Kanban: Die Aufgabenflut im Griff behalten
KURZ ZUSAMMENGEFASST
Die Kanban-Methode dient als schlankes Werkzeug zur Visualisierung und Steuerung von Arbeitsprozessen in Echtzeit. Ursprünglich aus der Toyota-Produktion stammend, ermöglicht sie Teams, den Workflow transparent zu gestalten, Engpässe sofort zu identifizieren und die Zusammenarbeit agil zu halten. Durch die Aufteilung in Spalten wie «Aufgabe», «Bearbeitung» und «Erledigt» wird der Status jeder Tätigkeit auf einen Blick ersichtlich.
Die wichtigsten Punkte:
- Kanban visualisiert Prozesse und schafft Transparenz für das gesamte Team.
- Engpässe im Workflow werden frühzeitig erkannt, um gegenzusteuern.
- Die Methode reduziert den Bedarf an zeitraubenden Status-Meetings.
- Sie ist flexibel anpassbar, sowohl mit physischen Boards als auch digital.
Dorit Schmidt-Purrmann
Dorit Schmidt-Purrmann, Inhaberin von iAngels smart communications (iangels-pr.ch), bietet Unternehmen seit 20 Jahren Impulse für eine stimmige Resonanz in der Öffentlichkeit. Die PR- und Kommunikationsberaterin ist Expertin für wirkungsvolle Unternehmensgeschichten und lebt seit 2000 in der Schweiz.
Wie kann die Kanban-Methode helfen, den Überblick über parallele Aufgaben und Prozesse zu behalten?
Agil und flexibel
Der Einsatz eines Kanban-Boards unterstützt eine dynamische Arbeitsmethodik. Es ist ein «schlankes» Werkzeug für agiles Projektmanagement sowie die dynamische Aufgabenverfolgung. Dabei kommt es in erster Linie als Visualisierungstool zum Einsatz, mit dem Gruppenarbeitsprozesse optimal unterstützt werden. Es ermöglicht Ihnen, über die zahlreichen, meist parallel laufenden Arbeitsschritte den Überblick zu behalten. So wird schnell deutlich, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet. Sie sehen, wie sich der Workflow entwickelt, erkennen so frühzeitig Engpässe und können gegensteuern.
Kanban Methode? Drei Spalten – ein Ziel
Das Kanban-Board wird in mindestens drei Spalten gegliedert.
- Aufgabe (To-do): Hier erfassen Sie alle erforderlichen Aufgaben.
- Bearbeitung (Doing): Wurde mit der Aufgabe gestartet, wandert die jeweilige Karte in diesen Bereich.
- Erledigt (Done): Sobald die Aufgabe vollständig abgearbeitet wurde, gelangt die Karte in die dritte Spalte.
Zusätzliche Spalten können nach Bedarf hinzugefügt werden, wie zum Beispiel «In Abklärung» oder «In Warteschleife».
Für jede Aufgabe wird nun eine Karte bestückt, die farblich nach Mitarbeiter oder Priorität frei bestimmt werden kann. Für einen besseren Fokus empfiehlt sich, die Tätigkeiten innerhalb einer Spalte zu limitieren. Das Verschieben der Karte ermöglicht nun die zeitnahe Überwachung des Prozesses.
Alles auf einen Blick
Diese Kanban Methode ist ebenso einfach wie wirkungsvoll, da Projekte auf einen Blick erfasst werden können. Und genau das ist sehr gehirnfreundlich, denn unser Gehirn kann Bilder 60 000-mal schneller verarbeiten als Text. Auf zeitraubende Meetings kann damit verzichtet werden, weil das Kanban oder Kanban-Board für Transparenz sorgt und alle relevanten Informationen über den aktuellen Status anzeigt. Zudem zeigt es für alle Mitarbeitenden unmittelbar, was an welcher Stelle im Projekt passiert.
Mit fortschreitender Erfahrung klappt die Umsetzung zunehmend besser. Sie können das Board beispielsweise gemeinsam mit Ihrem Chef und Teamkollegen entwickeln und massgeschneidert an den für bestimmte Projekte und Prozesse bestehenden Bedarf anpassen. Das hilft zudem, schneller zu erkennen, wo Abläufe noch effizienter werden können. Der Kreativität des Teams sind hier keine Grenzen gesetzt.
Checkliste
- Definieren Sie mindestens drei Spalten: «Aufgabe», «Bearbeitung» und «Erledigt».
- Erstellen Sie für jede Aufgabe eine eigene Karte auf dem Board.
- Legen Sie Farben fest, um Mitarbeiter oder Prioritäten zu unterscheiden.
- Limitieren Sie die Anzahl der Tätigkeiten pro Spalte für besseren Fokus.
- Entscheiden Sie, ob ein physisches Board oder eine digitale Lösung besser passt.
- Passen Sie das Board gemeinsam mit dem Team an spezifische Projektbedürfnisse an.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Spalten wie «In Abklärung» hinzu.
- Nutzen Sie die Visualisierung, um Abläufe kontinuierlich zu optimieren.
Darauf sollten Sie achten
Arbeiten Sie mit einem lokalen Team zusammen, empfehlen sich der Einsatz eines physischen Kanban-Boards sowie Post-its für die Aufgaben innerhalb des Büros. Das hat den Vorteil, dass sich das Team auch persönlich trifft. Kommt hingegen ein räumlich getrenntes Team zum Einsatz, dann empfiehlt sich der Einsatz eines elektronischen Kanban-Board. Hierfür bieten sich zahlreiche software- oder internetbasierte Kanban-Boards an.
FAQ: Kanban
Welche Spalten benötigt ein Kanban-Board mindestens?
Ein Kanban-Board besteht mindestens aus drei Spalten: «Aufgabe» (To-do), «Bearbeitung» (Doing) und «Erledigt» (Done). Zusätzliche Spalten können je nach Prozessbedarf ergänzt werden.
Ist Kanban nur für physische Boards geeignet?
Nein, Kanban funktioniert sowohl mit physischen Boards und Post-its für lokale Teams als auch mit elektronischen, softwarebasierten Lösungen für räumlich getrennte Teams.
Wie hilft Kanban bei der Effizienzsteigerung?
Durch die Visualisierung des Workflows erkennen Teams Engpässe sofort. Zudem fördert die Methode den Fokus durch Begrenzung der parallelen Aufgaben und reduziert den Bedarf an Meetings.
Werden die Karten auf dem Board farbig kodiert?
Ja, jede Aufgabe wird auf einer Karte festgehalten, die farblich frei nach Mitarbeiter oder Priorität bestimmt werden kann, um eine schnellere Orientierung zu ermöglichen.
