11.12.2014

Projektcontrolling: So steuern Sie Ihre Projekte erfolgreich

Bei fast jedem Projekt beeinflussen terminliche Verzögerungen, erhöhte Kosten, zusätzliche Anforderungen, Ausfall von Projektmitarbeitern, sich ändernde Prioritäten etc. die Ausführung der geplanten Arbeiten. Daher gilt es, die Projektabwicklung mittels Projektcontrolling zu überwachen und zu steuern, damit unerwartete Entwicklungen rechtzeitig erkannt und bearbeitet werden können.

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Projektcontrolling

Projektcontrolling für Aufgaben und Termine

Der Projektleiter prüft, ob die Arbeitspakete gemäss Arbeitspaketbeschreibungen und zum vorgesehenen Termin ausgeführt wurden.

Er stellt fest, ob die Meilensteine eingehalten werden können und ob das Team die nächsten Aufgaben wie geplant in Angriff nehmen kann.

Tipp Projektcontrolling

  1. Beendete Arbeitspakte im Balkenplan auf Status «Erledigt» setzen.
  2. Die effektiven Endtermine der abgeschlossenen Arbeitspakete im Balkenplan nachführen.
  3. Die Veränderung der Meilensteine und den Projektendtermin analysieren.
  4. Bei Abweichungen vom Terminplan Korrekturmassnahmen ergreifen.

Bei Abweichungen, welche das Projektende nicht gefährden, prüft der Projektleiter mit den Projektmitarbeitenden, ob der Mehraufwand kompensiert werden kann, indem man den Aufwand bei den künftigen Arbeitspaketen reduziert. Darunter darf die Qualität des Ergebnisses jedoch nicht leiden. Alternativ kann man den nächsten Meilenstein eventuell erreichen, indem länger gearbeitet wird als vorgesehen (Überstunden).

Bestehen so massive Planabweichungen, dass der Endtermin des Projektes gefährdet ist, sind Korrekturmassnahmen zu ergreifen. Der Projektleiter kann:

  • zusätzliche Projektmitarbeiter einstellen.
  • die Qualitätsanforderungen reduzieren.
  • die Projektziele anpassen.

Der Projektleiter legt die Planänderung, die er als besonders wirksam erachtet, der Auftraggeberin vor. Sie entscheidet, welche Massnahme umgesetzt werden soll und welche Konsequenzen dies für die Plandaten hat. Schlimmstenfalls entscheidet sie, das Projekt zu stoppen.

Kosten

Der Projektleiter vergleicht die geplanten Kosten mit den effektiven Ausgaben. Bei Abweichungen ergreift er Massnahmen, damit die Projektgesamtkosten nicht oder minimal überschritten werden. Er muss Kostenabweichungen genau untersuchen, da diese unterschiedliche Ursachen haben können: Schätzfehler, Änderungen im Projektauftrag oder andere.

Tipp Projektcontrolling

Die pro Arbeitspaket benötigten Arbeitstage im Kostenplan nachführen und die resultierenden Kosten berechnen.

  • Ausgaben für Material im Kostenplan erfassen.
  • Kostenabweichung Plan – IST berechnen und ausweisen.
  • Ursache von Abweichungen analysieren.
  • Massnahmen zur Korrektur von Abweichungen definieren und dokumentieren.

Ressourcen

Der Projektleiter vergleicht den rapportierten Arbeitsaufwand mit den geplanten Arbeitstagen pro Projektmitarbeiter. Aufgrund des nachgeführten Balkenplanes erstellt er eine Prognose für die zukünftigen Arbeitsmonate. Auf diese Weise kennen die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten die effektiv bevorstehende Belastung durch die Projektarbeit.

Tipp Projektcontrolling

  1. Die benötigten Arbeitstage gemäss Arbeitspaketbeschreibung im Ressourcenplan erfassen.
  2. Die Abweichung Plan – IST berechnen und ausweisen.
  3. Die geplanten Arbeitstage für die nächsten Monate nachführen.

Neben der reinen Überwachung des Aufwands ist es wichtig, dass der Projektleiter die Leistung der Projektmitarbeitenden beurteilt und regelmässig Feedback gibt. Gute Arbeit ist anzuerkennen und potenzielle oder bestehende Personalprobleme (z. B. Konflikte, Demotivation, ungenügende Leistung) sind mit klärenden Gesprächen zu lösen. Gefährden Personalprobleme den Projektplan, sind Disziplinarmassnahmen zu ergreifen. Schlimmstenfalls muss Personal ausgetauscht werden.

Qualität

Der Projektleiter prüft, ob die im Qualitätsplan definierten Prüfungen und Reviews sach- und termingerecht durchgeführt wurden. Damit kontrolliert er, ob die definierten Vorgaben angewendet werden und ob die Projektergebnisse die geforderten Qualitätsstandards erfüllen. Fehler oder Qualitätsmängel sind zu beheben und die Vorgaben sind so anzupassen, dass die Abweichungen nicht wieder vorkommen. Die Ergebnisse der Qualitätsprüfung und die initialisierten Massnahmen sind zu dokumentieren.

Projektfortschritt kommunizieren

Ziel ist, gemäss der Definition im Kommunikationsplan alle Beteiligten regelmässig über den Fortschritt des Projektes zu informieren. Es empfiehlt sich, dass der Projektleiter das Ergebnis der wöchentlichen Meetings mit den Projektmitarbeitern in einem Kurzprotokoll festhält und zusätzlich eine so genannte Liste der offenen Punkte (LOP) führt. Sie enthält alles, was während dem Meeting nicht geklärt werden konnte, sowie Angaben darüber, wer was bis wann erledigt. Der monatliche Projektstatusbericht an die Auftraggeberin muss den aktuellen Projektstand wahrheitsgetreu wiedergeben. Unstimmigkeiten und Abweichungen zum Plan sind offen zu kommunizieren. Nur bei einer ehrlichen Berichterstattung und zielgerichtetem Projektcontrolling wird die Auftraggeberin den Projektleiter in der Problemlösungsfindung auch sachgerecht unterstützen.

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