30.05.2017

Sitzung: So erzielen Sie die besten Ergebnisse

Bestimmt haben auch Sie schon eine Sitzung erlebt, nach der Sie sich gefragt haben, weshalb trotz endlosen Diskussionen, doch keine befriedigenden Resultate erzielt wurden. Wahrscheinlich mangelte es an einer gründlichen Vorbereitung oder an einem klar strukturierten Ablauf. Die meisten Besprechungen dauern im Verhältnis zum Ergebnis viel zu lang.

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Sitzung

Geben Sie der Sitzung Struktur

Obwohl solche Zusammenkünfte meist vorbereitet und nach Traktandenlisten durchgeführt werden, geschieht es immer wieder, dass der Ablauf nicht so effizient von statten geht wie gewünscht. Dabei ist es meistens der ausdrückliche Wunsch aller Teilnehmenden, innert möglichst kurzer Zeit zu einem möglichst treffenden Ergebnis zu gelangen. Lernen Sie hier einige Spielregeln kennen, wie Sie dieses Ziel besser erreichen.

Insbesondere bei einer regelmässig wiederkehrenden Sitzung, wie beispielsweise:

  • Verkaufssitzungen mit Aussen- und Innendienst,
  • Geschäftsleitungssitzungen mit den Kaderangehörigen,
  • Abteilungssitzungen,
  • Kundenbesprechungen,
  • Qualitätssitzungen mit verschiedenen Arten von Teilnehmenden,
  • die besondere Probleme besprechen und lösen müssen,
  • Tagesrapporte in bestimmten Tätigkeitsgebieten eines Unternehmens wie beispielsweise Produktion oder Logistik,

ist es sehr wichtig, dass diese nach exakten Spielregeln stattfinden, welche durch eine gute Vorbereitung, eine klare Struktur und eine überprüfbare Zielsetzung bestimmt werden.

Die richtige Vorbereitung ist alles

Bei Besprechungen, welche bei Bedarf stattfinden, ist es wichtig, dass vor der Anberaumung deren Notwendigkeit grundsätzlich in Frage gestellt wird. Danach ist der Erfolg im Wesentlichen davon abhängig, wie gut diese Besprechung vorbereitet worden ist.

Grundsätzlich können zwei verschiedene Arten von Sitzungen unterschieden werden:

  • Informationsveranstaltungen, deren Sinn und Zweck darin besteht, die Teilnehmenden von einem bestimmten Umstand in Kenntnis zu setzen und von dessen Korrektheit zu überzeugen,
  • Entscheidungsmeetings, wenn es darum geht, neue Ziele festzusetzen und/oder anstehende Probleme zu lösen und neue Wege zu bestimmen.

Je nach Art der Sitzung sind sowohl die Anzahl der Teilnehmenden als auch der Führungsstil sehr unterschiedlich.

Je besser eine Besprechung vorbereitet, d.h. geplant ist, umso grösser ist deren Erfolg. Zuerst gilt es abzuklären, ob eine Besprechung überhaupt notwendig ist. Bei einer regelmässig wiederkehrenden Sitzung kommt noch die Frage der Häufigkeit dazu. Der schnellste Weg zu diesem Entscheid führt über die exakte Zieldefinition:

  • Welches Ziel soll erreicht werden?
  • Was soll mitgeteilt geteilt?
  • Wie hoch schätzen Sie das Informationsbedürfnis zu diesem Thema ein?
  • Welche anderen Möglichkeiten gäbe es, Informationen weiterzuleiten? Welche Fragen könnten auf Grund der Information entstehen?
  • Was will ich von den Anzusprechenden wissen?
  • Welcher Informationsaustausch ist notwendig?
  • Welches sind mögliche zu erwartende Konflikte?
  • Was soll nach der Sitzung weiter geschehen?
  • Wie hoch stehen die Kosten im Verhältnis zum zu erwartenden Aufwand (Anreise, Zeiteinsatz, Produktionsausfall etc.)?

Traktandenliste für die Sitzung

Ein altbewährtes Mittel ist und bleibt die Traktandenliste. Sie muss allerdings um einige Punkte ergänzt werden, wenn sie der Effizienz förderlich sein soll. Wichtigste Merkmale einer guten Traktandenliste sind:

zuerst alle Punkte, die nur Informationscharakter aufweisen, anschliessend diejenigen Punkte, die Entscheidungscharakter haben und somit zu Diskussionen Anlass geben,

  • kein Traktandum «Diverses» aufnehmen,
  • zu jedem Punkt das angestrebte Ziel formulieren,
  • Ort der Sitzung festlegen,
  • teilnehmende Personen festlegen,
  • Namen der Sitzungsleitung festhalten,
  • Namen der Protokollführung festhalten.

Zeitplanung

Die elementaren Bestandteile der Zeitplanung in der Traktandenliste sind:

  • Beginn und Ende festlegen,
  • Aufstellung analog des späteren Sitzungsverlaufs,
  • exakter zeitlicher Ablaufplan,
  • Pausen bei längeren Sitzungen fixieren.

Geplante Pausen

Marathonsitzungen ohne Pausen bringen nicht den gewünschten Erfolg. In der Regel ist nach 45 Minuten die sprichwörtliche «Luft raus». Die dann noch folgenden Wortmeldungen und Diskussionen bringen nicht mehr den gewünschten Ertrag – man verliert sich in völlig unwichtigen Details. Genau deshalb muss eine gut geplante Besprechung pro Stunde mindestens 15 Minuten Pause – möglichst mit viel Bewegung – beinhalten. Nicht selten entstehen die guten Resultate in der Pause!

Ausserordentliche Sitzung

Die Traktandenliste wird bei Entscheidungssitzungen so früh als möglich im Voraus an die Teilnehmenden weitergeleitet. Dabei ist es sehr nützlich, wenn die Teilnehmenden die Möglichkeit erhalten, allfällige weitere Traktanden für die Sitzung anmelden zu können. Der Zeitpunkt, bis zu welchem Änderungswünsche angemeldet werden können, muss klar definiert werden. Ergibt sich aus solchen Anregungen oder Wünschen eine Änderung der Traktandenliste, muss sie sofort angepasst und neu verteilt werden.

Regelmässige Sitzung

Bei der ersten Durchführung einer immer wiederkehrenden Sitzung soll das letzte Traktandum heissen: Änderungsvorschläge für die Traktandenliste. Auch bei der zweiten Durchführung kann dies noch hilfreich sein. Später sollte dieses Traktandum nicht mehr grundsätzlich erscheinen, damit sich alle Teilnehmenden auf einen gezielten Sitzungsverlauf vorbereiten können.

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