17.03.2015

Projektmanagement: Die Grundlagen

Unter Projektmanagement wird im Allgemeinen die Gesamtheit von Führungsaufgaben sowie organisatorischen und technischen Bedingungen für die Abwicklung eines Projektes verstanden. Das Projektmanagement führt besondere Aufgaben durch – im Gegensatz zu Routine-Tätigkeiten – die oft ein erhöhtes Risiko und besondere Bedeutung für das Unternehmen haben. Häufig sind diese Aufgaben bereichsüberschreitend.

Von: Wigbert Boell   Drucken Teilen   Kommentieren  

Wigbert Boell

Wigbert Boell ist ein internationaler Manager und Kommunikationsexperte, der sich auf strategische Beratung spezialisiert hat. Nach vielfältigen Erfahrungen in und um startups, kleinen und mittleren Unternehmen, sowie mit Gründern in Europa und den USA, konzentriert er sich inzwischen auf die Kreativ-Industrie und den non-profit Bereich. Durch langfristige Verträgen mit einem Deutschen Werbemittel- und Geschenkartikel Hersteller für den Marken-Aufbau in den USA und später in Nord- und Osteuropa hat er Geschäfte in über 50 Ländern durchgeführt. Ebenso hat er auch als Projektmanager und Marketingberater mit den verschiedensten Organisationen und Unternehmen gearbeitet, inklusive z.B. UNDP, GermanTV und Film Festivals. Bereits seit 1998 erforscht Wigbert Boell das Netz, schreibt Online-Beiträge, publiziert Newsletter und Blogs und ist ein früher Nutzer der sozialen Medien. Zur Zeit des ersten Internet-Booms war er Abteilungsleiter Business Development für ein US-Israelisches startup. Wigbert Boell hat ein M.A. in Kommunikationswissenschaften, sowie Kultur- und Medien-Management.

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Projektmanagement

Ursprung Projektmanagement

Das Projektmanagement ist fast so alt wie die Menschheit. Immer wieder werden in der Fachliteratur Beispiele von Urvölkern aufgeführt, die bei der Beschaffung von Nahrung auch „Projekte durchführten“ – also beispielsweise ein Projekt mit dem Ziel, ein grosses Tier zu töten, wobei der Einsatz unterschiedlicher Mittel und Methoden im Team zu organisieren war.

Im Gegensatz dazu steht der frühe Ackerbau, bei dem ein stetiger Einsatz der Mittel, lineare und kontinuierliche Prozesse bewegt, also keinen zeitlich begrenzten Rahmen hat.

Durch diese anschaulichen Beispiele wird schnell klar, worum es bei dem Management eines Projekts grundsätzlich geht, denn ein Projekt ist ein komplexes Vorhaben, das sowohl durch die Einmaligkeit der Bedingungen (z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation) gekennzeichnet ist, als auch eindeutige Start- und End-Termine hat.

Aufgaben und Position des Projektmanagers

Ein Vorhaben anszustossen, zu organisieren, durchzuführen und gut abzuschliessen ist die Aufgabe des Projektmanagers, der eine gute Übersicht benötigt. Während sich in grösseren Organisationen  der Projektmanager oft zwischen der Fachabteilung und der Unternehmensführung bewegt,  ist bei kleineren Unternehmen oft der Chef oder eine andere Führungspersönlichkeit gleichzeitig auch Verantwortlicher für verschiedene Projekte. Umso wichtiger ist die grobe Kenntnis der Grundlagen des Projektmanagements.

Der Projektmanager muss schon im Vorfeld sicherstellen, dass das potentielle Projekt bestimmte Bedingungen und auch die SMART-Kriterien erfüllt. Ein Projekt muss also sein:

S = spezifisch

M = messbar

A = akzeptiert

R = realistisch

T = terminiert

Die Hauptaufgaben des Projektmanagers sind Planung, Steuerung und Kontrolle. Festgesetzte (Projekt-) Ziele sollen in der geplanten Zeit, im vorgesehen Kostenrahmen, mit den verfügbaren Ressourcen in einzelnen Phasen mit dem Projektteam so gut wie möglich erreicht werden.

Gutes Projektmanagement ist abhängig von bestimmten Bedingungen und Vorgaben.

Bedingungen

Was also macht erfolgreiches Projektmanagement aus? Was sind die wichtigsten Punkte auf die geachtet werden sollte?

1. Klare Definitionen

Wie bei den meisten Unternehmens-Aufgaben gilt auch im Projektmanagement: je klarer die Formulierung der Ziele, desto besser kann der Fortschritt gemessen werden. Eine gute Projekt-Zielformulierung beinhaltet neben dem Ziel auch eine Deadline und die Benennung der Projekt-Verantwortlichen – z.B.: "Fertigstellung des Marketing-Jahresplans bis 30. September durch M.M. (Marketing Manager &Team) "

2. Umfassende Aufgabenbeschreibung  

Essentiell für ein gut durchgeführtes Projekt ist es, einzelne Aufgaben zu beschreiben und diese wiederum in Einzelschritte zu zerlegen. So gehört z.B. für das Projekt „Messe-Flyer“ die Aufgabe „Bilderauswahl“, die u.a. wiederum in die Schritte „Fotos besorgen“, „Auswahl-Meeting mit Marketing-Direktor“ und „Lay-Out Vorlage präsentieren“ aufgeteilt werden kann.

Sehr gut können Projekt-Aufgaben und Details auch in Mind Maps dargestellt werden, was oft übersichtlicher ist als eine Liste. Bei umfangreichen Projekten sollte aber auf eine zu detaillierte Darstellung verzichtet werden, da die Mind Maps sonst zu verwirrend aussehen kann.

3. Milestones   

Das Erledigen von entscheidenden Aufgaben, die zu dem weiteren Vorgehen notwendig sind, nennt man das Erreichen von "Meilensteinen" - also sinnbildlich den Punkt, wo ein entscheidendes Zwischenziel erreicht wurde. Beispielsweise ist das Ende eines Lektorats ein Milestone in einem Buchprojekt, der normalerweise der Buchgestaltung vorangeht.  Sehr wichtig sind Insbesondere Milestones, die die Projektphasen beenden (s. unten).

4. Timeline   

Einzelne Bereiche können auf unterschiedlichen Ebenen in einem Zeitstrahl dargestellt werden, auf dem wichtige Aufgaben und Milestones gekennzeichnet sind. Sinn der Timeline ist es, eine Übersicht der notwendigerweise zu investierenden Zeit zu gewinnen. es ist sinnvoll auch hier Verantwortliche zu nennen, die für die Durchführung der Bereiche zuständig sind. Üblich sind die sogenannten GANTT-Diagramme, die um 1910 von dem Ingenieur Henry Gantt entwickelt wurden und die die „...zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt.“ (Wikipedia)

5. Stakeholder  

Von grosser Bedeutung für erfolgreiches Projektmanagement ist eine klare Identifikation von Stakeholdern also die Personen oder (Teil-)Organisationen, die von dem Projekt oder dem Projektergebnis direkt betroffen sind. Die Analyse und das Management von Zielen und Anforderungen der Stakeholder ist schon im Vorfeld eine wichtige Quelle für Ziele und Anforderungen eines Projekts.

„Die DNA eines pragmatischen, funktionierenden Projektmanagements lautet: “Was? Wer? Bis wann?”  (Stefan Hagen, www.pm-blog.com)  

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