08.07.2014

Projektteam: Projekte führen ohne Hierarchie

Der etwas provokative Titel könnte den Verdacht aufkommen lassen, dass hier dem berühmten «Laisser-faire» das Wort geredet werden soll. In Wirklichkeit geht es darum, zu überprüfen, inwieweit man ein Projektteam anführen kann, ohne die typischen Vorgesetzten-Untergebenen-Konstellationen einzuhalten. Der Beitrag soll aufzeigen, dass dies zumindest in Teilbereichen und unter bestimmten Voraussetzungen mit Einschränkungen durchaus möglich ist. Um es vorwegzunehmen: Je weniger straff der Führungsstil ist, desto mehr kommen die Motivationsaspekte ins Spiel.

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projektteam

So führen Sie Ihr Projektteam zum Erfolg

Zum Thema «Führungsstile im Projekt» kann die Feststellung getroffen werden, dass man hier sehr wohl verschiedene Arten und Varianten vorfindet. Die Spanne reicht vom autoritären Führungsstil bis zum demokratisch orientierten Stil, dazwischen liegen mehrere Mischformen. Der Grad der Beteiligung des Projekteteams an Entscheidungen und Verantwortungen ist bei der Aufzählung als aufsteigend bzw. als zunehmend zu betrachten.

Gleichzeitig sinkt der Anteil der Entscheidungsgewalt seitens der Führungskraft proportional. Ausserdem ist die Ausgestaltung der Arbeitsinhalte bei der Stilwahl unterschiedlich einzuordnen.

Wichtige Führungsaktionen

Unabhängig davon, wie Sie Ihr Projektteam zusammenstellen, gibt es grundsätzliche Ziele und Aufgaben bei der Mitarbeiterführung:

  • Rekrutierung und Zusammenstellung des künftigen Projektteams
  • Feststellung der Fachkompetenz aller Teammitglieder (Profile)
  • Einordnung der Personen und Persönlichkeiten in Mitarbeitertypen
  • Fixieren, wer sich aufgrund seiner Fähigkeiten wofür am besten eignet
  • Steuerung und Kontrolle der Projektmitarbeiter
  • Motivation und positive Gestaltung der Zusammenarbeit
  • Förderung und Unterstützung vor und während des Projektverlaufs

Zuerst die Projektaufgaben, dann die Rekrutierung

Bevor Sie Ihr Projektteam zusammenstellen, werden in aller Regel die Projektziele und Tätigkeitsschwerpunkte im künftigen Projekt feststehen. Erst dann sollten die Aufgaben verteilt und die hierfür notwendigen Fähigkeiten fixiert werden. Dabei wird sich die Frage stellen, was Sie als Leiter der Truppe selbst an Kompetenzen mitbringen und einsetzen werden. Meist ist es sicher so, dass Sie für bestimmte Tätigkeiten entsprechende Fachleute benötigen. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch bereits feststehen, wo in Einzelfällen noch Ausbildungsbedarf vorhanden ist. Eine projektbegleitende Schulungsunterstützung zahlt sich in aller Regel mittel- bis langfristig aus. Hier kommt das Thema «Mitarbeiterförderung» ins Spiel, welche das Projekt vom Beginn bis zum Abschluss begleiten sollte.

Aus der Zusammenarbeit unterschiedlich ausgebildeter Personen mit diversen Fähigkeiten und Gegensätzen sollte letzten Endes das Projektteam gebildet werden können. Bei dieser wichtigen Vorarbeit wird die Führungskraft gefordert. Sie muss imstande sein, die Arbeitsgruppen zusammenzustellen, zu unterstützen und vor allem den Teamgedanken zu fördern. Die Arbeiten jedes Einzelnen formen sich zu gemeinsam entwickelten Ergebnisse und nur im Team wird das Hauptziel erreicht werden können. Jeder muss genau wissen, was sein eigener Beitrag hierfür sein soll, und ebenso muss jedem im Projektteam bekannt sein, welche Aufgaben die «lieben Kollegen» um ihn herum ausführen werden bzw. sollen. Es entstehen ganz zwangsläufig bestimmte Schnitt- oder Berührungspunkte und die Bewältigung der Gruppenaufgaben wird durch viel Kommunikation begleitet. Teamarbeit bringt immer auch ein gewisses Mass an Konflikten mit sich – auch hier wird die Führungskraft kontinuierlich oder sporadisch lenken und steuern müssen. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten müssen unbedingt geregelt sein und auch allgemein akzeptiert werden.

Disziplin und Controlling

Da man üblicherweise über einen Projektplan verfügt, sind auch die Aufgabenstellungen, die Termine und die zu erbringenden Ergebnisse oder Leistungen bekannt. Die Führungskraft hat jedoch fast immer die wichtige Aufgabe der permanenten Kontrolle und der Überwachung der Soll- und Ist-Ergebnisse. Ohne entsprechende Anleitungen und Steuerungen dürfte kaum ein Projekt positiv verlaufen. Spätestens hier ist eigentlich klar, dass es fast nie ohne eine gewisse Portion «Disziplin» klappen wird. Die Führungsperson hat also neben anderen Aufgaben auch die sehr wichtige Funktion des «Controlling» durchzuführen.

Projektbegleitende Unterstützung

Kreativität, Engagement, Einsatzwillen und Durchhaltevermögen sind Stichworte, welche besonders in Projekten immer wieder auftauchen. Der Projektmanager ist sehr stark darauf angewiesen, dass sein Projektteam sein Wissen und Können unter Beweis stellen und durch Leistungswillen wesentlich zum Erfolg beitragen kann. In diesem Zusammenhang muss man auch die Themen «Förderung» und «Motivation» betrachten. Das Motivieren begleitet die Führungsperson praktisch durch alle Phasen eines Projekts.

Wissensausbau vor, während und ausserhalb des Projekts

Bezüglich der Mitarbeiterförderung sind einige Punkte von Bedeutung. Wer sollte wen wann und wie fördern? Wer fördern sollte, ist eigentlich klar: Diese Aufgabe gehört zu den Obliegenheiten eines guten und vorausschauenden Vorgesetzten. Zuerst kommt die notwendige Ausbildung mit den Grundlagen der durchzuführenden Aufgaben. Danach sind berufs- bzw. arbeitsbegleitende Weiterbildungsmassnahmen angebracht. Jede erfahrene Führungsperson sollte diese Tatsachen nicht übersehen oder ignorieren, was leider in der Praxis immer noch oft genug vorkommt. Es gibt hierzu oft typische Aussagen wie «Er ist hier, um etwas zu arbeiten und zu leisten, lernen kann er ja später noch auf Eigeninitiative». Letzteres kann sehr wohl dem Mitarbeiter nahe gelegt werden, dennoch empfiehlt es sich mittel- bis langfristig, solche Leute gezielt und parallel zu den Projektaufgaben kontinuierlich bei der Weiterbildung zu unterstützen. Mit den Problemlösungen wachsen auch Erfahrung und Können. Theoretisches und solides Basiswissen ist jedoch in den meisten Fällen und bei unterschiedlichen Projektarten unerlässlich. Wer mehr weiss und kann, dem kann der Projektleiter auch zunehmend komplexere und schwierigere Aufgaben zuweisen. Ein angehender Teilprojektleiter sollte frühzeitig gefördert werden: einmal durch die Zuteilung von mehr Eigenverantwortlichkeit und zum anderen mittels konkreter und zielorientierter zusätzlicher Ausbildungsmassnahmen. Know-how erlangt man «on the job», aber auch «off the job».

Führen heisst auch anleiten und unterstützen

Die Verantwortung für die Projektmitglieder sollte die Person des Projektleiters in jedem Fall zugesprochen bekommen und auch erhalten. Während der Projektlaufzeit müssen die Mitarbeiter und Teammitglieder betreut und versorgt werden. Hierzu gehört nicht nur die normale Aufgabenzuteilung und -überwachung, sondern auch die persönliche Unterstützung seitens des Projektleiters in mehreren Bereichen. Ausbildungsmassnahmen vor oder während des Projekts sollten schon von vornherein bekannt sein, abgesprochen werden und zur Genehmigung freigegeben sein. Kurse und Seminare sind meist nicht gratis zu bekommen, sie müssen auch budgetiert werden. Bei der praktischen Unterstützung können auch erfahrene Kollegen im Projektteam tätig werden, diese müssen aber seitens des Führenden auch darauf angesprochen werden.

Fazit

Geht es nun tatsächlich ohne disziplinarische Macht? Gibt es im Projektteam Disziplin und Leistungsfähigkeit auch ganz ohne Führung? Diese Fragen muss man abschliessend mit einem klaren «Jein» beantworten. Es hängt eben wie so oft vom jeweiligen Fall ab. Eine Führungspersönlichkeit, welche diese Bezeichnung auch verdient, sollte stets versuchen, die ihr zugeordneten Teammitglieder durch eigenes gutes Beispiel zu animieren. Appellieren Sie an den Teamgeist und weisen Sie immer wieder darauf hin, dass es letzten Endes auf die aktive und einsatzbereite Mitwirkung jedes einzelnen Gruppenmitglieds ankommt. Jeder sollte ein Mindestmass an Verantwortung tragen und «sein Bestes geben» Aber: «Nur in der Gemeinschaft sind wir stark und erfolgreich!»

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