Problemlösungszyklus: Die fünf Stufen im Projektmanagement
WEKA Redaktionsteam
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So fuktioniert der Problemlösungszyklus
Vor der Lancierung eines konkreten Projekts muss zunächst abgeklärt werden, welche Projektvarianten für eine anstehende Aufgabe überhaupt in Frage kommen, und welche Projektvariante im Moment als die geeignetste erscheint. Dieser Evaluationsprozess vollzieht sich in fünf klar abgegrenzten Stufen.
Situationsanalyse
Die Situationsanalyse ist eine systematische Lagebeurteilung, bei der ein Problem namhaft gemacht, durchleuchtet und eingegrenzt wird. Sie ist in der Vorphase eines Projektes besonders wichtig, muss aber - wie jede Station des Problemlösungszyklus - vor jeder neuen Phase eines Projektes vorgenommen werden; der gesamte Problemlösungszyklus wiederholt sich daher - allerdings mit wechselnden Schwerpunkten - in jeder Projektphase.
Bei der Situationsanalyse sind folgende Fragen zu stellen:
- Was gehört alles dazu?
- Was gehört nicht mehr dazu? (Abgrenzung des Themas bzw. des Problems)
- Welches sind die Schnittstellen zum Umfeld?
Zweckmässigerweise wird zunächst anhand eines Stärken/Schwächen-Instruments die Ist-Situation bestimmt. Was soll beibehalten, was verändert, was verbessert werden?
In die Situationsanalyse müssen Aspekte der Zukunft und der Umwelt einbezogen werden. Der Betrachtungszeitraum, der sog. Planhorizont, kann mehrere Jahre (z.B. die Lebensdauer eines projektierten Produktes) betragen. Als Aspekte des Umfeldes kommen v.a. in Betracht:
- natürliche (klimatische, geographische)
- juristische
- politische
- wirtschaftliche
- personelle
- sozialpsychologische
- technologische
Zielbestimmung
Ein Ziel beschreibt einen angestrebten Soll-Zustand. Möglichst präzise Zielformulierungen sind die Grundlage für die Erarbeitung von Lösungsprinzipien und Grobkonzepten. Sie sind daher weder lösungsfördernde Tätigkeiten noch konkrete Lösungsvorschläge. Die Zielformulierung muss in jeder Projektphase wiederholt und den veränderten Bedingungen angepasst werden.
Grundsätze, die bei der Zielformulierung beachtet werden müssen:
- Ziele müssen unabhängig von Lösungswegen, d.h. lösungsneutral formuliert werden.
- Auch wenn der Weg zum Ziel im Moment noch nicht bekannt ist, muss ein Ziel immer realistisch sein (keine Utopien vorgeben).
- Ziele müssen quantifizierbar und verständlich (messbar und nachvollziebar, "objektiv") sein.
- Ein Ziel muss nicht nur positive, sondern darf auch negative Kriterien enthalten: Was soll erreicht werden? Was soll vermieden werden?
- Ziele sollen alle Kriterien enthalten, nach welchen später eine Lösung beurteilt wird.
- Detailziele sollen so früh als möglich und so präzise wie möglich formuliert werden.
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Zielgliederung und –gewichtung
Das Grob- oder Globalziel eines Projektes muss in einen Katalog von hierarchisch geordneten Teil- oder Detailzielen aufgegliedert werden. Unter Grobziel wird der zu erreichende Endzustand nach Einführung des Projektes verstanden. Bei der Formulierung des Grobziels ist pauschal zu fragen, wer was in welchem zeitlichen Rahmen erreichen will. Detailziele hingegen sind quantifizierte, konkrete - positive oder negative - Anforderungen.
Unterteilen Sie die Ziele weiter in Muss- und Wunschziele: Mussziele sind Ziele, die unbedingt zu erreichen sind, damit das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann. Ein Lösungsvorschlag, der ein Mussziel nicht erfüllt, scheidet sofort aus. Mussziele sind immer zu quantifizieren, damit ihre Erreichung zu einem späteren Zeitpunkt eindeutig festgestellt werden kann. Mussziele werden oft durch Gesetze, Sicherheitsvorschriften oder Normen vorgegeben.
Wunschziele sind solche, von denen das Gelingen des Projekts nicht abhängt, die aber - bei ihrer Erfüllung - das Resultat aufwerten. Wunschziele sollten nach ihrer Bedeutung gewichtet werden: Es hat sich in der Praxis bewährt, Wunschziele mit Prozentzahlen zu gewichten (100%, verteilt auf alle Wunschziele).
Wer bestimmt die Teilziele?
(Teil)ziele sollten nicht durch den Projektleiter alleine festgelegt werden. Alle entscheidenden und kompetenten Stellen müssen sich bei der Zielfindung beteiligen und eine Mitverantwortung wahrnehmen können. Eine Zielformulierungsgruppe kann nach der Beantwortung folgender Fragen gebildet werden:
- Welches sind die zukünftigen Benutzer?
- Welche wichtigen Stellen sind vom Projekt betroffen (z.B. Kunden, Benutzer, Lieferanten)?
- Wer hat die Möglichkeit, das Projekt zu fördern oder zu behindern (z.B. Behörden, öffentliche Meinung, Berater)?
Evaluation der Lösungswege
Das Erarbeiten von praktischen Lösungswegen ist eher eine Aufgabe für beigezogene Fachleute und weniger für das Projektmanagement. Trotzdem ist es wichtig, dass der Projektleiter über das methodische Vorgehen bei der Lösungssuche Bescheid weiss. Dies heisst konkret:
- Beschaffung der notwendigen Information
- Zielvorgabe
- Problem-, Funktions- und Wertanalyse
- Generieren von Lösungsvarianten mit Hilfe von Kreativitätstechniken: Brainstorming, Brainwriting (Methode 635), Assoziation, Analogien, Mind Mapping, Morphologischer Kasten etc.
- Lösungsbewertung
- Lösungswahl
Lösungswahl
Eine negative Grobselektion der Varianten kann nach folgenden Kriterien erfolgen:
- Der Lösungsvorschlag erfüllt ein Mussziel nicht.
- Die Variante lohnt sich aus wirtschaftlichen Gründen nicht.
- Die Realisierung sprengt das notwendige Terminziel.
- Die Lösung ist aus gesellschaftspolitischen, ethischen oder gesetzlichen Gründen nicht ausführbar.
In vielen Fällen genügt es auch, die wichtigsten Projektinformationen (Kosten, Nutzen, Chancen, Risiken) in einem Projektprofil zusammenzufassen. Nach der Scoring-Methode werden die Kriterien Umsatz, Marktchancen, Innovationsgrad, Kostenreduktion und Image zunächst gemäss ihrer Bedeutung gewichtet und danach die verschiedenen Projektvarianten aufgrund dieser Kriterien «benotet».
Für die Notengebung ist darauf zu achten, einen vernünftigen Massstab zu wählen - etwa eine Skala von 1 bis 6 oder von 1 bis 10. Das Gewicht eines Kriteriums wird darauf mit der Benotung multipliziert und zeigt den Teilnutzwert einer Lösungsvariante an.
