt. Er wird berechnet, indem der Earned Value durch den Planned Value geteilt wird (SPI = EV / PV). Ein SPI-Wert grösser als 1 zeigt an, dass das Projekt schneller voranschreitet als geplant.
- Cost Variance (CV): Die Cost Variance zeigt die Differenz zwischen dem Earned Value und den tatsächlichen Kosten (CV = EV – AC). Ein positiver Wert deutet darauf hin, dass das Projekt unter den Kosten liegt.
- Die Schedule Variance (SV) zeigt die Differenz zwischen dem Earned Value und dem Planned Value (SV = EV – PV). Ein positiver Wert bedeutet, dass das Projekt vor dem Zeitplan liegt.
Die Earned-Value-Methode ist eine Möglichkeit, den Projektfortschritt zu bewerten, Ressourcen effizient zu nutzen, Risiken zu identifizieren und geeignete Massnahmen zur Korrektur von Abweichungen zu ergreifen. Sie ermöglicht eine proaktive Steuerung von Projekten, um sicherzustellen, dass Zeitpläne, Kosten und Leistung im Einklang mit den Projektzielen bleiben. Sie liefert damit auch Informationen, wann ein Projekt besser abgebrochen werden sollte. Wann gilt ein Projekt als gescheitert und sollte abgebrochen werden?
Besonders häufige Gründe für den Projektabbruch sind:
- Wenn die Projektziele realistisch nicht mehr erreichbar sind, kann ein Abbruch des Projekts in Betracht gezogen werden.
- Es fehlen wichtige Ressourcen wie Finanzierung, Personal, Zeit oder technische Unterstützung. Dies beeinträchtigt das Projekt in einer Weise, die das erfolgreiche Abschliessen unmöglich macht.
- Unvorhersehbare externe Faktoren wie Gesetzesänderungen, politische oder wirtschaftliche Rahmenbedingungen oder eine Pandemie können dazu führen, dass ein Projekt nicht mehr durchführbar ist.
- Die Unternehmensziele, die Kundenanforderungen oder die strategischen Prioritäten ändern sich so stark, dass das Projekt nicht mehr zum Gesamtplan passt. Die Unterstützung durch das Management geht verloren.
- Ist ein Projekt immer wieder mit technischen oder organisatorischen Problemen konfrontiert, erweist sich eine Lösung als technisch nicht machbar, kann ein Projektabbruch die beste Option sein.
Für die Abbildung 2 wird ein Punkt-(XY-)Diagramm verwendet.
Eine weitere Methode innerhalb des Projektmanagements ist die Meilensteintrendanalyse (MTA ), die den Fortschritt eines Projekts anhand von Meilensteinen und Zeitplänen überwacht. Sie ermöglicht eine proaktive Steuerung des Projekts, indem sie Risiken und Verzögerungen frühzeitig erkennt. Diese Risiken führen oft zu Terminverzögerungen von Teilprojekten, die dann wiederum Auswirkungen auf die Terminplanung des Gesamtprojekts haben. Wichtige Voraussetzung sind eindeutig definierte Meilensteine mit festen Terminen und den zu erreichenden Zielen. Auf Basis dieser Meilensteine lässt sich mittels der MTA ein Trend hinsichtlich der Termine erkennen, und somit kann bei Terminverschiebungen frühzeitig gegengesteuert werden. Zusammen mit der Earned-Value-Methode liefert die MTA Entscheidungskriterien für eine erfolgreiche Projektsteuerung.
Für die Abbildung 3 wird ein Linien-Diagramm mit einem Flächen-Diagramm kombiniert.
Passende Produkt-Empfehlungen
Risikomanagement
Im Projektmanagement ist ein Risiko zunächst einmal eine Möglichkeit, die im Eintrittsfall aber zu realen Verzögerungen im Projekt oder zum Abbruch führen kann. Dies sind meist die drei Steuerungsfaktoren eines Projekts: Zeit – Kosten – Qualität.
Die Risikoanalyse identifiziert die potenziellen Risiken und beschreibt auch die daraus resultierenden Konsequenzen.
- Zunächst werden im Rahmen der Risikoidentifizierung alle potenziell auftretenden Risiken zusammengestellt und kategorisiert. Zuvor sollten bereits Zielvorgaben, Struktur- und Ablaufpläne vorliegen.
- Im Anschluss daran sollten sich die Projektteammitglieder eine Übersicht über die identifizierten Risiken verschaffen und sich eingehend mit Projektunterlagen und den Begebenheiten vor Ort vertraut machen.
- Da sich die Rahmenbedingungen in den verschiedenen Phasen eines Projekts ständig verändern, können ständig neue Risiken auftreten, aber auch wegfallen. Daher ist die Risikoanalyse ein dynamisches Vorhaben, das im Projektverlauf zyklisch wiederholt und ergänzt werden sollte.
Abbildung 4 zeigt schematisch die Erfassung von Risiken, die Klassifizierung und die Verdichtung zu einer Riskmap. Dahinter steckt ein Prozess, bei dem in verschiedenen Excel- Tabellen Daten erfasst und in einem Server- Verzeichnis oder SharePoint abgelegt werden sowie dem Import dieser Daten mit Power Query und deren Verdichtung zur Darstellung im Punkt-(XY-)Diagramm. Das Diagramm in Abbildung 4 ist ein Punkt-(XY-)Diagramm.
Modellierung des Projekts nach dem Prozessprinzip
Die Informationsaufnahme wird bei den meisten Menschen durch grafisch aufbereitete Informationen gefördert. Wenn Sie Projekte erfolgreich managen wollen, sollten die steuerungsrelavanten Informationen gut visualisiert werden. Die Abbildungen 1–4 zeigen einige Beispiele. Diese sind alle mit Excel erstellt, erfordern aber die Aufbereitung der Daten nach einem bestimmten Schema und die Nutzung bestimmter Tabellenfunktionen, wenn die Digramme in einem Projekt-Dashboard dynamisch sein sollen. Die Voraussetzung in Excel dafür ist ein Prozess, der Daten aus den IT-Systemen nach Excel exportiert, dort oder auf dem Weg dorthin verdichtet und in einer Excel-Datei zur Verfügung stellt.
In diesem Prozess wird das aus der IT bekannte EVA-Prinzip umgesetzt, d. h., die Eingabe wird von der Verabeitung und der Ausgabe getrennt. Für das Projektmanagementmodell bedeutet das, dass es mindestens drei Tabellenblätter gibt. Das Modell ist so aufgebaut, dass Daten automatisch aktualisiert werden können und daher kein Anpassungsbedarf besteht. Einmal erstellt, muss dieses Modell nicht mehr geändert oder angepasst werden (siehe Abbildung 5).
Eingabeebene
Auf einem Tabellenblatt Basisdaten werden Daten aus anderen Systemen/Dateien wie z. B.
- Istdaten aus der Finanzbuchhaltung,
- Zeiterfassungsdaten für das Projekt,
- durch das Projektteam oder andere daran Beteiligte manuell erfasste Projektdaten wie Risiken, Planungsdaten, Arbeitspakete etc. (mit Power Query) importiert.
Auf diesem Tabellenblatt gibt es keinerlei Berechnungen, dieses Tabellenblatt dient nur als «Datenbank» für die zu lösende Aufgabe. Die Struktur der Daten ist die einer klassischen Tabelle: Zeilen und Spalten mit Zahlen oder Text als Zellinhalt. Nach Möglichkeit soll im Modell selbst keine Verdichtung mit Excel- Techniken vorgenommen werden. Ist das nicht vermeidbar, werden die Daten nach dem Prinzip «tidy data» angelegt: Jede Variable/ jedes Merkmal/jede Dimension eine eigene Spalte, jeder Datensatz in eine Zeile.
Verarbeitungsebene
Auf den Verarbeitungsblättern erfolgen die notwendigen Berechnungen für die Projektplanung, die Projektsteuerung und das Risikomanagement aus den Basisdaten und den Werten durch «Verknüpfungen». Die Tabellenblätter dieser Ebene bestehen nur aus Formelzellen. Natürlich reicht in der Regel ein Verarbeitungsblatt nicht aus. Daher werden die Verarbeitungsblätter per «Verknüpfungen» nach dem Prinzip der Einbahnstrasse verbunden. Das heisst, die «Verknüpfungen» verlaufen immer von Blatt zu Blatt in eine Richtung, niemals zurück (Zirkelbezüge vermeiden!). Alle Zellen können mit dem Blattschutz von Excel nach einem Formelcheck vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt werden! Auf dieser Ebene werden auch die Datenquellen für die Diagramme erstellt, denn Diagramme sind bekanntlich nichts anderes als die grafische Umsetzung von Zahlen.
Frontend
In dieser Ebene erfolgt die Darstellung der wichtigsten Ergebnisse als Oberfläche eines Informationssystems. Die Benutzeroberfläche/ das Frontend kann aus einem One-Page-Only, aber auch aus mehreren Tabellenblättern bestehen, die Diagramme, Kennzahlen oder Kennzahlenbäume enthalten. Die Datenselektion erfolgt dynamisch per Schaltflächen, die Benutzerführung per Hyperlinks. Sie sollen schnell einen Blick über die wesentlichen Informationen ermöglichen und so zu den richtigen Managemententscheidungen führen.
Welche Excel-Techniken werden für das Projektmanagement benötigt?
| Modellebene | Projektmanagement |
|---|---|
| Eingabe | Power Query PowerPivot Namen für Zellen/Zellbereiche «Intelligente» Tabellen Datenüberprüfung |
| Verarbeitung | SUMMEWENNS() INDEX() VERGLEICH() Bedingte Formatierung |
| Frontend | Schaltflächen (Steuerelemente) INDEX() Namen für Zellen/Zellbereiche Bedingte Formatierung WIEDERHOLEN(), HEXINDEZ(), UNIZEICHEN(), WENN() Punkt-(XY-)Diagramm Linien-Diagramm Säulen-Diagramm Balken-Diagramm Flächen-Diagramm |
Da im Projektmanagment viel Daten manuell erfasst werden müssen, ist die Datenüberprüfung besonders wichtig, da Sie damit definieren können, welche Daten in Zellen eingetragen werden dürfen und welche nicht. So reduzieren Sie Fehler bei der Erfassung!
Die «Intelligente» Tabelle verhält sich wie eine interne Datenbank. Damit sind gewisse Automatismen gesichert, wenn sich z. B. der Umfang der Daten erweitert. Dann werde Formeln automatisch aufgefüllt, erkennen Funktionen einen sich verändernden Datenbereich.
Wenn es darum geht, ein Projektmanagementmodell automatisch mit aktuellen Daten aus anderen Datenquellen zu versorgen, dann ist Power Query ein Muss!
LITERATUR
(2020) Controlling-Berichte professionell gestalten (Haufe).
