08.07.2014

Projektabschluss: So beenden Sie Projekte sauber und korrekt

Projekte sind genau so präzise zu beenden, wie Sie gestartet werden. Wer neue Aufgaben anpackt, muss die angefangenen sachgerecht abschliessen. Dennoch wird der Projektabschluss vielfach vernachlässigt und Projekte nicht «sauber» beendet.

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Projektabschluss

Der Projektabschluss als erfolgreiches Ende

Projekte haben einen festen Anfang und einen definierten Abschluss. In der Praxis finden viele Projekte jedoch kein geregeltes Ende: Jeder ist froh, dass die Projektarbeit endlich fertig ist und das Produkt oder das IT-System und die neu definierten Abläufe produktiv genutzt werden können. Da Projekte in der Endphase sehr arbeitsintensiv sind und die Projektarbeit meist mehrere Monate ja sogar Jahre dauert, sind die Projektmitarbeiter erfreut, endlich wieder etwas Neues zu machen. Daher ist die Motivation für Projektabschlussarbeiten sehr gering.

Aber Projekte sind genau so präzise zu beenden, wie sie gestartet werden. Wer neue Aufgaben anpackt, muss die angefangenen sachgerecht abschliessen:

  • Ziele überprüfen
  • den Projektleiter entlasten
  • juristische und kaufmännische Unklarheiten bereinigen.
  • die Erfahrungen sichern und festhalten.
  • die Eingliederung der Projektmitarbeiter in Linienaufgaben oder in neue Projekte sicherstellen.

Wie beim Planen, Überwachen und Steuern gibt es auch beim Projektabschluss Stolpersteine: So kann es sein, dass der Kunde das Projektergebnis nicht abnimmt und sich weigert zu zahlen. Projektmitarbeiter, die man für Nacharbeiten braucht, können schon anderweitig im Einsatz sein. Oder die Schlussdokumentation ist nicht fertig. Deshalb ist es empfehlenswert, das Projekt anhand einer Checkliste strukturiert abzuschliessen:

Die Termine für die Abschlusspräsentation und für die Auflösung des Projektteams und der Projektinfrastruktur mit der Auftraggeberin definiert.

Die Abschlusspräsentation erstellt; sie enthält die durchgeführten Arbeiten, die erreichten Ziele und erwähnenswerte negative und positive Ereignisse.

  • Einladung zur Abschlusspräsentation verschickt.
  • Abschlusspräsentation durchgeführt.
  • Projektergebnis formal abgenommen und Vertragserfüllung dokumentiert.
  • Projektreview mit allen Beteiligten durchgeführt.
  • Projektnachkalkulation durchgeführt.
  • Projektabschlussbericht verfasst.
  • Relevante Projektunterlagen strukturiert archiviert.
  • Projektabschluss mit allen Beteiligten gefeiert.

Projektabschlussbericht

Als letzte Projektaufgabe wird der Projektabschlussbericht verfasst und der Auftraggeberin zugestellt. Der Bericht enthält,

  • die Überprüfung der Projektziele,
  • die effektiven Projektkosten und Aufwände,
  • die Erfahrungen undmögliche Verbesserungen für zukünftige Projekte.

Um die Erfahrungen möglichst vollständig zu erfassen, eignet sich am besten ein Projektreview in Form eines halb- oder eintägigen Workshops. Daran nehmen die Auftraggeberin, der Projektleiter, Teilprojektleiter, Arbeitspaketverantwortliche und das Linienmanagement teil. Sie sollen folgende Fragen beantworten:

  • Womit sind wir zufrieden?
  • Womit sind wir unzufrieden?
  • Was hat sich bewährt?
  • Was sollte geändert werden?
  • Was war schwierig?

Vom Frust zum Erlebnis - Projektfrust vermeiden

Wer Projekte leitet oder in Projekten mitarbeitet, ist oft völlig frustriert, denn: Alle stehen unter hohem Erfolgsdruck. Termine sind unhaltbar. Budgets sind lächerlich gering, und Zielvorgaben sind unerreichbar. Erstaunlicherweise stolpern alle immer wieder in die gleichen und bestens bekannten Fallen, welche zu Projektfrust führen. Mit bewusst gesteuerter Anti-Frust-Projektarbeit können Sie diese Fallen jedoch präventiv auf ein Minimum reduzieren.

Falle 1: Schwammige Projektaufgabe. Der Auftrag ist unklar. Niemand zeigt, wie man Teilerfolge messen kann. Lösungsvorschlag 1: Aufträge sachgerecht definieren. Welches Ergebnis ist bis wann in welcher Form zu liefern? Welche Abnahmekriterien muss es erfüllen? Welche Rahmenbedingungen, Restriktionen sind zu beachten?

Falle 2: Unrealistisches Zeitbudget und unstrukturierte Planung. Es ist immer zu wenig Personal da, und niemand weiss, welche Aktivitäten voneinander abhängig sind. Lösungsvorschlag 2: Zeiten realistisch budgetieren und Planung strukturieren. Schätzungen im Team plausibilisieren. Reihenfolge, Abhängigkeiten der Aufgaben darlegen. So genau wie möglich und so detailliert wie nötig planen.

Falle 3: Arthritische Entscheidungswege: Die Auftraggeberin und das Top-Management tun wenig bis gar nichts, um dem Projektleiter und dem Team Rückendeckung zu verschaffen. Lösungsvorschlag 3: Festlegen, wer was entscheidet, welche Informationen und welcher Kenntnisstand vorliegen sollen. Beschlüsse zentral dokumentieren: wer hat wann was wie und warum entschieden?

Falle 4: Marode Sitzungskultur: Die Sitzungen beginnen unpünktlich, sind schlecht vorbereitet, verlaufen in einem angespannten Klima und ohne Zielorientierung. Lösungsvorschlag 4: Sitzungen effektiv und effizient gestalten. Traktanden mit klaren Zielen. Sitzung pünktlich beginnen und beenden. Entscheide und Massnahmen protokollieren.

Projekterlebnisse fördern

Jedes Projekt ist ein Abenteuer – spannend, aussergewöhnlich, lehrreich, zielorientiert und gespickt mit enttäuschenden und freudigen Überraschungen. Halten Sie sich an die nachfolgenden Merkpunkte und Ihr Projekt wird ein Erlebnis für alle Beteiligten:

  • Nur mit klarem Projektauftrag gibt es Ergebnisse, welche die Auftraggeberin anerkennen kann.
  • Projektarbeit heisst, sich jeden Tag erneut dem Unvorsehbaren stellen und Spass haben an der Herausforderung.
  • Keine falsche Harmonie! Fördern Sie das Bewusstsein, dass Zusammenarbeit nur dann gut funktioniert, wenn jeder die Leistung erbringt, die er oder sie erbringen soll.
  • Bye-bye, John Wayne! Lieber konzeptionell (re)agieren, als permanent aus der Hüfte schiessen!

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