Besprechung: So gestalten Sie lebhafte Meetings
Dr. Matthias K. Hettl
Der studierte Volks- und Betriebswirt war nach Studium und Doktorandenzeit erst Assistent der Geschäftsführung und danach in verschiedenen Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung tätig. Als ausgezeichneter «excellent speaker» und «excellent trainer» gehört er zu den bedeutendsten Referenten im deutschen Sprachraum und ist für die TOP-Seminar- und Kongressveranstalter in Europa tätig. Er begeistert seine bisher 25 000 Zuhörer durch einen motivierenden und kompetent direkten Vortagsstil mit 1:1 einsetzbaren Praxistipps. Seine Veranstaltungen werden regelmässig mit Bestnoten bewertet.
Sie haben alle Teilnehmer der Besprechung begrüsst und das Thema vorgestellt. Nun warten Sie darauf, dass sich eine Diskussion entwickelt. Doch die rege Beteiligung, die Sie sich erhofft haben, bleibt aus. Zwangsläufig stellen Sie sich die Frage:
Warum sagt keiner was?
Gründe, warum sich Ihre Mitarbeiter nicht oder nur kaum beteiligen:
- Sie haben Angst, etwas Falsches zu sagen.
- Sie trauen sich nicht, das Wort zu ergreifen.
- Sie fühlen sich von Ihrem Anliegen überrumpelt und wissen nicht, was sie sagen sollen.
- Sie sind gelangweilt.
- Sie haben nicht verstanden, worum es geht.
- Sie haben das Gefühl, dass ihre Meinung nichts zählt.
Egal, welcher Grund am Ende ausschlaggebend ist (meistens ist es ohnehin ein Mix aus mehreren Punkten), es gibt ein paar Tricks, wie Sie eine grössere Beteiligung der Anwesenden erreichen können. Probieren Sie doch die folgenden Tipps aus:
Informieren Sie rechtzeitig über die Besprechung
Wer Meetings unangekündigt einberuft, überrascht die Teilnehmer. Niemand konnte sich vorbereiten, und das bedeutet, es muss improvisiert werden. Das verschreckt und verunsichert viele. Besonders ein Ideenmeeting sollten Sie nicht spontan machen. Bei der Ideenfindung werden Sie viel mehr Erfolg haben, wenn jeder sich bereits selbst Gedanken im Vorfeld machen konnte.
Schaffen Sie eine positive Gesprächsatmosphäre
Nur wenn Ihre Mitarbeiter nicht befürchten müssen, dass ihnen durch ihre Meinung Nachteile entstehen, werden sie sich auch offen äussern. Wer Angst haben muss, etwas Falsches zu sagen, wird nicht von selbst das Wort ergreifen. Schaffen Sie ein Klima, das positiv und ermutigend ist. Achten Sie darauf, dass es keine persönlichen Verbalattacken gibt und dass neue Ideen nicht im Keim erstickt werden.
Sorgen Sie dafür, dass jeder zu Wort kommt
Greifen Sie steuernd in die Diskussion ein, damit die Teilnehmer nicht durcheinander reden. Achten Sie auch darauf, dass die stillen und schweigsamen Teilnehmer die Möglichkeit erhalten, sich zu äussern. Dafür ist es manchmal notwendig, einige der Dauerredner auszubremsen. Sprechen Sie die Ruhigen mit Namen an, bitten Sie diese um ihren Beitrag.
Sorgen Sie dafür, dass bestimmte Gesprächsregeln eingehalten werden
Niemand beteiligt sich gerne an Diskussionen, in denen man unterbrochen oder übergangen wird. Höflichkeit und Freundlichkeit sollten auch in einer Diskussion nicht vernachlässigt werden.
Ermutigen Sie auch Berufsanfänger und Neulinge, sich zu beteiligen
Oftmals fällt es Mitarbeitern, die neu sind, schwer, sich in Meetings einzubringen. Viele üben sich in Zurückhaltung und lassen erst einmal die anderen reden. Sprechen Sie auch diese
gezielt an und ermutigen Sie sie, sich zu äussern. Für Berufsanfänger ist es eine Chance, das Argumentieren und Präsentieren zu üben. Fühlen sich diese ernst genommen, werden sie sich auch künftig äussern.
Stellen Sie Fragen
Geschicktes Nachfragen löst Blockaden schnell auf, konkretisiert Sachverhalte und relativiert Vorwürfe innerhalb der Gruppe. Der Trick dabei ist, möglichst direkte, einfache und offene Fragen zu stellen. Dann wissen alle Gesprächsteilnehmer, wie sie sich in die Diskussion einbringen können. Fragen Sie zum Beispiel: «Wie sehen Sie das?» oder «Was müssen wir aus Ihrer Sicht noch berücksichtigen?».
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Moderieren Sie die Diskussion, statt sie zu dominieren
Halten Sie keine langen Vorträge und Monologe in der Besprechung, sondern achten Sie darauf, dass sich ein Gespräch entwickeln kann. Hierfür sollten Sie die Rolle des Moderators übernehmen und das Gespräch steuern, damit es zielführend ist. Doch das sollte nicht bedeuten, dass Sie zwangsläufi g das letzte Wort haben müssen. Achten Sie auch darauf, dass die Tagesordnungspunkte Zeitangaben haben, so haben alle eine Orientierung, wie lange über welchen Tagesordnungspunkt gesprochen werden soll.
Lassen Sie unterschiedliche Meinungen zu
Vermitteln Sie nicht das Gefühl, dass Sie nur Zustimmung hören wollen, auch nicht, wenn es um Ihre Ideen geht. Eine allzu harmonische Stimmung führt dazu, dass Fehler und Schwächen übersehen werden. In der Diskussion sollte es möglich sein, konstruktive Kritik zu üben und einander zu widersprechen.
Lassen Sie keine Langeweile aufkommen
Meetings, die sich über mehrere Stunden ziehen und in denen eine Power-Point-Präsentation nach der anderen folgt, sind ermüdend. Schnell verlieren die Beteiligten die Lust, sich zu engagieren und zu diskutieren. Was Ihnen dabei helfen kann, ist beispielsweise auf Stühle zu verzichten, damit sich das Meeting nicht unnötig in die Länge zieht. Oder Sie beginnen mit einem Highlight, beispielsweise einer Anekdote oder einer erfreulichen Nachricht. Damit binden Sie die Aufmerksamkeit der Anwesenden und beeinfl ussen die Stimmung positiv.
Ermutigen Sie und loben Sie Teilnehmer für ihr Engagement
Zeigen Sie, dass Sie gute Ideen und Redebeiträge schätzen und die Leistung dahinter anerkennen. Ein solches Lob spornt an und motiviert ungemein. Ihre Mitarbeiter erhalten damit Feedback und fühlen sich bestätigt.
Achten Sie auf nonverbale Signale
An kleinen Signalen merken Sie, ob sich die Besprechung gut entwickelt und wie die Stimmung ist. Rutschen die Beteiligten beispielsweise nervös auf ihren Stühlen hin und her? Oder schauen sie immer wieder zur Tür? Das alles können Signale dafür sein, dass das Meeting bereits zu lange dauert. Wer die Augen nach solchen Signalen offen hält, merkt rechtzeitig, wenn die Stimmung kippt, und kann dann frühzeitig steuernd eingreifen.
Achten Sie auf Pausen
Hilfreich ist es bei längeren Meetings ab zwei Stunden, auch kurze Pausen für Kommunikation und Kaffee sowie für kurzes Durchschnaufen zu berücksichtigen. Besorgen Sie sich eine Glocke und «klingeln» Sie die Teilnehmer wieder in den Meetingraum, wenn diese nicht pünktlich sind.
