Projektarbeit: 5 Misserfolgsfaktoren bei Projekten
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Statt Ursachen und Muster für den Erfolg eines Projekts herauszufiltern, stellte die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) den Teilnehmern Ihrer Studie drei Fragen:
- Welches sind die häufigsten in der Projektarbeit auftretenden Probleme?
- Wie stark beeinflussen diese Probleme den Projekterfolg?
- Wie schwierig ist es, diese Probleme zu lösen?
Der Fokus wurde somit bewusst auf Schwierigkeiten und Probleme gelenkt, um endlich entdecken zu können, welche Ursachen dafür verantwortlich sind, dass ein Projekt „schief läuft“.
Um diese Faktoren zu eruieren, führte GPM für ihre Studie „Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit“, eine Onlinebefragung im Zeitraum vom 8. Dezember 2012 bis 31. Januar 2013 durch, an der 151 Personen aus der Schweiz, Deutschland, Österreich und den Niederlanden teilgenommen haben. Innerhalb der Onlinebefragung wurden 55 Einzelprobleme zu sieben Themenkategorien wie Projektvorbereitung, Projektleitung bis hin zu Rahmenbedingungen beschrieben, zu denen die teilnehmenden Personen Einschätzungen (selten bis sehr häufig etc.) abgeben konnten und/oder weitere Probleme benennen konnten. Die befragten Personen beschäftigen sich vorwiegend mit Projekten für externe Kunden, als auch internen IT- und Organisationsprojekten. Also Projekte, die für viele Unternehmen einfach typisch sind.
Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit
Das Ranking der Probleme, die die gravierendsten Auswirkungen auf die Projektarbeit haben, erstaunt schon ein wenig, gibt aber gleichzeitig einen optimistischen Ausblick. Denn die Top 5 der Misserfolgsfaktoren lassen sich oftmals mit bereits existierenden Standards, die in der Regel für die Projektarbeit im Unternehmen gelten, beheben. Trotzdem sollte das Ergebnis der Studie nicht zu leicht genommen werden, sondern ein Anlass bieten, zu untersuchen, inwieweit diese Probleme bei Ihren Projekten auch für Verzögerungen, eine Erhöhung der Kosten oder für Qualitätseinbussen verantwortlich sind.
Misserfolgsfaktor 1: Unklare oder mangelnde Dokumentation der Projektziele
Jedes Projekt benötigt einen Orientierungsrahmen: Die Projektziele. Sind diese unklar definiert oder fehlt eine Dokumentation – das sogenannte „Formular: Definition Projektziel“ – geben Sie dem Projektteam Raum für Spekulationen, welches Ziel eigentlich verfolgt werden soll. Das Ergebnis, aber auch der Verlauf des Projektes fällt natürlich entsprechend aus.
So lösen Sie dieses Problem:
- Legen Sie das Projektziel fest.
- Klären Sie mit dem Auftraggeber, ob Kunde, Vorgesetzter oder Geschäftsleitung, das Projektziel ausführlich ab.
- Definieren Sie das Projektziel nach eindeutigen Kriterien.
- Tragen Sie das Projektziel ins „Formular: Definition Projektziel“ (siehe Beitrag „Ohne Ziel kein Projekt“) ein und lassen Sie sich das Projektziel vom Auftraggeber unterzeichnen.
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Misserfolgsfaktor 2: Änderungen in der Aufgabenstellung nicht berücksichtigt
Projekte können sich ändern – und tun es oft genug. Ob es nun das eigentliche Projektziel, Teilziele oder bestimmte Aufgabenbereiche betrifft, Änderungen, die verlangt werden, müssen im weiteren Projektverlauf bedacht werden.
So lösen Sie dieses Problem:
- Benennen Sie präzise, welche Änderungen gefordert werden.
- Überlegen Sie als Projektleiter, welche Auswirkungen diese Änderungen auf das Projektziel, einzelne Teilziele oder Aufgabenbereiche haben.
- Passen Sie Teilziele und Aufgaben an. Legen Sie fest, welche Modifikationen vorgenommen werden müssen.
- Erörtern Sie zusammen mit dem Projektteam, wie diese Änderungen berücksichtigt werden können.
Misserfolgsfaktor 3: Mangelhafte Machbarkeitsanalyse im Projektvorfeld
So manches Projektziel motiviert so sehr, dass der Machbarkeitsanalyse zu wenig Beachtung geschenkt wird. Ein anderes Mal werden einfach wichtige Analyse-Kriterien nicht miteinbezogen. Als Folge gerät das Projekt ins Stocken oder muss komplett neu definiert werden.
So lösen Sie dieses Problem:
- Checken Sie die Kriterien, die für die Machbarkeitsanalyse definiert wurden. Sind diese messbar? Können diese mühelos überprüft werden? Wo zeigen sich Schwachstellen, die für das aktuelle Problem verantwortlich sind?
- Definieren Sie das aktuelle Hindernis. Ufern die Kosten aus? Sind es zu wenige Mitarbeiter im Projektteam?
- Überlegen Sie, wie das Projekt zu Ende geführt werden kann. Was müssten Sie „machen“, um das Projektziel zu erreichen? Welche Kriterien sollten nachträglich in die Machbarkeitsanalyse aufgenommen werden?
Misserfolgsfaktor 4: Mangelhafte Kommunikation bei der Projektarbeit im Projektteam
Ein Projektteam muss miteinander reden – nach innen und nach aussen. Gerät die Kommunikation aus welchen Gründen auch immer ins Stocken, stockt meist auch das Projekt.
So lösen Sie dieses Problem bei der Projektarbeit:
- Fragen Sie nach den Ursachen für die schlechte Kommunikation.
- Analysieren Sie ob der Kunde und/oder das Management die mangelhafte Kommunikation mitverschuldet haben, indem beispielsweise einseitig „nur“ mit dem Projektleiter oder ausgewählten Teammitgliedern gesprochen wurde, statt das gesamte Team in die Kommunikation miteinzubeziehen.
- Prüfen Sie, ob das Projektteam wirklich zu einem Team zusammengewachsen ist oder ob einzelne Teammitglieder „ausgeschlossen“ wurden – auch vom Kommunikationsfluss. In diesem Falle sollte der Teambildungsprozess erneuert werden, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
- Etablieren Sie regelmässige wöchentliche Teambesprechungen, in denen nicht allein Fakten, Daten und Zwischenergebnisse diskutiert werden, sondern auch ein Austausch über Spielregeln, Missverständnisse und aufgetretene Schwierigkeiten stattfindet.
- Implementieren Sie eine wichtige Teamregel „Während der Arbeit muss über die Arbeit kommuniziert werden“. Diskutieren Sie diesen neuen Sachverhalt, d.h. rücken Sie ins Bewusstsein, dass täglich Informationen, Fakten und Daten zu einer Änderung der Projektarbeit beitragen (können).
Misserfolgsfaktor 5: Veränderte Anforderung seitens des Kunden
Nicht selten ändert der Kunde mitten in der Projektarbeit die Vereinbarungen. Mal werden Teilergebnisse schneller erwünscht. Oder neue Faktoren müssen berücksichtigt werden.
So lösen Sie dieses Problem:
- Klären Sie sofort mit dem Kunden seine neuen Forderungen ausführlich ab.
- Erläutern Sie dem Kunden, welche Auswirkungen diese Anforderungen auf das Projektziel, als auch den weiteren Verlauf des Projektes haben werden.
- Benennen Sie eindeutig, welche Aspekte des Projektes neu verhandelt werden müssen – und verhandeln Sie.
- Lassen Sie sich durch den Kunden die neuen Vereinbarungen und Projektziele schriftlich bestätigen.
- Informieren Sie unverzüglich das Projektteam über die Änderungen.
