17.08.2015

Teilbereiche des Projektmanagement: Risiken, Stakeholders und Projektkommunikation

Nachdem wir bereits die Grundlagen des Projektmanagement erläutert haben, wird in diesem Beitrag genauer auf einzelne Details eingegangen und besonders auf die folgenden drei Teilbereiche des Projektmanagements konzentriert: Das Risikomanagement, das Stakeholdermanagement, die Projektkommunikation.

Von: Wigbert Boell   Drucken Teilen   Kommentieren  

Wigbert Boell

Wigbert Boell ist ein internationaler Manager und Kommunikationsexperte, der sich auf strategische Beratung spezialisiert hat. Nach vielfältigen Erfahrungen in und um startups, kleinen und mittleren Unternehmen, sowie mit Gründern in Europa und den USA, konzentriert er sich inzwischen auf die Kreativ-Industrie und den non-profit Bereich. Durch langfristige Verträgen mit einem Deutschen Werbemittel- und Geschenkartikel Hersteller für den Marken-Aufbau in den USA und später in Nord- und Osteuropa hat er Geschäfte in über 50 Ländern durchgeführt. Ebenso hat er auch als Projektmanager und Marketingberater mit den verschiedensten Organisationen und Unternehmen gearbeitet, inklusive z.B. UNDP, GermanTV und Film Festivals. Bereits seit 1998 erforscht Wigbert Boell das Netz, schreibt Online-Beiträge, publiziert Newsletter und Blogs und ist ein früher Nutzer der sozialen Medien. Zur Zeit des ersten Internet-Booms war er Abteilungsleiter Business Development für ein US-Israelisches startup. Wigbert Boell hat ein M.A. in Kommunikationswissenschaften, sowie Kultur- und Medien-Management.

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Teilbereiche des Projektmanagement

Risikomanagement

„Der Projektleiter muss das Risikomanagement als eine seiner Kernaufgaben über die gesamte Projektdauer begreifen!“ (pm-handbuch.com)

Welche einzelnen Risiken jedem Projektmanager begegnen ist natürlich von Fall zu Fall unterschiedlich – es lassen sich aber verschiedene allgemeine Gefahrenquellen in folgenden Teilbereichen identifizieren:

  • Mitarbeiter
  • Finanzen / Ressourcen
  • organisatorisch / rechtlich
  • Ausfall eines zentralen Projekt-Bestandteils
  • öffentlich (Akzeptanz)
  • „force majeure“ („höhere Gewalt“)

Gutes Risikomanagement hilft Probleme erst gar nicht aufkommen zu lassen und ist damit ein wichtiger Teilbereich eines guten Projektmanagements. Risiken werden erkannt und mögliche Gegenmassnahmen beschrieben. Dabei ist die Risikoanalyse nicht eine einmalige Sache, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

„Risikomanagement wird als ein fortlaufender Prozess verstanden, in dem Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung kontinuierlich stattfinden.“ (Wikipedia)

Eine Risikoanalyse beginnt meistens mit einer Auflistung aller möglichen Gefahren, die dann im 2. Schritt bewertet werden. Eine Einstufung nach 3 Möglichkeiten („gering, mittel, hoch“) für die Kriterien „Tragweite / Wirkung / Schwere“ und „Eintritts-Wahrscheinlichkeit“ werden auf einer Matrix eingetragen und lässt dabei relativ schnell die wichtigsten Risiken identifizieren. Mit diesen sollte sich der Projektmanager zunächst auseinandersetzen.

Eine Risikoliste sollte im Idealfall folgende Bereiche enthalten:

  • Beschreibung (was? Konsequenzen?)
  • Bewertung (Tragweite (am besten als konkrete Summe), Wahrscheinlichkeit (in %) und Gesamt-Faktor)
  • Massnahmen (Aufgabe, Verantwortlicher, Termin...)

Nach der Identifizierung und Einschätzung der Risiken wird mit der Massnahmen-planung begonnen, die je nach Bedeutung des Risikos angepasst wird. Ein Richtwert ist dabei, das:

  • geringe Risiken akzeptiert werden,
  • mittleren Risiken vorbeugend begegnet wird („vermindern“, „übertragen“, „vermeiden“)
  • und hohe Risiken „korrigierend“ begegnet wird.

Risikomanagement ist nicht ein abgehobenes Terrain, das ein Projektmanager alleine durchführt, sondern ein wichtiger Bestandteil der Projektdurchführung und erfordert die Aufmerksamkeit aller Beteiligten. Allgemein ist es sinnvoll, dass grundsätzlich alle Mitarbeiter die top 5 Risiken kennen.

Stakeholdermanagement

Das Projektmanagement sollte insgesamt alle aktiv und passiv am Projekt  Beteiligten im Auge haben und dabei die unterschiedlichen Interessen aller auch kennen und betreuen. Dies wird heute allgemein mit „Stakeholder Management“ bezeichnet. Es dient u.a. auch dazu:

  • Gegner und Befürworter zu identifizieren (und mit ihnen in Dialog zu treten)
  • Ziele (ausserhalb der definierten Projektziele) zu ermitteln
  • positives Momentum zu verbessern (durch individuelle Betreuung)
  • (neue) Chancen zu ermöglichen

Um das Verständnis zur Bedeutung des Stakeholdermanagement zu fördern, ist es zunächst sinnvoll, die Definition des englischen Begriffs „stakeholder“ zu klären. Der umfassende Begriff ist schlecht ins Deutsche zu übersetzen und schliesst eben nicht nur alle Projekt-Beteiligten ein, sondern auch alle (Personen und Organisationen), die einen „Anspruch“ an das Projekt haben, bzw. in irgendeiner Art und Weise mit dem Projekt in Bezug stehen – also alle “Beteiligte und Betroffene“. (vgl. dazu auch: GPM 2014)

„Als Stakeholder (engl. ‚Teilhaber‘) wird eine Person oder Gruppe bezeichnet, die ein berechtigtes Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines Prozesses oder Projektes hat.“ (Wikipedia)

Stakeholder definieren sich durch drei verschiedene „Ansprüche“ („stakes“):

  1. Ein Interesse – wenn z.B. eine Organisation durch eine Entscheidung beeinflusst wird („Umgehungsstrasse“)
  2. Ein Recht – wenn z.B. einer Gruppe ein Recht eingeräumt wurde („Pressefreiheit“)
  3. Ein Besitz – wenn z.B. ein Unternehmen der Besitzer einer Sache oder Idee ist („Produktneuvorstellung“)

Projektmitarbeiter („Interesse“) sind ebenso Stakeholder, wie Investoren und Kunden („Besitz“), oder auch Dienstleister, die das moralische „Recht“ haben, vom Projektmanagement („Auftraggeber“) in einer professionellen Art und Weise behandelt zu werden.

Grundsätzlich macht es bei Projekten Sinn, eine getrennte Zieglruppen- und Stakeholder-Analyse durchzuführen, denn das eine deckt nicht unbedingt das andere ab und in vielen Projekt-Zielgruppen tauchen bestimmte Stakeholder-gruppen gar nicht auf. Unterteilungen in „marktliche - nicht-marktliche“ oder „aktive – passive“ Stakeholder ist ein mögliches Kriterium bei der Analyse. Es gibt oft eine Vielfalt von Gruppen, die im Idealfall systematisch bestimmten Kategorien zugeordnet werden können. Ziel der Analyse ist die Identifikation der wichtigsten Stakeholder, die insgesamt die grösste Wirkung auf das Projekt haben. Hilfreich hat sich das System dreifache Bewertung (“niedrig, mittel, hoch“ oder „negativ, neutral, positiv“) einer Unterteilung nach drei Kriterien erwiesen:

  • Einfluss/ Macht
  • Betroffenheit/ Interesse
  • Reaktion/ Auswirkung

Die danach entstandene „Stakeholdermap“ hilft dann bei der weiteren Analyse, die dann zu den folgenden Fragen führt:

  • Wer sind die wichtigsten Stakeholder?
  • Was sind die stakes?
  • Welche Herausforderungen stellen diese Stakeholder dar?
  • Welche Verantwortlichkeiten bestehen gegenüber diesen Stakeholdern?

Die Priorität der Stakeholder kann auch nach einem bestimmten Schema festgelegt werden. Dabei werden sie in Bezug zu den Projektzielen gesetzt und allgemein eingeschätzt, wie wichtig sie zum gesamten Gelingen eines Projekts sind. Beispielweise wäre ohne einen Haupt-Förderer / Finanzier ein Projekt nicht durchführbar – die Bedeutung liegt also bei 100%.

Abhängig von der Priorität muss das Projektmanagement dann im einzelnen entscheiden, in welcher Art und Weise die Stakeholder Gruppen eingebunden und informiert werden. Dies ist dann die Aufgabe der Projektkommunikation.

Projektkommunikation  

Die Bedeutung der Projektkommunikation wird insgesamt als „sehr wichtig“ eingeschätzt, wie u.a. auch von einer Studie zu dem Thema (GPM 2013) belegt wurde. Die Projektkommunikation ist also ein bedeutender Teilbereich des Projektmanagement und bewegt sich (ähnlich wie „Unternehmens-Kommunikation“) im Bereich zwischen interner Informationspolitik, PR und Social Media. Im Verständnis eines Projekts schliesst sie oft auch das Marketing – zumindest teilweise - mit ein, insbesondere wenn es kein spezifisches Werbe-Budget gibt, sondern das Projektmarketing sich hauptsächlich auf Branding und Design bezieht.

Die wichtigsten Ziele der Projektkommunikation sind:

  • den allgemeinen Informationsfluss – intern & extern - etablieren, planen und durchführen
  • Zielgruppengerechte Botschaften erschaffen und regelmässig verbreiten
  • Kommunikations-Kanäle definieren und betreuen
  • Stakeholder nachhaltig von einem Projekt begeistern
  • Medien und „Öffentlichkeit“ regelmässig informieren

Aus den oben genannten generellen Zielen ergeben sich von Projekt zu Projekt unterschiedliche Teilziele und unterschiedliche Gewichtungen. Wenn das Projektmarketing mit einbezogen wird, gehört zu dieser Liste auch z.B.:

  • Festlegung, Steuerung und Kontrolle des Projekt-Design und ggf. der Marke („branding“)
  • Management und Kontrolle der Werbung in verschiedenen Kanälen

Die Projektkommunikation braucht für das Erreichen der genannten Ziele dabei verschiedene Elemente:

  • klare Definitionen der Projektziele, des Projektrahmens, der Meilensteine und des Projektumfelds
  • daraus dann die Entwicklung von Projekt-Botschaften
  • Zielgruppen / Stakeholder-Analyse
  • strategische Planung der Kanäle („Kommunikationsmedien“) und Kommunikationsformen mit einzelnen Gruppen
  • regelmässige Durchführung der Massnahmen und Kontrolle
  • Betreuung des externen Dialogs (insbesondere durch social media)

Die Listen und Aufzählungen sind nicht unbedingt vollständig, decken jedoch die wichtigsten Bereiche ab. Insbesondere der Erfolg unabhängiger Projekte (die nicht an ein Unternehmen gebunden sind) wird von einer gut durchgeführten Kommunikationsstrategie entscheidend beeinflusst. Wenn beispielsweise auch die Finanz-Partner (Investoren, Sponsoren, Förderer) von einem Projekt nicht nur begeistert, sondern auch nachhaltig gebunden werden sollen, ist die kontinuierliche, gezielte positive Information unerlässlich.

Modernes Projektmanagement schliesst noch viele weitere Teilbereiche des Projektmanagement mit ein. Es sollte aber deutlich geworden sein, dass diese oft unterschätzen drei Bereiche mit der notwendigen Liebe zum Detail professionell betreut werden sollten, um die Wahrscheinlichkeit für einen Projekterfolg so hoch wie möglich zu halten.    

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