Effizienz: Mit der Deep-Work-Methode den Flow erhöhen

All die lieben Unterbrechungen

Etliche Ihrer Aufgaben fordern eins: Konzentration – und zwar über einen längeren Zeitraum. Doch beides scheint nicht zu klappen: Konzentriert über einen Zeitraum von vielleicht einer halben Stunde, gar ein bis zwei Stunden zu arbeiten. Denn ja, Sie ahnen und wissen es, Sie werden immer wieder in Ihrem Flow und geistigen Arbeiten unterbrochen. Mal klingelt das Telefon. Mal poppt die E-Mail-Benachrichtigung auf. Mal vibriert Ihr Smartphone. Mal fragt ein Kollege etwas nach. Mal dringt der Lärm von aussen ins Büro. Mal lenken auch eigene Gedanken, wie das Planen des Abendessens, ab. 

Nix ist mit Flow und Effizienz. Nix ist mit (hoher) Konzentration. Nix ist mit in Ruhe die Aufgabe zu erledigen. Und mit jeder Unterbrechung 

• steigt Ihr Frust,
• erhöht sich Ihr Ärger, weil Sie nicht vorankommen,
• schwächt es Ihren Selbstwert, weil Sie eben nicht vorankommen,
• stärkt es Ihre Selbstzweifel „Das kriege ich nicht/nie hin“,
• schwindet Ihre Energie, weil Sie ja jedes Mal versuchen, Ihren Flow erneut aufzubauen.

Vielleicht bleibt dann Arbeit liegen. Vielleicht sind Sie mit dem erreichten Ergebnis unzufrieden. Vielleicht sind Sie skeptisch, ob Sie überhaupt (noch) konzentriert arbeiten können und Ihr Arbeitsstil zu Ihnen und Ihren (Arbeits-)Zielen passt. All dies ist trostlos und unerfreulich – und auf Dauer bietet es keine gute Perspektive. Das Gute: Sie können aktiv etwas daran ändern. 

Bye, bye Unterbrechungen: Willkommen Deep-Work-Methode 

Halten Sie für einen Moment inne. Verankern Sie: Sie sind mit all den Unterbrechungen, so gut es Ihnen möglich war, umgegangen. Und – ganz wesentlich – haben trotz alledem immer wieder gute Arbeit abgeliefert, die Ihre gesamte Konzentration forderte. Gratulation. Ja, dafür dürfen und sollten Sie sich applaudieren. 

Gleichzeitig wollen Sie verständlicherweise nicht „so weiter arbeiten“. Sie haben ein Ziel: Im Flow bleiben und Ihre Phasen der Konzentration schützen, als auch klug nutzen. Ein wunderbares Ziel. Ein Ziel, das Ihnen viele Vorteile bescheren wird: 

• Hochwertige Arbeit und Ergebnisse zu liefern. Mehr und mehr werden Aufgaben, gar Jobs durch KI, Automation, Digitalisierung und Outsourcing übernommen. Sie wollen und müssen sich durch Ihre Arbeit, die einen geistigen und innovativen Mehrwert schafft, abheben.
• Fokussieren und Priorisieren Ihrer Arbeit, Aufgaben und Lernens. Viele Unternehmen legen weiterhin viel Wert auf Open Offices, ständige Erreichbarkeit, Social Media und Multitasking. Leider. Dadurch wird jedoch nur ein geringer Mehrwert erzielt, da durch diese Schwerpunkte nur Ablenkungen und Unterbrechungen garantiert werden. Sie wollen jedoch Ihre Lernfähigkeit erhöhen, gar stärken, als auch Ihren kreativen, hochwertigen Output.
• Selbstbestimmt arbeiten. Unterbrechungen und Ablenkungen stoppen nicht allein den eigenen Flow. Dadurch wird Ihnen von aussen ein fremdes Tempo und fremde Prioritäten aufgedrückt. Sie wollen Ihre Arbeitszeit nach Ihren Prioritäten, Ihrem Biorhythmus und Ihren Bedürfnissen gestalten. 

Ganz entscheidend: Dieses Ziel ist erreichbar. Sie können dieses Ziel erreichen. Mit der richtigen Methode. Einer Methode, die Sie genau dabei unterstützt. Und diese Methode heisst: Deep Work, die Cal Newport, amerikanischer Professor der Universität Georgetown, entwickelte, um in einer schnelllebigen Welt, die voller Ablenkungen und Unterbrechungen „beherrscht“ wird, dennoch den Fokus und die Konzentration zu behalten. 

Effizienz in 7 Schritten 

Deep Work mag einige bekannte Schritte beinhalten, wie beispielsweise Aufgaben aufzulisten, Prioritäten zu setzen. Andere Aspekte von Deep-Work mögen vielleicht „neu“ und definitiv zu Beginn ungewohnt sein, vielleicht sogar kurzes Unbehagen auslösen, wie beispielsweise sich gezielt Zeit für Deep-Work-Aufgaben zu reservieren (besser blocken) und diese gegen Unterbrechungen zu schützen. Doch je öfter Sie Deep-Work praktizieren, umso leichter und müheloser tauchen Sie nicht allein in Ihre Konzentration ein, sondern grenzen sich gegen Ablenkungen ab. Obwohl Sie somit einige Aspekte kennen, sollten und dürfen Sie Ihre bisherigen Arbeitsabläufe und Ihr Zeitmanagement neu ausrichten. 

Lesen Sie die folgenden Schritte aktiv durch, d.h. notieren Sie sich ruhig schon erste Ideen. Überlegen Sie, welche Hürden – im Unternehmen und/oder eigene Glaubenssätze – vielleicht den Schritt „boykottieren“ könnten. Beginnen Sie letztendlich mit der Planung Ihres ersten Deep-Work-Blocks. 

Schritt 1: Aufgaben sichten mit dem Brain Dump

Das können Sie. Das haben Sie schon oft genug gemacht. Und vielleicht liegt Ihnen schon eine Aufgabenliste vor. Dann aktualisieren Sie diese. Nehmen Sie sich ein Blatt Papier oder eine Dokumentenvorlage oder Ihr Zeitmanagementsystem – und tun jetzt eins: Schreiben Sie alles auf, was Sie tun müssen und woran Sie gerade denken: 

• beruflich,
• für die Teamarbeit,
• fürs Projekt,
• für Sie selbst,
• für Freunde,
• für die Familie
• undundund…

Schreiben Sie sich leer. Auch Kleinigkeiten wie „Emma über neuen Termin fürs Zoom-Meeting zu informieren“ oder Nichtigkeiten wie „Spülmaschine ausräumen“ darf auf die Liste. Solch ein Brain Dump entlastet Ihr Gehirn. Es muss nicht länger Energie dafür aufwenden, sich die eine oder andere Aufgabe zu behalten. Ganz nebenbei entdecken Sie, 

• mit welchen Aufgaben Sie beschäftigt sind,
• welche Routineaufgaben anfallen – immer wieder,
• welche Aufgaben Konzentration fordern,
• welche Aufgaben Ihren mentalen Fokus – und damit Ruhe beim Arbeiten - benötigen. 

Schritt 2: Aufgaben einteilen in Deep Work oder Shallow Work

Gehen Sie jetzt freudig ans Werk. Markieren Sie alle Aufgaben, die eine Deep-Work-Zeitphase benötigen. Falls Sie unsicher sind, welche Aufgaben eine Deep-Work-Phase benötigen, fragen Sie sich: 

• Falls das Telefon klingelt oder ein Kollege Sie mit einer Frage unterbricht, während Sie diese Aufgabe bearbeiten, können Sie danach wieder mühelos und schnell an Ihren letzten Arbeitsschritt und/oder Gedanken anknüpfen? 

Lautet Ihre Antwort „Ja“, handelt es sich um eine Shallow-Work-Aufgabe. 

Tragen Sie Ihre Einteilung am besten in eine Tabelle ein. Eine Tabelle unterstützt Sie visuell, die Anforderungen an eine Aufgabe zu erkennen. 

Schritt 3: Deep Work in konkrete Aufgaben herunterbrechen

Entscheidend für den eigenen Flow ist neben dem Abtauchen und Schaffen von Zeiten der Konzentration: Klare, konkrete und machbare Aufgabenstellung. Oft scheitert es allein daran, weil eben die Aufgabe zu pauschal definiert wurde – wie beispielsweise oben in der Tabelle „Präsentation erstellen“. 

Deshalb frisch ans Werk. Eine weitere Liste ist notwendig. Auf diese Liste brechen Sie jede Deep-Work-Aufgabe „herunter“, d.h. listen Sie auf

• welche einzelnen Arbeitsschritte die Deep-Work-Aufgabe beinhaltet um Ihre Effizienz zu steigern,
• wie Sie den Arbeitsschritt beschreiben und definieren würden,
• ob sich vielleicht jetzt sogar einige „Shallow-Work-Aufgaben“ offenbaren. 

Schritt 4: Deep-Work-Blocks festlegen

Jetzt wird es noch konkreter. Jetzt blocken Sie endlich Ihre Zeit. Damit die Deep-Work-Phase wirklich gut gelingt, 

• schätzen Sie erst einmal, wie viel Zeit Sie für die Erledigung jedes Ihrer Arbeitsschritte benötigen werden. Vielleicht 25 Minuten. Vielleicht eine Stunde.
• bestimmen Sie, wie lange Sie an einem Arbeitsschritt bzw. einem Teil des Arbeitsschrittes arbeiten möchten. Vielleicht erst einmal eine Session von 25 Minuten.
• prüfen Sie Ihren Biorhythmus. Wann arbeiten Sie gerne konzentriert? Früh am Morgen? Spätnachmittags?
• prüfen Sie in Ihrem Zeitmanagement-System, wann Sie sich Zeit für Deep-Work-Aufgaben blocken werden.
• fixieren Sie in Ihrem Zeitmanagement-System und/oder in einer Tabelle Ihre Deep-Work-Blocks. 

Schritt 5: Timeboxing

Konzentriertes, fokussiertes Arbeiten will trainiert werden – und zwar in kleinen Zeitintervallen. Denn, mal Hand aufs Herz, bisher wurden Sie viel zu oft in Ihrer Konzentration unterbrochen. Solche Unterbrechungen blieben nicht ohne Folgen. Ihre Konzentrationsfähigkeit hat gelitten. Leider auch angepasst, d.h. vielleicht sind Sie es aktuell gewohnt, knapp 20 Minuten fokussiert zu arbeiten, einfach, weil dann eine Störung auftrat. 

Deshalb benötigt Ihre Konzentration, oder besser Ihr Konzentrations-Muskel, Training. Wenden Sie dafür Timeboxing an. Vielleicht kennen Sie diesen Begriff und was sich dahinter verbirgt aus dem agilen Arbeiten. Beim Timeboxing setzen Sie sich eine zeitliche Frist, die Sie einhalten, auch, wenn Sie nach Ablauf der Frist noch nicht mit der Aufgabe fertig sind. 

Bei der Deep-Work-Methode wird das Timeboxing-Intervall erst einmal auf 25 Minuten gesetzt. Also 25 Minuten fokussiert arbeiten. Danach eine Pause von 5 Minuten. Um wieder, falls Sie so viel Zeit geblockt haben, mit einem weiteren 25-Minuten-Intervall zu starten. Je trainierter Sie werden, umso länger können Sie Ihre Timeboxing-Intervalle festsetzen. Doch beginnen Sie erst einmal mit 25 Minuten. Stellen Sie sich auf Ihrem Smartphone den Wecker. Und los geht`s. 

Schritt 6: Pausen einbauen

Konzentriertes Arbeiten benötigt Pausen. Sie und Ihr Geist wollen auftanken. 5 Minuten reichen aus. Trinken Sie etwas. Essen Sie ein Stück Obst. Stehen Sie auf. Dehnen Sie sich. Schauen aus dem Fenster. Was immer Ihnen hilft, wieder Energie aufzubauen. 

Das schliesst allerdings folgendes aus – Sie ahnen es – beispielsweise: 

• Mal kurz im Internet surfen.
• ein (Solitär-)Spiel spielen. Dauert meist länger oder die Versuchung ist gross, gleich noch eins zu spielen.
• Ihre E-Mails zu checken.
• Einen Kollegen anrufen, um berufliches zu klären.
• Nachrichten auf Ihrem Smartphone durchsehen.
• undundund…

All dies sind wunderbare Pausenfüller. Wohlvertraut. Gerne gemacht. Nur, keins dieser Aktivitäten lädt wirklich Ihren geistigen Akku auf. Deshalb prüfen Sie, was Ihnen guttut und Energie schenkt. Setzen Sie dies auf Ihre Pausen-Liste. 

Schritt 7: Unterbrechungen blocken – und Grenzen setzen

Sie sind jetzt bestens vorbereitet um Ihre Effizienz zu steigern. Eins fehlt allerdings noch. Optimieren Sie Ihren Umgang mit (potenziellen) Unterbrechungen. Signalisieren Sie nach aussen: „Ich bin jetzt in einer Deep-Work-Phase“. Einige Ideen, wie dies gelingen kann: 

• Kopfhörer aufsetzen. So blocken Sie die Umgebung aus. Gleichzeitig können Sie auch entspannende Musik oder Naturgeräusche hören, die Ihre Konzentration unterstützen.
• Bürotür schliessen und Schild anbringen „Deep-Work-Phase bis…“
• Sich in den Konferenzraum zurückziehen. 

Key Takeaways – Deep Work effektiv umsetzen

• Aufgaben zerlegen: Brechen Sie komplexe Deep-Work-Aufgaben in klare, konkrete Arbeitsschritte herunter – so wird der Einstieg leichter und strukturierter.
• Deep vs. Shallow Work erkennen: Identifizieren Sie früh, welche Aufgaben echte Konzentration erfordern und welche eher oberflächlich sind.  
• Zeit bewusst planen: Schätzen Sie den Zeitaufwand je Schritt und blocken Sie gezielt Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten ein.
• Mit dem eigenen Rhythmus arbeiten: Nutzen Sie Ihre produktivsten Tageszeiten für Deep Work.
• Timeboxing nutzen: Starten Sie mit 25-Minuten-Intervallen plus kurzen Pausen, um Ihre Konzentration schrittweise zu trainieren.
• Erholsame Pausen einbauen: Vermeiden Sie digitale Ablenkungen – setzen Sie stattdessen auf echte Erholung für den Kopf.
• Unterbrechungen minimieren: Schaffen Sie klare Signale und Grenzen, um ungestört im Flow arbeiten zu können.