Projektabschluss: So beenden Sie Projekte sauber und korrekt
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Ein professioneller Projektabschluss ist für Schweizer KMU unverzichtbar, um rechtliche und kaufmännische Unklarheiten zu beseitigen und das gewonnene Wissen für zukünftige Vorhaben zu sichern. Ohne eine strukturierte Beendigung drohen offene Verträge, ungenutzte Erfahrungen und ein frustrierter Rückzug der Mitarbeiter, was die Effizienz des Unternehmens langfristig mindert.
Die wichtigsten Punkte:
- Ziele des Projekts müssen explizit überprüft und dokumentiert werden.
- Juristische und kaufmännische Unklarheiten sind vor der Auflösung des Teams zu bereinigen.
- Erfahrungen und Lessons Learned sind in einem Abschlussbericht festzuhalten.
- Die formale Abnahme durch den Kunden ist zwingend erforderlich.
- Projektmitarbeiter müssen planvoll in Linienaufgaben oder neue Projekte überführt werden.
WEKA Redaktionsteam
Das WEKA Redaktionsteam besteht aus 8 hochmotivierten Redakteuren/Redakteurinnen mit fundiertem Know-how und Praxiserfahrung aus verschiedensten Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, Sie bei der effizienten und sicheren Umsetzung Ihrer Aufgaben in der Praxis kompetent zu begleiten und Sie bei Herausforderungen beratend zu unterstützen. Dies mit einem hohen Anspruch an Qualität und Aktualität.
Wie führe ich einen professionellen Projektabschluss in der Schweiz durch?
Der Projektabschluss als erfolgreiches Ende
Projekte haben einen festen Anfang und einen definierten Abschluss. In der Praxis finden viele Projekte jedoch kein geregeltes Ende: Jeder ist froh, dass die Projektarbeit endlich fertig ist und das Produkt oder das IT-System und die neu definierten Abläufe produktiv genutzt werden können. Da Projekte in der Endphase sehr arbeitsintensiv sind und die Projektarbeit meist mehrere Monate ja sogar Jahre dauert, sind die Projektmitarbeiter erfreut, endlich wieder etwas Neues zu machen. Daher ist die Motivation für Projektabschlussarbeiten sehr gering.
Aber Projekte sind genau so präzise zu beenden, wie sie gestartet werden. Wer neue Aufgaben anpackt, muss die angefangenen sachgerecht abschliessen:
- Ziele überprüfen
- den Projektleiter entlasten
- juristische und kaufmännische Unklarheiten bereinigen.
- die Erfahrungen sichern und festhalten.
- die Eingliederung der Projektmitarbeiter in Linienaufgaben oder in neue Projekte sicherstellen.
Wie beim Planen, Überwachen und Steuern gibt es auch beim Projektabschluss Stolpersteine: So kann es sein, dass der Kunde das Projektergebnis nicht abnimmt und sich weigert zu zahlen. Projektmitarbeiter, die man für Nacharbeiten braucht, können schon anderweitig im Einsatz sein. Oder die Schlussdokumentation ist nicht fertig. Deshalb ist es empfehlenswert, das Projekt anhand einer Checkliste strukturiert abzuschliessen:
Die Termine für die Abschlusspräsentation und für die Auflösung des Projektteams und der Projektinfrastruktur mit der Auftraggeberin definiert.
Die Abschlusspräsentation erstellt; sie enthält die durchgeführten Arbeiten, die erreichten Ziele und erwähnenswerte negative und positive Ereignisse.
- Einladung zur Abschlusspräsentation verschickt.
- Abschlusspräsentation durchgeführt.
- Projektergebnis formal abgenommen und Vertragserfüllung dokumentiert.
- Projektreview mit allen Beteiligten durchgeführt.
- Projektnachkalkulation durchgeführt.
- Projektabschlussbericht verfasst.
- Relevante Projektunterlagen strukturiert archiviert.
- Projektabschluss mit allen Beteiligten gefeiert.
Seminar-Empfehlungen
Projektabschlussbericht
Als letzte Projektaufgabe wird der Projektabschlussbericht verfasst und der Auftraggeberin zugestellt. Der Bericht enthält,
- die Überprüfung der Projektziele,
- die effektiven Projektkosten und Aufwände,
- die Erfahrungen und mögliche Verbesserungen für zukünftige Projekte.
Um die Erfahrungen möglichst vollständig zu erfassen, eignet sich am besten ein Projektreview in Form eines halb- oder eintägigen Workshops zum Projektabschluss. Daran nehmen die Auftraggeberin, der Projektleiter, Teilprojektleiter, Arbeitspaketverantwortliche und das Linienmanagement teil. Sie sollen folgende Fragen beantworten:
- Womit sind wir zufrieden?
- Womit sind wir unzufrieden?
- Was hat sich bewährt?
- Was sollte geändert werden?
- Was war schwierig?
Vom Frust zum Erlebnis - Projektfrust vermeiden
Wer Projekte leitet oder in Projekten mitarbeitet, ist oft völlig frustriert, denn: Alle stehen unter hohem Erfolgsdruck. Termine sind unhaltbar. Budgets sind lächerlich gering, und Zielvorgaben sind unerreichbar. Erstaunlicherweise stolpern alle immer wieder in die gleichen und bestens bekannten Fallen, welche zu Projektfrust führen. Mit bewusst gesteuerter Anti-Frust-Projektarbeit können Sie diese Fallen jedoch präventiv auf ein Minimum reduzieren.
Checkliste
- Termine für Abschlusspräsentation und Auflösung der Infrastruktur mit der Auftraggeberin abstimmen.
- Abschlusspräsentation erstellen mit Zielen, Ergebnissen und relevanten Ereignissen.
- Einladung zur Präsentation an alle Beteiligten verschicken.
- Abschlusspräsentation durchführen und Projektergebnis formal abnehmen.
- Vertragserfüllung dokumentieren und Projektreview mit allen Beteiligten durchführen.
- Projektnachkalkulation erstellen und Kosten sowie Aufwände festhalten.
- Projektabschlussbericht verfassen und der Auftraggeberin zustellen.
- Relevante Projektunterlagen strukturiert archivieren.
- Projektabschluss mit allen Beteiligten feiern und Mitarbeiter entlasten.
Falle 1: Schwammige Projektaufgabe. Der Auftrag ist unklar. Niemand zeigt, wie man Teilerfolge messen kann. Lösungsvorschlag 1: Aufträge sachgerecht definieren. Welches Ergebnis ist bis wann in welcher Form zu liefern? Welche Abnahmekriterien muss es erfüllen? Welche Rahmenbedingungen, Restriktionen sind zu beachten?
Falle 2: Unrealistisches Zeitbudget und unstrukturierte Planung. Es ist immer zu wenig Personal da, und niemand weiss, welche Aktivitäten voneinander abhängig sind. Lösungsvorschlag 2: Zeiten realistisch budgetieren und Planung strukturieren. Schätzungen im Team plausibilisieren. Reihenfolge, Abhängigkeiten der Aufgaben darlegen. So genau wie möglich und so detailliert wie nötig planen.
Falle 3: Arthritische Entscheidungswege: Die Auftraggeberin und das Top-Management tun wenig bis gar nichts, um dem Projektleiter und dem Team Rückendeckung zu verschaffen. Lösungsvorschlag 3: Festlegen, wer was entscheidet, welche Informationen und welcher Kenntnisstand vorliegen sollen. Beschlüsse zentral dokumentieren: wer hat wann was wie und warum entschieden?
Falle 4: Marode Sitzungskultur: Die Sitzungen beginnen unpünktlich, sind schlecht vorbereitet, verlaufen in einem angespannten Klima und ohne Zielorientierung. Lösungsvorschlag 4: Sitzungen effektiv und effizient gestalten. Traktanden mit klaren Zielen. Sitzung pünktlich beginnen und beenden. Entscheide und Massnahmen protokollieren.
Projekterlebnisse fördern
Jedes Projekt ist ein Abenteuer – spannend, aussergewöhnlich, lehrreich, zielorientiert und gespickt mit enttäuschenden und freudigen Überraschungen. Halten Sie sich an die nachfolgenden Merkpunkte und Ihr Projekt wird ein Erlebnis für alle Beteiligten:
- Nur mit klarem Projektauftrag gibt es Ergebnisse, welche die Auftraggeberin anerkennen kann.
- Projektarbeit heisst, sich jeden Tag erneut dem Unvorsehbaren stellen und Spass haben an der Herausforderung.
- Keine falsche Harmonie! Fördern Sie das Bewusstsein, dass Zusammenarbeit nur dann gut funktioniert, wenn jeder die Leistung erbringt, die er oder sie erbringen soll.
- Bye-bye, John Wayne! Lieber konzeptionell (re)agieren, als permanent aus der Hüfte schiessen!
FAQ: Projektabschluss
Warum ist der Projektabschluss oft vernachlässigt?
In der Praxis wird der Abschluss häufig vernachlässigt, da die Motivation in der Endphase gering ist und Mitarbeiter froh sind, wieder an neue Aufgaben gehen zu können, obwohl die Abschlussarbeiten arbeitsintensiv sind.
Was muss zwingend im Projektabschlussbericht stehen?
Der Bericht muss die Überprüfung der Projektziele, die effektiven Projektkosten und Aufwände sowie die gesammelten Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge für zukünftige Projekte enthalten.
Wie können typische Projektfrust-Faktoren vermieden werden?
Projektfrust lässt sich minimieren, indem klare Projektaufträge definiert, Zeitbudgets realistisch geplant, Entscheidungswege festgelegt und die Sitzungskultur effektiv gestaltet werden.
Welche Rolle spielt das Projektreview?
Das Projektreview, idealerweise als Workshop, dient dazu, Erfahrungen umfassend zu erfassen, indem alle Beteiligten Fragen zu Zufriedenheit, Bewährtem und Änderungspotenzialen beantworten.
