Projektcontrolling: So steuern Sie Ihre Projekte erfolgreich
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Projektcontrolling ist essenziell, um unerwartete Entwicklungen wie Verzögerungen, Kostenüberschreitungen oder Personalengpässe frühzeitig zu erkennen und zu steuern. Der Projektleiter überwacht fortlaufend die Einhaltung von Meilensteinen, die effektiven Kosten sowie die Ressourcenbelastung und leitet bei Abweichungen gezielte Korrekturmassnahmen ein, um die Projektziele zu sichern.
Die wichtigsten Punkte:
- Überwachung von Terminen, Kosten, Ressourcen und Qualität durch den Projektleiter.
- Frühzeitige Erkennung von Planabweichungen und Einleitung von Massnahmen.
- Regelmässige Kommunikation mit Auftraggeberin und Team über den Projektstatus.
- Dokumentation von Ergebnissen, Fehlern und Korrekturschritten.
WEKA Redaktionsteam
Das WEKA Redaktionsteam besteht aus 8 hochmotivierten Redakteuren/Redakteurinnen mit fundiertem Know-how und Praxiserfahrung aus verschiedensten Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, Sie bei der effizienten und sicheren Umsetzung Ihrer Aufgaben in der Praxis kompetent zu begleiten und Sie bei Herausforderungen beratend zu unterstützen. Dies mit einem hohen Anspruch an Qualität und Aktualität.
Wie steuern Sie Projekte erfolgreich durch effektives Controlling?
Projektcontrolling für Aufgaben und Termine
Der Projektleiter prüft, ob die Arbeitspakete gemäss Arbeitspaketbeschreibungen und zum vorgesehenen Termin ausgeführt wurden.
Er stellt fest, ob die Meilensteine eingehalten werden können und ob das Team die nächsten Aufgaben wie geplant in Angriff nehmen kann.
Tipp Projektcontrolling:
- Beendete Arbeitspakte im Balkenplan auf Status «Erledigt» setzen.
- Die effektiven Endtermine der abgeschlossenen Arbeitspakete im Balkenplan nachführen.
- Die Veränderung der Meilensteine und den Projektendtermin analysieren.
- Bei Abweichungen vom Terminplan Korrekturmassnahmen ergreifen.
Bei Abweichungen, welche das Projektende nicht gefährden, prüft der Projektleiter mit den Projektmitarbeitenden, ob der Mehraufwand kompensiert werden kann, indem man den Aufwand bei den künftigen Arbeitspaketen reduziert. Darunter darf die Qualität des Ergebnisses jedoch nicht leiden. Alternativ kann man den nächsten Meilenstein eventuell erreichen, indem länger gearbeitet wird als vorgesehen (Überstunden).
Bestehen so massive Planabweichungen, dass der Endtermin des Projektes gefährdet ist, sind Korrekturmassnahmen zu ergreifen. Der Projektleiter kann:
- zusätzliche Projektmitarbeiter einstellen.
- die Qualitätsanforderungen reduzieren.
- die Projektziele anpassen.
Der Projektleiter legt die Planänderung, die er als besonders wirksam erachtet, der Auftraggeberin vor. Sie entscheidet, welche Massnahme umgesetzt werden soll und welche Konsequenzen dies für die Plandaten hat. Schlimmstenfalls entscheidet sie, das Projekt zu stoppen.
Kosten
Der Projektleiter vergleicht die geplanten Kosten mit den effektiven Ausgaben. Bei Abweichungen ergreift er Massnahmen, damit die Projektgesamtkosten nicht oder minimal überschritten werden. Er muss Kostenabweichungen genau untersuchen, da diese unterschiedliche Ursachen haben können: Schätzfehler, Änderungen im Projektauftrag oder andere.
Tipp Projektcontrolling:
Die pro Arbeitspaket benötigten Arbeitstage im Kostenplan nachführen und die resultierenden Kosten berechnen.
- Ausgaben für Material im Kostenplan erfassen.
- Kostenabweichung Plan – IST berechnen und ausweisen.
- Ursache von Abweichungen analysieren.
- Massnahmen zur Korrektur von Abweichungen definieren und dokumentieren.
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Ressourcen
Der Projektleiter vergleicht den rapportierten Arbeitsaufwand mit den geplanten Arbeitstagen pro Projektmitarbeiter. Aufgrund des nachgeführten Balkenplanes erstellt er eine Prognose für die zukünftigen Arbeitsmonate. Auf diese Weise kennen die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten die effektiv bevorstehende Belastung durch die Projektarbeit.
Tipp Projektcontrolling:
- Die benötigten Arbeitstage gemäss Arbeitspaketbeschreibung im Ressourcenplan erfassen.
- Die Abweichung Plan – IST berechnen und ausweisen.
- Die geplanten Arbeitstage für die nächsten Monate nachführen.
Checkliste
- Setzen Sie beendete Arbeitspakete im Balkenplan auf Status «Erledigt».
- Führen Sie die effektiven Endtermine der abgeschlossenen Pakete nach.
- Analysieren Sie Veränderungen bei Meilensteinen und dem Projektendtermin.
- Ergreifen Sie bei Terminabweichungen sofortige Korrekturmassnahmen.
- Vergleichen Sie geplante Kosten mit den effektiven Ausgaben.
- Erfassen Sie Ausgaben für Material im Kostenplan.
- Berechnen und weisen Sie die Kostenabweichung Plan – IST aus.
- Analysieren Sie die Ursachen von Kosten- und Terminabweichungen.
- Erfassen Sie benötigte Arbeitstage im Ressourcenplan.
- Beurteilen Sie die Leistung der Mitarbeiter und geben Sie regelmässiges Feedback.
Neben der reinen Überwachung des Aufwands ist es wichtig, dass der Projektleiter die Leistung der Projektmitarbeitenden beurteilt und regelmässig Feedback gibt. Gute Arbeit ist anzuerkennen und potenzielle oder bestehende Personalprobleme (z. B. Konflikte, Demotivation, ungenügende Leistung) sind mit klärenden Gesprächen zu lösen. Gefährden Personalprobleme den Projektplan, sind Disziplinarmassnahmen zu ergreifen. Schlimmstenfalls muss Personal ausgetauscht werden.
Qualität
Der Projektleiter prüft, ob die im Qualitätsplan definierten Prüfungen und Reviews sach- und termingerecht durchgeführt wurden. Damit kontrolliert er, ob die definierten Vorgaben angewendet werden und ob die Projektergebnisse die geforderten Qualitätsstandards erfüllen. Fehler oder Qualitätsmängel sind zu beheben und die Vorgaben sind so anzupassen, dass die Abweichungen nicht wieder vorkommen. Die Ergebnisse der Qualitätsprüfung und die initialisierten Massnahmen sind zu dokumentieren.
Projektfortschritt kommunizieren
Ziel ist, gemäss der Definition im Kommunikationsplan alle Beteiligten regelmässig über den Fortschritt des Projektes zu informieren. Es empfiehlt sich, dass der Projektleiter das Ergebnis der wöchentlichen Meetings mit den Projektmitarbeitern in einem Kurzprotokoll festhält und zusätzlich eine so genannte Liste der offenen Punkte (LOP) führt. Sie enthält alles, was während dem Meeting nicht geklärt werden konnte, sowie Angaben darüber, wer was bis wann erledigt. Der monatliche Projektstatusbericht an die Auftraggeberin muss den aktuellen Projektstand wahrheitsgetreu wiedergeben. Unstimmigkeiten und Abweichungen zum Plan sind offen zu kommunizieren. Nur bei einer ehrlichen Berichterstattung und zielgerichtetem Projektcontrolling wird die Auftraggeberin den Projektleiter in der Problemlösungsfindung auch sachgerecht unterstützen.
FAQ: Projektcontrolling
Was sind die Hauptaufgaben des Projektcontrollings?
Die Hauptaufgaben sind die Überwachung und Steuerung von Terminen, Kosten, Ressourcen und Qualität, um unerwartete Entwicklungen rechtzeitig zu erkennen und zu bearbeiten.
Wie geht der Projektleiter bei massiven Planabweichungen vor?
Bei massiven Abweichungen, die den Endtermin gefährden, kann der Projektleiter zusätzliche Mitarbeiter einstellen, Qualitätsanforderungen reduzieren oder die Projektziele anpassen. Diese Massnahmen müssen der Auftraggeberin zur Entscheidung vorgelegt werden.
Warum ist die Kommunikation im Projektcontrolling wichtig?
Eine ehrliche und zielgerichtete Berichterstattung über Unstimmigkeiten und Abweichungen ermöglicht es der Auftraggeberin, den Projektleiter sachgerecht bei der Problemlösung zu unterstützen.
Wie werden Personalprobleme im Projekt behandelt?
Personalprobleme wie Konflikte oder Demotivation müssen durch klärende Gespräche gelöst werden. Gefährden sie den Projektplan, sind Disziplinarmassnahmen bis hin zum Austausch von Personal notwendig.
